BAB I PEDAHULUAN
1.1.Latar Belakang dan Masalah
Keberhasilan suatu perusahaan dapat dilihat dari kemampuan manajemen perusahaan untuk merencanakan dan mengendalikan aktivitas-aktivitas yang ada
dalam perusahaan, penyediaan informasi yang cepat dan tepat sangat dibutuhkan demi mendukung kemajuan usaha bagi setiap perusahaan. Salah satu informasi
yang penting adalah rekaman kegiatan perusahaan itu sendiri, yaitu arsip. Oleh karena itu perusahaan harus memberikan perhatian khusus terhadap sistem
kearsipan agar pada saat diperlukan arsip dapat ditemukan dengan cepat dan tepat guna untuk memperlancar kegiatan perusahaan.
Menurut Undang-Undang Nomor 43 tahun 2009 Tentang Kearsipan Bab I Pasal I “ Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan
media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga Negara, Pemerintah daerah, lembaga
pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan
bernegara. Sedangkan Menurut Undang-Undang nomor 8 tahun 1997 tentang
Dokumen Perusahaan adalah ”data, catatan, atau keterangan yang dibuat dan diterima oleh perusahaan dalam rangka pelaksanaan kegiatannya, baik tertulis di
atas kertas atau sarana lain maupun terekam dalam bentuk corak apapun yang dapat dilihat, dibaca, atau didengar”.
Arsip memiliki arti penting sebagai sumber informasi maupun pusat ingatan bagi setiap perusahaan. Arsip menurut Undang-undang nomor 7 tahun
1971 tentang ketentuan-ketentuan pokok kearsipan dibedakan menurut fungsinya menjadi dua yaitu arsip dinamis dan arsip statis. Arsip dinamis adalah arsip yang
digunakan secara langsung dalam perencanaan, pelaksanaan, penyelenggaran kehidupan kebangsaan pada umumnya atau dipergunakan secara lansung dalam
penyelenggaraan administrasi negara. Arsip statis adalah arsip yang tidak dipergunakan secara lansung untuk perencanaan, penyelenggaraan kehidupan
Universitas Sumatera Utara
kebangsaan pada umumnya maupun untuk penyelenggaraan sehari-hari administrasi Negara.
Kearsipan penyusunan dan penyimpanan dokumen merupakan bagian pekerjaan organisasi atau perusahaan yang sangat penting. Arsip berisi informasi-
informasi tertulis mengenai keputusan-keputusan maupun pikiran-pikiran yang harus tersedia apabila sewaktu-waktu dibutuhkan, sehingga dapat ditemukan
dengan mudah. Dengan dilaksanakannya pengolahan kearsipan yang baik berarti dapat
mengatur, menyusun, serta mengumpulkan arsipwarkat yang terprogram dan dapat memusnahkannya dengan cara yang paling tepat. Penataan arsip merupakan
salah satu aspek yang harus diterapkan dalam pencapaian tujuan perusahaan guna menunjang peningkatan produktivitas dan efesiensi kerja. Dengan demikian
komunikasi kerja pegawai akan semakin lancar, sehingga koordinasi dan pengawasan semakin mudah.
Perusahaan PT. Asuransi Staco Mandiri yaitu perusahaan yang bergerak dibidang jasa asuransi umum. Produk-produk yang ditawarkan PT. Asuransi Staco
mandiri adalah Fire and Allied Perils Insurance, Property Industrial All Risks, Loss Of ProfitBusiness Interuption Insurance Following Fire, Or Proporty All
RisksIndustrial All Risk, Or Machinery Breakdown insurance, Contractor All RiskErection All Risk Insurance, Electronik Equipment insurance, Machinery
breakdown Insurance, Marine Carco Insurance, Marine Hull Insurance, Motor Vehicle Insurance, Personal Accidents Insurance, Workmen Compesation
Insurance, Liability Insurece, Burglary Insurance, Cash in Transit, Cash in SaveCas in Cashier Box, Fidelity Guaranteed dan Surety Bond.
Produk-produk dari PT. Asuransi Staco Mandiri akan menghasilkan data, data tersebut akan dicetak dalam bentuk dokumenpolis, inilah yang dimaksud
dengan tahap awal yaitu tahap penciptaan, dimana arsip-arsip tersebut mulai tercipta. Setelah arsip tersebut tercipta maka perlu penanganan khusus untuk
penyimpanan, sistem penyimpanan pada PT. Asuransi Staco Mandiri dilakukan dengan berbagai cara yaitu dengan sistem abjad, sistem subjek, sistem geografis,
dan sistem nomor, dengan tujuan untuk mempermudah sistem temu kembali arsip pada saat dibutuhkan dengan cepat dan tepat. Tahap berikutnya yang harus
Universitas Sumatera Utara
dilakukan yaitu kegiatan penyelamatan yang terdiri dari pengamanan, pemeliharaan dan perawatan, kemudian kegiatan terakhir tahap penyusutan
seperti kegiatan penilaianpemindahan, pemusnahan dan penyerahan. Mengingat peranan penataan arsip sangat penting pada suatu perusahaan
maka penulis tertarik untuk mengangkat masalah kearsipan pada suatu perusahaan PT. Asuransi Staco Mandiri sebagai masalah yang akan diteliti, karena dalam
memilih dan menentukan sistem kearsipan harus berorientasi kepada jenis atau macam informasi yang ada serta diperlukan penyesuaian kepada situasi dan
kebutuhan lingkungan kerja yang selalu berbeda-beda. Bahkan bila diperlukan harus dapat menggabungkan antara sistem yang satu dengan sistem yang lainnya
serta penyimpanan harus secara sistematis, karena berdaya nilai guna dan dapat dijadikan bukti rill dimasa yang akan datang, maka penulis tertarik untuk
mengetahui bagaimana penataan arsip yang baik.
1.2.Rumusan Masalah
Berdasarkan latar belakang di atas maka rumusan masalah dari Kertas Karya ini adalah bagaimanakah sistem pengarsipan pada PT. Asuransi Staco
Mandiri.
1.3.Tujuan Penulisan
Tujuan penulisan adalah Untuk mengetahui sistem pengarsipan pada PT. Asuransi Staco Mandiri.
1.4.Ruang Lingkup
Ruang lingkup pada penulisan kertas karya ini yaitu tahap penciptaan arsip, sistem pengolahanpenyimpanan arsip, sistem temu kembali arsip,
penyelamatanpemeliharaan arsip, penyusutan dan pemusnahan arsip pada PT.
Asuransi Staco Mandiri.
Universitas Sumatera Utara
1.5. Metode Pengumpulan Data
Adapun teknik pengumpulan data yang dilakukan dalam penelitian ini adalah:
1. Penelitian Lapangan Field Research
Yaitu peninjauan langsung ke perusahaan yang akan diteliti untuk memperoleh data primer. Data primer meliputi :
a. Wawancara, dilakukan terhadap pengelola dan staf karyawan
perusahaan yang berhubungan dengan objek yang diteliti. b.
Data perusahaan, yaitu dengan mengumpulkan data dan mencatat data tertulis yang diperoleh dari catatan yang terdapat diperusahaan.
c. Observasi yang dilakukan dengan melakukan pengamatan langsung
pada Perusahaan yang dituju. 2.
Penelitian kepustakaan Library research Yaitu untuk memperoleh bahan teori yang merupakan landasan
pembahasan penelitian ini, maka diambil literature-literatur yang berhubungan dengan masalah yang diteliti penulis untuk memperoleh data sekunder. Dalam
studi kepustakaan ini penulis memperolehnya dari berbagai sumber, yaitu : buku, catatan, artikel, dan laporan.
Universitas Sumatera Utara
BAB II TINJAUAN PUSTAKA
Kategori