5. Pembuatan kartu anggota
Bagi pengunjung perpustakaan yang akan menjadi anggota pustaka harus mengisi formulir yang telah disediakan oleh petugas dan setelah formulir diiisi kemudian
diserahkan kepada petugas dengan melampirkan foto copy KTP dan pas photo ukuran 4x6 sebanyak 2 lembar¸ selanjutnya petugas akan menerbitkan kartu anggota pustaka
dan setelah selesai akan diserahkan kepada anggota pustaka.
3.4 Rekonstruksi Arsip Kantor Perpustakaan,Arsip dan Dokumentasi Kabupaten Asahan
3.4.1 Pemilahan Arsip Penyortiran Arsip
Pemilahan arsip dilakukan untuk membedakan antara arsip dan non arsip¸ yang berupa arsip diberkaskanSedangkan non arsip dan duplikasi yang berlebihan dapat
dimusnahkan, contohnya : blanko kosong, ordner, sampul, amplop, duplikat dll. Pemusnahan non arsip dan duplikasi yang berlebihan di Perpustakaan¸Arsip dan
Dokumentasi Kabupaten Asahan biasanya di bakar karena itu sudah tidak dibutuhkan lagi. Setelah melakukan pemilahan arsip lalu tahap selanjutnya adalah pemberkasan
arsip.
3.4.2 Pemberkasan arsip
Pemberkasan arsip dimaksudkan untuk mengelompokkan atau menggabungkan arsip¸ pembuatan klasifikasi masalah sebagai dasar untuk menyusun kartu-kartu
deskripsi¸ di
Perpustakaan¸Arsip dan
Dokumentasi Kabupaten
Asahan
pengelompokan arsip berdasarkan pola subyek atau masalah.
3.4.3 Pendeskripsian arsip
Deskripsi arsip merupakan kegiatan merekam informasi setiap series arsip. Arsip
yang telah di berkas kan dicatat kedalam deskripsi kartu.
Universitas Sumatera Utara
Tabel 4 Kartu deskripsi
Pencipta Arsip: Pembantu Bupati Wil. I
Inisial sementara: PetugasNo
: pegawai
perpustakaan kab. Asahan No
Definitif: 01
Kode: 100 Indeks:
laporan BAPPEDA Isi Masalah Arsip: Paparan Bupati
KDH TK. II Asahan dalam rangka rapat koordinasi pembangunan
TK. I Sumatera Utara
Keterangan: Arsip BAPPEDA Jumlah: 8
Tahun: 1990
3.4.4 Penomoran Definitif dan Penataan Fisik Arsip
Setelah seluruh arsip dilakukan pendeskripsian pada kartu deskripsi,selanjutnya dilakukan penomoran definitif dan penataan fisik arsip.
Kegiatan ini meliputi : penentuan skema arsip, pengelompokan dan penomoran kartu
deskripsi serta penomoran definitif dan penataan fisik arsip.
a. Penentuan Skema Arsip
Skema arsip
merupakan susunan
kelompok arsip
yang dibuat
berdasarkansubyekfungsi-fungsi organisasi atau klasifikasi arsip instansi bagi yang telah memiliki system penataan arsipnya.
Contoh: - 800 Kepegawaian , 900 Keuangan , 000 Umum , dll.
Universitas Sumatera Utara
b. Pengelompokan dan Penomoran Definitif Kartu Deskripsi
Pengelompokan kartu deskripsi dilakukan berdasarkan skema arsip yang telah ditentukan sebelumnya. Kartu deskripsi yang telah tersusun berdasarkan skema,
diberi nomor definitif yang akan digunakan sebagai nomor penyimpanan berkas. Penomoran dilakukan secara berurutan sesuai sususnan pada skema arsip dari nomor
1,2,3 dan seterusnya sehingga seluruh series arsip selesai.
Tabel 5 Penomoran definitive kartu deskripsi Kartu Deskripsi
No Sub Masalah
1 Expose pembantu bupati wil. I dalam rangka rapat koordinasi
pembangunan TK. II Asahan 2
Expose camat meranti dalam rangka kunjungan team penilaian perlombaan kecamatan TK. II Asahan
3 Laporan bupati KDH TK. II Asahan tentang pemerintahan
pembangunan dan kemasyarakatan semestrer II
Penomoran Definitif dan Penataan Fisik Arsip
Kegiatan ini dilakukan berdasarkan pada susunan kartu deskripsi yang telah dilakukan penomoran definitifnya. Apabila terjadi penggabungan kartu deskripsi
dalam satu nomor definitif maka perlu dilakukan penggabungan fisik arsip sesuai kesatuan series arsipnya. Langkah ini dilanjutkan dengan penomoran definitive pada
sampulpembungkus arsip sesuai nomor urut series arsip pada nomor kartu deskripsi
Universitas Sumatera Utara
Tabel 6 Penomoran definitif pada pembungkus arsip
3.4.5 Memasukkan folder kedalam boks dan pelabelan boks
