Temu Kembali Arsip Pemeliharaan Arsip

2.3. Temu Kembali Arsip

Penemuan kembali arsip retrieval system merupakan salah satu kegiatan dalam bidang kearsipan, yang bertujuan untuk menemukan kembali arsip yang akan dipergunakan dalam proses penyelenggaraan administrasi. Menurut Hadi Abubakar dalam bukunya Pola Kerasipan Modren : Sistem Kartu Kendali menyatakan bahwa “Yang dimaksud dengan penemuan kembali arsip adalah memastikan dimana arsip tersebut disimpan, dalam kelompok berkas apa, disusun menurut sistem apa, dan bagaimana cara mengambilnya”. Penemuan kembali arsip sangat erat hubungannya dengan sistem penataan arsip, sebab jikalau sistem penyimpanan salah maka dengan sendirinya penemuan kembali arsip akan sulit pula. Menemukan kembali arsip tidak hanya sekedar menemukan kembali arsip dalam bentuk fisiknya, akan tetapi menemukan kembali informasi yang terkandung dalam arsip. Jika penemuan kembali arsip gagal, haruslah dilakukan penelitian, apakah sebab dari kegagalan tersebut Hadi Abubakar, 1996 : 74. Menurut Hadi Abubakar dalam bukunya Pola Kerasipan Modren : Sistem Kartu Kendali menyatakan “Agar sistem penemuan kembali arsip ini mudah dilaksanakan ada beberapa acuan yang harus dilaksanakan, yaitu : 1. Kebutuhan si Pemakai arsip harus diteliti terlebih dahulu dan sistemnya harus mudah diingat. 2. Harus didasarkan atas kegiatan nyata Instansi yang bersangkutan, kemudian digunakan indeks sebagai tanda pengenal. 3. Sistem temu balik arsip harus logis, konsisten dan mudah diingat. 4. Sarana dan prasarana yang menunjang kearsipan harus lengkap, yang sesuai dengan penataan berkas. 5. Sumber daya manusianya haruslah terlatih dan harus mempunyai daya tangkap yang tinggi, cepat, dan tekun.

2.4. Pemeliharaan Arsip

Pemeliharaan arsip adalah kegiatan membersihkan arsip secara rutin untuk mencegah kerusakan arsip. Pemeliharaan arsip secara fisik dapat dilakukan dangan cara sebagai berikut Sedarmayanti, 2003 : 110- 113 : Universitas Sumatera Utara

2.4.1. Pemeliharaan

1. Pengaturan Ruangan Ruang penyimpanan arsip haruslah tetap kering temperatur antara 60 -75 , terang tetapi tidak langsung terkena sinar matahari, mempunyai ventilasi yang merata, terhindar dari kemungkinan serangan api, air, serangga dan sebagainya. 2. Tempat penyimpanan arsip Tempat penyimpanan arsip hendaknya diatur secara renggang, agar ada udara di antara berkas yang disimpan. 3. Penggunaan bahan pencegah kerusakan arsip Salah satunya dengan meletakkan kamper di tempat penyimpanan, atau melakukan penyemprotan bahan kimia secara berlanjut. 4. Kebersihan Arsip harus selalu dibersihkan dan dijaga dari noda karat dan gangguan serangga. 2.4.2.Tujuan Pemeliharaan Adapun tujuan pemeliharaan arsip adalah : • Untuk menjamin keamanan dari penyimpanan arsip itu sendiri. Dengan demikian setiap penanggungjawab kearsipan harus melakukan pengawasan apakah suatu arsip itu sudah tersimpan pada tempat yang seharusnya. • Agar penanggungjawab kearsipan dapat mengetahui dan mengawasi apakah suatu arsip telah diproses menurut prosedur yang seharusnya.

2.4.3. Pencegahan Kerusakan

Ada beberapa cara untuk mencegah kerusakan pada arsip, antara lain : • Penggunaan Air Conditioner AC Agar kelembapan dan kebersihan udara dalam ruangan penyimpanan dapat diatur dengan baik. • Fumigasi Merupakan penyemprotan bahan kimia untuk mencegah atau membasmi serangga atau bakteri. • Restorasi Arsip Yaitu memperbaiki arsip-arsip yang telah rusak, sehingga dapat digunakan kembali dalam waktu yang lebih lama lagi. Teknik restorasi ada 2 cara, yaitu : 1. Tradisional Universitas Sumatera Utara Yaitu dengan cara melapiskan kertas “handmade” dan “chiffon”. 2. Laminasi Yaitu pekerjaan menutup arsip diantara dua lembar plastik. • Mikrofilm Merupakan suatu proses fotografi, dimana arsip direkam pada film dalam ukuran yang diperkecil untuk memudahkan penyipanan dan penggunaan. 2.5. Penyusutan Arsip 2.5.1. Pengertian dan Tujuan