Mekanisme Pengolahan Arsip Pada Balai Pengembangan Pendidikan Non-Formal dan Informal (BPPNFI) Regional 1 Medan

MEKANISME PENGOLAHAN ARSIP PADA BALAI

PENGEMBANGAN PENDIDIKAN NON-FORMAL

DAN INFORMAL (BPPNFI) REGIONAL 1

MEDAN

KERTAS KARYA

Dikerjakan Oleh:

JULIANA HASIBUAN

062201006

UNIVERSITAS SUMATERA UTARA

FAKULTAS SASTRA

DEPARTEMEN ILMU PERPUSTAKAAN DAN INFORMASI

MEDAN

LEMBAR PENGESAHAN

Judul Kertas Karya : Mekanisme Pengolahan Arsip Pada Balai Pengembangan Pendidikan Non-Formal dan Informal (BPPNFI) Regional 1 Medan.

Oleh : Juliana Hasibuan

Nim : 062201006

PROGRAM STUDI D-III PERPUSTAKAAN

Ketua Jurusan : Dra. Zurni Zahara Samosir, M.Si.

NIP : 130802473

Tanda Tangan :

LEMBAR PERSETUJUAN

Judul Kertas Karya : Mekanisme Pengolahan Arsip Pada Balai Pengembangan Pendidikan Non-Formal dan Informal (BPPNFI) Regional 1 Medan.

Dosen Pembimbing : Ishak S.S.M.Hum

NIP : 132298069

Tanda Tangan :

Tanggal :

Dosen Pembaca : Dra. Zurni Zahara Samosir, M. Si.

NIP : 130802473

Tanda Tangan :

KATA PENGANTAR

Syukur Alhamdulillah Penulis ucapkan ke hadirat Allah SWT, atas berkat dan rahmat-Nya sehingga Penulis dapat menyelesaikan kertas karya ini.

Kertas karya ini berjudul “MEKANISME PENGOLAHAN ARSIP

PADA BALAI PENGEMBANGAN PENDIDIKAN NON-FORMAL DAN INFORMAL (BPPNFI) REGIONAL 1 MEDAN” yang merupakan salah satu

persyaratan untuk memperoleh gelar Ahli Madya Program Studi Ilmu Perpustakaan DIII Fakultas Sastra Universitas Sumatera Utara.

Penulis menyadari bahwa apa yang disajikan dalam kertas karya ini masih belum sempurna baik dari segi materi, pembahasan maupun penyusunan bahasanya. Penulis mengharapkan saran dan kritik yang membangun demi kesempurnaan kertas karya ini. Penulis berharap semoga kertas karya ini bermanfaat bagi kita semua.

Teristimewa pada kesempatan ini, Penulis mengucapkan terima kasih dengan rasa hormat setinggi-tingginya atas segala dukungan, jerih payah dan do’a restu kedua orang tua yang Penulis sayangi, Ayahanda Nazaruddin dan Ibunda Seni Wati A.Ma.

Dalam menyelesaikan kertas karya ini, penulis mendapat bantuan,bimbingan dan dorongan dari berbagai pihak sehingga Penulis dapat menyelesaikan kertas karya ini. Pada kesempatan ini Penulis mengucapkan terima kasih kepada :

1. Bapak Drs. Syaifuddin, M.A., selaku Dekan Fakultas Sastra Universitas Sumatera Utara.

2. Ibu Dra. Zurni Zahara Samosir, M.Si, selaku Ketua Jurusan D-III Program Studi Ilmu Perpustakaan dan selaku team pembaca kertas karya ini serta dosen wali yang telah memberikan arahan kepada Penulis.

3. Bapak Ishak S.S.M.Hum, selaku dosen pembimbing yang telah memberikan petunjuk dan bimbingan kepada Penulis dalam penyelesaian kertas karya ini.

4. Ibu Eva Rabita selaku dosen wali Penulis selama menyelesaikan pendidikan di DSPI ini, yang telah banyak memberikan arahan kepada Penulis.

5. Bapak Drs. Irwan Syafi’i selaku Kasubbag BPPNFI Regional 1 Medan, dan seluruh pegawai yang telah membantu Penulis dalam observasi di BPPNFI Regional 1 Medan.

6. Kakak-kakakku “ Mina, Mida dan adikku Madon “ yang selama ini telah memberikan support kepada penulis dalam menyelesaikan kertas karya ini. 7. Kepada sahabat-sahabatku “husna, ulphe, niswa, dhini dan buat my best

kaq heny n armiy” thank you for all dan rekan-rekan stambuk 2006, yang telah memberi motivasi dan dukungan dalam menyelesaikan kertas karya ini.

8. Spesial buat “ Kurniawan “ yang selama ini banyak membantu dan memberi spirit kepada Penulis.

Demikian pengantar yang Penulis sampaikan. Semoga kertas karya ini dapat bermanfaat bagi kita semua, Amin. Akhir kata Penulis ucapkan terima kasih atas segala bantuan.

Medan, Juni 2009 Penulis

( Juliana Hasibuan ) Nim : 062201006

DAFTAR ISI

KATA PENGANTAR ... i

DAFTAR ISI ... iii

DAFTAR GAMBAR... v

DAFTAR BAGAN ... vi

BAB I PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang Penulisan ... 1

1.2 Tujuan Penulisan ... 3

1.3 Ruang Lingkup ... 3

1.4 Metode Pengumpulan Data ... 4

BAB II TINJAUAN TEORITIS 2.1 Pengertian Arsip ... 5

2.1.1 Fungsi Arsip... 6

2.1.2 Peranan Arsip ... 6

2.1.3 Tujuan Arsip ... 7

2.2 Sistem Penataan Arsip ... 7

2.2.1 Pengertian dan Tujuan Penataan Arsip ... 7

2.2.2 Sistem Penataan Arsip ... 7

2.3 Temu Kembali Arsip ... 13

2.4 Pemeliharaan Arsip ... 13

2.4.1 Pemeliharaan ... 14

2.4.2 Tujuan Pemeliharaan ... 14

2.4.3 Pencegahan Kerusakan ... 14

2.5 Penyusutan Arsip ... 15

2.5.1 Pengertian dan Tujuan ... 15

2.5.2 Jadwal Retensi Arsip (JRA) ... 15

2.5.3 Pelaksanaan Penyusutan ... 16

BAB III MEKANISME PENGOLAHAN ARSIP PADA BALAI PENGEMBANGAN PENDIDIKAN NON-FORMAL DAN INFORMAL (BPPNFI) REGIONAL 1 MEDAN 3.1 Gambaran Umum BPPNFI Regional 1 Medan ... 17

3.1.1 Sejarah BPPNFI Regional 1 Medan ... 17

3.1.2 Struktur Organisasi... 19

3.2 Proses Pengurusan Arsip ... 19

3.2.1 Proses Surat Masuk ... 19

3.2.2 Proses Surat Keluar ... 20

3.2.3 Penyimpanan dan Penjajaran Arsip ... 20

3.3 Pengolahan Arsip pada BPPNFI Regional 1 Medan ... 21

3.4 Pemeliharaan Arsip ... 23

3.6 Penyusutan Arsip ... 24

BAB IV KESIMPULAN DAN SARAN

4.1 Kesimpulan ... 30 4.2 Saran... 31

DAFTAR PUSTAKA ... 32 LAMPIRAN

DAFTAR GAMBAR

Gambar 1. Sistem Abjad ... 8

Gambar 2. Sistem Masalah/ Perihal... 9

Gambar 3. Sistem Nomor... 10

Gambar 4. Sistem Tanggal/ Urutan Waktu ... 11

DAFTAR BAGAN

BAB I

PENDAHULUAN

1.1Latar Belakang Penulisan

Dewasa ini, informasi menjadi kebutuhan mutlak bagi setiap organisasi, baik organisasi pemerintah maupun swasta. Keseluruhan kegiatan organisasi pada dasarnya membutuhkan informasi. Oleh karena itu, informasi menjadi bagian yang sangat penting untuk mendukung proses kerja administrasi dan pelaksanaan fungsi-fungsi manajemen dari birokrasi didalam menghadapi perubahan situasi dan kondisi yang berkembang dengan cepat.

Pada suatu instansi atau lembaga pemerintahan maupun swasta, bidang kearsipan merupakan salah satu unsur dari kesekretariatan atau ketatausahaan. Administrasi pada kearsipan meliputi kegiatan dalam suatu pengurusan, baik mengenai pengumpulan, pengelompokan, penyimpanan atau penemuan kembali, penyusutan dan pemusnahan arsip.

Perkembangan teknologi yang pesat menuntut kebutuhan informasi yang tinggi bagi masyarakat dalam berbagai segi kehidupan. Kebutuhan akan informasi tersebut menuntut lembaga-lembaga pemerintah, instansi, dan tidak terkecuali individu untuk memperoleh informasi yang dibutuhkan sesuai dengan kebutuhannya masing-masing.

Peranan arsip sangat potensial dan tidak mungkin dapat dihapus dalam menunjang kelancaran, kegiatan administrasi sehari-hari suatu organisasi. Kearsipan merupakan urat nadi dalam seluruh kegiatan instansi dan merupakan pusat ingatan, sumber informasi dan sumber bukti sejarah. Berkaitan dengan hal tersebut dalam kegiatan suatu badan atau lembaga arip, ditemukan teknik jadwal retensi, meliputi kegiatan-kegiatan mulai kegunaan suatu arsip bagi kantor kemudian merencanakan sejauh mana arsip-arsip dari kantor dapat disimpan.

Kegiatan arsip berkaitan dengan pengklasifikasian, penyimpanan, pemeliharaan, dan penyusutan arsip. Arsip merupakan hal yang dibutuhkan

untuk mengetahui pelaksanaan pekerjaan masa lalu dan penyusunan rencana kerja yang akan datang serta pengambilan keputusan, karena itu arsip sebagai sumber informasi harus dikelola dengan baik.

Menurut bahasa referensi, arsip atau records merupakan informasi yang direkam dalam bentuk atau medium apapun, dibuat, diterima, dan dipelihara oleh suatu organisasi/lembaga/badan/perorangan dalam rangka pelaksanaan kegiatan. Secara etimologi arsip berasal dari bahasa Yunani Kuno Archeon, Arche yang dapat bermakna permulaan, asal, tempat utama, kekuasaan dan juga berarti bangunan/kantor. Perkembangan selanjutnya kita mengenal archaios yang berarti kuno, archaic, architect, archaeology, archive

dan arsip.

Untuk pelaksanaan kegiatan arsip setiap upaya penyusutan arsip diperlukan penilaian terhadap aspek nilai arsip secara profesional yang dalam rangka pembinaan kearsipan nasional telah dikembangkan jabatan fungsional arsiparis yang diharapkan mampu melaksanakan pekerjaan secara professional.

Arsip mempunyai beberapa kegunaannya, Sedarmaji dalam (Wursanto, 1991 : 10) mengemukakan bahwa arsip mempunyai tujuh nilai guna yaitu sebagai berikut :

• Values for Administrative Use (Nilai arsip dalam kegunaan administrasi)

• Values for Legal Use (Nilai arsip dalam kegunaan hukum)

• Values for Viscal Use (Nilai arsip berkaitan dengan keuangan)

• Values for Operating Use (Nilai arsip yang berorentasi pada pelaksanaan kegiatan)

• Values for Policy Use (Nilai arsip untuk kebijakan)

• Values for Historical Use (Nilai arsip yang berkaitan dengan sejarah)

• Values for Research Use (Nilai arsip yang berkaitan dengan hasil penelitian sebagai bukti hasil karya anak bangsa)

Balai Pengembangan Pendidikan Non-Formal dan Informal (BPPNFI) Regional 1 Medan, merupakan instansi pemerintah yang bergerak pendidikan non formal. BPPNFI Regional 1 Medan mempunyai beberapa bagian kerja yang dibagi menurut struktur organisasi sesuai dengan bidangnya. Perlu penanganan yang baik dalam pengolahan arsip agar nilai guna informasi yang

dimiliki dapat digunakan secara maksimal. Penanganan arsip pada BPPNFI Regional 1 Medan meliputi proses pengurusan arsip, pemeliharaan, prngamanan serta penyusutan arsip.

Berdasarkan pengamatan yang telah dilakukan pada BPPNFI Regional 1 Medan, ditemukan yang ditemukan adalah apakah BPPNFI Regional 1 Medan telah mengolah arsipnya sesuai dengan prosedur yang berlaku. Bagaimana BPPNFI Regional 1 Medan telah menerapkan sistem pengolahan arsip sesuai dengan standar pengolahan arsip. Dari permasalahan di atas Penulis tertarik untuk membahas kondisi BPPNFI Regional 1 Medan ini dengan judul “ Mekanisme Pengolahan Arsip Pada Balai Pengembangan

Pendidikan Non-Formal dan Informal (BPPNFI) Regional 1 Medan “.

1.2. Tujuan Penulisan

Adapun yang menjadi tujuan penulisan kertas karya ini adalah :

• Untuk mengetahui gambaran umum tentang mekanisme pengolahan arsip aktif.

• Untuk mengetahui kegiatan kearsipan pada BPPNFI Regional 1 Medan.

1.3. Ruang Lingkup

Sesuai dengan masalah yang dikemukakan di atas, maka ruang lingkup kertas karya ini adalah hal yang menyangkut mekanisme pengolahan arsip aktif pada BPPNFI Regional 1 Medan, antara lain menyangkut penyimpanan, pemeliharaan serta penyusutan arsip pada Balai Pengembangan Pendidikan Non-Formal dan Informal (BPPNFI) Regional 1 Medan.

1.4. Metode Pengumpulan Data

Dalam penulisan kertas karya ini metode penulisan yang digunakan adalah

1. Tinjauan Pustaka

Penelitian ini dilakukan dengan mempelajari buku-buku yang berkaitan dengan bidang yang dibahas dalam kertas karya ini.

Dengan melakukan observasi langsung ke objek yang akan diteliti pada Balai Pengembangan Pendidikan Non-Formal dan Informal (BPPNFI) Regional 1 Medan, yaitu melakukan penelitian berkas yang berhubungan dengan kertas karya ini.

3. Wawancara

Penulis melakukan wawancara langsung dengan staff kearsipan pada BPPNFI Regional 1 Medan.

BAB II

TINJAUAN TEORITIS

2.1. Pengertian Arsip

Kearsipan merupakan salah satu macam pekerjaan kantor atau tata usaha yang banyak dilakukan oleh setiap badan usaha pemerintah maupun swasta. Kearsipan menyangkut pekerjaan yang berhubungan dengan penyimpana surat-surat atau dokumen kantor lainnya.

Kearsipan sebenarnya sudah ada sejak adanya sejarah manusia sejak manusia dapat membuat catatan bertulis atau bergambar mengenai suatu hal, misalnya daun Papyrus bertulis di Mesir, Permaken (kulit domba).

Menurut bahasa, istilah arsip berasal dari Bahasa Belanda yaitu archief. Menurut T.R Schellenberg (Wursanto, 1991 : 14), “Arsip adalah surat-surat dari suatu badan pemerintah atau swasta yang diputuskan sebagai dokumen berharga untuk diawetkan secara tepat guna mencari keterangan dan penelitian dan disimpan atau telah dipilih untuk disimpan pada badan kearsipan”. Sedangkan menurut A.W. Widjaya (1993 : 2) dalam bukunya Administrasi Kearsipan : Suatu Pengantar menyebutkan bahwa “Arsip adalah lembaran-lembaran warkat yang disimpan karena mempunyai nilai guna sejarah, hukum dan pertanggungjawaban organisasi”.

Dalam Bahasa Inggris istilah arsip disebut archieve yang berasal dari Bahasa Yunani, yaitu “arche” yang berarti permulaan. Kemudian dari kata arche berkembang menjadi kata “archia” yang berarti catatan. Selanjutnya berubah menjadi “ar-cheion” yang berarti gedung pemerintahan. Sedangkan dalam bahasa Latin disebut “archivum”, dan akhirnya dari kata-kata tersebut dipakailah istilah arsip.

Pengertian arsip di Indonesia diatur dalam Undang-undang Nomor 7 tahun 1971 tentang “KETENTUAN POKOK KEARSIPAN “ pada Bab I Pasal I (Wursanto, 1991 : 25) yang berbunyi sebagai berikut :

• Arsip adalah naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh Lembaga Negara dan Badan-badan Pemerintahan dalam bentuk corak apapun, baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok dalam rangka pelaksanaan kegiatan pemerintah.

• Arsip adalah naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh Badan-badan Swasta dan/atau perorangan dalam bentuk corak apapun, baik

dalam keadaan tunggal maupun berkelompok, dalam rangka pelaksanaan kehidupan kebangsaan.

Di samping istilah arsip, ada juga beberapa pengertian lain yang sering digunakan dalam bidang kearsipan (Wursanto, 1991 : 11) yaitu :

1. File: Early archieve (arsip aktif), yaitu arsip aktif yang masih terdapat di unit kerja dan masih diperlukan dalam proses administrasi secara aktif dan masih diperlukan langsung dalam proses adminiatrasi.

2. Record : Permanent file (arsip in aktif), yaitu arsip in aktif yang oleh unit kerja setelah diadakan seleksi diserahkan penyimpanannya ke unit kearsipan pada instansi bersangkutan, dan nilai gunanya menurun dalam proses administrasi.

3. Archieve : Permanent record (arsip statis), yaitu arsip statis yang terdapat di Arsip Nasional RI Pusat atau Arsip Nasional RI Daerah. Arsip statis adalah arsip-arsip yang tidak secara langsung digunakan dalam penyelenggaraan administrasi dan merupakam pertanggungjawaban nasional bagi kegiatan pemerintah dan nilai gunanya penting untuk generasi yang akan datang.

2.1.1. Fungsi Arsip

Berdasarkan fungsinya arsip dibagi menjadi dua (Wursanto, 1991 : 18-19), yaitu :

1. Arsip Dinamis, yaitu arsip yang masih digunakan secara langsung dalam kegiatan perkantoran sehari-hari. Arsip dinamis dibedakan lagi menjadi tiga bagian yaitu,

• Arsip aktif, yaitu arsip yang masih sering dipergunakan bagi kelangsungan kerja.

• Arsip semi aktif, yaitu arsip yang frekuensi penggunaannya sudah mulai menurun.

• Arsip in-aktif, yaitu arsip yang jarang sekali dipergunakan dalam proses pekerjaan sehari-hari.

2. Arsip Statis, yaitu arsip yang sudah tidak dipergunakan lagi secara langsung dalam kegiatan perkantoran sehari-hari.

2.1.2. Peranan Arsip

Sebagai sumber informasi, maka arsip dapat membantu mengingatkan dalam rangka pengambilan keputusan secara cepat dan tepat mengenai suatu masalah. Oleh sebab itu, dapat disimpulkan bahwa peranan arsip (Sedarmayanti, 2003 : 19) adalah :

• Alat utama ingatan organisasi

• Bahan dasar perencanaan dan pengambilan keputusan

• Barometer kegiatan suatu organisasi

• Bahan informasi kegiatan ilmiah lainnya

2.2.3. Tujuan Arsip

Tujuan kearsipan secara umum adalah untuk menjamin keselamatan bahan pertanggungjawaban nasional tentang rencana, pelaksanaan dan penyelenggaraan kehidupan kebangsaan, serta untuk menyediakan bahan petanggungjawaban tersebut bagi pemerintah (Sedarmayanti, 2003 : 19).

Sesuai dengan tujuan kearsipan dapat diketahui bahwa peranan arsip sangatlah penting pada proses administrasi pemerintahan. Pengolahan arsip yang baik dapat membantu meningkatkan segala aktivitas yang dilakukan suatu organisasi. Selain itu juga dapat dijadikan acuan dan sumber informasi dalam proses pengambilan keputusan.

2.2. Sistem Penataan Arsip

2.2.1. Pengertian dan tujuan penataan arsip

Sistem penataan arsip yang baik dan teratur, mencerminkan keberhasilan suatu pengelolaan kegiatan di masa lalu, yang akan besar pengaruhnya terhadap perkembangan di masa yang akan datang.

Yang dimaksud dengan sistem penataan arsip adalah kegiatan mengatur dan menyusun arsip dalam suatu tatanan yang sistematis dan logis, menyimpan serta merawat arsip untuk digunakan secara aman dan ekonomis (Sedarmayanti, 2003 : 68).

Menurut Sedarmayanti tujuan penataan arsip adalah :

• Agar arsip dapat disimpan dan ditemukan kembali dengan cepat dan tepat.

• Menunjang terlaksananya penyusutan arsip dengan berdaya guna.

2.2.2. Sistem penataan arsip

Penataan arsip yang diartikan dalam uraian ini adalah suatu kegiatan pemberkasan dan panataan arsip dinamis, yang penempatannya secara aktual menerapkan suatu sistem tertentu, yang biasa disebut sistem penempatan arsip secara aktual. Kegiatan pemberkasan dan penataan arsip

dinamis tersebut populer dengan sebutan “filingSystem” (Jonner Hasugian, 2003:7-online).

Para ahli kearsipan kelihatannya sepakat untuk menyatakan bahwa

filling system yang digunakan atau dipakai untuk kegiatan penyimpanan

arsip terdiri dari (Sedarmayanti, 2003 : 70):

1. Sistem Abjad

Sistem abjad adalah sistem penataan berkas yang umumnya digunakan untuk menata berkas yang berurutan dari A sampai dengan Z dengan berpedoman pada peraturan mengindeks.

2. Sistem Masalah

Sistem masalah adalah sistem penataan berkas berdasarkan kegiatan-kegiatan yang berkenaan dengan masalah-masalah yang berhubungan dengan administrasi yang mengikuti sistem ini.

Masalah-masalah harus dikelempokkan menjadi satu subjek yang disusun dalam suatu daftar yang disebut “daftar indeks”. Daftar indeks yaitu daftar yang kode dan masalah-masalah yang terdapat di dalam kantor/organisasi sebagai pedoman penataan arsip berdasarkan masalah.

3. Sistem Nomor

Sistem nomor adalah sistem penataan berkas berdasarkan kelompok permasalahan yang kemudian mesing-masing setiap masalah diberi nomor tertentu.

4. Sistem Tanggal

Sistem tanggal adalah sistem penataan berkas berdasarkan urutan

tanggal, bulan dan tahun yang mana pada umumnya tanggal yang dijadikan pedoman surat. Surat atau berkas yang datang paling akhir ditempatkan dibagian paling akhir pula, tanpa harus memperhatikan masalah berkas tersebut.

5. Sistem Wilayah

Sistem wilayah adalah sistem penataan berkas berdasarkan tempat atau lokasi. Untuk melaksanakan sistem wilayah ini, dapat dipergunakan nama daerah atau wilayah sebagai pokok permasalahan. Pokok permasalahan tersebut dapat dikembangkan menjadi masalah-masalah.

2.3. Temu Kembali Arsip

Penemuan kembali arsip (retrieval system) merupakan salah satu kegiatan dalam bidang kearsipan, yang bertujuan untuk menemukan kembali arsip yang akan dipergunakan dalam proses penyelenggaraan administrasi.

Menurut Hadi Abubakar dalam bukunya Pola Kerasipan Modren : Sistem Kartu Kendali menyatakan bahwa “Yang dimaksud dengan penemuan kembali arsip adalah memastikan dimana arsip tersebut disimpan, dalam kelompok berkas apa, disusun menurut sistem apa, dan bagaimana cara mengambilnya”.

Penemuan kembali arsip sangat erat hubungannya dengan sistem penataan arsip, sebab jikalau sistem penyimpanan salah maka dengan sendirinya penemuan kembali arsip akan sulit pula.

Menemukan kembali arsip tidak hanya sekedar menemukan kembali arsip dalam bentuk fisiknya, akan tetapi menemukan kembali informasi yang terkandung dalam arsip. Jika penemuan kembali arsip gagal, haruslah dilakukan penelitian, apakah sebab dari kegagalan tersebut (Hadi Abubakar, 1996 : 74).

Menurut Hadi Abubakar dalam bukunya Pola Kerasipan Modren : Sistem Kartu Kendali menyatakan “Agar sistem penemuan kembali arsip ini mudah dilaksanakan ada beberapa acuan yang harus dilaksanakan, yaitu :

1. Kebutuhan si Pemakai arsip harus diteliti terlebih dahulu dan sistemnya harus mudah diingat.

2. Harus didasarkan atas kegiatan nyata Instansi yang bersangkutan, kemudian digunakan indeks sebagai tanda pengenal.

3. Sistem temu balik arsip harus logis, konsisten dan mudah diingat.

4. Sarana dan prasarana yang menunjang kearsipan harus lengkap, yang sesuai dengan penataan berkas.

5. Sumber daya manusianya haruslah terlatih dan harus mempunyai daya tangkap yang tinggi, cepat, dan tekun.

2.4. Pemeliharaan Arsip

Pemeliharaan arsip adalah kegiatan membersihkan arsip secara rutin untuk mencegah kerusakan arsip. Pemeliharaan arsip secara fisik dapat dilakukan dangan cara sebagai berikut (Sedarmayanti, 2003 : 110-113) :

2.4.1. Pemeliharaan

1. Pengaturan Ruangan

Ruang penyimpanan arsip haruslah tetap kering (temperatur antara 600-750), terang tetapi tidak langsung terkena sinar matahari, mempunyai ventilasi yang merata, terhindar dari kemungkinan serangan api, air, serangga dan sebagainya.

2. Tempat penyimpanan arsip

Tempat penyimpanan arsip hendaknya diatur secara renggang, agar ada udara di antara berkas yang disimpan.

3. Penggunaan bahan pencegah kerusakan arsip

Salah satunya dengan meletakkan kamper di tempat penyimpanan, atau melakukan penyemprotan bahan kimia secara berlanjut.

4. Kebersihan

Arsip harus selalu dibersihkan dan dijaga dari noda karat dan gangguan serangga.

2.4.2.Tujuan Pemeliharaan

Adapun tujuan pemeliharaan arsip adalah :

• Untuk menjamin keamanan dari penyimpanan arsip itu sendiri. Dengan demikian setiap penanggungjawab kearsipan harus melakukan pengawasan apakah suatu arsip itu sudah tersimpan pada tempat yang seharusnya.

• Agar penanggungjawab kearsipan dapat mengetahui dan mengawasi apakah suatu arsip telah diproses menurut prosedur yang seharusnya.

2.4.3. Pencegahan Kerusakan

Ada beberapa cara untuk mencegah kerusakan pada arsip, antara lain :

• Penggunaan Air Conditioner (AC)

Agar kelembapan dan kebersihan udara dalam ruangan penyimpanan dapat diatur dengan baik.

• Fumigasi

Merupakan penyemprotan bahan kimia untuk mencegah atau membasmi serangga atau bakteri.

• Restorasi Arsip

Yaitu memperbaiki arsip-arsip yang telah rusak, sehingga dapat digunakan kembali dalam waktu yang lebih lama lagi.

Teknik restorasi ada 2 cara, yaitu : 1. Tradisional

Yaitu dengan cara melapiskan kertas “handmade” dan “chiffon”.

2. Laminasi

Yaitu pekerjaan menutup arsip diantara dua lembar plastik.

• Mikrofilm

Merupakan suatu proses fotografi, dimana arsip direkam pada film dalam ukuran yang diperkecil untuk memudahkan penyipanan dan penggunaan.

2.5. Penyusutan Arsip

2.5.1. Pengertian dan Tujuan

Berdasarkan Peraturan Pemerintah RI Nomor 34 tahun 1979, penyusutan arsip adalah (Sedarmayanti, 2003 : 102-103) :

1. Pemindahan arsip in-aktif dari unit pengolah ke unit kearsipan dalam lingkungan lembaga-lembaga negara atau badan-badan pemerintahan masing-masing.

2. Memusnahkan arsip sesuai dengan ketentuan yang berlaku. 3. Menyerahkan arsip statis kepada Arsip Nasional.

Menurut Wursanto dalam bukunya Kerasipan 2 menyatakan bahwa “Penyusutan arsip adalah kegiatan menghancurkan secara fisik arsip yang sudah berakhir fungsinya, serta tidak memiliki nilai guna lagi. Penyusutan arsip tersebut haruslah dilakukan secara total, yaitu dibakar secara habis, dicacah atau dengan cara lain sehingga wujud dari arsip tersebut tidak terlihat lagi”.

Sedarmayanti berpendapat bahwa tujuan penyusutan arsip adalah sebagai berikut :

• Mendayagunakan arsip dinamis sebagai berkas kerja maupun sebagai referensi.

• Menghemat ruangan, peralatan dan perlengkapan.

• Mempercepat proses temu kembali arsip.

• Menyelamatkan bahan bukti pertanggungjawaban pemerintah.

2.5.2. Jadwal Retensi Arsip (JRA)

Yang dimaksud dengan Jadwal Retensi Arsip (JRA) adalah suatu daftar yang memuat kebijaksanaan seberapa jauh sekelompok arsip dapat disimpan atau dimusnahkan. Penentuan JRA ditentukan atas dasar nilai kegunaan tiap-tiap berkas (Sedarmayanti, 2003 : 103).

Menurut Sedarmayanti Jadwal Retensi Arsip (JRA) merupakan suatu daftar yang menunjukkan :

• Lamanya masing-masing arsip disimpan pada file arsip aktif, sebelum dipindahkan ke pusat penyimpanan arsip.

• Jangka waktu penyimpanan masing-masing arsip sebelun dimusnahkan ataupun dipindahkan ke Arsip Nasional.

Menurut Sedarmayanti dalam bukunya Tata Kearsipan Dengan Memanfaatkan Teknologi Modren menyatakan bahwa tujuan JRA :

• Untuk memisahkan antara arsip aktif dengan arsip in-aktif

• Memudahkan penyimpanan dan penemuan kembali arsip aktif

• Menghemat ruangan, perlengkapan dan biaya

• Menjamin pemeliharaan arsip in-aktif yang bersifat permanen

• Memudahkan pemindahan arsip ke Arsip Nasional

2.5.3. Pelaksanaan Penyusutan

Langkah-langkah umum pelaksanaan penyusutan (Sedarmayanti, 2003 : 107), adalah :

• Menyiangi, yaitu memilih atau mengambil yang tidak berguna, agar arsip berkurang.

• Menyiapkan peralatan untuk menampung arsip yang akan disusutkan.

• Membuat catatan atau daftar tentang arsip yang akan disusutkan.

Langkah-langkah khusus pelaksanaan penyusutan :

• Penyusutan dari arsip aktif ke arsip in-aktif, caranya : a. Memindahkan arsip dari file aktif ke file in-aktif

b. Membuat daftar serah terima arsip dari unit arsip pengolah ke unit arsip pusat

• Pemusnahan, caranya adalah :

a. Instansi membuat daftar arsip yang akan dimusnahkan b. Daftar tersebut harus mendapat persetujuan dari Arsip

Nasional

c. Membuat berita acara pemusnahan arsip

d. Mengadakan pengawasan pada waktu pemusnahan arsip

• Penyusutan dari Instansi ke Arsip Nasional, caranya :

a. Instansi membuat daftar arsip yang disusutkan rangkap dua.

b. Menandatangani daftar tersebut pada pihak Arsip Nasional sebagai tanda penyerahan arsip yang disusutkan. c. Daftar asli yang telah ditandatangani tersebut disimpan

BAB III

PENGOLAHAN ARSIP PADA BALAI PENGEMBANGAN PENDIDIKAN NON FORMAL DAN INFORMAL (BPPNFI) REGIONAL 1 MEDAN

3.1. Gambaran Umum BPPNFI Regional 1 Medan 3.1.1. Sejarah BPPNFI Regional 1 Medan

Di awal berdirinya lembaga ini bernama Balai Pendidikan Masyarakat yang merupakan unit pelaksana teknis Bidang Pendidikan Masyarakat Kanwil Depdikbud Sumatera Utara. Pada tahun 1991 beralih menjadi Balai Pengembangan Kegiatan Belajar Medan dengan wilayah kerja di Aceh, Sumatera Utara dan Sumatera Barat.

Pada tahun 1997 beralih menjadi Balai Pengembangan Kegiatan Belajar Sumatera Utara dengan wilayah kerja hanya provinsi Sumatera Utara. Setelah memasuki era Otonomi Daerah dengan Keputusan Mendiknas No.115/0/2003 beralih menjadi Balai Pengembangan Pendidikan Luar Sekolah dan Pemuda (BPPLSP) Regional 1 dengan wilayah koordinasi Provinsi NAD, Sumatera Utara, Sumatera Barat, Riau, Jambi, Sumatera Selatan dan Kep. Riau dengan kantor baralamat di Jalan Kenanga Raya No. 64 Tanjung Sari Medan.

Perubahan Nomenklatur Balai Pengembangan Pendidikan Luar Sekolah dan Pemuda menjadi Balai Pengenbangan Pendidikan Non Formal dan Informal berdasarkan Peraturan Menteri Pendidikan Nasional Nomor : 28 Tahun 2007 Tentang Organisasi dan Tata Kerja Balai Pengembangan Pendidikan Non Formal dan Informal.

Sebagai balai pendidikan non formal, BPPNFI Regional 1 Medan mempunyai tugas, fungsi, serta visi dan misi tersendiri, yaitu :

Melakukan pengkajian dan pengembangan program serta fasilitasi pengembangan sumber daya pendidikan non formal dan informal berdasarkan kebijakan Departemen Pendidikan Nasional

2. Fungsi

a. Melakukan pengkajian pelaksanaan di bidang PNFI b. Melakukan pengembangan program di bidang PNFI

c. Memfasilitasi pengembangan sumber daya di bidang PNFI sesuai kebutuhan daerah

d. Melakukan pengembangan dan pengelolaan sistem informasi di bidang PNFI di wilayah kerjanya

e. Memberikan bimbingan dan evaluasi pelaksanaan program di bidang PNFI

f. Melaksanakan urusan ketatausahaan Balai 3. Visi

Terwujudnya Layanan Pendidikan Nonformal da Informal Berbasis Masyarakat Luas Yang Demokratis, Berkualitas dan Bermakna. 4. Misi

a. Mewujudkan Model Program PNFI yang bermanfaat dan berbasis kebutuhan masyarakat dan pasar.

b. Mewujudkan model peningkatan kualitas tenaga pendidik dan kependidikan PNFI yang profesional sesuai kebutuhan belajar masyarakat dan pengembangan IPTEK.

c. Memfasilitasi terwujudnya sarana dan media belajar PNFI yang relevan.

d. Mewujudkan peningkatan mutu layanan informasi PNFI melalui pengembangan Teknologi Informasi.

e. Mewujudkan pelayanan bantuan teknis terhadap satuan PNFI. f. Mewujudkan BPPNFI menjadi labsite program PNFI yang inovatif,

kreatif dan produktif.

Dalam pelaksanaan tugasnya BPPNFI Regional 1 Medan mempunyai program kerja, antara lain :

• Progja PAUD (pendidikan anak usia dini)

• Progja Kesetaraan

• Kurlem

• Dikmas

Struktur Organisasi

Bagan Struktur Organisasi Balai Pengembangan Pendidikan Non Formal dan Informal (BPPNFI) Regional 1

Sumber : Pusat Sistem Informasi BPPNFI Regional 1 Medan, 2009.

3.2. Proses Pengurusan Arsip 3.2.1. Proses Surat Masuk

Dalam proses surat masuk pada BPPNFI Regional 1 Medan mempunyai tahap atau prosedur sendiri, yaitu :

1. Merpersiapkan alat tulis dan bahan lain yang diperlukan, sepeti buku, agenda, surat masuk dan lembar disposisi

2. Menerima surat, naskah atau dokumen yang masuk

3. Setelah surat dibuka, kemudian memeriksa kelengkapan isi surat untuk mengetahui kebenaran dan kelengkapannya

4. Mencatat surat ke dalam buku agenda sesuai dengan tanggal surat, nomor surat, tujuan dan perihal surat

5. Setelah surat dicatat, kemudian surat tersebut diberi lembar disposisi 6. Setelah lembar disposisi diisi, surat tersebut diberikan kepada Kepala

Subbag Tata Usaha (KTU) untuk diperiksa dan diparaf

7. Setelah diparaf oleh KTU surat tersebut diteruskan kepada Kepala Balai untuk diproses

8. Setelah surat selesai diproses, kemudian surat tersebut dicatat pada buku ekspedisi untuk didistribusikan

9. Kemudian surat disimpan atau diarsipkan berdasarkan jenisnya.

3.2.2. Proses Surat Keluar

Sama halnya dengan proses surat masuk, pada proses surat keluar pun menggunakan prosedur tersendiri, yaitu :

1. Menerima naskah surat keluar

2. Kemudian naskah surat keluar tersebut diberikan kepada Kepala Balai untuk disetujui dan ditanda tangani

3. Setelah naskah surat ditanda tangani oleh Kepala Balai kemudian surat tersebut dicatat pada buku agenda keluar

4. Surat keluar diberi nomor surat

5. Setelah diberi nomor, surat keluar dicap tanggal dan stempel Balai 6. Kemudian surat tersebut diberi sampul surat dan kemudian

disampaikan kebagian ekspedisi untuk dikirim 7. Mencatat surat yang dikirim dilembar ekspedisi 8. Menyimpan tanda bukti pengiriman surat

3.2.3. Penyimpanan dan Penjajaran arsip

Sebelum arsip disimpan pada tempat penyimpanan arsip atau filing cabinet terlebih dahulu arsip disortir menurut jenisnya. Langkah pertama yang dilakukan sebelum penyimpanan dan penjajaran arsip ialah mengklasifikasi surat yang akan disimpan, kemudian surat yang akan disimpan diberi tanda stempel arsip. Kemudian surat tersebut diberi pelubang kertas (Perfurator), setelah itu surat disimpan difile (Letter file) berdasarkan kode surat.

3.3. Pengolahan Arsip pada BPPNFI Regional 1 Medan • Pemeriksaan

Pemeriksaan dilakukan untuk mengetahui tanda simpan, kelengkapan arsip, kondisi fisik arsip dan keterkaitan dengan arsip lain.

1. Pemeriksaan tanda simpan

Memeriksa tanda simpan atau file pada lembar disposisi yang diberikan oleh pimpinan.

2. Pemeriksaan kelengkapan berkas

Jika terdapat berkas yang tidak lengkap, misalnya tidak ada lampiran atau terpisah antara satu dengan yang lainnya maka berkas tersebut harus digabungkan menjadi satu kesatuan berkas. 3. Pemeriksaan kondisi fisik arsip

Jika terdapat arsip yang rusak dan arsip yang tidak memiliki nilai guna tinggi maka sebelum disimpan perlu dilakukan tindakan perbaikan dengan cara penambalan, penyambungan, laminasi dan teknik perawatan lainnya.

4. Pemeriksaan keterkaitan dengan arsip lain

Jika arsip yang diperiksa memiliki keterkaitan dengan arsip yang sudah disimpan maka digabungkan dengan arsip tersebut, tanpa membuat folder baru.

Penyortiran dilakukan untuk memilih antara kelompok arsip yang satu dengan kelompok yang lain atau memisahkan duplikat-duplikat yang tidak berguna.

• Penentuan Indeks

Penentuan indeks dilakukan untuk menentukan nama jenis arsip kata tangkap (caption) atau kata kunci (keyword) sesuai dengan materi arsip. Indeks dapat berupa nama orang, nama organisasi, nama wilayah, nomor dan subjek atau masalah.

• Penentuan Kode

Penentuan kode dilakukan berdasarkan kelompok masalah, sub masalah dan sub-sub masalah.

Contoh kode klasifikasi arsip pada BPPNFI Regional 1 Medan :

KU KEUANGAN

KU.00 Penyusunan Anggaran KU. 01 Pelaksanaan Anggaran KU.02 Perbendaharaan KU.03 Bantuan Luar Negeri KU.04 Sistem Akutansi

KU.05 Pertanggungjawaban Keuangan

KP KEPEGAWAIAN

KP.00 Kepegawaian KP.01 Pengadaan KP.02 Pembinaan

KP.03 Pembinaan Jabatan Fungsional KP.04 Cuti

KP.05 Disiplin KP.06 Kesejahteraan KP.07 Pemberhentian

KP.08 Organisasi Non Kedinasan HK HUKUM

HK.00 Peraturan Perundang-undangan OT ORGANISASI DAN TATALAKSANA

OT.00 Organisasi OT.01 Tatalaksana

OT.02 Evaluasi Organisasi dan Tata kerja

HM KEHUMASAN

HM.00 Hubungan antar lembaga HM.01 Media Massa

HM.02 Keprotokolan HM.03 Kunjungan Dinas HM.04 Dengar Pendapat HM.05 Sidang Kabinet/Rakor HM.06 Penerbitan dan Publikasi HM.07 Dokumentasi

HM.08 Perpustakaan

• Pembuatan Label

Pembuatan label dilaksanakan pada sekat penunjuk (guide), folder/map, dan peralatan penyimpanan arsip lainnya yang dilaksanakan secara konsisten.

• Pembuatan Tunjuk Silang

Pembuatan tunjuk silang dilaksanakan untuk menghubungkan berkas yang satu dengan berkas yang lainnya yang memiliki keterkaitan informasi.

• Penempatan Arsip

Penempatan arsip dilakukan sesuai dengan lokasi atau kelompok subjeknya.

3.4. Pemeliharaan Arsip

Untuk mencegah arsip agar arsip dapat terjaga pengamanannya maka diusahakan ruangan arsip selalu terang dan penyinaran cahaya lampu tidak

langsung menyinari dokumen atau arsip. Hal ini sangat diperlukan karena arsip-arsip tersebut sangat dibutuhkan sesuai dengan fungsinya.

Untuk penanganan arsip agar tetap terjaga dengan baik maka bagian administrasi yang melaksanakan kegiatan kearsipan. Proses kerja yang dilakukan mulai dari pengklasifikasian arsip, penjilidan arsip sesuai dengan perihal subjek yang terkandung pada dokumen tersebut.

3.5. Temu Kembali Arsip

Menemukan kembali arsip tidak hanya sekedar menemukan kembali arsip dalam bentuk fisiknya, akan tetapi menemukan kembali informasi yang terkandung dalam arsip. Untuk dapat menemukan kembali dokumen atau arsip dalam waktu yang tepat dan cepat tentunya memerlukan suatu cara. Hal tersebut berhubungan erat dengan sistem penataan dan penyimpanan dokumen atau berkas arsip.

Penemuan kembali arsip pada BPPNFI Regional 1 Medan dilakukan dengan menggunakan buku yang memuat daftar arsip yang dimiliki. Dalam buku arsip tersebut dari tahun ke tahun dan disimpan dalam lemari arsip. Proses pengarsipan dilakukan dengan berdasarkan asal surat, tanggal surat dan perihal surat.

Setiap surat masuk dan surat keluar dicatat dalam buku kearsipan. Kemudian penataan arsip berdasarkan asal surat, tanggal surat dan perihal surat. dokumen arsip yang masuk disimpan dalam lemari arsip berdasarkan klasifikasinya. Hal ini bertujuan untuk mempermudah petugas dalam menata arsip yang sesuai denga sistem yang telah ditentukan serta memudahkan dalam proses penemuan kembali informasi jika sewaktu-waktu dibutuhkan.

3.6. Penyusutan Arsip

Prosedur penyusutan sebenarnya merupakan salah satu bagian dari prosedur pengolahan arsip pada suatu organisasi. Prosedur penyusutan sangat perlu disusun, karena dalam proses inilah tertuang langkah-langkah bagaimana jadwal retensi arsip digunakan.

Dalam prosedur penyusutan arsip tertuang ketentuan umum dan ketentuan pelaksanaan serta teknik pelaksanaan pemindahan, pemusnahan dan penyerahan arsip.

Pada BPPNFI Regional 1 Medan penyusutan arsip dilaksanakan pada dua unit, yaitu (1) penyusutan arsip di lingkungan unit utama, (2) penyusutan arsip di lingkungan unit pelaksana teknis. Di sini penulis membahas tentang penyusutan arsip di lingkungan unit utama.

Adapun langkah-langkah pada prosedur penyusutan arsip di lingkungan unit utama adalah sebagai berikut :

A. Pemindahan Arsip

1. Pemindahan arsip dari Sub Direktorat ke Sub Bagian Tata Usaha Direktorat

Sub Direktorat memiliki wewenang menyimpan arsip selama 2 tahun. Setelah 2 tahun arsip harus dipindahkan ke Sub Bagian Tata usaha Direktorat, dengan prosedur sebagai berikut.

• Pemeriksaan

Pengadministrasi umum memeriksa arsip untuk mengetahui apakah arsip yang disimpan sudah benar-benar inaktif (2 tahun/lebih) atau belum. Penentuan suatu arsip dapat dilaksanakan berdasarkan jadwal retensi arsip sebagaimana diatur dalam Kepmendiknas Nomor 145/U/2005 dan Permendiknas Nomor 13 Tahun 2006.

• Membuat daftar arsip

Setelah diperiksa dan ditentukan sebagai arsip inaktif maka arsip-arsip tersebut didaftar secara lengkap, baik judul seriesnya dan deskripsinya, seperti tahun, volume, kondisi, dan sistem jalan masuk (sistem penyimpanan yang digunakan) menggunakan formulir lampiran 1.

• Penataan arsip

Penataan arsip dilaksanakan untuk menjaga agar arsip tertata rapi. Penataan arsip ini menyangkut penataan tiap lembaran

arsip dalam setiap folder/map. Penataan antara folder yang satu dengan folder yang lain haruslah rapi dan benar.

• Pembuatan berita acara pemindahan arsip

Pemindahan arsip merupakan pengalihan wewenang dan tanggungjawab dari Sub Direktorat ke Sub Bagian Tata usaha Direktorat. Bukti pemindahan arsip diwujudkan dalam bentuk Berita Acara, menggunakan formulir lampiran 2.

• Pelaksanaan pemindahan

Sebelum pelaksanaan pemindahan perlu dilakukan pemeriksaan oleh Sub Bagian Tata usaha untuk mengetahui kesesuaian antara daftar dengan fisik arsip yang dipindahkan. Pemindahan arsip ini disertai dengan penandatanganan Berita Acara Pemindahan oleh Kasubdit dan Kasubbag TU, dibuat rangkap 2 masing-masing untuk pihak yang memindahkan dan pihak yang menerima.

2. Pemindahan arsip dari Sub Bagian Tata usaha Direktorat ke Bagian Umum

Sub Bagian Tata usaha Direktorat memiliki kewenangan menyimpan arsip selama 5 tahun. Kemudian arsip dipindahkan ke Bagian Umum Sekrtariat Direktorat Jendral PNFI.

Prosedur pemindahan arsip ini sama dengan prosedur pemindahan dari Sub Direktorat ke Sub Bagian Tata usaha Direktorat, hanya saja penyimpanannya saja yang berbeda yaitu selama 5 tahun.

3. Pemindaha arsip dari Bagian Umum ke Biro Umum

Bagian Umum Sekretariat Direktorat Jendral PNFI memiliki kewenangan menyimpan arsip sampai dengan 10 tahun. Kemudian arsip dipindahkan ke Pusat Departemen pada Biro Umum Sekretariat Jendral.

Prosedur pemindahan arsip ini sama halnya dengan ke dua prosedur yang telah diuraikan di atas, perbedaannya terletak pada jangka simpan yaitu 10 tahun.

B. Pemusnahan Arsip

Pemusnahan asip adalah kegiatan menghancurkan atau meniadakan fisik dan informasi arsip melalui cara-cara tertentu, sehingga fisik dan informasinya tidak dapat dikenali lagi.

Pemusnahan arsip memiliki resiko hukum yang sangat tinggi, karena arsip sudah terlanjur dimusnahkan tidak dapat diciptakan atau diadakan lagi. Kegiatan ini menuntut kesungguhan dan ketelitian yang sangat tinggi sehingga tidak terjadi kesalahan sekecil apapun. Pemusnahan arsip dilaksanakan untuk menjaga kontinuitas pengelolaan arsip dan menjaga keseimbangan keberadaan arsip, sejak arsip diciptakan kemudian dikelola dan pada akhirnya dimusnahkan.

1. Pemusnahan duplikasi dan non arsip • Pemeriksaan

Bagian administrasi umum pada unit-unit kerja melaksanakan penyortiran arsip dan non arsip serta duplikasi arsip. Komponen non arsip terdiri dari kertas kosong, map dan lain-lain yang tidak memiliki informasi. Sedangkan arsip duplikasi adalah arsip yang persis dengan aslinya. Jika ditemukan arsip duplikasi, maka dipilih salah satu untuk disimpan dan diperlakukan sebagai asli.

Unit kerja dapat memusnahkan duplikasi dan non arsip secara langsung dengan menggunakan alat pencacah apabila jumlahnya tidak melebihi 500 lembar.

• Membuat daftar arsip dan duplikasi

Jika duplikasi dan non arsip jumlahnya melebihi 500 lembar, maka unit kerja membuat daftar duplikasi dan non arsip.

• Memindahkan non arsip dan duplikasi arsip

Unit kerja mengirimkan duplikasi dan non arsip ke Sub Bagian Tatausaha Direktorat / Bagian Umum.

• Pengumpulan duplikasi non arsip

Sub Bagian Tata usaha Direktorat / Bagian Umum menerima dan menghimpun duplikasi dan non arsip.

• Pemusnahan

Sub Bagian Tata usaha Direktorat / Bagian Umum melaksanakan pemusnahan duplikasi dan non arsip secara bersama-sama dengan membuat Berita Acara Pemusnahan duplikasi dan non arsip.

2. Pemusnahan arsip yang memiliki jangka simpan sampai dengan 4 tahun.

• Pemeriksaan

Arsiparis memeriksa arsip yang sudah habis jangka waktu simpannya (5-9 tahun) sesuai JRA dan memiliki keterangan musnah. Pemeriksaan dilaksanakan untuk mengetahui apakah arsip-arsip tersebut benar telah habis jangka simpannya yang berpedoman pada JRA atau peraturan perundangan yang berlaku.

• Pendaftaran

Membuat daftar arsip-arsip yang telah habis jangka simpannya dan berpedoman kepada JRA yang akan dimusnahkan menggunakan formulir lampiran 3.

Menata, mengelempokkan, dan memberi nomor arsip sesuai dengan nomor daftar arsip yang akan dimusnahkan.

• Penilaian

Sub Bagian Tata usaha Direktorat menyampaikan daftar arsip yang akan dimusnahkan kepada Bagian Umum dan unit-unit pemilik arsip untuk dilakukan penilaian arsip.

• Persetujuan dan pengesahan

a. Kepala Bagian Umum mempersiapkan surat permohonan rekomendasi dan mengajukan permohonan kepada Sesditjen untuk ditandatangani oleh Dirjen PNFI. Surat

permohonan rekomendasi disampaikan ke Sesjen melalui Kepala Biro Umum.

b. Kepala Biro Umum Depdiknas melakukan penilaian dan mempersiapkan surat rekomendasi pemusnahan arsip yang ditandatangani oleh Sesjen. Surat rekomendasi Sesjen disampaikan kepada Dirjen PNFI.

c. Dirjen PNFI mengesahkan arsip yang akan dimusnahkan dalam bentuk surat keputusan.

• Pelaksanaan pemusnahan

Sub Bagian Tata usaha Direktorat melakukan pemusnahan secara total disertai dengan Berita Acara dan disaksikan oleh minimal 2 orang saksi dari Bagian Umum dan Bagian Tata Laksana dan Kepegawaian (hukum/perundang-undangan) Direktorat Jendral PNFI.

3. Pemusnahan arsip yang memiliki jangka simpan 5-9 tahun

Pemusnahan arsip yang memiliki jangka simpan 5-9 tahun tahun dilakukan oleh Bagian Umum Setditjen PNFI.

Proses prosedur pemusnahan arsip sama halnya dengan prosedur pemindahan pemusnahan arsip yang memiliki jangka simpan

sampai dengan 4 tahun hanya saja perbedaan terletak pada jangka simpan yaitu 5-9 tahun dan pelaksanaan pemusnahannya disaksikan 2 orang saksi dari Biro Umum dan Biro Hukum dan Organisasi.

BAB IV

KESIMPULAN DAN SARAN

4.1. KESIMPULAN

Berdasarkan hasil observasi pada BPPNFI Regional 1 Medan dan pembahasan dari bab sebelumnya, maka penulis mengambil kesimpulan sebagai berikut :

1. Kegiatan arsip pada BPPNFI Regional 1 Medan adalah mengagendakan surat masuk dan surat keluar, membuat nomor urut surat atau arsip. Penyimpanan arsip dilakukan dengan menggunakan map ordner selanjutnya dimasukkan ke dalam lemari arsip.

2. Segala urusan surat-menyurat, kearsipan ditangani oleh bagian keadministrasian.

3. Penyusutan arsip dilakukan dengan memindahkan arsip yang tidak bernilai guna dalam satu ruangan khusus. Sedangkan arsip yang masih bernilai guna disimpan pada sub bagian tata usaha umum.

4. Pemeliharaan arsip tidak ada hal yang khusus, hanya sebatas membersihkan dokumen arsip dari debu saja.

5. Klasifikasi arsip berdasarkan asal surat, tanggal surat dan perihal surat. 6. Penemuan kembali arsip dilakukan dengan menggunakan sistem

klasifikasi arsip dan nomor urut surat.

7. Pemusnahan arsip dilakukan pada arsip yang sudah tidak bernilai guna lagi, kemudian dilakukan pencatatan pada buku arsip.

4.2. SARAN

Berdasarkan kesimpulan yang telah dikemukakan di atas, maka diperoleh saran sebagai berikut :

1. Untuk penanganan arsip yang lebih baik lagi, seharusnya diolah oleh petugas yang ahli di bidang arsip.

2. Pemeliharaan arsip seharusnya lebih ditingkatkan lagi, karena arsip merupakan asset informasi yang penting bagi kegiatan keadministrasian.

3. Agar arsip dapat terjaga dengan baik seharusnya arsip ditempatkan pada ruangan tersendiri dengan ruangan yang bersuhu lebih rendah dari ruangan yang lainnya.

4. Pengolahan arsip yang dilakukan hendaknya perlu ditingkatkan lagi agar prosedur kearsipan menjadi lebih baik.

DAFTAR PUSTAKA

Abubakar, Hadi. 1997. Cara-Cara Pengolahan Arsip yang Praktis dan Efisien. Jakarta : Djambatan.

……….. 1997. Pola Kearsipan Modren : Sistem Kartu Kendali. Jakarta : Djambatan.

Artikel Wadah Belajar Arsip.2009.(Online).

Diakses tanggal 18 April 2009.

Basari, Abas. 2007. Manajemen Arsip Dinamis (Aktif & In-aktif).(Online).

Diakses tanggal 14 April 2009.

Hasugian, Jonner. 2003. Pengantar Kerasipan.(Online).

Diakses tanggal 14 April 2009.

Penilaian Arsip dan Jadwal Retensi Arsip (Modul). Jakarta : Arsip Nasional

Rebuplik Indonesia (ANRI), 2002.

Sedarmayanti. 2003. Tata Kearsipan Dengan Memanfaatkan Teknologi Modren. Bandung : Mandar Maju.

Sofa. 2008. Pengantar Kearsipan Bag 1.(Online).

Diakses tanggal 23 April 2009.

Sutarto. 1997. Sekertaris dan Tata Warkat. Yogyakarta : Gajah Mada University Press.

Widjaya, A. W. 1993. Administrasi Kearsipan : Suatu Pengantar. Jakarta : Rajawali Press.

Unit kerja dapat memusnahkan duplikasi dan non arsip secara langsung dengan menggunakan alat pencacah apabila jumlahnya tidak melebihi 500 lembar.

• Membuat daftar arsip dan duplikasi

Jika duplikasi dan non arsip jumlahnya melebihi 500 lembar, maka unit kerja membuat daftar duplikasi dan non arsip.

• Memindahkan non arsip dan duplikasi arsip

Unit kerja mengirimkan duplikasi dan non arsip ke Sub Bagian Tatausaha Direktorat / Bagian Umum.

• Pengumpulan duplikasi non arsip

Sub Bagian Tata usaha Direktorat / Bagian Umum menerima dan menghimpun duplikasi dan non arsip.

• Pemusnahan

Sub Bagian Tata usaha Direktorat / Bagian Umum melaksanakan pemusnahan duplikasi dan non arsip secara bersama-sama dengan membuat Berita Acara Pemusnahan duplikasi dan non arsip.

2. Pemusnahan arsip yang memiliki jangka simpan sampai dengan 4 tahun.

• Pemeriksaan

Arsiparis memeriksa arsip yang sudah habis jangka waktu simpannya (5-9 tahun) sesuai JRA dan memiliki keterangan musnah. Pemeriksaan dilaksanakan untuk mengetahui apakah arsip-arsip tersebut benar telah habis jangka simpannya yang berpedoman pada JRA atau peraturan perundangan yang berlaku.

• Pendaftaran

Membuat daftar arsip-arsip yang telah habis jangka simpannya dan berpedoman kepada JRA yang akan dimusnahkan menggunakan formulir lampiran 3.

Menata, mengelempokkan, dan memberi nomor arsip sesuai dengan nomor daftar arsip yang akan dimusnahkan.

• Penilaian

Sub Bagian Tata usaha Direktorat menyampaikan daftar arsip yang akan dimusnahkan kepada Bagian Umum dan unit-unit pemilik arsip untuk dilakukan penilaian arsip.

• Persetujuan dan pengesahan

a. Kepala Bagian Umum mempersiapkan surat permohonan rekomendasi dan mengajukan permohonan kepada Sesditjen untuk ditandatangani oleh Dirjen PNFI. Surat

permohonan rekomendasi disampaikan ke Sesjen melalui Kepala Biro Umum.

b. Kepala Biro Umum Depdiknas melakukan penilaian dan mempersiapkan surat rekomendasi pemusnahan arsip yang ditandatangani oleh Sesjen. Surat rekomendasi Sesjen disampaikan kepada Dirjen PNFI.

c. Dirjen PNFI mengesahkan arsip yang akan dimusnahkan dalam bentuk surat keputusan.

• Pelaksanaan pemusnahan

Sub Bagian Tata usaha Direktorat melakukan pemusnahan secara total disertai dengan Berita Acara dan disaksikan oleh minimal 2 orang saksi dari Bagian Umum dan Bagian Tata Laksana dan Kepegawaian (hukum/perundang-undangan) Direktorat Jendral PNFI.

3. Pemusnahan arsip yang memiliki jangka simpan 5-9 tahun Pemusnahan arsip yang memiliki jangka simpan 5-9 tahun tahun dilakukan oleh Bagian Umum Setditjen PNFI.

Proses prosedur pemusnahan arsip sama halnya dengan prosedur pemindahan pemusnahan arsip yang memiliki jangka simpan

sampai dengan 4 tahun hanya saja perbedaan terletak pada jangka simpan yaitu 5-9 tahun dan pelaksanaan pemusnahannya disaksikan 2 orang saksi dari Biro Umum dan Biro Hukum dan Organisasi.

BAB IV

KESIMPULAN DAN SARAN

4.1. KESIMPULAN

Berdasarkan hasil observasi pada BPPNFI Regional 1 Medan dan pembahasan dari bab sebelumnya, maka penulis mengambil kesimpulan sebagai berikut :

1. Kegiatan arsip pada BPPNFI Regional 1 Medan adalah mengagendakan surat masuk dan surat keluar, membuat nomor urut surat atau arsip. Penyimpanan arsip dilakukan dengan menggunakan map ordner selanjutnya dimasukkan ke dalam lemari arsip.

2. Segala urusan surat-menyurat, kearsipan ditangani oleh bagian keadministrasian.

3. Penyusutan arsip dilakukan dengan memindahkan arsip yang tidak bernilai guna dalam satu ruangan khusus. Sedangkan arsip yang masih bernilai guna disimpan pada sub bagian tata usaha umum.

4. Pemeliharaan arsip tidak ada hal yang khusus, hanya sebatas membersihkan dokumen arsip dari debu saja.

5. Klasifikasi arsip berdasarkan asal surat, tanggal surat dan perihal surat. 6. Penemuan kembali arsip dilakukan dengan menggunakan sistem

klasifikasi arsip dan nomor urut surat.

7. Pemusnahan arsip dilakukan pada arsip yang sudah tidak bernilai guna lagi, kemudian dilakukan pencatatan pada buku arsip.

4.2. SARAN

Berdasarkan kesimpulan yang telah dikemukakan di atas, maka diperoleh saran sebagai berikut :

1. Untuk penanganan arsip yang lebih baik lagi, seharusnya diolah oleh petugas yang ahli di bidang arsip.

2. Pemeliharaan arsip seharusnya lebih ditingkatkan lagi, karena arsip merupakan asset informasi yang penting bagi kegiatan keadministrasian.

3. Agar arsip dapat terjaga dengan baik seharusnya arsip ditempatkan pada ruangan tersendiri dengan ruangan yang bersuhu lebih rendah dari ruangan yang lainnya.

4. Pengolahan arsip yang dilakukan hendaknya perlu ditingkatkan lagi agar prosedur kearsipan menjadi lebih baik.

DAFTAR PUSTAKA

Abubakar, Hadi. 1997. Cara-Cara Pengolahan Arsip yang Praktis dan Efisien. Jakarta : Djambatan.

……….. 1997. Pola Kearsipan Modren : Sistem Kartu Kendali. Jakarta : Djambatan.

Artikel Wadah Belajar Arsip.2009.(Online).

Diakses tanggal 18 April 2009.

Basari, Abas. 2007. Manajemen Arsip Dinamis (Aktif & In-aktif).(Online).

Diakses tanggal 14 April 2009.

Hasugian, Jonner. 2003. Pengantar Kerasipan.(Online).

Diakses tanggal 14 April 2009.

Penilaian Arsip dan Jadwal Retensi Arsip (Modul). Jakarta : Arsip Nasional Rebuplik Indonesia (ANRI), 2002.

Sedarmayanti. 2003. Tata Kearsipan Dengan Memanfaatkan Teknologi Modren. Bandung : Mandar Maju.

Sofa. 2008. Pengantar Kearsipan Bag 1.(Online).

Diakses tanggal 23 April 2009.

Sutarto. 1997. Sekertaris dan Tata Warkat. Yogyakarta : Gajah Mada University Press.

Widjaya, A. W. 1993. Administrasi Kearsipan : Suatu Pengantar. Jakarta : Rajawali Press.