12
2.3.4 Langkah-langkah Analisis Jabatan
Menurut Dessler 2009:118 analisis jabatan biasanya dilakukan oleh seorang atau suatu tim pakar dalam bidang itu. Untuk menghasilkan analisis
jabatan yang tepat disarankan untuk melalui langkah-langkah baku seperti berikut:
1. Langkah pertama: menetapkan penggunaan informasi analisis jabatan.
Banyaknya informasi bukan jaminan untuk analisis jabatan yang baik. Karena itu analisis jabatan perlu menetapkan informasi yang
bagainana yang diperlukan dan informasi apa yang akan dihasilkan oleh analisis jabatan yang akan dilakukannya.
2. Langkah kedua: mengumpulkan informasi mengenai latar belakang
jabatan. Dibangunnya suatu jabatan perlu didukung oleh alasan rasional yang kuat.
3. Langkah ketiga: menyeleksi jabatan-jabatan yang akan dianalisis.
Pilihan untuk penganalisisan jabatan biasanya didsarkan pada apa yang sering disebut wilayah hasil kunci key result areas atau
pusat laba profit centre arau pertimbangan lain yang relevan dengan tujuan analisis jabatan.
4. Langkah keempat: mengumpulkan data jabatan. Data jabatan yang
dikumpulkan adalah data yang menggambarkan karakteristik jabatan tersebut.
5. Langkah kelima: meninjau informasi dengan pemegang jabatan.
Pemegang jabatan, karena pengalaman empiriknya, dapat digunakan sebagai narasumber yang efesien.
6. Langkah keenam: menyuaun deskripsi jabatan dan spesifikasi jabatan.
Langkah ini dapat dianggap sebagai langkah kritis. Karena itu langkah ini harus merupakan langkah yang terbuka bagi setiap masukan yang
relevan dengan tujuan analisis jabatan. Selain dari pada itu, langkah ini pun harus terbuka bagi umpan-balik yang mungkin menyebabkan
kegiatan koreksi perlu dilakukan.
13
2.3.5 Deskripsi Jabatan
Hasil yang diperoleh dari proses analisis jabatan yang pertama dan langsung adalah deskripsi jabatan job description yang kadang-kadang disebut
juga “uraian jabatan”. Deskripsi jabatan itu tampak sebagai ihtisar yang berisi data yang penting secara tertulis mengenai jabatan perseorangan. Dokumen
manajemen sumber daya manusia ini menunjukkan gambaran mengenai fakta- fakta jabatan yang ada dan berhubungan. Oleh karena itu, deskripsi jabatan akan
memberikan informasi yang menyatakan sifat, wewenang, dan tanggung-jawab suatu jabatan tertentu. Menurut Stone 2005:45 job description deskripsi
jabatan atau deskripsi posisi adalah pernyataan tertulis yang menjelaskan mengapa pekerjaan ada, apa yang dilakukan pemegan pekerjaan sebenarnya,
bagaimana mereka melakukannya dan dalam kondosi apa pekerjaan itu dilakukan. Tidak ada format standar yang digunakan untuk menulis deskripsi pekerjaan;
format, pada kenyataannya, tergantung pada preferensi manajemen dan bagaimana deskripsi pekerjaan akan digunakan.
Deskripsi jabatan memiliki paling tidak enam fungsi dalam infrastruktur organisasi Handoko,2000:123 :
a. Rekrutmen
b. Interviewing
c. Orientasi
d. Evaluasi jabatan
e. Pelatihan
f. Penilaian kinerja
Pengaruh dari deskripsi jabatan terhadap masing-masing fungsi tersebut dapat dijelaskan pada tabel berikut :
14
Tabel 2.1 Fungsi MSDM dan Deskripsi Jabatan
Manajemen Sumber Daya Manusia. Edy, Sutrisno 2009:34
Fungsi-fungsi MSDM
Fungsi Deskripsi Jabatan
Rekrutmen Digunakan untuk pengiklanan penarikan karyawan dan
menyebarkan informasi tambahan tentang jabatan yang terbuka. Interview
Membantu interviewer dalam melakukan interview tentang spesifikasi kemampuan calon karyawan berdasarkan deskripsi
jabatan dikombinasikan dengan spesifikasi jabatan. Orientasi Jabatan
Karyawan baru diberi penjelasan mengenai deskripsi tugas- tugasnya dan area yang dievaluasi.
Evaluasi Jabatan Deskripsi jabatan selalu mengraikan faktor-faktor komparabel
dalam proses evaluasi jabatan sehingga evaluator dapat membandingkan berbagai jabtan dan membuat keputusan
kompensasi. Pelatihan
Deskripsi jabatan digunakan sebagai dasar penentuan pelatihan yang diperlukan bagi peningkatan kinerja yang efektif
Penilaian kinerja Deskripsi jabatan menguraikan dasar yang akan dinilai dalam
periode penilaian kinerja, area kewajiban dan tanggung jawab karyawan.
Deskripsi jabatan sangat dinamis pada organisasi yang selalu berorientasi pada inovasi dan customers services. Tugas-tugas yang terkandung dalam suatu
jabatan yang tidak signifikan hubungannya dengan pencapaian misi dan tujuan perusahaan harus dihilangkan. Jika dalam interview terhadap operating workers
ditemukan tugas-tugas yang selalu dilakukan tetapi tidak tercantum didalam deskripsi jabatan maka deskripsi jabatan perlu direvisi ketika dilakukan evaluasi
jabatan. Dalam hal ini jabatan ada atau tidak ada dalam struktur organisasi
15
tergantung pada dinamika perubahan terutama perubahan visi, misi, dan tujuan. Dalam pengalaman praktek, terutama pada organisasi yang bekerja berdasarkan
kultur biokratik dan bertahan, deskripsi jabatan cenderung statis. Berdasarkan uraian itu, maka deskripsi jabatan potensial mengalami
perubahan, mengikuti perubahan strategisbisnis dan strategi SDM sebagai konsekuensi dan perubahan visi, misi dan tujuan suatu organisasi atau perusahaan.
Deskripsi jabatan dan spesifikasi jabatan demikian bersifat dinamis mengikuti perubahan kebutuhan organisasi.
2.3.6 Spesifikasi JabatanPekerjaan
Kategori