39
d. Kecakapan atau Kemampuan yang Baik Good Capability
Secara umum kemampuan individu adalah kapasitas para individu untuk melaksanakan berbagai tugas dan aktivitas dalam suatu pekerjaanjabatan.
Kemampuan individu mencakup kemampuan teknikal dan sosial. Kecakapan atau kemampuan sangat dibutuhkan dalam melakukan segala pekerjaan, oleh
karena itu sekretaris harus berusaha meningkatkan kemampuannya untuk menunjang pekerjaan atau pengembangan perusahaannya.
D. Peranan Kompetensi Sekretaris Dekan Pada Fakultas Ekonomi dan Bisnis
Universitas Sumatera Utara
Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Sumatera Utara mempunyai 1 satu sekretaris Dekan. Sekretaris Dekan mempunyai tugas pokok untuk menangani tugas
Dekan yang berkaitan dengan public relation dan membantu menangani tugas yang berkaitan dengan tugas perkantoran atau administrasi.
Sekretaris Dekan Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Sumatera Utara mempunyai peran yang sangat penting bagi kelancaran aktivitas Dekan, dimana
melalui peranan sekretaris sebagian dari tugas dan tanggung jawab Dekan dapat memfokuskan diri pada pengawasan dan pengembangan fakultas juga terhadap
masalah-masalah lain yang dihadapi fakultas. Sekretaris juga dapat menjadi penghubung dalam menyampaikan informasi dari Dekan kepada para Wakil Dekan,
Kepala Tata Usaha, Ketua Departemen dan Ketua Program Studi. Informasi yang diberikan oleh sekretaris Dekan berupa disposisi dari surat-surat
40
masuk seperti surat keputusan, undangan, dan surat yang berkaitan dengan masalah kemahasiswaan. Dengan sampainya informasi kepada bagian yang dituju
barulah setiap bagian dapat mengetahui apa yang harus dikerjakan sesuai instruksi dari Dekan. Sekretaris Dekan juga berperan dalam menyelesaikan hal-hal kecil yang
mungkin terjadi dalam lingkungan kerjanya. Tugas sekretaris Dekan Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Sumatera
Utara tidak hanya berhubungan dengan tugas-tugas clerical, dan resepsionis melainkan dituntut untuk ikut serta dalam mengembangkan citra Fakultas Ekonomi
dan Bisnis Universitas Sumatera Utara, mendukung keamanan fakultas serta mempermudah pekerjaan Dekan melalui pengaturan atau pengelolaan waktu secara
efektif dan efisien. Menurut hasil pengamatan penulis, saat ini sekretaris Dekan Fakultas Ekonomi
dan Bisnis Universitas Sumatera Utara dapat menjalankan peran dan tanggung jawabnya dengan cukup baik. Sekretaris Dekan mampu menyampaikan informasi-
informasi dengan cepat dari Dekan kepada bagian-bagian lain di Fakultas Ekonomi dan Bisnis sehingga informasi dapat diproses dengan cepat dan mampu
menyelesaikan tugas yang diberikan dengan cepat dan tepat. Sekretaris Dekan mampu menunjukkan keprofesionalannya terhadap penangganan tugas-tugas yang
diberikan. Selain itu juga, sekretaris Dekan mampu menciptakan hubungan yang baik
dengan para pegawai lain pada Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Sumatera Utara yang dapat membantu mencerminkan sikap dan kepribadian Dekan Fakultas
41
Ekonomi dan Bisnis. Karena apabila sekretaris dapat membangun hubungan yang baik dengan karyawan lain, maka karyawan lain akan berpikir bahwa sikap tersebut
merupakan hasil dari kepemimpinan yang baik dari atasannya. Sedangkan hasil pengamatan yang dilakukan penulis mengenai kompetensi
sekretaris, sekretaris Dekan Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Sumatera Utara sudah memenuhi kompetensi yang harus dimiliki seorang sekretaris, sebagai berikut :
1. Pengetahuan
Pengetahuan yang dimiliki oleh sekretaris Dekan Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Sumatera Utara sudah dipenuhi sebagaimana dijelaskan pada
pembahasan teoritis sebelumnya yaitu pengetahuan umum tentang fenomena di dunia internasional, regional, nasional, lokal serta pengetahuan tentang
Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Sumatera Utara dan pengetahuan khusus mengenai administrasi perkantoran yaitu mulai dari penanganan rapat,
penerimaan tamu Dekan, bertelepon, mengatur perjalanan dinas Dekan, penanganan arsip, penanganan kas kecil, dan korespondensi.
Sekretaris memiliki tugas yang memang harus dilakukannya setiap hari sesuai dengan uraian pekerjaannya dan apabila tidak dikerjakan akan
menghambat aktivitas kerja Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Sumatera Utara seperti proses surat keluar dan surat masuk dan menerima berkas
mahasiswa yang akan ditandatangani Dekan. Saat ini sekretaris Dekan Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas
Sumatera Utara telah melaksanakan tugasnya dengan baik, dapat dilihat dari
42
surat masuk dan surat keluar yang dapat diproses dengan cepat. Karena setiap surat yang diterima langsung dicatat ke buka agenda dan lembar disposisi lalu
dimasukkan ke ruang Dekan untuk didisposisikan. Setelah didisposisikan, isi disposisi dicatat ke dalam lembar kendali dan langsung diantar ke masing-
masing bagian yang dituju sesuai alamat isi surat. Dalam menerima dan melayani tamu, sekretaris Dekan juga tidak
membeda-bedakan tamu dalam hal pelayanan, semua diperlakukan sama. Namun sekretaris Dekan tetap waspada dan hati-hati dalam menerima tamu
yang ingin menemui Dekan, dengan menanyakan terlebih dahulu maksud dan tujuan dari tamu tersebut.
Apabila Dekan tidak bisa menemui tamu atau sedang tidak berada di tempat, sekretaris Dekan akan menjelaskan kepada tamu tersebut dengan sopan
dan ramah. Tetapi apabila Dekan berkenan untuk menemui tamu tersebut, maka tamu akan dipersilahkan masuk dan diantar ke ruangan Dekan. Setelah
pertemuan selesai, sekretaris Dekan akan mengantar tamu tersebut sampai ke depan pintu dan mengucapkan terima kasih.
Sama halnya saat menangani telepon, sekretaris Dekan juga menunjukan etiket yang baik saat menerima telepon atau menelepon keluar. Sekretaris
Dekan selalu memberikan citra yang positif, tenang, sabar, tulus, dan penuh perhatian saat menerima telepon ataupun menelepon keluar. Sekretaris Dekan
juga tidak lupa mencatat dengan cermat dan teliti saat pesan-pesan yang disampaikan pada waktu bertelepon.
43
Apabila pihak yang menelepon ingin berbicara dengan Dekan dan Dekan sedang tidak bisa menerima telepon atau sedang tidak ada ditempat, sekretaris
Dekan dapat menjelaskan dengan tenang, sopan, dan berusaha agar tidak ada perasaan kecewa dari penelepon. Sekretaris Dekan selalu berusaha membuat
lawan bicaranya di telepon merasa nyaman dan senang karena dihargai. Selain itu, dalam penanganan arsip juga tersusun dengan rapi dan teratur
sehingga arsip terjamin keselamatannya serta mudah ditemukan kembali apabila diperlukan. Sekretaris Dekan juga mampu mengatur susunan meja dan
kursi dengan serasi dari mulai ruang tunggu, ruang sekretaris hingga ruang Dekan. Sekretaris Dekan selalu mementingkan persoalan tata letak dan
kenyaman ruangan sehingga mahasiswa atau tamu yang datang juga merasa nyaman.
Begitu juga
dengan tugas-tugasnya
yang berhubungan
dengan pihak
lain. Sekretaris Dekan
selalu berusaha
memberikan kesan
positif dan
bersahabat, sehingga pihak yang berhubungan dengannya merasa nyaman dan senang. Dengan pengetahuan dan wawasan luas yang dimiliki sekretaris Dekan
baik umum maupun khusus, dapat bermanfaat bagi sekretaris untuk menghadapi segala perubahan dan perkembangan yang akan terjadi.
2. Keterampilan atau Keahlian
Dalam melaksanakan tugasnya, sekretaris Dekan Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Sumatera Utara juga memiliki keterampilan sebagai
sekretaris profesional. Dimana sekretaris Dekan memiliki kemampuan
44
mengetik cepat yang terlihat saat sekretaris Dekan dengan cepat menyusun dan membuat surat.
Sekretaris Dekan juga memiliki kemampuan berbahasa asing yaitu bahasa Inggris secara lisan maupun tulisan dan mampu menggunakan sarana dan
prasarana seperti komputer dan alat teknologi lainnya yang dapat mempermudah dan mempercepat menyelesaikan tugas atau pekerjaannya.
Misalnya: mengoperasikan komputer dalam penggunaan program e-mail, internet dan memiliki kemauan mempelajari aplikasi software terbaru.
Keahlian berkomunikasi dengan baik yang dimiliki sekretaris Dekan juga sangat membantu dalam melayani tamu dan mahasiswa. Dimana peran
sekretaris Dekan menjadi traffic informasi dan komunikasi baik ke dalam maupun luar Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Sumatera Utara.
Dalam keahlian manajerial, sekretaris Dekan mampu menyiapkan time table yang berfungsi sebagai pengingat semua jadwal Dekan agar Dekan tidak
lupa jadwal apa saja yang harus dikerjakannya pada kurun waktu satu minggu. Sekretaris Dekan bertugas untuk mengatur jadwal tersebut agar tidak
bersinggungan antara jadwal yang satu dengan jadwal yang lainnya. Apabila Dekan lupa akan jadwalnya pada hari itu, maka sekretaris Dekan segera
mengingatkan Dekan tentang jadwalnya tersebut. Sekretaris Dekan juga memiliki keahlian mengatur waktu dengan baik.
Hal ini dapat dilihat dari ketepatan waktu dalam memenuhi jam kerja, yaitu kedatangan sekretaris pada waktu jam masuk, jam istirahat dan jam pulang
45
yang ditetapkan. Jika ada sesuatu yang ingin dikerjakan di luar kantor sebelum jam pulang maka terlebih dahulu meminta izin kepada Dekan dan setelah itu
kembali pada jam yang telah ditentukan. Ketepatan sekretaris Dekan dalam menyelesaikan tugas atau pekerjaan,
juga dapat diselesaikan dengan baik dan tepat waktu. Jika ada pekerjaan yang diberikan, sekretaris Dekan dapat mengerjakan dengan waktu yang telah
ditentukan. Sekretaris Dekan terlebih dahulu mengerjakan pekerjaan yang penting atau yang prioritas dan harus diselesaikan segera mungkin, setelah itu
mengerjakan pekerjaan yang biasa. Dimana hal ini menunjukkan sekretaris Dekan memiliki keahlian perencanaan dan pengorganisasian dalam
melaksanakan tugas dan pekerjaannya. Sedangkan keahlian yang dimiliki sekretaris dalam human relation yaitu
terlihat ketika adanya pegawai lain yang datang ke ruangan sekretaris untuk meminta bantuan atau menanyakan informasi kepada sekretaris atau ingin
berhubungan langsung dengan Dekan. Pegawai yang masuk ke ruangan, juga disambut dengan baik dan terlihat mereka saling mengenal.
Begitu pula sebaliknya, jika sekretaris Dekan ada keperluan dengan pegawai lain maka ia akan disambut dengan baik dan adanya sapaan ketika
mereka bertemu dan berpapasan dengan pegawai lain di tengah jalan, bukan hanya ketika ada perlu saja. Ini menunjukkan adanya hubungan yang dijalin
oleh sekretaris Dekan dengan pegawai lain dan mampu membangun kerjasama yang baik antara pegawai lain.
46
3. Kepribadian
Sekretaris Dekan Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Sumatera Utara dalam melaksanakan tugasnya juga harus disertai dengan kepribadian
yang baik sebagai seorang sekretaris. Menurut pengamatan penulis, sekretaris Dekan mampu menunjukkan kepribadian yang baik di lingkungan fakultas.
Dalam berpenampilan, sekretaris Dekan yang selalu menggunakan busana yang sopan, rapi, tidak mencolok sehingga sesuai untuk digunakan di lingkungan
kerja kantor. Dalam bertingkah laku, sekretaris Dekan juga dapat menunjukkan tingkah
laku yang baik seperti ramah, bertutur kata dengan baik dan sopan santun saat berhubungan dengan pihak internal maupun pihak eksternal, sabar, berhati-hati
dalam bekerja, menghormati pegawai lain, pandai bergaul, dan bersahabat kepada siapa saja. Namun tetap menjaga kewibawaannya sebagai seorang
sekretaris, bijaksana dalam pengambilan keputusan, pekerja keras, memiliki motivasi yang kuat, bekerja secara teratur serta mampu menjaga penampilan
fisik dan perilaku sehingga mencerminkan diri sebagai sekretaris yang profesional.
47
BAB IV KESIMPULAN DAN SARAN
A. Kesimpulan
Dari hasil penelitian yang dilakukan penulis, maka dapat diambil kesimpulan yang berkaitan dengan judul Tugas Akhir : “Peranan Kompetensi Sekretaris Dekan
Pada Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Sumatera Utara” yaitu sebagai berikut :
1. Sekretaris Dekan Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Sumatera Utara
mempunyai peran yang sangat penting bagi kelancaran aktivitas Dekan dan fakultas serta mampu bertanggung jawab dalam melaksanakan pekerjaan dan
tugasnya. Dimana melalui peran dan tanggung jawabnya tersebut Dekan dapat mendelegasikan sebagian tugas-tugasnya kepada sekretaris sehingga Dekan
dapat memfokuskan diri pada pengawasan dan pengembangan fakultas. 2.
Pengetahuan yang dimiliki oleh sekretaris Dekan Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Sumatera Utara sudah dipenuhi yaitu pengetahuan umum tentang
fenomena di dunia internasional, regional, nasional, lokal yang mereka ketahui melalui media massa seperti televisi dan internet serta pengetahuan mengenai
visi, misi, struktur dan tujuan Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Sumatera Utara dan pengetahuan khusus mengenai administrasi perkantoran
yaitu mulai dari penanganan rapat, penerimaan tamu Dekan, bertelepon,
