3.2.3. Penyimpanan dan Penjajaran arsip
Sebelum arsip disimpan pada tempat penyimpanan arsip atau filing cabinet terlebih dahulu arsip disortir menurut jenisnya. Langkah pertama yang dilakukan
sebelum penyimpanan dan penjajaran arsip ialah mengklasifikasi surat yang akan disimpan, kemudian surat yang akan disimpan diberi tanda stempel arsip.
Kemudian surat tersebut diberi pelubang kertas Perfurator, setelah itu surat disimpan difile Letter file berdasarkan kode surat.
3.3. Pengolahan Arsip pada BPPNFI Regional 1 Medan
•
Pemeriksaan
Pemeriksaan dilakukan untuk mengetahui tanda simpan, kelengkapan arsip, kondisi fisik arsip dan keterkaitan dengan arsip lain.
1. Pemeriksaan tanda simpan
Memeriksa tanda simpan atau file pada lembar disposisi yang diberikan oleh pimpinan.
2. Pemeriksaan kelengkapan berkas
Jika terdapat berkas yang tidak lengkap, misalnya tidak ada lampiran atau terpisah antara satu dengan yang lainnya maka
berkas tersebut harus digabungkan menjadi satu kesatuan berkas. 3.
Pemeriksaan kondisi fisik arsip Jika terdapat arsip yang rusak dan arsip yang tidak memiliki nilai
guna tinggi maka sebelum disimpan perlu dilakukan tindakan perbaikan dengan cara penambalan, penyambungan, laminasi dan
teknik perawatan lainnya. 4.
Pemeriksaan keterkaitan dengan arsip lain Jika arsip yang diperiksa memiliki keterkaitan dengan arsip yang
sudah disimpan maka digabungkan dengan arsip tersebut, tanpa membuat folder baru.
•
Penyortiran
Universitas Sumatera Utara
Penyortiran dilakukan untuk memilih antara kelompok arsip yang satu dengan kelompok yang lain atau memisahkan duplikat-duplikat yang
tidak berguna. •
Penentuan Indeks
Penentuan indeks dilakukan untuk menentukan nama jenis arsip kata tangkap caption atau kata kunci keyword sesuai dengan materi
arsip. Indeks dapat berupa nama orang, nama organisasi, nama wilayah, nomor dan subjek atau masalah.
•
Penentuan Kode
Penentuan kode dilakukan berdasarkan kelompok masalah, sub masalah dan sub-sub masalah.
Contoh kode klasifikasi arsip pada BPPNFI Regional 1 Medan : KU
KEUANGAN KU.00
Penyusunan Anggaran KU. 01
Pelaksanaan Anggaran KU.02
Perbendaharaan KU.03
Bantuan Luar Negeri KU.04
Sistem Akutansi KU.05
Pertanggungjawaban Keuangan KP
KEPEGAWAIAN KP.00
Kepegawaian KP.01
Pengadaan KP.02
Pembinaan KP.03
Pembinaan Jabatan Fungsional KP.04
Cuti KP.05
Disiplin KP.06
Kesejahteraan KP.07
Pemberhentian KP.08
Organisasi Non Kedinasan HK
HUKUM HK.00
Peraturan Perundang-undangan OT
ORGANISASI DAN TATALAKSANA
Universitas Sumatera Utara
OT.00 Organisasi
OT.01 Tatalaksana
OT.02 Evaluasi Organisasi dan Tata kerja
HM KEHUMASAN
HM.00 Hubungan antar lembaga
HM.01 Media Massa
HM.02 Keprotokolan
HM.03 Kunjungan Dinas
HM.04 Dengar Pendapat
HM.05 Sidang KabinetRakor
HM.06 Penerbitan dan Publikasi
HM.07 Dokumentasi
HM.08 Perpustakaan
•
Pembuatan Label
Pembuatan label dilaksanakan pada sekat penunjuk guide, foldermap, dan peralatan penyimpanan arsip lainnya yang
dilaksanakan secara konsisten. •
Pembuatan Tunjuk Silang
Pembuatan tunjuk silang dilaksanakan untuk menghubungkan berkas yang satu dengan berkas yang lainnya yang memiliki keterkaitan
informasi. •
Penempatan Arsip
Penempatan arsip dilakukan sesuai dengan lokasi atau kelompok subjeknya.
3.4. Pemeliharaan Arsip