3. Arsip yang sudah tersusun secara fisik dalam boks. Secara fisik sudah terlihat teratur namun apabila diperlukan, untuk penemuan kembali retrievalsulit
dilakukan karena tidak memiliki sarana jalan masuk.
2.5 Arsip Konvensional
Arsip Konvensional adalah arsip yang informasinya terekam dalam media
kertas berupa tulisan tangan atau ketikan.
2.5.1 Kekurangan dan Kelebihan Arsip Konvensional. 1. Kekurangan Arsip Konvensional, diantaranya :
a. Jumlah arsip selalu bertambah, b. Investasi media penyimpanan,
c. Tempat penyimpanan yang terbatas, butuh ruang penyimpanan yang luas, d. Pencarian kembali dokumen yang rumit, Inefisiensi kerja,
e.Kertas mudah rusak, f.Pendistribusian dokumen antar pegawai yang kurang cepat dan efektif.
2. Kelebihan Arsip Konvensional, diantaranya : a. Tidak tergantung pada hubungan listrik,
b.SDM tidak harus mampu mengoperasikan computer, c.Aman terhadap virus computer.
2.6 Prosedur penataan arsip
a. Melakukan pemilahan arsip dan Nonarsip
langkah pertama adalah memisahkan antara arsip dan nonarsip misalnya : blanko kosong¸ ordner¸ sampul¸ duplikat dll.
b. Pemberkasanpengelompokkan arsip
yaitu pembuatan klasifikasi masalah sebagai dasar untuk menyusun kartu-kartu
deskripsi. Penyusunan ini biasa berdasarkan : pola klasifikasi¸ struktur organisasi¸
tupoksi¸ deskripsi¸ atau kombinasi.
Universitas Sumatera Utara
c. Pendeskripsian Arsip
Pendeskripsian arsip adalah pencatatan arsip berdasarkan ciri-ciri arsipnya. Kegiatan pendiskripsian ini menggunakan sarana berupa kartu fiches. Pendiskripsian arsip
minimal terdiri dari 6 enam unsur yaitu bentuk redaksi, isi informasi, periodekurun waktu arsip, volumejumlah arsip, tingkat perkembangankealian, serta kondisi arsip.
Disamping 6 unsur tersebut perlu ditambahkan lagi dengan beberapa keterangan yaitu kode inisial pelaksana dan unit kerja asal arsip.
Table 1Contoh Kartu Deskripsi
Pencipta Arsip: Inisial
PetugasNo Sementara
No Definitif:
Kode: Indeks:
Isi Masalah Arsip: Keterangan:
Jumlah: Tahun:
Keterangan kartu deskripsi : 1.
Pencipta Arsip : Nama lembagaunit pencipta arsip. 2.
Kode Petugas : Kode nama petugas yang menangani arsip. 3.
No Sementara : Nomor yang bersifat sementara karena setelah semua arsip dibuatkan daftarnya maka nomor ini akan diganti dengan nomor definitifnomor
berkas yang tetap. 4.
No Definitif : Nomor berkas yang tetap setelah dilakukan penggabungan berkas yang sama dan dibuat daftarnya.
5. Kode : Kode klasifikasi yang ada pada arsip.
6. Indeks : Kata tangkap yang bisa mewakili isi arsip.
7. Isi Masalah Arsip : Menggambarkan informasi arsip secara lengkap.
8. Keterangan : Berisi kondisi fisik arsip, tingkat keaslian arsip.
Universitas Sumatera Utara
9. Jumlah : Berisi informasi tentang jumlah arsip.
10. Tahun :Periode terbitnya atau tahun terciptanya arsip sejak awal hingga ditutupnya suatu series arsip sebagai tanda selesainya kegiatan.
d. Penomoran Definitif dan Penataan Fisik Arsip
Setelah seluruh arsip dilakukan pendeskripsian pada kartu deskripsi,selanjutnya dilakukan penomoran definitif dan penataan fisik arsip. Kegiatan ini meliputi :
penentuan skema arsip, pengelompokan dan penomoran kartu deskripsi serta penomoran definitif dan penataan fisik arsip.
1. Penentuan Skema Arsip
Skema arsip merupakan susunan kelompok arsip yang dibuat berdasarkan subyekfungsi-fungsi organisasi atau klasifikasi arsip instansi bagi yang telah
memiliki system penataan arsipnya. Contoh : - 800 Kepegawaian,900 Keuangan , 000 Umum dll.
2. Pengelompokan dan Penomoran Definitif Kartu Deskripsi
Pengelompokan kartu deskripsi dilakukan berdasarkan skema arsip yang telah ditentukan sebelumnya. Series-series arsip yang telah dituangkan pada kartu deskripsi
dilakukan pemeriksaan ulang. Apakah series arsip tersebut merupakan series tersendiri atau merupakan sub series sebagai bagian dari series arsip yang lain.
Apabila merupakan sub series dari series arsip lain maka perlu dilakukan pengelompokan pada series tersebut setelah pemeriksaan series pada kartu deskripsi
telah dilakukan secara keseluruhan sehingga series telah menjadi kesatuan series arsip tersendiri maka kemudian dilakukan penomoran definitif pada kartu deskripsi seluruh
series arsip tersebut. Penomoran dilakukan secara berurutan sesuai susunan pada skema arsip dari nomor 1,2,3 dan seterusnya sehingga seluruh series arsip selesai.
3. Penomoran Definitif dan Penataan Fisik Arsip
Kegiatan ini dilakukan berdasarkan pada susunan kartu deskripsi yang telah dilakukan penomoran definitifnya. Apabila terjadi penggabungan kartu deskripsi
dalam satu nomor definitif maka perlu dilakukan penggabungan fisik arsip sesuai
Universitas Sumatera Utara
kesatuan series arsipnya. Langkah ini dilanjutkan dengan penomoran definitif pada sampulpembungkus arsip sesuai nomor urut series arsip pada nomor kartu deskripsi.
e. Memasukkan folder kedalam boks dan pelabelan boks Memasukkan arsip dalam boks dan Penulisan Label Bok Setelah diberi nomor
pada sampulpembungus maka arsip dimasukkan dalam boks dengan posisi baring dan diurut mulai nomor 1 s.d nomor selanjutnya, sampai boks penuh atau isinya
maksimal 18 cm. Boks sudah penuh maka tulislah label bok yang memuat : Nomor boks, Isi boks, unit kerja, tahun, label boks berukuran : 15 Cm x 10 Cm. Catatan Isi
boks tidak boleh ditulis masalah berkasnya,Contoh : berkas kepegawaian an. Amat Nip. 5200001001. Tetapi cukup nomor bungkus saja, maksudnya adalah untuk
keamanan arsip. f. Membuat daftar pertelaan arsip
Tahap terakhir adalah membuat daftar pertelaan arsip yang berisi:
nomor¸uraian masalah¸ sub masalah¸ KIN¸ tahun. pertelaan arsip berfungsi sebagai sarana penemuan kembali arsip¸ sarana penyusutan¸ serta digunakan untuk membantu
dalam menentukan nilai guna arsip dan retensi arsip.
Table 2 Contoh Daftar Pertelaan Arsip
Masalah No Sub Masalah
KIN Tahun
g. Penataan Arsip Dalam Rak Arsip Atau Roll O”pack
Arsip yang sudah tertata dalam bok arsip dan di buatkan daftar arsip maka disimpan atau di tata pada tempat penyimpanan arsip baik di rak arsip, lemari arsip.
2.7 Penyusutan dan Pemusnahan arsip
