Gambar 4 : Sistem TanggalUrutan Waktu Sumber : Sedarmayanti,2003:75
5. Sistem wilayahDaerahRegional Geographical filing system
Sistem wilayah adalah salah satu sistem penataan berkas berdasarkan tempat lokasi, daerah atau wilayah tertentu. Persiapan
penataan berdasarkan wilayah : a.
Menentukan pengelompokan daerahwilayah b.
Menyiapkan peralatan arsip
Gambar 5 : Sistem WilayahDaerah Sumber : Sedarmayanti, 2003:74
2.4. Temu Kembali Arsip
Penemuan kembali arsip retrieval system merupakan salah satu kegiatan dalam bidang kearsipan, yang bertujuan untuk menemukan kembali arsip yang
dipergunakan dalam proses penyelenggaraan administrasi.
Universitas Sumatera Utara
Menurut Hadi Abubakar dalam bukunya Pola Kearsipan Modren : sistem kartu kendali menyatakan bahwa “ Yang dimaksud dengan penemuan kembali
arsip adalah memastikan dimana arsip tersebut disimpan, dalam kelompok berkas apa, disusun menurut sistem apa, dan bagaimana cara mengambilnya”.
Penemuan kembali arsip sangat erat hubungannya dengan sistem penataan arsip, sebab jika sistem penyimpanan salah maka dengan sendirinya
penemuan kembali akan sulit menemukan kembali arsip, tidak hanya sekedar menemukan arsip dalam bentuk fisiknya, akan tetapi menemukan
kembali informasi yang terkandung dalam arsip. Jika penemuan kembali arsip gagal, harus dilakukan penelitian, apakah penyebab dari kegagalan
tersebut Abubakar : 1996 : 74 . Agar sistem penemuan kembali arsip mudah dilaksanakan ada beberapa
acuan yang harus dilaksanakan yaitu : 1.
Kebutuhan si pemakai arsip harus diteliti terlebih dahulu dan sistemnya harus mudah diingat.
2. Harus didasarkan atas kegiatan nyata, instansi yang bersangkutan,
kemudian digunakan indeks sebagai tanda pengenal. 3.
Sistem temu kembali arsip harus logis, konsisten dan mudah diingat 4.
Sarana dan prasarana yang menunjang kearsipan harus lengkap yang sesuai dengan penataan berkas
5. Sumber daya manusianya haruslah terlatih dan harus mempunyai daya
tangkap yang tinggi, cepat, dan tekun.
2.5. Pemeliharaan Arsip
Pemeliharaan arsip adalah kegiatan membersihkan arsip secara rutin untuk mencegah kerusakan akibat beberapa sebab. Pemeliharaan arsip secara fisik dalam
dilakukan dengan cara sebagai berikut Sedarmayanti, 2003 : 110 : 1.
Pengaturan ruangan Ruangan penyimpanan arsip harus :
a. Dijaga agar tetap kering temperatur ideal antara 60
o
-75
o
F, dengan kelembaban antara 50-60.
b. Terang terkena sinar matahari tak langsung.
c. Mempunyai ventilasi yang merata
d. Terhindar dari kemungkinan serangan api, air, serangga dan
sebagainya.
Universitas Sumatera Utara
2. Tempat penyimpanan arsip
Tempat penyimpanan arsip hendaknya diatur secara renggang, agar ada udara diantara berkas yang disimpan, tingkat kelembaban yang diinginkan
perlu dipenuhi. 3.
Penggunaan bahan-bahan pencegah rusaknya arsip Salah satu caranya adalah meletakkan kapur barus kamper di tempat
penyimpanan, atau mengadakan penyemprotan dengan bahan kimia, secara berkala.
4. Larangan-larangan
Perlu dibuat peraturan yang harus dilaksanakan, antara lain : a.
Dilarang membawa danatau makan ditempat penyimpanan arsip b.
Dalam ruangan penyimpanan arsip dilarang merokok karena percikan api dapat menimbulkan bahaya kebakaran.
5. Kebersihan
Arsip selalu dibersihkan dan dijaga dari noda karat dan lain-lain. a.
Untuk menjamin keamanan dari penyimpanan arsip itu sendiri. Dengan demikian setiap pejabat yang bertanggungjawab atas
pengolahan arsip harus melakukan pengawasan apakah sesuatu arsip harus melakukan pengawasan apakah sesuatu arsip sudah tersimpan
pada tempat yang seharusnya. b.
Agar penanggungjawab arsip dapat mengetahui dan mengawasi apakah sesuatu arsip telah diproses menurut prosedur yang seharusnya.
2.6. Pencegahan Kerusakan Arsip
