Proses Pengurusan Arsip 1. Proses Surat Masuk
• Progja PAUD pendidikan anak usia dini
• Progja Kesetaraan
• Kurlem
• Dikmas
Struktur Organisasi
Bagan Struktur Organisasi Balai Pengembangan Pendidikan Non Formal dan Informal BPPNFI Regional 1
Sumber : Pusat Sistem Informasi BPPNFI Regional 1 Medan, 2009.
3.2. Proses Pengurusan Arsip 3.2.1. Proses Surat Masuk
Universitas Sumatera Utara
Dalam proses surat masuk pada BPPNFI Regional 1 Medan mempunyai tahap atau prosedur sendiri, yaitu :
1. Merpersiapkan alat tulis dan bahan lain yang diperlukan, sepeti buku,
agenda, surat masuk dan lembar disposisi 2.
Menerima surat, naskah atau dokumen yang masuk 3.
Setelah surat dibuka, kemudian memeriksa kelengkapan isi surat untuk mengetahui kebenaran dan kelengkapannya
4. Mencatat surat ke dalam buku agenda sesuai dengan tanggal surat,
nomor surat, tujuan dan perihal surat 5.
Setelah surat dicatat, kemudian surat tersebut diberi lembar disposisi 6.
Setelah lembar disposisi diisi, surat tersebut diberikan kepada Kepala Subbag Tata Usaha KTU untuk diperiksa dan diparaf
7. Setelah diparaf oleh KTU surat tersebut diteruskan kepada Kepala
Balai untuk diproses 8.
Setelah surat selesai diproses, kemudian surat tersebut dicatat pada buku ekspedisi untuk didistribusikan
9. Kemudian surat disimpan atau diarsipkan berdasarkan jenisnya.