2. Menyimpan surat-suratarsip menurut system tertentu untuk memudahkan
penemuan kembali pasa saat diperlukan 3.
Menjamin keselamatan dan penanggungjawaban atas perencanaan penyelenggaraan kearsipan bagi kelangsungan kegiatan kearsipan
berikutnya 4.
Menyediakan bahan penanggung jawaban bagi kegiatan pemerintahan untuk mencapai terwujudnya tujuan arsip tersebut maka dibutuhkan
pegawai kearsipan yang ahli mengolah surat-surat tersebut Menurut Sedarmayanti 2003, 19 “
Tujuan kearsipan secara umum adalah untuk menjamin keselamatan bahan pertanggungjawaban
nasional tentang
rencana, pelaksanaan
dan penyelenggaraan kehidupan kebangsaan, serta untuk menyediakan bahan
petanggung jawaban tersebut bagi pemerintah”. Martono 1990, 24 mengatakan ada beberapa tujuan dari arsip, yaitu:
a. Menyediakan warkat jika diperlukan b. Menghindari pemborosan waktu dalam mencari warkat yang diperlukan
c. Mengumpulkan warkat-warkat yang memiliki hubungan antara satu dengan yang lain
d. Menghemat tempat penyimpanan e. Mengamankan warkat yang penting baik dari bahaya pencurian ataupun
kebakaran f. Menjaga kerahasiaan jika warkat benar-benar perlu dirahasiakan Sesuai
dengan tujuan kearsipan dapat diketahui bahwa peranan arsip sangat penting bagi organisasi ataupun instansi maka pengelolaan arsip harus sesuai dengan
sistemnya untuk memudahakan penyimpanan dan penemuan kembali arsip pada saat dibutuhkan.
2.4 Rekonstruksi arsip
Kegiatan mengembalikan penataan arsip sesuai dengan konteks dan penataanaslinya. Kegiatan ini dilaksanakan untuk mengatur susunan lembaran arsip
dalam setiap file, susunan file dalam setiap series dan pengaturan series arsip yang satu dengan series arsip yang lain dalam grup arsip. Secara umum hirarkhi
Universitas Sumatera Utara
pengelompokan arsip terdiri dari grup, series, file dan lembaran. Series terdiri dari file-file dan file terdiri dari lembaran-lembaran.
a. Group arsip adalah keseluruhan arsip yang dikelola oleh suatu organisasiindividu pencipta arsip creating agency yang dihasilkan karena pelaksanaan tugas dan
fungsinya. b. Series arsip adalah kelompok arsip yang diatur sebagai suatu kesatuan unit
informasi karena kesamaan aktivitas, kesamaan urusan dan kesamaan bentuk redaksi atau kerena adanya hubungan satu sama lain saat arsip diciptakan atau
diterima. c. File adalah kelompok arsip yang diatur sebagai satu kesatuan informasi untuk
aktivitas organisasi sehari-hari dan pada umumnya merupakan untuk pembentukan series arsip
d. Lembaran adalah unit arsip terkecil yang secara intelektual tidak dapat dibagi. Misalnya: surat, nota dinas.
Penataan arsip sama dengan penataan berkas adalah mengatur , menyusun sehingga membentuk berkas sesuai dengan tipe dan kegunaan arsip bagi
kepentingan pekerjaan. Dalam pemberkasan ini termasuk didalamnya mempersiapkan kelengkapan atau sarana serta penempatan berkas pada
tempat penyimpanan Boedi Martono, 1992 : 21.
Sedangkan menurut Abubakar, Hadi 1991, 66 Menata berkas filling mengatur, menyusun berkas-berkas sesuai dengan pola klasifikasi kearsipan yang
telah dibuat. Menurut Karso 1987 : 99 penataan arsip disini dimaksudkan sebagai urutan
langkah-langkah kerja dengan cara-cara tertentu yang dilakukan oleh petugas penyimpanan atau penataan arsip aktif sejak penerimaan surat yag sudah
selesai, penyimpanan sampai dengan meletakkan arsip dalam filling cabinet.
Menurut Sularso, Mulyono dkk, 1985 : 8 didalam penataan arsip terkandung adanya tiga unsur pokok yaitu : penyimpanan, penempatan dan penemuan
kembali. Jadi arsip tidak hanya sekedar utuk disimpan begitu saja, tetapi perlu diatur bagaimana penyimpananya, bagaimana prosedurnya, langkah-langkah
Universitas Sumatera Utara
apa yang perlu diikuti. Sehingga apabila diperlukan arsip itu dapat dikemukan dengan mudah dan cepat.
. Kegiatan rekonstruksi untuk penataan arsip terutama untuk memperoleh
series- series arsip yang lengkap. Adapun langkah-langkahnya : a.
Pemilahan untuk memisahkan arsip dan non arsip. Yang dimaksud non arsip antara lain berupa map, blanko kosong, duplikat arsip termasuk membersihkan berkas
arsip dari penjepit besi dan lainnya yang dapat merusak arsip dan menggantinya dengan bahan-bahan yang tidak merusak arsip.
b. Pengelompokan arsip berdasarkan azas provenance. Arsip dikelompokan
berdasarkan perubahan struktur dan fungsi organisasi. Di samping itu arsip yang bukan milik organisasi bersangkutan dipisahkan.
c. Penyusunan lembaran arsip kedalam file sesuai dengan system filing atau system
pemberkasan yang berlaku pada saat arsip tersebut diciptakan original order. d.
Penyusnan file-file kedalam series arsip dilaksanakan secara sistematis.
Hal-hal yang perlu di perhatikan dakam Rekonstruksi arsip; a.
Mendaftar arsip tidak berarti mendaftar setiap lembar arsip¸ melainkan setiap kelompokberkas arsip.
b. Dalam menangani arsip tidak dibenarkan member tanda atau tulisan dengan alat
apapun. c.
Berhati-hati dalam menangani arsip yang kertasnya rapuh.
Sementara itu, untuk arsip-arsip yang tidak teratur terdapat 3 tiga kategori,yaitu: 1.Arsip
kacau, adalah
arsip yang
tidak teratur
disebabkan terjadinya
percampuradukan antara arsip dengan non arsip, berserakan tidak beraturan. 2. Arsip dengan susunan kronologis, yaitu terdapat batas tahun yang masih jelas,
tetapi masalah satu dengan yang lainnya masih bercampur, begitu juga antara arsip dan non arsip.
Universitas Sumatera Utara
3. Arsip yang sudah tersusun secara fisik dalam boks. Secara fisik sudah terlihat teratur namun apabila diperlukan, untuk penemuan kembali retrievalsulit
dilakukan karena tidak memiliki sarana jalan masuk.
2.5 Arsip Konvensional