tersebut hanya surat masuk atau keluar penting saja, sedangkan surat-surat biasa atau rutin dicatat dalam lembar pengantar surat biasa. Dalam hal ini surat rahasia
pun dicatat pula tersendiri dalam lembar pengantar surat rahasia oleh petugas yang telah ditunjuk oleh petugas kantor.
Menurut Abubakar 1996:33 pada dasarnya sistem kartu kendali ini untuk melaksanakan pengurusan dan pengendalian surat masuk atau keluar terbagi 5
kegiatan yaitu: 1.
Penerimaan surat masuk atau keluar 2.
Mencatat surat masuk atau keluar 3.
Mengarahkan atau mengendalikan 4.
Penyampaian ke unit pengolah 5.
Penyimpanan atau penataan arsip.
2.2.3. Tahap Referensi
Pada tahap ini, surat-surat tersebut digunakan dalam kegiatan administrasi sehari-hari, dan surat tersebut di klasifikasikan, diindeks kalau perlu digunakan
tunjuk silang, selesai digunakan difiling penataan berkas dan kalau diperlukan dicari kembali atau ditemukan kembali Abubakar,1996:20.
2.3. Sistem Penataan Arsip
Sistem penataan arsip atau Archief System Bahasa Belanda, atau biasa juga disebut dengan filling system Bahasa Inggris adalah kegiatan mengatur dan
menyusun arsip dalam suatu tatanan yang sistematis dan logis, menyimpan serta merawat arsip untuk digunakan secara aman dan ekonomis.
Menurut sedarmayanti 2003:70 ada 5 lima macam sistem penataan arsip yaitu:
1. Sistem Abjad Alphabetical Filling System
Sistem abjad adalah salah satu sistem penataan berkas yang umumnya digunakan untuk menata berkas yang berurutan dari A sampai
dengan Z dengan berpedoman pada peraturan mengindeks.
Universitas Sumatera Utara
Persiapan penataan arsip berdasarkan Abjad a.
Faham peraturan pengindeks b.
Menyiapkan lembar tunjuk silang, bila perlu c.
Menyiapkan peralatan arsip
Gambar 1: Sistem AbjadAlphabetical Filling System Sumber : Sedarmayanti, 2003:71
2. Sistem Masalah Subject Filing System
Sistem masalah adalah salah satu sistem penataan berkas berdasarkan kegiatan-kegiatan yang berkenaan dengan masalah-masalah
yang berhubungan dengan perusahaan yang menggunakan sistem ini. Persiapan penataan arsip berdasarkan masalah :
a. Menyusun daftar indeks
b. Menyiapkan kartu indeks
c. Menyiapkan peralatan arsip
Gambar 2: Sistem masalahperihal Subject Filling System Sumber : Sedarmayanti, 2003:73
Universitas Sumatera Utara
3. Sistem Nomor Numerical Filing System
Sistem nomor adalah salah satu sistem penataan berkas berdasarkan kelompok permasalahan yang kemudian masing-masing atau
setiap masalah diberi nomor tertentu. Persiapan penataan arsip berdasarkan nomor:
a. Menyusun pola klasifikasi arsip
b. Menyiapkan peralatan arsip
Gambar 3 :Sistem Nomor Numerical Filing Sistem Sumber : Sedarmayanti, 2003:74
4. Sistem TanggalUrutan Waktu Cronological Filing System
Sistem tanggal adalah salah satu sistem penataan berkas berdasarkan urutan tanggal, bulan dan tahun yang mana pada umumnya
tanggal yang dijadikan pedoman termaksud diperhatikan dari datangnya surat, akan lebih baik bila berpedoman pada cap datangnya surat.
Persiapan penataan arsip berdasarkan tanggal a.
Menentukan pembagian tanggal, bulan dan tahun b.
Menyiapkan peralatan arsip
Universitas Sumatera Utara
Gambar 4 : Sistem TanggalUrutan Waktu Sumber : Sedarmayanti,2003:75
5. Sistem wilayahDaerahRegional Geographical filing system
Sistem wilayah adalah salah satu sistem penataan berkas berdasarkan tempat lokasi, daerah atau wilayah tertentu. Persiapan
penataan berdasarkan wilayah : a.
Menentukan pengelompokan daerahwilayah b.
Menyiapkan peralatan arsip
Gambar 5 : Sistem WilayahDaerah Sumber : Sedarmayanti, 2003:74
2.4. Temu Kembali Arsip
