4. Menyediakan aneka ragam bahan pustaka yang bermanfaat untuk membaca
agar dapat meningkatkan taraf hidup masyarakat yang layak sehingga dapat berpartisipasi dalam pembangunan nasional.
Dari kedua pendapat diatas dapat diketahui bahwa tugas perpustakaan umum adalah menyediakan, memelihara dan mendayagunakan bahan pustaka untuk dibaca
agar dapat meningkatkan taraf hidup masyarakat sehingga dapat berpartisipasi daam pembangunan nasional.
2.3 Pengertian Arsip
Kearsipan merupakan salah satu pekerjaan yang dikelola setiap instansi atau organisasi pemerintah maupun swasta. Kearsipan menyangkut pekerjaan yang
berhubungan dengan penyimpanan surat-surat atau dokumen-dokumen penting. Kata arsip berasal dari Bahasa Belanda yakni Archief. Menurut Atmosudirjo
Archief dalam Bahasa Belanda mempunyai beberapa pengertian sbb: 1. Tempat penyimpanan secara teratur bahan-bahan arsip¸ bahan-bahan
tertulis¸piagam-piagam¸ surat-surat¸ Keputusan-keputusan¸ akte-akte¸ daftar- daftar¸ dokumen-dokumen¸ peta-peta;
2. Kumpulan teratur dari pada bahan-bahan kearsipan tersebut; 3. Bahan-bahan yang harus diarsip itu sendiri Wursanto¸Ig. 1991 : 14
Arsip menurut Barthos 2009, 3 “Arsip dapat diartikan sebagai suatu badan yang melakukan segala kegiatan pencatatan penanganan, penyimpanan dan
pemeliharaan surat-surat yang memiliki arti penting bagi pemertintah maupun instansi”.
Sedangkan pengertian arsip menurut Undang-Undang No. 7 tahun 1971 tentang pokok-pokok kearsipan adalah:
1. Naskah-naskah yang dibuat dan dicetak oleh Lembaga-Lembaga Negara
dan Badan-Badan Pemerintahan dalam bentuk corak apapun baik dalam keadaan tunggal maupun dalam keadaan berkelompok dalam rangka
pelaksanaan kegiatan pemerintahan. 2.
Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh Badan-Badan swasta ataupun perorangan dalam bentuk apapun baik dalam keadaan tunggal maupun dalam
keadaan berkelompok Widjaja¸ A.W. 1990 : 23
Universitas Sumatera Utara
Pengertian arsip menurut Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 43 Tahun 2009 adalah:
Rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan
diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan
dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara.
Dari pengertian arsip di atas dapat disimpulkan bahwa kearsipan berperan penting dalam suatu organisasi dan merupakan bahwa informasi yang erat sekali
hubungannya dengan keputusan-keputusan yang harus diambil oleh pimpinan¸ baik untuk kepentingan organisasi maupun untuk kepentingan pribadi.
Menurut Lembaga Administrasi Negara LAN, arsip adalah segala naskah,buku, foto, film, mikrofilm, rekaman suara, gambar, peta, bagan atau
dokumen-dokumen lain dalam segala macam bentuk dan sifatnya, aslinya dan salinanya, serta dengan segala penciptaannya, dan yang dihasilkan atau
diterima oleh suatiu badan, sebagai bukti atau tujuan organisasi, fungsi-fungsi, kebijaksanaan-kebijaksanaan,
keputusan-keputusan, prosedur-prosedur,
pekerjaan-pekerjaan, atau kegiatan pemerintaha yang lain, atau karena pentingnya informasi yang terkandung didalamnya.
Menurut Margareth, Odell dan Earl, strong 1947, 336 Arsip adalah: Sesuatu kertas, buku, potret, pilem kecil, peta, lukisan, bagan, kartu, pita
magnetis, atau sesuatu salinan ataupun cetakan dari itu yang telah diciptakan atau diterima oleh suatu perusahaan atau satuan-satuan pelaksanaannya dan
telah dipergunakan oleh perusahaan itu atau satuan pelaksanaannya ataupun penggantinya sebagai bukti dari kegiatan-kegiatannya atau karena adanya
keterangan yang terkandung di dalamnya.
Istilah arsip menurut Sedarmayanti 2003, 8 meliputi 3 pengertian, yaitu: 1.
Kumpulan naskah atau dokumen yang disimpan 2.
Gedung penyimpanan kumpulan naskah atau dokumen 3.
Organisasi atau lembaga yang mengelola dan menyimpan kumpulan naskah atau dokumen.
Berdasarkan informasi di atas maka dapat dikatakan bahwa arsip adalah kumpulan naskah atau dokumen dalam bentuk apapun yang didalamnya memberikan
keterangan-keterangan untuk menjadi bukti tentang suatu kejadian dan menunjang
Universitas Sumatera Utara
proses kegiatan suatu organisasi yang mempunyai kegunaan yang disusun menurut sistem tertentu untuk mempermudah dalam penyimpanan dan penemuan kembali
dengan cepat dan tepat.
2.3.1 Fungsi dan Tujuan Arsip
