Setelah pemberian nomor surat, kemudian surat tersebut dimasukkan ke dalam amplop dan sebelum surat tersebut dikirim petugas pengarsipan harus
mencatat terlebih dahulu pada buku ekspedisi untuk memperoleh nomor surat pengantar.
Tabel 3 :Contoh Agenda Ekspedisi
Tanggal No. Surat
Dikirim Kepada Keterangan
Tanda Terima 24062014
209 Bank Mandiri
Credit Operations Floor Tebing
Tinggi N 4438 :
Ramli Tampubolon
1. Penggolongan Surat
PT. Asuransi Staco Mandiri Cabang Medan membagi surat-surat menjadi beberapa bagian yaitu:
a. Surat yang mengatur terdiri dari: - Surat Perintah
- Surat Keputusan - Surat Instruksi
b. Surat yang berbentuk biasa terdiri dari: - Surat Edaran
- Nota Interen - Memorendum
c. Surat yang berbentuk khusus terdiri dari: - Surat Dinas
- Surat Undangan - TelegramTelex
- Surat Agenda d. Surat menurut tingkat pengamanan
- Surat Rahasia - Surat Sangat Rahasia
Universitas Sumatera Utara
2. Pemberian Kode
Pemberian kode merupakan bagian dari sistem pengarsipan yang harus digunakan oleh setiap perusahaan atau instansi, tujuan pemberian kode tersebut
adalah untuk mempermudah sistem temu kembali informasi dengan cepat dan tepat.
Contoh penomoran surat yang digunakan oleh PT. Asuransi Staco Mandiriyaitu : a. Surat Perpanjangan Polis
KC.02PP209V14 Keterangan dari uraian penomoran tersebut adalah:
KC – Menyatakan kantor cabang 02 – Menyatakan kode untuk cabang medan
PP – Menyatakan keterangan perpanjangan polis 209 – Menyatakan nomor surat keluar
V – Menyatakan bulan terbit surat bulan Mei 14 – Menyatakan tahun terbit surat
b. Surat Memo 197ASM-MDNIV14
Keterangan dari uraian penomoran tersebut adalah: 197 – Menyatakan nomor surat keluar
ASM – Menyatakan nama perusahaan Asuransi Staco Mandiri MDN – Menyatakan kantor cabang medan
IV – Menyatakan bulan terbit bulan April 14 – Menyatakan tahun terbit
c. Cover Note 194KCMCNFR.ASMIV2014
Keterangan dari uraian penomoran tersebut adalah: 194 – Menyatakan nomor surat keluar
KCM – Menyatakan kantor cabang medan CN – Menyatakan cover note
FR – Menyatakan Fire yaitu asuransi kebakaran ASM – Menyatakan Asuransi Staco Mandiri
Universitas Sumatera Utara
IV – Menyatakan bulan terbit surat bulan April 2014 – Menyatakan tahun terbit surat
d. Surat Pengantar 124SDM
Keterangan dari uraian penomoran tersebut adalah : 124 – Menyatakan nomor surat
SDM – Menyatakan tempat dimana surat tersebut dituju yaitu bagian SDM
3.3. Sistem Penyimpanan Arsip PT.Asuransi Staco Mandiri
