Tabel 6 Penomoran definitif pada pembungkus arsip
3.4.5 Memasukkan folder kedalam boks dan pelabelan boks
Memasukkan arsip dalam bok dan Penulisan Label Bok Setelah diberi nomor pada sampulpembungus maka arsip dimasukkan dalam bok dengan posisi baring dan
diurut mulai nomor 1 s.d nomor selanjutnya, sampai bok penuh atau isinya maksimal 18 cm. Bok sudah penuh maka tulislah label bok yang memuat : Nomor Bok, Isi bok,
unit kerja, tahun. Label bok berukuran : 15 Cm x 10 Cm. Catatan Isi Bok tidak boleh ditulis masalah berkasnya,Contoh : berkas kepegawaian an. Amat Nip. 5200001001.
Tetapi cukup nomor bungkus saja, maksudnya adalah untuk keamanan arsip. Pusat arsip daerah kabupaten asahan
Tahun : 1990
Kode: 100 Masalah
: Pemerintahan Sub masalah : Paparan bupati KDH TK. II Asahan dalam rangka rapat
koordinasi pembangunan No bungkus : 1-8
Nomor kotak : 26 Keterangan : Arsip Bappeda
Universitas Sumatera Utara
Tabel 7 Label Boks
3.4.6 Membuat Daftar Pertelaan arsip Membuat daftar pertelaan arsip yang berisi: nomor¸uraian masalah¸ sub masalah¸
KIN¸ tahun. pertelaan arsip berfungsi sebagai sarana penemuan kembali arsip¸ sarana penyusutan¸ serta digunakan untuk membantu dalam menentukan nilai guna arsip dan
retensi arsip.
ARSIP DAERAH KABUPATEN ASAHAN
No. Boks : 359
Masalah : Kepegawaian
No. Bungkus: : 1- 10
Tahun : 2004
KIN :
Asal SKPD : BKD. Asahan
Universitas Sumatera Utara
Tabel 8 Daftar Pertelaan Arsip Masalah
No Sub Masalah KIN
Tahun Pemerintahan 1
Paparan bupati KDH TK. II Asahan pada rapat konsultasi priodik wil. IV
01 1991
Pemerintahan 2 Paparan bupati KDH TK. II Asahan
dalam rangka kunjungan kerja DPRD TK. I Sumatera Utara
01 1991
Pemerintahan 3 Paparan bupati kepala daerah TK. II
Asahan dalam rangka kunjungan komisi gabungan DPRD TK. I Sumatera Utara
01 1991
Pemerintahan 4 Laporan bupati KDH TK. II Asahan
tentang penyelenggaraan pemerintahan pembangunan dan kemasyarakatan
01 1991
3.4.7 Penataan Arsip Dalam Rak Arsip Atau Roll O”pack
Tahap terakhir yaitu menata bok kedalam rak arsip. Arsip yang sudah tertata dalam bok arsip dan di buatkan daftar arsip maka disimpan atau di tata pada tempat
penyimpanan arsip baik di rak arsip, lemari arsip.
3.5 Penyusutan dan Pemusnahan Arsip 3.5.1 Penyusutan Arsip
Kegunaan arsip pada umumnya tidak berlangsung untuk selama - lamanya¸
karena pada suatu waktu ada di antara arsip yang sudah tidak mempunyai daya guna dan tidak perlu lagi disimpan secara terus menerus.
Penyusutan arsip adalah termasuk kegiatan yang harus dilakukan dalam penataan arsip. Jadi salah satu kegiatan yang dilakukan dalam administrasi kearsipan
adalah menyingkirkan atau menyusutkan arsip yang dapat berupa pemindahan arsip ke tempat arip in-aktif.
Universitas Sumatera Utara
Adapun cara yang dilakukan oleh Kantor Perpustakaan¸ Arsip dan Dokumentasi Kabupaten Asahan dalam proses penyusutan arsip adalah dengan
memisahkan arsip aktif dengan arsip in-aktif. Yang dimaksud arsip aktif disini adalah arsip yang masih digunakan terus menerus bagi kelangsungan pekerjaan pada suatu
kantor atau organisasi¸ sedangkan arsip in-aktif adalah arsip yang sudah tidak diperplukan lagi secara langsung dalam kegiatan kantor sehari-hari setelah kedua
arsip ini dipisahkan maka arsip yang masih aktif disimpan pada unit pengolah yakni pada bagian administrasi¸ sedangkan arsip in-aktif dipindahkan dari unit pengolah ke
pusat penyimpanan ke pusat penyimpanan arsip agar tidak mengganggu keamanan arsip yang masih aktif.
3.5.2 Pemusnahan Arsip
Pemusnahan arsip adalah aktivitas menghancurkan arsip yang telah habis kegunaannya¸ pemusnahan dapat dilakukan dengan cara membakar arsip dengan
maksud agar sama sekali tidak terbaca lagi sehingga tidak dapat digunakan untuk tujuan apapun.
Universitas Sumatera Utara
BAB IV KESIMPULAN DAN SARAN
4.1 Kesimpulan
Berdasarkan uraian dari bab-bab sebelumnya, maka penulis menarik beberapa
kesimpulan sebagai berikut :
1. Arsip yang tidak dikelola dapat mengakibatkan ruangan sempit, kotor, dan
suasana tidak nyaman sehingga dapat mengakibatkan kinerja pegawai bahkan lembagaorganisasi menurun, demikian pula apabila arsip tidak ditata dengan baik
maka pencarian suratarsip menjadi sulit dan lama sehingga dapat menghambat dalam proses pengambilan keputusan.
2. Arsip yang disimpan secara teratur, berencana karena mempunyai suatu kegunaan
agar setiap kali diperlukan dapat cepat ditemukan kembali. Arsip merupakan hal yang sangat penting dalam pelaksanaan suatu kegiatan organisasi. Penataan arsip
yang benar harus sesuai dengan klasifikasinya agar arsip yang disimpan dapat diketemukan kembali dengan cepat dan tepat.
3. Kendala yang dihadapi dalam penataan arsip ini adalah kurangnya jumlah tenaga
yang menangani bidang kearsipan, penataan arsip di Perpustakaan¸ Arsip dan Dokumentasi Kabupaten Asahan sudah ditata dengan baik namun belum sempurna¸
sehingga proses penataan tidak dapat berjalan lancar.
4.2 Saran
1. Membutuhkan tempat penyimpanan yang luas, dan harus lebih menjaga kebersihan ruang tempat penyimpanan arsip sehingga arsip yang berbentuk kertas tidak mudah
rusak. 2. Perlunya peningkatan kualitas SDM dengan cara mengikutsertakan pegawai yang
menangani arsip dalam bimbingan-bimbingan atau kursus-kursus.
Universitas Sumatera Utara
Kategori