UNIVERSITAS NEGERI MALANG FAKULTAS EKONOMI JURUSAN MANAJEMEN Maret 2014 BAB I PENDAHULUAN - SISTEM INFORMASI EXECUTIVE
SISTEM INFORMASI EXECUTIVE (EIS)
MAKALAH
UNTUK MEMENUHI TUGAS MATAKULIAH
Sistem Informasi Manajemen
Yang dibina oleh Bapak Mohammad Arief
Oleh :
Wisnu Dewanto
(120413423839)
Yohana Sulistyorini
(120413423800)
Yuangga Surya Pahlawan
(120413423797)
Yusrin Yutika
(120413423826)
UNIVERSITAS NEGERI MALANG
FAKULTAS EKONOMI
JURUSAN MANAJEMEN
Maret 2014
BAB I
PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang
Pierre Martineau dalam penelitiannya mengenai kelas social di Amerika ,
menemukan perbedaan yang mendasar antara orang kaya dan orang miskin ,
perbedaan yang tidak dapat diukur dengan jumlah uang yang dimiliki atau tidak
dimiliki. Saat kita membahas kebutuhan informasi khusus eksekutif, kita menemukan
bahwa ada perbedaan yang membedakan eksekutif dari para manajer di tingkat yang
lebih rendah. Eksekutif berbeda bukan dalam hal karakteristik pribadi tetapi dalam
hal pekerjaannya dan cara pelaksanaannya.
Eksekutif bukanlah sekedar manajer tingkat rendah dengan pangkat yang lebih
tinggi. Ketika manajer mencapai puncak, pekerjaannya berubah secara drastik dan
manajer harus mampu memenuhi tantangan tersebut.
Sistem Informasi eksekutif (EIS) adalah satu jenis dari manajemen informasi
sistem dimaksud untuk memudahkan dan mendukung keterangan dan pembuatan
keputusan kebutuhan dari eksekutif senior dengan menyediakan kemudahan akses
terhadap keduanya internal dan eksternal keterangan relevan untuk bertemu gol
strategis dari organisasi. Ini biasanya dipertimbangkan sebagai satu bentuk
dikhususkan dari satu sistem mendukung keputusan (DSS).
Pada makalah ini, akan lebih lanjut dibahas mengenai Sistem Informasi
Executive.
1.2 Rumusan Masalah
1. Apa pengertian Sistem Informasi Eksekutif?
2. Apa saja komponen utama EIS?
3. Bagaimana konsep dasar EIS?
4. Apa saja faktor-faktor penentu keberhasilan EIS?
5. Apa perbedaan SIM, DSS dan EIS?
BAB II
ISI
2.1 Sistem Informasi Executive (EIS)
Menurut Laudon (1994,p8) sistem informasi adalah sekumpulan komponen
yang saling berhubungan yang mengumpulkan, memproses, menyimpan dan
mendistribusikan informasi untuk membantu seorang manajer dalam mengambil
keputusan dalam pengontroloan, pengkoordinasian, penganalisaan masalah dan
penanggulangan masalah yang kompleks dalam suatu organisasi.
Sistem Informasi Eksekutif merupakan suatu sistem yang khusus dirancang
bagi para manajer pada tingkat perencanaan strategis (Arief, 2009:286). Kata
‘eksekutif’ berasal dari bahasa Inggris to executive yang artinya menjalankan atau
melaksanakan. Istilah eksekutif digunakan untuk mengidentifikasikan manajer yang
berada pada level atas suatu struktur organisasi, yang mempunyai pengaruh kuat
pada organisasi. Pengaruh ini dilakukan melalui penentuan rencana strategis dan
penerapan kebijakan perusahaan.
Para eksekutif sebagai perencanaan strategis perusahaan membutuhkan suatu
sistem informasi yang disebut SIE, yang dapat menjawab kebutuhan mereka terhadap
informasi-informasi summary yang mutakhir cepat dan aktual agar bisa
merencanakan dan mengambil keputusan yang tepat dan cepat demi kelangsungan
dan perkembangan bisnis perusahaan jangka panjang, apalagi dalam model kondisi
ekonomi yang akan mengarah ke globalisasi.
Vertikal Informasi
Vertikal informasi adalah informasi yang mengalir ke atas, informasi yang
menjelaskan tentang data-data operasional bisnis, yaitu data dari transaksi di dalam
organisasi. Perusahaan menggunakan data transaksi ini untuk melihat seberapa jauh
target, apakah tujuan organisasi sudah tercapai apa belum.
Contoh laporan penjualan, laporan produk-produk yang tidak sesuai dengan
target, laporan produk-produk yang tidak laku. Dari laporan ini dapat dilakukan oleh
strategi, melakukan push marketing ataupun menghentikan produk yang tidak laku,
tidak diminati oleh konsumen.
Ciri-ciri Sistem Informasi untuk Eksekutif (EIS) :
1. Mampu memperlihatkan masalah dan peluang potensial
2. Membantu knowledge worker mengapa masalah dan peluang itu muncul
3. Membantu
menemukan
strategi
untuk
memecahkan
masalah
atau
memanfaatkan peluang tersebut
EIS adalah sistem informasi manajemen yang sangat interaktif dan dikombinasikan
dengan DSS dan AI untuk:
1. Mengidentifikasikan peluang dan masalah,
2. Mampu menyajikan informasi dari berbagai sudut pandang dan memberikan
peluang memperbanyak gambaran untuk memperbaiki pemahaman,
3. Menyediakan tools untuk menganalisa lebih dalam peluang dan masalah
sehingga menemukan strategi.
Kemampuan umum yang harus dimiliki:
1. Memanfaatkan data werehouse
2. Kemampuan drill down
3. Menampilkan data yang luwes
4. Identifikasi staff yang bertanggungjawab atas informasi tertentu
5. Menggunakan tools dari DSS dan AI
6. Akses untuk berbagai informasi
Seorang eksekutif memiliki tugas dan tanggungjawab yang sangat besar dan
berat dalam usahanya mengendalikan dan mengemudikan organisasi yang
dipimpinya. Adapun tugas-tugas yang dilakukan oleh seorang eksekutif sehari-hari
adalah:
Memberikan visi
Membuat keputusan
Mendiagnosa dan memecahkan masalah
Melaksanakan negoisasi
Menyadarkan dan meyakinkan bawahan
Karakteristik EIS
Suatu penerapan EIS yang berhasil akan meminimalkan penggunan laporan-laporan
hard-copy, namun tetap memberikan informasi-informasi yang paling mutakhir
kepada eksekutif. Dengan EIS, informasi yang kualitatif dapat diperoleh tanpa
penggunaan banyak kertas.
2.2 Komponen Utama SIE
Menurut Thierauf, komponen-komponen utama dari SIE adalah sebagai berikut:
1. Sarana Presentasi Informasi yang memiliki fungsi untuk:
a. Menyajikan data rutin dan merinci suatu informasi (Drill Down)
Menyajikan ringkasan informasi yang paling detail ke bawah secara rinci
dan interaktif langsung di monitor dengan menggabungkan dua teknologi
informasi yaitu database terpusat dan menu pilihan yang dinamis. Dalam
implementasi Sistem Informasi Eksekutif langsung memasuki pelaporan
global, tetapi jika seorang eksekutif menginginkan informasi yang lebih
rinci, maka drill down ini dapat dimanfaatkan.
b. Pemantauan kecenderungan (Trend Monitoring)
Memberikan
informasi
tentang
perbedaan
informasi
yang
perlu
diperhatikan dan tidak. Dengan trend monitoring eksekutif dapat melihat
informasi yang paling berkaitan dan berurutan sesuai waktunya
(kronologis) sehingga eksekutif mampu mengikuti perkembangan trend
yang berlaku.
c. Laporan pengecualian (Exception Report)
Menyajikan informasi tentang penyimpanan standart yang telah terjadi.
Laporan ini dibuat secara dinamis dengan menggunakan model yang ada
dibentuk parameter-parameter yang dapat secara flexibel bergerak sesuai
parameter yang diinginkan. Laporan ini membantu eksekutif ecara
otomatis untuk mengarahkan masalah yang dihadapi dan menganalisa
semua masalah dan penyimpangan yang ada. Eksekutif tidak perlu
menelusuri sendiri setiap detail laporan untuk mengetahui adanya suatu
penyimpangan.
d. Multimedia analisa
Analisa ini mempermudah pembacaan informasi dan pengambilan
keputusan dengan berbagai sudut pandang.
2. Sarana pembentukan keputusan (Decision Support System), yang dapat
membantu eksekutif dalam:
a.
Menjelaskan dan menjabarkan penyimpangan/kekecualian yang terjadi.
b. Membentuk suatu model sistem
c. Melihat hal-hal yang mungkin bersifat subyektif dari informasi yang
diterimanya.
3. Sarana sistem pemerintahan secara multi dimensi (Multi Dimension Query)
dan Multi Dimensi dengan Time Series Data.
Tujuannya:
a. Informasi database dibentu menjadi Matriks Multidimendian (2 dimensi,
… n dimensi)
b. Matriks multidimensi dapat dibuat dalam bentuk Sistem Waktu Berseri
tertentu (Time Series).
c. Mempermudah pembacaan informasi dan pengambilan keputusan karena
informasi sudah dalam bentuk Matriks dan per periodik waktu.
2.3 Konsep-konsep Dasar Manajemen EIS
Konsep EIS dibangun atas konsep dasar manajemen. Konsep-konsep yang akan
dibahas adalah Critical Succes Factors (CFSs) atau faktor-faktor penentu
keberhasilan.
Manajemen by Exception
Tampilan layar yang digunakan oleh eksekutif sering menyertakan
management by exception yaitu perbandingan antara kinerja yang
dianggarkan
dengan
mengidentifikasikan
kinerja
aktual.
Perangkat
perkecualian-perkecualian
membuatnya diperhatikan oleh eksekutif.
lunak
secara
EIS
bisa
otomatis
dan
Mental Models
Peranan utama EIS adalah membuat sintesa atau menyarikan data dan
informasi bervoume besar untuk meningkatkan kegunaanya. Pengambilan
sari ini sering disebut pemantapan informasi (information compression) dan
menghasilkan suatu gambaran atau model mental dari operasi perusahaan.
Critical Succes Factors (CSFs)
Metode CFS ini cocok digunakan untuk menentukan kebutuhan informasi
tingkat strategis yaitu khususnya pada waktu mengembangkan sistem
pelaporan manajemen, DSS dan EIS. CFS merupakan sejumlah kecil tujuantujuan operasional yang mudah di identifikasikan, dibentuk oleh industri,
perusahaan, manajer atau pengambilan keputusan dan lingkungan yang dapat
mempengaruhi keberhasilan perusahaan atau organisasi.
Analisa CFSs dapat memberikan 2(dua) dampak bagi seorang eksekutif, yaitu:
1. Memberikan eksekutif untuk memfokuskan kegiatan mereka pada hal-hal
yang sangat penting
2. Membantu eksekutif untuk berfikir melalui informasi yang dibutuhkan.
Ini
yang
menolong
perencanaan
sistem
informasi
dalam
mengidentifikasikan informasi kritis dan menyediakan bagi eksekutif
yang membutuhkan.
CFSs terbagi atas 2 yaitu CSFs internal dan CSFs eksternal. CSFs internal
berhubungan dengan kegiatan yang terjadi dalam perusahaan, seperti meningkatkan
kualits produk atau menurunkan biaya persediaan. Sedangkan CFSs eksternal
berhubungan dengan faktor-faktor yang ada diluar perusahaan tetapi berpengaruh
terhadap perusahaan.
Ada 3 hal penting yang perlu diperhatikan didalam CFSs ini yaitu:
1. Informasi kritis (Critical Information)
Untuk melakukan penelusuran terhadap CFSs, maka informasi yang
berhubungan dengan CFSs tersebut harus tersedia. Daftar informasi yang
kritis tersebut dibuat pada saat analisis CFSs dilakukan. Beberapa informasi
tersebut adalah informasi yang berasal dari internal, sejumlah informasi
lainnya bisa di ekstrak dari database sistem informasi yang ada/berjalan.
2. Asumsi kritis (Crtical Assumption Set)
Asumsi-asumsi kritis yang diberikan dapat berubah berdasarkan kondisi atau
keadaan tertentu. Yang termasuk di dalam asumsi kritis seperti asumsi
tentang kegiatan kompetisi, perkiraan harga minyak beberapa waktu
mendatang, inflasi, keefektifan dari intensif, kreasi pelanggan terhadap
produk baru, faktor-faktor politik dan kecenderungan modal.
3. Keputusan kritis (Critical Decision)
Sekumpulan keputusan yang secara khusus bersifat kritis dalam menjalankan
suatu perusahaan. Kebanyakan keputusan kritis ini dugunakan sebagai dasar
untuk membangun suatu Pendukung Keputusan (Decision Suport System).
Sebagaimana tujuan bisnis, CFS selalu berubah setiap waktu. Hal ini berimplikasi
pada perubahan kebutuhan sistem informasi dan prioritas aktivitas manajemen.
Sehingga dalam kurun waktu yang relatif pendek CFS suatu organisasi harus segera
ditinjau ulang oleh pihak manajemen seiring dengan perubahan pada kondisi internal
maupun eksternal organisasi.
2.4 Faktor-faktor Penentu Keberhasilan EIS
Faktor-faktor penentu keberhasilan dari EIS menurut Rockart & DeLong
(MCLeod, 1996, p174-175) antara lain adalah :
1. Sponsor eksekutif yang mengerti dan berkomitmen
Eksekutif tingkat puncak, lebih baik CEO, harus berfungsi sebagai sponsor
eksekutif EIS dengan mendorong penerapan. Usaha EIS yang paling berhasil
adalah yang pemakai petamanya adalah puncak eksekutif.
2. Sponsor operasi
Sponsor eksekutif kemungkinan besar terlalu sibuk untuk mencuahkan
banyak waktu untuk penerapan. Tugas itu harus diberikan kepada eksekutif
tingkat puncak lain, seperti wakil presiden eksekutif. Sponsor operasi bekerja
sama dengan eksekutif pemakai dan spesialis informasi untuk memastikan
bahwa pekerjaan itu telaksana.
3. Staf jasa informasi yang sesuai
Harus tersedia spesialis informasi yang tidak saja mengerti teknologi
informasi tetapi juga mengerti cara eksekutif menggunakan sistem ini. Area
teknologi informasi yang dapat diterapkan meliputi komunikasi data,
database, dan grapichal user interface.
4. Teknologi informasi yang sesuai
Para penerap EIS seharusnya tidak berlebihan dan memasukkan perangkat
keras atau perangkat lunak yang tidak perlu. Sistem itu harus sesederhana
mungkin dan haus memberikan tepat seperti yang eksekutif inginkan tidak
lebih dan tidak kurang.
5. Manajemen data
Tidak cukup hanya menampilkan informasi. Eksekutif harus mengetahui
seberapa mukhtahir data itu. Eksekutif juga harus mampu mengikuti analisis
data. Analisis ini dapat dicapai melalui drill down, dengan bertanya kepada
manajer data atau keduanya.
6. Kaitan yang jelas dengan tujuan bisnis
Sebagian besar EIS yang berhasil dirancang untuk memecahkan masalahmasalah spesifik atau memenuhi kebutuhan yang dapat ditangani oleh
teknologi informasi.
PRODUK
CFS
Internal
CFS
Eksternal
Produk
Berkualitas
Eksport
Adanya tailor
Made product
HARGA
Harga
bersaing sesuai
dengan mutu
produk
PEMASOK
PEMBELI
Pemasok
utama bahan
baku dari
group sendiri
Ketergantu
ngan pembeli
dengan adanya
tailor made
product
Model EIS
DISTRIBUSI
PROMOSI
Jangkauan
distribusi
luas dengan
sarana yang
mendukung
Pengenala
n demo
produk
Pemberian
sampel
produk
secara
gratis
PRODUK
PENGGANTI
Produk
memiliki
kandungan
yang
rendah
kolesterol
PENDATANG
BARU
Mutu produk
Yang sudah
dikenal menjadi
hambatan bagi
pendatang baru
Konfigurasi EIS berbasis komputer biasanya meliputi satu komputer PC.
Dalam perusahaan besar, komputer PC tersebut dihubungkan dengan komputer yang
mempunyai kapasitas memory dan data besar dan kelengkapan akses secara cepat.
Komputer eksekutif itu secara langsung berfungsi sebagai executive worstation dan
dilengkapi dengan penyimpanan sekunder dalam bentuk hardisk yang menyimpan
data eksekutif. Database eksekutif ini menyimpan data dan informasi yang telah
diproses sebelumnya oleh komputer sentral perusahaan.
Seorang eksekutif bisa memilih dari menu untuk menghasilkan layar yang
telah disusun sebelumnya (performatted), atau untuk melakukan sejumlah kecil
pemrosesan. Sistem ini juga memungkinkan pemakai menggunakan sistem pos
elektronik perusahaan dan mengakses data dan informasi lingkungan (informasi
eksternal). Dan disini dibutuhkan personil pendukung EIS yang memasukkan berita
terbaru dan penjelasan informasi.
Workstation Eksekutif
Komputer
Personal
Database
Eksekutif
Ke Workstation eksekutif
Permintaan
Informasi
Ke Workstation eksekutif
lain
Database
Kotak Pos
Menyediakan
Informasi
Perusahaan
Koleksi
Software
DaDd
Berita,Penjelasanmutakhir
Data dan Informasi Eksternal
2.5 Perbedaan Sistem Informasi Manajemen (SIM), Sistem Pendukung
Keputusan (DSS)/DSS dengan Sistem Informasi Eksekutif (SIE).
Secara prinsip Sistem Informasi ksekutif dimana EIS dirancang untuk
membantu eksekutif atau manajer senior untuk melakukan pemantauan terhadap
perencanaan strategis di masa yang akan datang. Sedangkan SIM merupakan sistem
yang dirancang untuk menangani dan membantu manajer menengah dalam
menjalankan fungsi perencanaan, pengendalian, dan pengambilan keputusan dengan
menyampaikan laporan-laporan yang dihasilkan secara periodik. Sistem Pendukung
Keputusan (DSS) adalah tipe lain dari pada sistem informasi komputer yang
dirancang untuk mendukung dan meningkatkan proses pengamilan keputusan.
Akan semakin banyak pengguna komputer yang akan semakin mengenal DSS
karena sistem ini dikembangkan sebagai suatu alat bagi manajer tingkat menengah
sampai bawah dan analisis sistem. DSS ini dikembangkan untuk mendukung
keputusan dari tingkat menengah keatas, sedangkan EIS berkonsentrasi pada tingkat
manajemen paling atas.
Kelebihan
Mudah untuk digunakan eksekutif
tingkat atas
Pengoperasian
tidak
membutuhkan
pengetahuan
komputer yang ekstensif
Menyediakan informasi summary
perusahaan secara tepat waktu
Menyediakan pemahaman yang
lebih beik terhadap informasi
Menyaring data untuk manajemen
waktu yang lebih baik
Menyediakan
sistem
untuk
tracking informasi yang semakin
meningkat
Kelemahan
Fungsi yang tebatas
Tidak
bisa
melakukan
perhitungan yang kompleks
Sulit untuk mengkuantifikasikan
manfaat dari implementasi SIE
Bisa mengakibatkan kelebihan
informasi bagi banyak eksekutif
Sistem bisa menjadi terlalu besar
untuk dikelola
Sulit dalam menjaga data tetap
mutakhir
Data input requirement tambahan
seringkali kurang diperhitungkan
Memberikan
masalah
data
security
Hubungan Antar Sistem satu Sama Lainnya: Integrasi
aaAFEksekutive Support Systems (ESS)
Management Systems (MIS)
Management Systems (DSS)
Knowledge
Systems
(KWS atau OAS)
Transaction
Processing Systems
(TPS)
TPS adalah tipe yang merupakan pusat data untuk sistem lainnya. Dalam
kenyataanya manajer melaksanakan kebutuhan integrasi antar level untuk
mengoperasikan bisnis. Kebanyakan sistem dibuat dalam isolasi dari sistem lainnya.
Organisasi tidak dapat membangun sistem pada satu waktu untuk keseluruhan.
Sistem kadang tidak dapat berintegrasi dimana mereka membutuhkannya.
Situasi ini menyebabkan kendala (botleneck) dan tidak efisien di dalam perusahaan
yang berhubungan dengan aktifitas bisnis. Kadang suatu organisasi harus
menghitung a massive effort untuk mengintegrasikan sistem.
BAB III
KESIMPULAN
1.
Sistem Informasi Eksekutif merupakan suatu sistem yang khusus dirancang bagi
para manajer pada tingkat perencanaan strategis. Para eksekutif sebagai
perencanaan strategis perusahaan membutuhkan suatu sistem informasi yang
disebut SIE, yang dapat menjawab kebutuhan mereka terhadap informasiinformasi summary yang mutakhir cepat dan aktual agar bisa merencanakan dan
mengambil keputusan yang tepat dan cepat.
2.
Menurut Thierauf, komponen-komponen utama dari SIE adalah sarana
presentasi informasi, sarana pembentukan keputusan dan sarana sistem
pemerintahan multi dimensi.
3.
3 hal penting yang perlu diperhatikan dalam CFSs adalah informasi kritis,
asumsi kritis dan keputusan kritis.
4.
Faktor-faktor penentu keberhasilan EIS antara lain sponsor eksekutif yang
mengerti dan berkomitmen, sponsor operasi, staff jasa informasi yg sesuai,
teknologi informasi yang sesuai, manajemen data dan kaitan yang sesuai dengan
tujuan bisnis.
5.
EIS dirancang untuk membantu eksekutif atau manajer senior untuk melakukan
pemantauan terhadap perencanaan strategis di masa yang akan datang.
Sedangkan SIM merupakan sistem yang dirancang untuk menangani dan
membantu manajer menengah dalam menjalankan fungsi perencanaan,
pengendalian, dan pengambilan keputusan dengan menyampaikan laporanlaporan yang dihasilkan secara periodik. Sistem Pendukung Keputusan (DSS)
adalah tipe lain dari pada sistem informasi komputer yang dirancang untuk
mendukung dan meningkatkan proses pengamilan keputusan.
DAFTAR RUJUKAN
Arief, M. 2009. Sistem Informasi Manajemen. Jurusan Manajemen Fakultas
Ekonomi Universitas Negeri Malang
Siagian, S. 2009. Sistem Informasi Manajemen. Jakarta: Bumi Aksara
Universitas Negeri Malang, 2010. Pedoman Penulisan Karya Ilmiah: Skripsi, Tesis,
Disertasi, Artikel, Makalah, Tugas Akhir, Laporan Penelitian. Edisi kelima.
Malang: Universitas Negeri Malang.
MAKALAH
UNTUK MEMENUHI TUGAS MATAKULIAH
Sistem Informasi Manajemen
Yang dibina oleh Bapak Mohammad Arief
Oleh :
Wisnu Dewanto
(120413423839)
Yohana Sulistyorini
(120413423800)
Yuangga Surya Pahlawan
(120413423797)
Yusrin Yutika
(120413423826)
UNIVERSITAS NEGERI MALANG
FAKULTAS EKONOMI
JURUSAN MANAJEMEN
Maret 2014
BAB I
PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang
Pierre Martineau dalam penelitiannya mengenai kelas social di Amerika ,
menemukan perbedaan yang mendasar antara orang kaya dan orang miskin ,
perbedaan yang tidak dapat diukur dengan jumlah uang yang dimiliki atau tidak
dimiliki. Saat kita membahas kebutuhan informasi khusus eksekutif, kita menemukan
bahwa ada perbedaan yang membedakan eksekutif dari para manajer di tingkat yang
lebih rendah. Eksekutif berbeda bukan dalam hal karakteristik pribadi tetapi dalam
hal pekerjaannya dan cara pelaksanaannya.
Eksekutif bukanlah sekedar manajer tingkat rendah dengan pangkat yang lebih
tinggi. Ketika manajer mencapai puncak, pekerjaannya berubah secara drastik dan
manajer harus mampu memenuhi tantangan tersebut.
Sistem Informasi eksekutif (EIS) adalah satu jenis dari manajemen informasi
sistem dimaksud untuk memudahkan dan mendukung keterangan dan pembuatan
keputusan kebutuhan dari eksekutif senior dengan menyediakan kemudahan akses
terhadap keduanya internal dan eksternal keterangan relevan untuk bertemu gol
strategis dari organisasi. Ini biasanya dipertimbangkan sebagai satu bentuk
dikhususkan dari satu sistem mendukung keputusan (DSS).
Pada makalah ini, akan lebih lanjut dibahas mengenai Sistem Informasi
Executive.
1.2 Rumusan Masalah
1. Apa pengertian Sistem Informasi Eksekutif?
2. Apa saja komponen utama EIS?
3. Bagaimana konsep dasar EIS?
4. Apa saja faktor-faktor penentu keberhasilan EIS?
5. Apa perbedaan SIM, DSS dan EIS?
BAB II
ISI
2.1 Sistem Informasi Executive (EIS)
Menurut Laudon (1994,p8) sistem informasi adalah sekumpulan komponen
yang saling berhubungan yang mengumpulkan, memproses, menyimpan dan
mendistribusikan informasi untuk membantu seorang manajer dalam mengambil
keputusan dalam pengontroloan, pengkoordinasian, penganalisaan masalah dan
penanggulangan masalah yang kompleks dalam suatu organisasi.
Sistem Informasi Eksekutif merupakan suatu sistem yang khusus dirancang
bagi para manajer pada tingkat perencanaan strategis (Arief, 2009:286). Kata
‘eksekutif’ berasal dari bahasa Inggris to executive yang artinya menjalankan atau
melaksanakan. Istilah eksekutif digunakan untuk mengidentifikasikan manajer yang
berada pada level atas suatu struktur organisasi, yang mempunyai pengaruh kuat
pada organisasi. Pengaruh ini dilakukan melalui penentuan rencana strategis dan
penerapan kebijakan perusahaan.
Para eksekutif sebagai perencanaan strategis perusahaan membutuhkan suatu
sistem informasi yang disebut SIE, yang dapat menjawab kebutuhan mereka terhadap
informasi-informasi summary yang mutakhir cepat dan aktual agar bisa
merencanakan dan mengambil keputusan yang tepat dan cepat demi kelangsungan
dan perkembangan bisnis perusahaan jangka panjang, apalagi dalam model kondisi
ekonomi yang akan mengarah ke globalisasi.
Vertikal Informasi
Vertikal informasi adalah informasi yang mengalir ke atas, informasi yang
menjelaskan tentang data-data operasional bisnis, yaitu data dari transaksi di dalam
organisasi. Perusahaan menggunakan data transaksi ini untuk melihat seberapa jauh
target, apakah tujuan organisasi sudah tercapai apa belum.
Contoh laporan penjualan, laporan produk-produk yang tidak sesuai dengan
target, laporan produk-produk yang tidak laku. Dari laporan ini dapat dilakukan oleh
strategi, melakukan push marketing ataupun menghentikan produk yang tidak laku,
tidak diminati oleh konsumen.
Ciri-ciri Sistem Informasi untuk Eksekutif (EIS) :
1. Mampu memperlihatkan masalah dan peluang potensial
2. Membantu knowledge worker mengapa masalah dan peluang itu muncul
3. Membantu
menemukan
strategi
untuk
memecahkan
masalah
atau
memanfaatkan peluang tersebut
EIS adalah sistem informasi manajemen yang sangat interaktif dan dikombinasikan
dengan DSS dan AI untuk:
1. Mengidentifikasikan peluang dan masalah,
2. Mampu menyajikan informasi dari berbagai sudut pandang dan memberikan
peluang memperbanyak gambaran untuk memperbaiki pemahaman,
3. Menyediakan tools untuk menganalisa lebih dalam peluang dan masalah
sehingga menemukan strategi.
Kemampuan umum yang harus dimiliki:
1. Memanfaatkan data werehouse
2. Kemampuan drill down
3. Menampilkan data yang luwes
4. Identifikasi staff yang bertanggungjawab atas informasi tertentu
5. Menggunakan tools dari DSS dan AI
6. Akses untuk berbagai informasi
Seorang eksekutif memiliki tugas dan tanggungjawab yang sangat besar dan
berat dalam usahanya mengendalikan dan mengemudikan organisasi yang
dipimpinya. Adapun tugas-tugas yang dilakukan oleh seorang eksekutif sehari-hari
adalah:
Memberikan visi
Membuat keputusan
Mendiagnosa dan memecahkan masalah
Melaksanakan negoisasi
Menyadarkan dan meyakinkan bawahan
Karakteristik EIS
Suatu penerapan EIS yang berhasil akan meminimalkan penggunan laporan-laporan
hard-copy, namun tetap memberikan informasi-informasi yang paling mutakhir
kepada eksekutif. Dengan EIS, informasi yang kualitatif dapat diperoleh tanpa
penggunaan banyak kertas.
2.2 Komponen Utama SIE
Menurut Thierauf, komponen-komponen utama dari SIE adalah sebagai berikut:
1. Sarana Presentasi Informasi yang memiliki fungsi untuk:
a. Menyajikan data rutin dan merinci suatu informasi (Drill Down)
Menyajikan ringkasan informasi yang paling detail ke bawah secara rinci
dan interaktif langsung di monitor dengan menggabungkan dua teknologi
informasi yaitu database terpusat dan menu pilihan yang dinamis. Dalam
implementasi Sistem Informasi Eksekutif langsung memasuki pelaporan
global, tetapi jika seorang eksekutif menginginkan informasi yang lebih
rinci, maka drill down ini dapat dimanfaatkan.
b. Pemantauan kecenderungan (Trend Monitoring)
Memberikan
informasi
tentang
perbedaan
informasi
yang
perlu
diperhatikan dan tidak. Dengan trend monitoring eksekutif dapat melihat
informasi yang paling berkaitan dan berurutan sesuai waktunya
(kronologis) sehingga eksekutif mampu mengikuti perkembangan trend
yang berlaku.
c. Laporan pengecualian (Exception Report)
Menyajikan informasi tentang penyimpanan standart yang telah terjadi.
Laporan ini dibuat secara dinamis dengan menggunakan model yang ada
dibentuk parameter-parameter yang dapat secara flexibel bergerak sesuai
parameter yang diinginkan. Laporan ini membantu eksekutif ecara
otomatis untuk mengarahkan masalah yang dihadapi dan menganalisa
semua masalah dan penyimpangan yang ada. Eksekutif tidak perlu
menelusuri sendiri setiap detail laporan untuk mengetahui adanya suatu
penyimpangan.
d. Multimedia analisa
Analisa ini mempermudah pembacaan informasi dan pengambilan
keputusan dengan berbagai sudut pandang.
2. Sarana pembentukan keputusan (Decision Support System), yang dapat
membantu eksekutif dalam:
a.
Menjelaskan dan menjabarkan penyimpangan/kekecualian yang terjadi.
b. Membentuk suatu model sistem
c. Melihat hal-hal yang mungkin bersifat subyektif dari informasi yang
diterimanya.
3. Sarana sistem pemerintahan secara multi dimensi (Multi Dimension Query)
dan Multi Dimensi dengan Time Series Data.
Tujuannya:
a. Informasi database dibentu menjadi Matriks Multidimendian (2 dimensi,
… n dimensi)
b. Matriks multidimensi dapat dibuat dalam bentuk Sistem Waktu Berseri
tertentu (Time Series).
c. Mempermudah pembacaan informasi dan pengambilan keputusan karena
informasi sudah dalam bentuk Matriks dan per periodik waktu.
2.3 Konsep-konsep Dasar Manajemen EIS
Konsep EIS dibangun atas konsep dasar manajemen. Konsep-konsep yang akan
dibahas adalah Critical Succes Factors (CFSs) atau faktor-faktor penentu
keberhasilan.
Manajemen by Exception
Tampilan layar yang digunakan oleh eksekutif sering menyertakan
management by exception yaitu perbandingan antara kinerja yang
dianggarkan
dengan
mengidentifikasikan
kinerja
aktual.
Perangkat
perkecualian-perkecualian
membuatnya diperhatikan oleh eksekutif.
lunak
secara
EIS
bisa
otomatis
dan
Mental Models
Peranan utama EIS adalah membuat sintesa atau menyarikan data dan
informasi bervoume besar untuk meningkatkan kegunaanya. Pengambilan
sari ini sering disebut pemantapan informasi (information compression) dan
menghasilkan suatu gambaran atau model mental dari operasi perusahaan.
Critical Succes Factors (CSFs)
Metode CFS ini cocok digunakan untuk menentukan kebutuhan informasi
tingkat strategis yaitu khususnya pada waktu mengembangkan sistem
pelaporan manajemen, DSS dan EIS. CFS merupakan sejumlah kecil tujuantujuan operasional yang mudah di identifikasikan, dibentuk oleh industri,
perusahaan, manajer atau pengambilan keputusan dan lingkungan yang dapat
mempengaruhi keberhasilan perusahaan atau organisasi.
Analisa CFSs dapat memberikan 2(dua) dampak bagi seorang eksekutif, yaitu:
1. Memberikan eksekutif untuk memfokuskan kegiatan mereka pada hal-hal
yang sangat penting
2. Membantu eksekutif untuk berfikir melalui informasi yang dibutuhkan.
Ini
yang
menolong
perencanaan
sistem
informasi
dalam
mengidentifikasikan informasi kritis dan menyediakan bagi eksekutif
yang membutuhkan.
CFSs terbagi atas 2 yaitu CSFs internal dan CSFs eksternal. CSFs internal
berhubungan dengan kegiatan yang terjadi dalam perusahaan, seperti meningkatkan
kualits produk atau menurunkan biaya persediaan. Sedangkan CFSs eksternal
berhubungan dengan faktor-faktor yang ada diluar perusahaan tetapi berpengaruh
terhadap perusahaan.
Ada 3 hal penting yang perlu diperhatikan didalam CFSs ini yaitu:
1. Informasi kritis (Critical Information)
Untuk melakukan penelusuran terhadap CFSs, maka informasi yang
berhubungan dengan CFSs tersebut harus tersedia. Daftar informasi yang
kritis tersebut dibuat pada saat analisis CFSs dilakukan. Beberapa informasi
tersebut adalah informasi yang berasal dari internal, sejumlah informasi
lainnya bisa di ekstrak dari database sistem informasi yang ada/berjalan.
2. Asumsi kritis (Crtical Assumption Set)
Asumsi-asumsi kritis yang diberikan dapat berubah berdasarkan kondisi atau
keadaan tertentu. Yang termasuk di dalam asumsi kritis seperti asumsi
tentang kegiatan kompetisi, perkiraan harga minyak beberapa waktu
mendatang, inflasi, keefektifan dari intensif, kreasi pelanggan terhadap
produk baru, faktor-faktor politik dan kecenderungan modal.
3. Keputusan kritis (Critical Decision)
Sekumpulan keputusan yang secara khusus bersifat kritis dalam menjalankan
suatu perusahaan. Kebanyakan keputusan kritis ini dugunakan sebagai dasar
untuk membangun suatu Pendukung Keputusan (Decision Suport System).
Sebagaimana tujuan bisnis, CFS selalu berubah setiap waktu. Hal ini berimplikasi
pada perubahan kebutuhan sistem informasi dan prioritas aktivitas manajemen.
Sehingga dalam kurun waktu yang relatif pendek CFS suatu organisasi harus segera
ditinjau ulang oleh pihak manajemen seiring dengan perubahan pada kondisi internal
maupun eksternal organisasi.
2.4 Faktor-faktor Penentu Keberhasilan EIS
Faktor-faktor penentu keberhasilan dari EIS menurut Rockart & DeLong
(MCLeod, 1996, p174-175) antara lain adalah :
1. Sponsor eksekutif yang mengerti dan berkomitmen
Eksekutif tingkat puncak, lebih baik CEO, harus berfungsi sebagai sponsor
eksekutif EIS dengan mendorong penerapan. Usaha EIS yang paling berhasil
adalah yang pemakai petamanya adalah puncak eksekutif.
2. Sponsor operasi
Sponsor eksekutif kemungkinan besar terlalu sibuk untuk mencuahkan
banyak waktu untuk penerapan. Tugas itu harus diberikan kepada eksekutif
tingkat puncak lain, seperti wakil presiden eksekutif. Sponsor operasi bekerja
sama dengan eksekutif pemakai dan spesialis informasi untuk memastikan
bahwa pekerjaan itu telaksana.
3. Staf jasa informasi yang sesuai
Harus tersedia spesialis informasi yang tidak saja mengerti teknologi
informasi tetapi juga mengerti cara eksekutif menggunakan sistem ini. Area
teknologi informasi yang dapat diterapkan meliputi komunikasi data,
database, dan grapichal user interface.
4. Teknologi informasi yang sesuai
Para penerap EIS seharusnya tidak berlebihan dan memasukkan perangkat
keras atau perangkat lunak yang tidak perlu. Sistem itu harus sesederhana
mungkin dan haus memberikan tepat seperti yang eksekutif inginkan tidak
lebih dan tidak kurang.
5. Manajemen data
Tidak cukup hanya menampilkan informasi. Eksekutif harus mengetahui
seberapa mukhtahir data itu. Eksekutif juga harus mampu mengikuti analisis
data. Analisis ini dapat dicapai melalui drill down, dengan bertanya kepada
manajer data atau keduanya.
6. Kaitan yang jelas dengan tujuan bisnis
Sebagian besar EIS yang berhasil dirancang untuk memecahkan masalahmasalah spesifik atau memenuhi kebutuhan yang dapat ditangani oleh
teknologi informasi.
PRODUK
CFS
Internal
CFS
Eksternal
Produk
Berkualitas
Eksport
Adanya tailor
Made product
HARGA
Harga
bersaing sesuai
dengan mutu
produk
PEMASOK
PEMBELI
Pemasok
utama bahan
baku dari
group sendiri
Ketergantu
ngan pembeli
dengan adanya
tailor made
product
Model EIS
DISTRIBUSI
PROMOSI
Jangkauan
distribusi
luas dengan
sarana yang
mendukung
Pengenala
n demo
produk
Pemberian
sampel
produk
secara
gratis
PRODUK
PENGGANTI
Produk
memiliki
kandungan
yang
rendah
kolesterol
PENDATANG
BARU
Mutu produk
Yang sudah
dikenal menjadi
hambatan bagi
pendatang baru
Konfigurasi EIS berbasis komputer biasanya meliputi satu komputer PC.
Dalam perusahaan besar, komputer PC tersebut dihubungkan dengan komputer yang
mempunyai kapasitas memory dan data besar dan kelengkapan akses secara cepat.
Komputer eksekutif itu secara langsung berfungsi sebagai executive worstation dan
dilengkapi dengan penyimpanan sekunder dalam bentuk hardisk yang menyimpan
data eksekutif. Database eksekutif ini menyimpan data dan informasi yang telah
diproses sebelumnya oleh komputer sentral perusahaan.
Seorang eksekutif bisa memilih dari menu untuk menghasilkan layar yang
telah disusun sebelumnya (performatted), atau untuk melakukan sejumlah kecil
pemrosesan. Sistem ini juga memungkinkan pemakai menggunakan sistem pos
elektronik perusahaan dan mengakses data dan informasi lingkungan (informasi
eksternal). Dan disini dibutuhkan personil pendukung EIS yang memasukkan berita
terbaru dan penjelasan informasi.
Workstation Eksekutif
Komputer
Personal
Database
Eksekutif
Ke Workstation eksekutif
Permintaan
Informasi
Ke Workstation eksekutif
lain
Database
Kotak Pos
Menyediakan
Informasi
Perusahaan
Koleksi
Software
DaDd
Berita,Penjelasanmutakhir
Data dan Informasi Eksternal
2.5 Perbedaan Sistem Informasi Manajemen (SIM), Sistem Pendukung
Keputusan (DSS)/DSS dengan Sistem Informasi Eksekutif (SIE).
Secara prinsip Sistem Informasi ksekutif dimana EIS dirancang untuk
membantu eksekutif atau manajer senior untuk melakukan pemantauan terhadap
perencanaan strategis di masa yang akan datang. Sedangkan SIM merupakan sistem
yang dirancang untuk menangani dan membantu manajer menengah dalam
menjalankan fungsi perencanaan, pengendalian, dan pengambilan keputusan dengan
menyampaikan laporan-laporan yang dihasilkan secara periodik. Sistem Pendukung
Keputusan (DSS) adalah tipe lain dari pada sistem informasi komputer yang
dirancang untuk mendukung dan meningkatkan proses pengamilan keputusan.
Akan semakin banyak pengguna komputer yang akan semakin mengenal DSS
karena sistem ini dikembangkan sebagai suatu alat bagi manajer tingkat menengah
sampai bawah dan analisis sistem. DSS ini dikembangkan untuk mendukung
keputusan dari tingkat menengah keatas, sedangkan EIS berkonsentrasi pada tingkat
manajemen paling atas.
Kelebihan
Mudah untuk digunakan eksekutif
tingkat atas
Pengoperasian
tidak
membutuhkan
pengetahuan
komputer yang ekstensif
Menyediakan informasi summary
perusahaan secara tepat waktu
Menyediakan pemahaman yang
lebih beik terhadap informasi
Menyaring data untuk manajemen
waktu yang lebih baik
Menyediakan
sistem
untuk
tracking informasi yang semakin
meningkat
Kelemahan
Fungsi yang tebatas
Tidak
bisa
melakukan
perhitungan yang kompleks
Sulit untuk mengkuantifikasikan
manfaat dari implementasi SIE
Bisa mengakibatkan kelebihan
informasi bagi banyak eksekutif
Sistem bisa menjadi terlalu besar
untuk dikelola
Sulit dalam menjaga data tetap
mutakhir
Data input requirement tambahan
seringkali kurang diperhitungkan
Memberikan
masalah
data
security
Hubungan Antar Sistem satu Sama Lainnya: Integrasi
aaAFEksekutive Support Systems (ESS)
Management Systems (MIS)
Management Systems (DSS)
Knowledge
Systems
(KWS atau OAS)
Transaction
Processing Systems
(TPS)
TPS adalah tipe yang merupakan pusat data untuk sistem lainnya. Dalam
kenyataanya manajer melaksanakan kebutuhan integrasi antar level untuk
mengoperasikan bisnis. Kebanyakan sistem dibuat dalam isolasi dari sistem lainnya.
Organisasi tidak dapat membangun sistem pada satu waktu untuk keseluruhan.
Sistem kadang tidak dapat berintegrasi dimana mereka membutuhkannya.
Situasi ini menyebabkan kendala (botleneck) dan tidak efisien di dalam perusahaan
yang berhubungan dengan aktifitas bisnis. Kadang suatu organisasi harus
menghitung a massive effort untuk mengintegrasikan sistem.
BAB III
KESIMPULAN
1.
Sistem Informasi Eksekutif merupakan suatu sistem yang khusus dirancang bagi
para manajer pada tingkat perencanaan strategis. Para eksekutif sebagai
perencanaan strategis perusahaan membutuhkan suatu sistem informasi yang
disebut SIE, yang dapat menjawab kebutuhan mereka terhadap informasiinformasi summary yang mutakhir cepat dan aktual agar bisa merencanakan dan
mengambil keputusan yang tepat dan cepat.
2.
Menurut Thierauf, komponen-komponen utama dari SIE adalah sarana
presentasi informasi, sarana pembentukan keputusan dan sarana sistem
pemerintahan multi dimensi.
3.
3 hal penting yang perlu diperhatikan dalam CFSs adalah informasi kritis,
asumsi kritis dan keputusan kritis.
4.
Faktor-faktor penentu keberhasilan EIS antara lain sponsor eksekutif yang
mengerti dan berkomitmen, sponsor operasi, staff jasa informasi yg sesuai,
teknologi informasi yang sesuai, manajemen data dan kaitan yang sesuai dengan
tujuan bisnis.
5.
EIS dirancang untuk membantu eksekutif atau manajer senior untuk melakukan
pemantauan terhadap perencanaan strategis di masa yang akan datang.
Sedangkan SIM merupakan sistem yang dirancang untuk menangani dan
membantu manajer menengah dalam menjalankan fungsi perencanaan,
pengendalian, dan pengambilan keputusan dengan menyampaikan laporanlaporan yang dihasilkan secara periodik. Sistem Pendukung Keputusan (DSS)
adalah tipe lain dari pada sistem informasi komputer yang dirancang untuk
mendukung dan meningkatkan proses pengamilan keputusan.
DAFTAR RUJUKAN
Arief, M. 2009. Sistem Informasi Manajemen. Jurusan Manajemen Fakultas
Ekonomi Universitas Negeri Malang
Siagian, S. 2009. Sistem Informasi Manajemen. Jakarta: Bumi Aksara
Universitas Negeri Malang, 2010. Pedoman Penulisan Karya Ilmiah: Skripsi, Tesis,
Disertasi, Artikel, Makalah, Tugas Akhir, Laporan Penelitian. Edisi kelima.
Malang: Universitas Negeri Malang.