BAB II TINJAUAN TEORITIS
2.1. Pengertian Arsip
Kearsipan merupakan salah satu macam pekerjaan kantor atau tata usaha yang banyak dilakukan oleh setiap badan usaha pemerintah maupun swasta.
Kearsipan menyangkut pekerjaan yang berhubungan dengan penyimpana surat- surat atau dokumen kantor lainnya.
Kearsipan sebenarnya sudah ada sejak adanya sejarah manusia sejak manusia dapat membuat catatan bertulis atau bergambar mengenai suatu hal,
misalnya daun Papyrus bertulis di Mesir, Permaken kulit domba. Menurut bahasa, istilah arsip berasal dari Bahasa Belanda yaitu archief.
Menurut T.R Schellenberg Wursanto, 1991 : 14, “Arsip adalah surat-surat dari suatu badan pemerintah atau swasta yang diputuskan sebagai dokumen berharga
untuk diawetkan secara tepat guna mencari keterangan dan penelitian dan disimpan atau telah dipilih untuk disimpan pada badan kearsipan”. Sedangkan
menurut A.W. Widjaya 1993 : 2 dalam bukunya Administrasi Kearsipan : Suatu Pengantar menyebutkan bahwa “Arsip adalah lembaran-lembaran warkat yang
disimpan karena mempunyai nilai guna sejarah, hukum dan pertanggungjawaban organisasi”.
Dalam Bahasa Inggris istilah arsip disebut archieve yang berasal dari Bahasa Yunani, yaitu “arche” yang berarti permulaan. Kemudian dari kata arche
berkembang menjadi kata “archia” yang berarti catatan. Selanjutnya berubah menjadi “ar-cheion” yang berarti gedung pemerintahan. Sedangkan dalam bahasa
Latin disebut “archivum”, dan akhirnya dari kata-kata tersebut dipakailah istilah arsip.
Pengertian arsip di Indonesia diatur dalam Undang-undang Nomor 7 tahun 1971 tentang “KETENTUAN POKOK KEARSIPAN “ pada Bab I Pasal I
Wursanto, 1991 : 25 yang berbunyi sebagai berikut : •
Arsip adalah naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh Lembaga Negara dan Badan-badan Pemerintahan dalam bentuk corak apapun,
baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok dalam rangka pelaksanaan kegiatan pemerintah.
• Arsip adalah naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh Badan-
badan Swasta danatau perorangan dalam bentuk corak apapun, baik
Universitas Sumatera Utara
dalam keadaan tunggal maupun berkelompok, dalam rangka pelaksanaan kehidupan kebangsaan.
Di samping istilah arsip, ada juga beberapa pengertian lain yang sering digunakan dalam bidang kearsipan Wursanto, 1991 : 11 yaitu :
1. File: Early archieve arsip aktif, yaitu arsip aktif yang masih terdapat
di unit kerja dan masih diperlukan dalam proses administrasi secara aktif dan masih diperlukan langsung dalam proses adminiatrasi.
2. Record : Permanent file arsip in aktif, yaitu arsip in aktif yang oleh
unit kerja setelah diadakan seleksi diserahkan penyimpanannya ke unit kearsipan pada instansi bersangkutan, dan nilai gunanya menurun
dalam proses administrasi.
3. Archieve : Permanent record arsip statis, yaitu arsip statis yang
terdapat di Arsip Nasional RI Pusat atau Arsip Nasional RI Daerah. Arsip statis adalah arsip-arsip yang tidak secara langsung digunakan
dalam penyelenggaraan administrasi dan merupakam pertanggungjawaban nasional bagi kegiatan pemerintah dan nilai
gunanya penting untuk generasi yang akan datang.
2.1.1. Fungsi Arsip
Berdasarkan fungsinya arsip dibagi menjadi dua Wursanto, 1991 : 18-19, yaitu :
1. Arsip Dinamis, yaitu arsip yang masih digunakan secara langsung
dalam kegiatan perkantoran sehari-hari. Arsip dinamis dibedakan lagi menjadi tiga bagian yaitu,
• Arsip aktif, yaitu arsip yang masih sering dipergunakan bagi
kelangsungan kerja. •
Arsip semi aktif, yaitu arsip yang frekuensi penggunaannya sudah mulai menurun.
• Arsip in-aktif, yaitu arsip yang jarang sekali dipergunakan dalam
proses pekerjaan sehari-hari. 2.
Arsip Statis, yaitu arsip yang sudah tidak dipergunakan lagi secara langsung dalam kegiatan perkantoran sehari-hari.
2.1.2. Peranan Arsip
Sebagai sumber informasi, maka arsip dapat membantu mengingatkan dalam rangka pengambilan keputusan secara cepat dan tepat mengenai
suatu masalah. Oleh sebab itu, dapat disimpulkan bahwa peranan arsip Sedarmayanti, 2003 : 19 adalah :
• Alat utama ingatan organisasi
• Bahan atau alat pembuktian bukti otentik
Universitas Sumatera Utara
• Bahan dasar perencanaan dan pengambilan keputusan
• Barometer kegiatan suatu organisasi
• Bahan informasi kegiatan ilmiah lainnya
2.2.3. Tujuan Arsip
Tujuan kearsipan secara umum adalah untuk menjamin keselamatan bahan pertanggungjawaban nasional tentang rencana, pelaksanaan dan
penyelenggaraan kehidupan kebangsaan, serta untuk menyediakan bahan petanggungjawaban tersebut bagi pemerintah Sedarmayanti, 2003 : 19.
Sesuai dengan tujuan kearsipan dapat diketahui bahwa peranan arsip sangatlah penting pada proses administrasi pemerintahan. Pengolahan arsip
yang baik dapat membantu meningkatkan segala aktivitas yang dilakukan suatu organisasi. Selain itu juga dapat dijadikan acuan dan sumber informasi
dalam proses pengambilan keputusan.
2.2. Sistem Penataan Arsip 2.2.1. Pengertian dan tujuan penataan arsip
Kategori