28
5 Mengadakan pendekatan kepada pegawai bawahan untuk lebih
mengerahkan dan mengetahui kelemahan dan kehendak pegawai bawahan.
C. Kompetensi Sekretaris
Dalam menghadapi persaingan dalam era globalisasi ini, seorang sekretaris harus memiliki kompetensi yang dapat menunjang karir sebagai seorang sekretaris
profesional. Untuk itu sekretaris harus memiliki kompetensi sebagai berikut :
1. Pengetahuan Knowledge
Pengetahuan merupakan salah satu modal atau syarat yang harus dimiliki seorang sekretaris. Bahkan pengetahuan ini senantiasa harus di up-date setiap
saat sesuai dengan situasi dan kondisi yang terjadi di sekitar lingkungan kerjanya. Pasalnya dalam situasi apapun, pengetahuan yang dimiliki oleh
seorang sekretaris dapat menunjang kinerja profesionalnya. Ada 2 dua pengetahuan yang harus dimiliki seorang sekretaris, yaitu :
a. Pengetahuan Umum
1 Pengetahuan umum tentang fenomena di dunia internasional, regional,
nasional, lokal; untuk itu sekretaris perlu mengikuti berita lewat berbagai media Ratnawati, 2006:26.
2 Pengetahuan tentang misi, fungsi, tugas-tugas, struktur organisasi, serta
susunan personil perusahaan tempatnya bekerja Nuraeni, 2008:11.
29
b. Pengetahuan Khusus
Pengetahuan khusus ini merupakan pengetahuan sekretaris mengenai hal-hal di seputar lingkup pekerjaannya, antara lain:
1 Pengetahuan tentang Penanganan Rapat
Menurut Lawalata 2012:35, rapat adalah pertemuan formal suatu
organisasi untuk membahas masalah tertentu agar menghasilkan keputusan sebagai sebuah kebijakan organisasi. Menurut Lawalata
2012:38, seorang sekretaris harus memiliki pengetahuan mengenai penanganan rapat mulai dari :
a Mempersiapkan pengumuman prepare notice.
b Menentukan tempat.
c Memilih tanggal dan waktu.
d Mempersiapkan perlengkapan yang diperlukan dalam rapat.
e Menyusun agenda rapat.
f Membuat surat undangan rapat.
g Mempersiapkan formulir kehadiran peserta rapat.
h Membuat notula rapat dan menjadi notulis.
2 Pengetahuan tentang Tata Cara Menerima Tamu
Menurut Sedianingsih 2010:67, sekretaris harus memiliki pengetahuan tentang penanganan tamu yang hendak menemui pimpinan, termasuk
menyeleksi tamu berdasarkan kepentingan, sikap dalam menghadapi
30
tamu, membuat appointment untuk kepentingan pimpinan sampai membatalkan appointment.
3 Pengetahuan tentang Tata Cara Bertelepon
Menurut Lawalata 2012:65, sekretaris harus mampu menerima telepon dan menelepon dengan piawai sehingga sekretaris harus memiliki
pengetahuan tentang tata cara bertelepon, baik sebagai penerima panggilan maupun yang melakukan panggilan sesuai dengan etika
kesopanan telephone courtesy. Pengetahuan ini penting dikuasasi agar komunikasi melalui telepon dapat dilaksanakan secara efektif dan
efisien karena komunikasi mempunyai peran penting dalam keberhasilan perusahaaan.
4 Pengetahuan tentang Mengatur Perjalanan Dinas Pimpinan
Untuk meningkatkan serta mengembangkan usaha bisnis maka seorang pimpinan sering melakukan perjalanan dinas di luar kota
bahkan ke luar negeri. Untuk mengatur segala sesuatu yang berkaitan dengan perjalananya sudah tentu pimpinan sangat membutuhkan
seorang sekretaris. Menurut Sedianingsih 2010:193, seorang sekretaris itu harus memiliki pengetahuan tentang mengatur perjalanan dinas
mulai dari : a
Menyusun itinerary susunan jadwal dan acara perjalanan dinas. b
Prosedur pemesanan transportasi dan akomodasi dengan pihak travel agent.
31
c Mempersiapkan dokumen-dokumen yang diperlukan pimpinan
dalam perjalanan dinas. 5
Pengetahuan mengenai Kearsipan Menurut Lawalata 2012:133, kearsipan filing artinya menyimpan
surat dan arsip di tempat yang aman, mudah, dan cepat ditemukan jika diperlukan. Tugas sekretaris dituntut harus teliti dan rapi dalam
mengelola surat dan arsip tersebut, oleh karena itu seorang sekretaris dituntut harus teliti, rapi dan memiliki pengetahuan mengenai kearsipan.
Sekretaris harus memiliki pengetahuan mulai dari bagaimana prosedur penyimpanan, pemeliharaan, pengamanan, penyusutan sampai dengan
pemusnahan arsip. 6
Pengetahuan mengenai Penanganan Kas Kecil Petty Cash Menurut Sedianingsih 2010:11, kas kecil petty cash merupakan
sejumlah uang tunai yang dibentuk untuk membayar pengeluaran- pengeluaran yang jumlahnya relatif kecil atau bersifat mendadak. Oleh
sebab itu, sekretaris harus mengetahui cara mengelola, mencatat semua penerimaan dan pengeluaran dalam buku kas kecil serta mengetahui
metode pembukuan pembayaran kas kecil. 7
Pengetahuan tentang Korespondensi Menurut Finoza 2009:4, korespondesi adalah kegiatan saling berkirim
surat oleh perseorangan atau oleh organisasi. Dalam hal berkorespondensi, paling tidak sekretaris harus memiliki pengetahuan
32
dalam surat menyurat, terutama menulis surat bisnis business letter sesuai dengan ketentuan korespondensi internasional yang berlaku, baik
dalam bahasa Indonesia maupun bahasa Inggris. Sekretaris bukan hanya harus paham jenis-jenis surat bisnis, tetapi harus dapat membuatnya
dengan baik.
2. Keterampilan atau Keahlian Skill
