20
mengurangi ketergantungan terhadap pihak lain dan menghinfari dampak buruk yang mungkin timbul dimasa depan. Hal lain adalah adanya
dukungan teknis serta garansi produk dari vendor penyedia komputer. Hal yang harus diperhatikan dalam membangun jaringan komputer adalah :
a. Jumlah komputer serta lingkup dari jaringan LAN, WAN
b. Lokasi dari hardware : komputer, kabel, panel distribusi dan
sejenisnya c.
Protokol komunikasi yang digunakan d.
Menentukan staf yang bertanggungjawab dalam pembangunan jaringan.
3. Perangkat Lunak
Perangkat lunak diartikan sebagai metode atau prosedur untuk mengoperasikan komputer agar sesuai dengan permintaan pemakai.
Kecenderungan dari perangkat lunak sekarang mampu diaplikasikan dalam berbagai sistem operasi, mampu menjalankan lebih dari satu program
dalam waktu bersamaan multi-tasking, kemampuan mengelola data yang lebih handal dan dapat dioperasikan secara bersama-sama multi-user.
4. Data
Data merupakan bahan baku informasi, dapat didefinisikan sebagai kelompok teratur simbol-simbol yang mewakili kuantitas, fakta, tindakan,
benda dan sebagainya. Data terbentuk dari karakter, dapat berupa alfabet, angka, maupun simbol khusus seperti , dan . Data disusun dari bits,
bytes, fields, records, file dan database. Setiap perpustakaan pasti tidak akan terlepas dari proses pencatatan
koleksi. Tujuan dari proses ini untuk memperoleh data dari semua koleksi yang dimiliki dan kemudian mengorganisasinya dengan menggunakan kaidah-kaidah
ilmu perpustakaan. Sistem informasi menerima masukan data dan instruksi, mengolah data tersebut sesuai instruksi, dan mengeluarkan hasilnya. Fungsi
pengolahan informasi sering membutuhkan data yang telah dikumpulkan dan diolah dalam periode waktu sebelumnya, karena itu ditambahkan sebuah
penyimpanan data file data file storage ke dalam model sistem informasi; dengan begitu, kegiatan pengolahan tersedia baik bagi data baru maupun data
yang telah dikumpulkan dan disimpan sebelumnya.
2.4.1.1. Pengelolaan Anggota
Menurut Nigitha 2013, Pengelolaan anggota perpustakaan meliputi : 1.
Mengelola aktifasi anggota baru dan aktifasi anggota lama 2.
Mengelola registrasi tamu kartu masuk dan kartu baca 3.
Mengelola bebas pinjam anggota dan non anggota
Universitas Sumatera Utara
21
4. Mengelola pencetakan kartu anggota
5. Mengelola pencetakan kartu masuk dan kartu baca tamu
6. Mengelola pencetakan surat bebas pinjam pustaka anggota dan non
anggota
2.4.1.2. Sirkulasi
Pelayanan sirkulasi merupakan salah satu jasa perpustakaan yang pertama kali berhubungan lansung dengan pengguna perpustakaan. Aktivitas bagian
sirkulasi menyangkut masalah citra perpustakaan, baik tidaknya perpustakaan berkaitan erat dengan bagaimana pelayanan sirkulasi diberikan kepada pemakai.
Menurut Syihabuddin Qalyubi 2003,
1. Pelayanan sirkulasi :
Jenis pekerjaan bagian Pelayanan Sirkulasi sebagai berikut :
a. Pendaftaran anggota
b. Peminjaman
c. Pengembalian
d. Perpanjangan
e. Penagihan
f. Pemungutan denda
g. Pemberian Sanksi
h. Statistik
i. Bebas Perpustakaan
j. Peraturan Perpustakaan
2. Sistem penyelenggaraan kegiatan layanan sirkulasi ada dua yaitu :
a. Sistem terbuka Open Access, memungkinkan pengguna memilih dan
mengambil koleksi di rak secara bebas tanpa melalui petugas. b.
Sistem tertutup Close Access, pengguna didalam memanfaatkan koleksi di rak harus melalui petugas.
3. Jenis Koleksi yang di sirkulasikan :
a. Koleksi umum
b. Kolekesi Referensi
c. Koleksi Cadangan
d. Koleksi berkalaMajalahJurnalSurak Kabar
e. Koleksi Penerbitan Pemerintah
f. Koleksi Audio Visual
2.4.1.3. Pengadaan koleksi
Pengadaan merupakan kegiatan inti dari beberapa unit kegiatan di perpustakaaan. Karena koleksi perpustakaan atau bahan pustaka adalah sumber
informasi yang harus dikelola di perpustakaan. Rangkaian kegiatan pengadaan
Universitas Sumatera Utara
22
bahan pustaka di perpustakaan mulai dari proses pemilihan koleksi buku maupun nonbuku yang diperoleh melalui pembelian, hadiah atau sumbangan, tukar-
menukar, titipan, maupun terbitan sendiri sampai koleksi bahan pustaka tersebut dipublikasikan untu kepentingan pengguna perpustakaan.
Philips 1992, 108 menyatakan bahwa: “Pengadaan adalah kegiatan pokok dari perpustakaan atau pusat dokumentasi karena kegiatan ini
mengusahakan agar buku-buku yang dibutuhkan ada dalam koleksi.” Koleksi perpustakaan merupakan objek utama atau dasar dari pengadaan bahan
pustaka di perpustakaan. Koleksi perpustakaan yang bermutu dapat membangun suatu perpustakaan yang bermutu juga. Perpustakaan harus mengetahui jelas siapa
calon pemakai informasi yang diakan dilayani. Oleh karena itu, bagian pengadaan bahan pustaka harus menyediakan informasi yang cocok dengan kebutuhan
mereka. Pustakawan juga dituntut untuk memahami koleksi perpustakaan baik secara fisik maupun dari segi kualitasnya sehingga tercipta koleksi perpustakaan
yang tepat guna. Pada perpustakaan perguruan tinggi sebaiknya pengadaan koleksi yang
tepat adalah memilih koleksi perpustakaan yang mengikuti arah perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi, sehingga pengguna di perpustakaan ini
mendapatkan informasi-informasi yang sesuai dengan perkembangan zaman di bidang pendidikan dan pengetahuan umum. Dengan demikian koleksi yang
disediakan di perpustakaan sesuai dengan kebutuhan dan bermanfaat bagi penggunanya.
Menurut Darmono 2001, 58, secara umum pengadaan bahan pustaka mencakup 3 tiga kegiatan utama yaitu:
1. Pemilihan atau seleksi bahan pustaka
2. Pengadaan bahan pustaka melalui pembelian, tukar menukar, penerimaan
hadiah, dan penerbitan sendiri oleh perpustakaan 3.
Inventarisasi bahan yang telah diadakan serta statistik pengadaan bahan pustaka
2.4.1.4. Katalogisasi
