Proses Pengurusan Arsip 1. Proses Surat Masuk

• Progja PAUD pendidikan anak usia dini • Progja Kesetaraan • Kurlem • Dikmas Struktur Organisasi Bagan Struktur Organisasi Balai Pengembangan Pendidikan Non Formal dan Informal BPPNFI Regional 1 Sumber : Pusat Sistem Informasi BPPNFI Regional 1 Medan, 2009. 3.2. Proses Pengurusan Arsip 3.2.1. Proses Surat Masuk Universitas Sumatera Utara Dalam proses surat masuk pada BPPNFI Regional 1 Medan mempunyai tahap atau prosedur sendiri, yaitu : 1. Merpersiapkan alat tulis dan bahan lain yang diperlukan, sepeti buku, agenda, surat masuk dan lembar disposisi 2. Menerima surat, naskah atau dokumen yang masuk 3. Setelah surat dibuka, kemudian memeriksa kelengkapan isi surat untuk mengetahui kebenaran dan kelengkapannya 4. Mencatat surat ke dalam buku agenda sesuai dengan tanggal surat, nomor surat, tujuan dan perihal surat 5. Setelah surat dicatat, kemudian surat tersebut diberi lembar disposisi 6. Setelah lembar disposisi diisi, surat tersebut diberikan kepada Kepala Subbag Tata Usaha KTU untuk diperiksa dan diparaf 7. Setelah diparaf oleh KTU surat tersebut diteruskan kepada Kepala Balai untuk diproses 8. Setelah surat selesai diproses, kemudian surat tersebut dicatat pada buku ekspedisi untuk didistribusikan 9. Kemudian surat disimpan atau diarsipkan berdasarkan jenisnya.

3.2.2. Proses Surat Keluar

Sama halnya dengan proses surat masuk, pada proses surat keluar pun menggunakan prosedur tersendiri, yaitu : 1. Menerima naskah surat keluar 2. Kemudian naskah surat keluar tersebut diberikan kepada Kepala Balai untuk disetujui dan ditanda tangani 3. Setelah naskah surat ditanda tangani oleh Kepala Balai kemudian surat tersebut dicatat pada buku agenda keluar 4. Surat keluar diberi nomor surat 5. Setelah diberi nomor, surat keluar dicap tanggal dan stempel Balai 6. Kemudian surat tersebut diberi sampul surat dan kemudian disampaikan kebagian ekspedisi untuk dikirim 7. Mencatat surat yang dikirim dilembar ekspedisi 8. Menyimpan tanda bukti pengiriman surat Universitas Sumatera Utara

3.2.3. Penyimpanan dan Penjajaran arsip

Sebelum arsip disimpan pada tempat penyimpanan arsip atau filing cabinet terlebih dahulu arsip disortir menurut jenisnya. Langkah pertama yang dilakukan sebelum penyimpanan dan penjajaran arsip ialah mengklasifikasi surat yang akan disimpan, kemudian surat yang akan disimpan diberi tanda stempel arsip. Kemudian surat tersebut diberi pelubang kertas Perfurator, setelah itu surat disimpan difile Letter file berdasarkan kode surat.

3.3. Pengolahan Arsip pada BPPNFI Regional 1 Medan