Pengolahan Arsip pada BPPNFI Regional 1 Medan

3.2.3. Penyimpanan dan Penjajaran arsip

Sebelum arsip disimpan pada tempat penyimpanan arsip atau filing cabinet terlebih dahulu arsip disortir menurut jenisnya. Langkah pertama yang dilakukan sebelum penyimpanan dan penjajaran arsip ialah mengklasifikasi surat yang akan disimpan, kemudian surat yang akan disimpan diberi tanda stempel arsip. Kemudian surat tersebut diberi pelubang kertas Perfurator, setelah itu surat disimpan difile Letter file berdasarkan kode surat.

3.3. Pengolahan Arsip pada BPPNFI Regional 1 Medan

• Pemeriksaan Pemeriksaan dilakukan untuk mengetahui tanda simpan, kelengkapan arsip, kondisi fisik arsip dan keterkaitan dengan arsip lain. 1. Pemeriksaan tanda simpan Memeriksa tanda simpan atau file pada lembar disposisi yang diberikan oleh pimpinan. 2. Pemeriksaan kelengkapan berkas Jika terdapat berkas yang tidak lengkap, misalnya tidak ada lampiran atau terpisah antara satu dengan yang lainnya maka berkas tersebut harus digabungkan menjadi satu kesatuan berkas. 3. Pemeriksaan kondisi fisik arsip Jika terdapat arsip yang rusak dan arsip yang tidak memiliki nilai guna tinggi maka sebelum disimpan perlu dilakukan tindakan perbaikan dengan cara penambalan, penyambungan, laminasi dan teknik perawatan lainnya. 4. Pemeriksaan keterkaitan dengan arsip lain Jika arsip yang diperiksa memiliki keterkaitan dengan arsip yang sudah disimpan maka digabungkan dengan arsip tersebut, tanpa membuat folder baru. • Penyortiran Universitas Sumatera Utara Penyortiran dilakukan untuk memilih antara kelompok arsip yang satu dengan kelompok yang lain atau memisahkan duplikat-duplikat yang tidak berguna. • Penentuan Indeks Penentuan indeks dilakukan untuk menentukan nama jenis arsip kata tangkap caption atau kata kunci keyword sesuai dengan materi arsip. Indeks dapat berupa nama orang, nama organisasi, nama wilayah, nomor dan subjek atau masalah. • Penentuan Kode Penentuan kode dilakukan berdasarkan kelompok masalah, sub masalah dan sub-sub masalah. Contoh kode klasifikasi arsip pada BPPNFI Regional 1 Medan : KU KEUANGAN KU.00 Penyusunan Anggaran KU. 01 Pelaksanaan Anggaran KU.02 Perbendaharaan KU.03 Bantuan Luar Negeri KU.04 Sistem Akutansi KU.05 Pertanggungjawaban Keuangan KP KEPEGAWAIAN KP.00 Kepegawaian KP.01 Pengadaan KP.02 Pembinaan KP.03 Pembinaan Jabatan Fungsional KP.04 Cuti KP.05 Disiplin KP.06 Kesejahteraan KP.07 Pemberhentian KP.08 Organisasi Non Kedinasan HK HUKUM HK.00 Peraturan Perundang-undangan OT ORGANISASI DAN TATALAKSANA Universitas Sumatera Utara OT.00 Organisasi OT.01 Tatalaksana OT.02 Evaluasi Organisasi dan Tata kerja HM KEHUMASAN HM.00 Hubungan antar lembaga HM.01 Media Massa HM.02 Keprotokolan HM.03 Kunjungan Dinas HM.04 Dengar Pendapat HM.05 Sidang KabinetRakor HM.06 Penerbitan dan Publikasi HM.07 Dokumentasi HM.08 Perpustakaan • Pembuatan Label Pembuatan label dilaksanakan pada sekat penunjuk guide, foldermap, dan peralatan penyimpanan arsip lainnya yang dilaksanakan secara konsisten. • Pembuatan Tunjuk Silang Pembuatan tunjuk silang dilaksanakan untuk menghubungkan berkas yang satu dengan berkas yang lainnya yang memiliki keterkaitan informasi. • Penempatan Arsip Penempatan arsip dilakukan sesuai dengan lokasi atau kelompok subjeknya.

3.4. Pemeliharaan Arsip