IV – Menyatakan bulan terbit surat bulan April 2014 – Menyatakan tahun terbit surat
d. Surat Pengantar 124SDM
Keterangan dari uraian penomoran tersebut adalah : 124 – Menyatakan nomor surat
SDM – Menyatakan tempat dimana surat tersebut dituju yaitu bagian SDM
3.3. Sistem Penyimpanan Arsip PT.Asuransi Staco Mandiri
Sistem penyimpanan arsip pada PT.Asuransi Staco Mandiri menggunakan tiga jenis sistem penyimpanan arsip, karena banyak dan berbagai informasi yang
berbeda-beda:
A. Sistem Abjad
Sistem abjad adalah suatu sistem untuk menyusun berdasarkan nama-nama orang, biasanya sistem ini dipakai untuk polis asuransi yang dimana seseorang
atau instansi tersebut mengasuransikan lebih dari satu atau dua polis, supaya mudah dalam temu kembali maka dibuat jadi satu map dan di urutkan berdasarkan
abjad A-Z, kemudian polis tersebut disimpan menggunakan filing cabinet yaitu perabot kantor berbentuk segi empat panjang yang diletakkan secara vertikal
berdiri
Gambar 9 : Filing Cabinet
Universitas Sumatera Utara
Pada bagian luar setiap laci filing cabinet ditempelkan kertas petunjuk mengenai nama-nama tertanggung pada polis tersebut, diurutkan berdasarkan
abjad A-Z. Untuk petunjuk atau sekatpemisah dalam penyimpanan setiap laci pada filing cabinet, PT. Asuransi Staco Mandiri menggunakan tab guide yaitu
bagian yang menonjol pada setiap file yang berguna untuk mencantumkan nama- nama sesuai isi dan daftar bagian depan laci filing cabinet.
Gambar 10 : Contoh Tab Guide petunjuk atau sekatpemisah
B.Sistem Geografis
Sistem geografis yaitu sistem penyimpanan berdasarkan daerah wilayah, sistem ini digunakan untuk polis asuransi Bank Mandiri yang mengasuransikan
aset yang dimilikinya, dimana polis tersebut terdapat beberapa nomor polis dalam satu folder, dan terdiri beberapa organisasi atau instansi pada suatu daerah,
kemudian diurutkan berdasarkan daerahnya .Pada sistem geografis PT. Asuransi Staco Mandiri menggunakan rak arsip sebagai tempat meletakkan folder arsip.
Universitas Sumatera Utara
Gambar 11 : Contoh Rak Arsip tempat penyimpanan arsip sistem Geografis
Gambar 12: Contoh pembagian polis pada setiap instansi dan daerah
Universitas Sumatera Utara
C. Sistem Nomor
Pada dasarnya semua polis asuransi pada PT. Asuransi Staco Mandiri menggunakan nomor polis, tetapi tidak semua polis asuransi melakukan
penyimpanan dengan menggunakan sistem nomor, tergantung jenis dan asuransinya. Untuk asuransi Fire Pski, Properti All RiskIndustrial All Risk,
Motorcycle system penyimpanannya berdasarkan nomor dan jenis asuransi, diurutkan dari nomor yang terkecil dan seterusnya dengan menggunakan map
gantung yang diberi label pada bagian depan map yang ditulis yaitu nomor polis, nama tertanggung, dan banker’s clause supaya mempermudah menemukan
kembali informasi tanpa harus membuka map satu per satu.
Gambar 13: Tempat penyimpanan Polis untuk sistem nomor
Universitas Sumatera Utara
Gambar 14: Map gantung beserta label pada map gantung tersebut
3.4. Sistem Temu Kembali Informasi Pada PT.Asuransi Staco Mandiri Cabang Medan
