Sistem Temu Kembali Informasi Pada PT.Asuransi Staco Mandiri Cabang Medan

Gambar 14: Map gantung beserta label pada map gantung tersebut

3.4. Sistem Temu Kembali Informasi Pada PT.Asuransi Staco Mandiri Cabang Medan

Sistem temu kembali informasi merupakan bagaimana informasi tersebut mudah dan cepat ditemukan pada saat dibutuhkan. Pada PT. Asuransi Staco Mandiri sistem temu kembali informasinya sudah menggunakan sistem elektronik dimana sistem penyimpanan dan temu kembali melalui bantuan komputer. Demikian juga penggunaan word processing urusan surat menyurat , laporan, abstraksi usulan akan lebih cepat penyelesaiannya. Dengan menggunakan word processing, karyawan bagian penciptaan dapat menghemat dalam penciptaan arsip, seperti dalam perpanjangan polis asuransi tidak perlu lagi mengetik ulang cukup membuka file yang ada, hanya merubah tanggal, dan apabila ada perubahan pertanggungan. Pada PT. Staco Mandiri setiap polis yang berbeda asuransinya maka berbeda pula kodenya, fungsinya adalah supaya mempermudah temu kembali arsip yang digunakan dengan cepat dan tepat sesuai dengan yang diinginkan.Untuk menemukan arsip tersebut PT. Asuransi Staco Mandiri menggunakan GIS General Insurance System fungsi GIS adalah untuk mengetahui dimana letak polis yang dibutuhkan. Universitas Sumatera Utara Gambar 15 : Tampilan GIS General Information System Cara menggunakan GIS General Information System Untuk jenis asuransi Fire Pski, Properti All RisksIndustrial All Risk Nomor Polis 02-N0000001200300 02 -- Menyatakan kode untuk kantor cabang medan, maka 02 diketik pada kolom Branch Id N -- Menyatakan jenis Asuransi, maka N diketik pada kolom Cod Id 0000001 -- Menyatakan nomor polis, maka diketik pada kolom Policy Number Kemudian enter, maka akan muncul semua informasi mengenai pemegang nomor polis tersebut seperti tampilan gambar GIS di atas. Begitu juga pencarian polis asuransi yang lainnya yang berbeda-beda kodenya tapi penggunaannya tetap sama dengan contoh di atas, seperti asuransi CITCIS, Marine Cargo Nomor Polis 02-C0002219201300, Asuransi Kendaraan Bermotor Nomor Polis 02- M0000847201401, Asuransi Publik Liability Nomor polis 02- L0000543201320, Asuransi Contraktor All Risk Insurance, Elektronik Equipment Insurance Nomor Polis 02-E0000120201430 Universitas Sumatera Utara 3.5.Pemeliharaan Arsip PT.Asuransi Staco Mandiri Cabang Medan Pemeliharaan arsip adalah kegiatan membersihkan arsip secara rutin untuk mencegah kerusakan akibat beberapa sebab, maka setiap perusahaan perlu mengambil langkah-langkah, tindakan-tindakan yang bertujuan untuk menyelamatkan arsip-arsip berikut informasi isinya serta menjamin kelangsungan hidup arsip dari pemusnahan yang sebenarnya tidak diinginkan, karena informasi arsip tersebut sangat mempengaruhi kelangsungan kerja pada suatu perusahaan, maka PT.Asuransi Staco Mandiri mengambil langkah untuk menjaga arsip tersebut dengan beberapa cara sebagai berikut : 1. Menggunakan AC untuk mengatur kelembaban dan temperatur udara, karena kalau kelembaban udara melebihi 65, dalam waktu yang relatif singkat arsip-arsip akan rusak lapuk, selain untuk mengatur kelembaban dan temperantur udara, juga untuk mengurangi banyaknya debu. 2. Menghindari supaya cahaya matahari dan lampu tidak jatuh langsung pada bundel arsip, maka pintu dan jendela menghadap udara dan selatan, sedangkan untuk cahaya lampu maka bagian atas arsip ditutup supaya cahaya tidak jatuh langsung. 3. Membuat tanda peringatan dilarang merokok pada ruangan pengarsipan untuk menjaga dari serangan api. 4. Memilih lokasi yang lebih tinggi supaya terhindar dari banjir, dan membuat saluran pipa air supaya tidak terjadi kebocoran pada atap dalam waktu singkat. 5. Mengurangi pemakain jenis kayu pada penyimpanan arsip untuk menghindari serangan serangga, anai-anai, rayap ngegat dan sejenisnya. 6. Meletakkan kapur barus pada penyimpanan arsip secara terus menerus serta mengadakan penyemprotan racun serangga dan fumigasi setiap lima tahun sekali. 7. Menjaga kebersihan arsip dengan cara membersihkan arsip dari debu- debu, dan menjaga arsip supaya tidak terlipat atau tergulung. Universitas Sumatera Utara

3.6. Penyusutan dan Pemusnahan Arsip PT.Asuransi Staco Mandiri CabangMedan