2.3. Temu Kembali Arsip
Penemuan kembali arsip retrieval system merupakan salah satu kegiatan dalam bidang kearsipan, yang bertujuan untuk menemukan
kembali arsip yang akan dipergunakan dalam proses penyelenggaraan administrasi.
Menurut Hadi Abubakar dalam bukunya Pola Kerasipan Modren : Sistem Kartu Kendali menyatakan bahwa “Yang dimaksud dengan
penemuan kembali arsip adalah memastikan dimana arsip tersebut disimpan, dalam kelompok berkas apa, disusun menurut sistem apa, dan
bagaimana cara mengambilnya”.
Penemuan kembali arsip sangat erat hubungannya dengan sistem penataan arsip, sebab jikalau sistem penyimpanan salah maka dengan
sendirinya penemuan kembali arsip akan sulit pula. Menemukan kembali arsip tidak hanya sekedar menemukan
kembali arsip dalam bentuk fisiknya, akan tetapi menemukan kembali informasi yang terkandung dalam arsip. Jika penemuan kembali arsip
gagal, haruslah dilakukan penelitian, apakah sebab dari kegagalan tersebut Hadi Abubakar, 1996 : 74.
Menurut Hadi Abubakar dalam bukunya Pola Kerasipan Modren : Sistem Kartu Kendali menyatakan “Agar sistem penemuan kembali arsip
ini mudah dilaksanakan ada beberapa acuan yang harus dilaksanakan, yaitu :
1. Kebutuhan si Pemakai arsip harus diteliti terlebih dahulu dan
sistemnya harus mudah diingat. 2.
Harus didasarkan atas kegiatan nyata Instansi yang bersangkutan, kemudian digunakan indeks sebagai tanda
pengenal.
3. Sistem temu balik arsip harus logis, konsisten dan mudah
diingat. 4.
Sarana dan prasarana yang menunjang kearsipan harus lengkap, yang sesuai dengan penataan berkas.
5. Sumber daya manusianya haruslah terlatih dan harus
mempunyai daya tangkap yang tinggi, cepat, dan tekun.
2.4. Pemeliharaan Arsip
Pemeliharaan arsip adalah kegiatan membersihkan arsip secara rutin untuk mencegah kerusakan arsip. Pemeliharaan arsip secara fisik
dapat dilakukan dangan cara sebagai berikut Sedarmayanti, 2003 : 110- 113 :
Universitas Sumatera Utara
2.4.1. Pemeliharaan
1. Pengaturan Ruangan
Ruang penyimpanan arsip haruslah tetap kering temperatur antara 60
-75 , terang tetapi tidak langsung terkena sinar
matahari, mempunyai ventilasi yang merata, terhindar dari kemungkinan serangan api, air, serangga dan sebagainya.
2. Tempat penyimpanan arsip
Tempat penyimpanan arsip hendaknya diatur secara renggang, agar ada udara di antara berkas yang disimpan.
3. Penggunaan bahan pencegah kerusakan arsip
Salah satunya dengan meletakkan kamper di tempat penyimpanan, atau melakukan penyemprotan bahan kimia
secara berlanjut.
4. Kebersihan
Arsip harus selalu dibersihkan dan dijaga dari noda karat dan gangguan serangga.
2.4.2.Tujuan Pemeliharaan
Adapun tujuan pemeliharaan arsip adalah : •
Untuk menjamin keamanan dari penyimpanan arsip itu sendiri. Dengan demikian setiap penanggungjawab kearsipan harus
melakukan pengawasan apakah suatu arsip itu sudah tersimpan pada tempat yang seharusnya.
• Agar penanggungjawab kearsipan dapat mengetahui dan
mengawasi apakah suatu arsip telah diproses menurut prosedur yang seharusnya.
2.4.3. Pencegahan Kerusakan
Ada beberapa cara untuk mencegah kerusakan pada arsip, antara lain :
• Penggunaan Air Conditioner AC
Agar kelembapan dan kebersihan udara dalam ruangan penyimpanan dapat diatur dengan baik.
• Fumigasi
Merupakan penyemprotan bahan kimia untuk mencegah atau membasmi serangga atau bakteri.
• Restorasi Arsip
Yaitu memperbaiki arsip-arsip yang telah rusak, sehingga dapat digunakan kembali dalam waktu yang lebih lama lagi.
Teknik restorasi ada 2 cara, yaitu : 1.
Tradisional
Universitas Sumatera Utara
Yaitu dengan cara melapiskan kertas “handmade” dan “chiffon”.
2. Laminasi
Yaitu pekerjaan menutup arsip diantara dua lembar plastik. •
Mikrofilm Merupakan suatu proses fotografi, dimana arsip direkam pada
film dalam ukuran yang diperkecil untuk memudahkan penyipanan dan penggunaan.
2.5. Penyusutan Arsip 2.5.1. Pengertian dan Tujuan