24
2 Sekretaris Senior
Sekretaris senior adalah
sekretaris yang sudah memiliki banyak pengalaman kerja sehingga mampu bekerja secara mendiri, tanpa perlu
dibimbing kembali oleh pimpinan. Sekretaris senior biasanya lebih kreatif, inisiatif, dan memiliki sifat asertif dalam bekerja.
Dan menurut Ratnawati 2006:6, sekretaris juga dapat dibedakan menurut kerja khususnya yang disebut sekretaris bidang. Sekretaris bidang adalah sekretaris
yang membantu pimpinan dan mendapat bidang tugas tertentu, misalnya bidang hukum, medis, teknik, dan lain-lain. Sekretaris bidang mendapat lingkup perhatian
dan pemikiran atas pekerjaan tertentu. Contoh: sekretaris bidang sosial dan politik, sekretaris bidang kesejahteraan rakyat, sekretaris bidang hukum, dan sebagainya.
3. Tugas dan Pekerjaan Sekretaris
Menurut Sedianingsih 2010:14, tugas sekretaris pada dasarnya terbagi menjadi :
a. Tugas RutinOperasional
Tugas rutinoperasional yaitu tugas umum yang hampir setiap hari dihadapi, dilaksanakan tanpa menunggu perintah dari atasan atau sesuai dengan job
description-nya. Tugas rutin seorang sekretaris adalah : 1
Menangani surat masuk untuk pimpinan. 2
Korespondensi. 3
Menerima tamu yang hendak menemui pimpinan.
25
4 Menerima telepon dan menelepon.
5 Menyusun, menempatkan, menemukan kembali arsip yang bersifat
kedinasan. 6
Mengatur jadwal kegiatanagenda pimpinan agar selalu tepat. 7
Pengaturan dan kerapian ruangan kantor. 8
Menyiapkan pembuatan laporan. 9
Mengelola kas kecil petty cash. b.
Tugas Insidental Tugas insidental atau berdasarkan instruksi adalah tugas yang dilaksanakan
apabila ada instruksi khusus dari pimpinan. Pemberian tugas khusus ini berdasarkan unsur kepercayaan pimpinan kepada sekretaris, karena dapat
dianggap mampu dan bisa diandalkan untuk menyelesaikan suatu tugas tertentu. Tugas insidental ini antara lain:
1 Menyiapkan rapat dan membuat notulen.
2 Mengatur perjamuan makan dengan relasi perusahaan.
3 Mengurus dokumen bank, asuransi, pajak, dan lain-lain.
4 Menyusun surat-surat yang bersifat rahasia.
5 Mengurus perjalanan dinas pimpinan.
6 Mengikuti seminar, rapat, pertemuan yang terkait dengan perusahaan.
7 Tugas khusus lain sesuai dengan instruksi dan kewenangan dari
pimpinan.
26
c. Tugas Kreatif atau Inisiatif
Tugas kreatif merupakan tugas yang tidak termasuk rutin, tetapi atas
inisiatif sekretaris sendiri tanpa diminta atau diinstruksikan pimpinan, tetapi wajib dilaksanakan dengan baik. Pada prinsipnya menguntungkan
perusahaan secara umum dan pimpinan secara khusus, asalkan tidak menyimpang dengan tugas pimpinan dan wewenang yang diberikan
pimpinan. Pada dasarnya tugas yang bersifat kreatif meliputi : 1
Membuat perencanaan kerja. 2
Menyiapkan perlengkapan kantor yang mendukung pekerjaan sekretaris. 3
Membuat dan menyiapkan formulir form yang dibutuhkan seperti telephone message form, disposition form, guest form, dan sebagainya.
4 Mencari dan menemukan suatu artikel yang berhubungan dengan usaha
yang dijalankan perusahaan baik dari surat kabar, majalah bisnis, internet atau sumber lainnya. Artikel tersebut tentu saja memberikan
manfaat banyak bagi keberhasilan pimpinan dan perusahaan. Tugas sekretaris yaitu membantu pimpinan untuk melaksanakan dan
meyelesaikan pekerjaan-pekerjaan teknis. Bantuan yang diberikan sekretaris kepada pimpinan akan berbeda tergantung dari bidang usaha yang dikerjakan oleh
pimpinannya, disamping itu besar kecilnya skala perusahaan ikut mempengaruhi pendelegasian tugas dari pimpinan ke sekretaris.
27
4. Peranan Sekretaris
