32
dalam surat menyurat, terutama menulis surat bisnis business letter sesuai dengan ketentuan korespondensi internasional yang berlaku, baik
dalam bahasa Indonesia maupun bahasa Inggris. Sekretaris bukan hanya harus paham jenis-jenis surat bisnis, tetapi harus dapat membuatnya
dengan baik.
2. Keterampilan atau Keahlian Skill
Menurut Lawalata 2012:3, seorang sekretaris harus memiliki keahlian agar dapat menunjang pekerjaannya. Keahlian tersebut diuraikan sebagai berikut:
a. Keahlian Mengetik Typing Skill
Kemampuan mengetik cepat merupakan syarat mutlak yang harus dimiliki oleh seorang sekretaris, dimana informasi yang diketik sesuai dengan yang
diinginkan dan teknik penulisannya sesuai dengan teknik penulisan yang berlaku. Sekretaris harus memiliki keahlian mengetik cepat typing speed
sampai dengan 60 wpm words per minute. b.
Keahlian Menggunakan Komputer Computer Skill Sekretaris memiliki keahlian dalam mengoperasikan dan menggunakan
komputer, menguasai komputerisasi baik software maupun hardware dan memiliki kemauan untuk mempelajari aplikasi-aplikasi software baru yang
dipergunakan oleh perusahaan computer literate with ability to learn new software applications, seperti Microsoft Office.
33
c. Keahlian Berbahasa Language Skill
Memiliki keahlian dan kemampuan berbahasa Inggris yang baik dan bahasa asing lainnya seperti bahasa Mandarin, Jepang, Perancis sehingga dapat
memudahkan sekretaris berkomunikasi dengan pimpinan dan rekan kerja pimpinan.
d. Keahlian Berkomunikasi Communication Skill
Seorang sekretaris setiap harinya berkomunikasi dengan klien dan rekan kerja pimpinan dari berbagai tingkatan atau golongan. Untuk itu sekretaris
harus mampu berkomunikasi dengan baik, memilih kata dan menyusun kalimat secara baik dan jelas sehingga menyenangkan semua pihak yang
berkomunikasi dengannya. Sekretaris hendaknya menguasai teknik komunikasi communication skill baik secara lisan maupun tertulis.
Sekretaris berperan sebagai fasilitator yaitu memberi kemudahan sehingga komunikasi dapat dilakukan dengan lancar dan tidak ada kendala. Peran
utama sekretaris menjadi traffic informasi dan komunikasi, baik dalam maupun luar perusahaan.
e. Keahlian Perencanaan dan Pengorganisasian Planning and Organizing
Skill Sekretaris harus pandai dan kritis dalam mengatur waktu kerja, baik bagi
pimpinan maupun dirinya sendiri. Oleh sebab itu, sekretaris harus memiliki kemampuan untuk menyusun dan mengorganisasi pekerjaannya. Sekretaris
harus memiliki keahian untuk membuat daftar pekerjaan yang akan
34
dilakukan, menentukan prioritas kerja, dan meminta pimpinan memberikan persetujuan terhadap daftar pekerjaan tersebut.
f. Keahlian Mengembangkan dan Memelihara Hubungan Antarmanusia
Interpersonal Skill Interpersonal Skill merupakan salah satu dari soft skills yang banyak diminta
oleh perusahaan. Dengan interpersonal skill yang dimiliki, sekretaris dapat : 1
berinteraksi dengan orang lain dalam suatu lingkup sosial; 2
mampu beradaptasi terhadap perubahan; 3
menghormati dan menghargai pendapat orang lain; 4
mendukung kemajuan orang lain developing others; 5
berkomunikasi secara efektif; 6
punya komitmen yang tinggi dalam menaati janji atau kesepakatan; 7
bisa melihat sisi positif dan negatif secara objektif. Sekretaris harus memiliki interpersonal skill yang baik karena sekretaris
juga memiliki tanggung jawab untuk membantu pimpinan mengembangkan atau memperluas jaringan kerja.
g. Keahlian Mengatur Waktu Management Time Skill
Waktu menjadi sumber daya untuk kerja, sumber daya yang harus dikelola secara efektif dan efisien. Sekretaris dalam menjalankan tugasnya harus
membuat perencanaan kegiatan yang akan dilakukan, baik perencanaan jangka pendek short term planner maupun perencanaan jangka panjang
35
long term planner. Dengan waktu seperti ini maka waktu dapat dimanfaatkan dengan efektif dan maksimal.
Sekretaris sering disebut Queen of Time Kingdom, yaitu seseorang yang berkuasa mengelola berbagai perubahan waktu atau jadwal kerja
pimpinannya yang harus dilakukan dalam kaitannya dengan prioritas kerja dengan memperhatikan derajat urgency yang terkandung di dalamnya.
h. Keahlian Manajerial Managerial Skill
Sekretaris perlu memiliki keterampilan manajerial. Keterampilan manajerial terkait dengan kualitas kepribadian serta sifat seseorang yaitu kualitas yang
membuat seseorang mampu mengelola secara efektif pekerjaan dalam perusahaan atau organisasi. Kemampuan manajerial meliputi kemampuan
dalam membuat rencana kerja, menentukan tujuan, memantau kinerja, memonitor perkembangan dan memastikan pekerjaan telah dilakukan
dengan benar dan sebagainya. Kemampuan manajerial berupa :
1 Conceptual skill adalah kemampuan menyusun dan merumuskan
strategi yang dituangkan di dalam berbagai rumusan konsep yang harus dijalankan selanjutnya.
2 Human skill adalah kemampuan seseorang dalam mempengaruhi dan
mendorong orang lain untuk melakukan sesuatu sesuai dengan kehendaknya tanpa dipaksa. Sekretaris yang memiliki kemampuan ini
36
akan memiliki keterampilan memahami, mengerti, berkomunikasi dan be-relasi, supel, mudah bergaul, simpati dan empati kepada orang lain.
i. Keahlian Hubungan Antar Manusia Human Relation Skill
Hal yang perlu diperhatikan dalam human relation adalah : 1
Team work yaitu kemampuan untuk dapat bekerja sama dalam tim, tidak menganggap diri kita lebih hebat, saling tergantung antara satu dengan
yang lainnya. 2
Positive thinking dalam kaitannya dengan human relation yaitu keadaan dimana kita bisa menerima keberadaan orang lain dan menjadi lebih
bermanfaat. 3
Discreet yaitu sikap tidak membicarakan masalah orang lain atau perihal yang kita ketahui kepada orang lain yang tidak berkepentingan.
4 Tactful yaitu bersikap bijaksana, pandai, berakal budi, diplomatis, taktis
dan berhati-hati dalam memilih kata atau berkomentar dan bertindak saat berhubungan dengan pimpinan, rekan kerja, maupun klien
perusahaan. Agar mereka tidak merasa tersinggung atau malu.
3. Kepribadian Attitude
