BAB I PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang Penulisan
Dewasa ini, informasi menjadi kebutuhan mutlak bagi setiap organisasi, baik organisasi pemerintah maupun swasta. Keseluruhan kegiatan
organisasi pada dasarnya membutuhkan informasi. Oleh karena itu, informasi menjadi bagian yang sangat penting untuk mendukung proses kerja
administrasi dan pelaksanaan fungsi-fungsi manajemen dari birokrasi didalam menghadapi perubahan situasi dan kondisi yang berkembang dengan
cepat. Pada suatu instansi atau lembaga pemerintahan maupun swasta, bidang
kearsipan merupakan salah satu unsur dari kesekretariatan atau ketatausahaan. Administrasi pada kearsipan meliputi kegiatan dalam suatu pengurusan, baik
mengenai pengumpulan, pengelompokan, penyimpanan atau penemuan kembali, penyusutan dan pemusnahan arsip.
Perkembangan teknologi yang pesat menuntut kebutuhan informasi yang tinggi bagi masyarakat dalam berbagai segi kehidupan. Kebutuhan akan
informasi tersebut menuntut lembaga-lembaga pemerintah, instansi, dan tidak terkecuali individu untuk memperoleh informasi yang dibutuhkan sesuai
dengan kebutuhannya masing-masing. Peranan arsip sangat potensial dan tidak mungkin dapat dihapus dalam
menunjang kelancaran, kegiatan administrasi sehari-hari suatu organisasi. Kearsipan merupakan urat nadi dalam seluruh kegiatan instansi dan
merupakan pusat ingatan, sumber informasi dan sumber bukti sejarah. Berkaitan dengan hal tersebut dalam kegiatan suatu badan atau lembaga arip,
ditemukan teknik jadwal retensi, meliputi kegiatan-kegiatan mulai kegunaan suatu arsip bagi kantor kemudian merencanakan sejauh mana arsip-arsip dari
kantor dapat disimpan. Kegiatan arsip berkaitan dengan pengklasifikasian, penyimpanan,
pemeliharaan, dan penyusutan arsip. Arsip merupakan hal yang dibutuhkan
Universitas Sumatera Utara
untuk mengetahui pelaksanaan pekerjaan masa lalu dan penyusunan rencana kerja yang akan datang serta pengambilan keputusan, karena itu arsip sebagai
sumber informasi harus dikelola dengan baik. Menurut bahasa referensi, arsip atau records merupakan informasi
yang direkam dalam bentuk atau medium apapun, dibuat, diterima, dan dipelihara oleh suatu organisasilembagabadanperorangan dalam rangka
pelaksanaan kegiatan. Secara etimologi arsip berasal dari bahasa Yunani Kuno Archeon, Arche yang dapat bermakna permulaan, asal, tempat utama,
kekuasaan dan juga berarti bangunankantor. Perkembangan selanjutnya kita mengenal archaios yang berarti kuno, archaic, architect, archaeology, archive
dan arsip. Untuk pelaksanaan kegiatan arsip setiap upaya penyusutan arsip
diperlukan penilaian terhadap aspek nilai arsip secara profesional yang dalam rangka pembinaan kearsipan nasional telah dikembangkan jabatan fungsional
arsiparis yang diharapkan mampu melaksanakan pekerjaan secara professional.
Arsip mempunyai beberapa kegunaannya, Sedarmaji dalam Wursanto, 1991 : 10 mengemukakan bahwa arsip mempunyai tujuh nilai guna yaitu
sebagai berikut : •
Values for Administrative Use Nilai arsip dalam kegunaan administrasi
• Values for Legal Use Nilai arsip dalam kegunaan hukum
• Values for Viscal Use Nilai arsip berkaitan dengan keuangan
• Values for Operating Use Nilai arsip yang berorentasi pada
pelaksanaan kegiatan •
Values for Policy Use Nilai arsip untuk kebijakan •
Values for Historical Use Nilai arsip yang berkaitan dengan sejarah
• Values for Research Use Nilai arsip yang berkaitan dengan hasil
penelitian sebagai bukti hasil karya anak bangsa
Balai Pengembangan Pendidikan Non-Formal dan Informal BPPNFI Regional 1 Medan, merupakan instansi pemerintah yang bergerak pendidikan
non formal. BPPNFI Regional 1 Medan mempunyai beberapa bagian kerja yang dibagi menurut struktur organisasi sesuai dengan bidangnya. Perlu
penanganan yang baik dalam pengolahan arsip agar nilai guna informasi yang
Universitas Sumatera Utara
dimiliki dapat digunakan secara maksimal. Penanganan arsip pada BPPNFI Regional 1 Medan meliputi proses pengurusan arsip, pemeliharaan,
prngamanan serta penyusutan arsip. Berdasarkan pengamatan yang telah dilakukan pada BPPNFI Regional
1 Medan, ditemukan yang ditemukan adalah apakah BPPNFI Regional 1 Medan telah mengolah arsipnya sesuai dengan prosedur yang berlaku.
Bagaimana BPPNFI Regional 1 Medan telah menerapkan sistem pengolahan arsip sesuai dengan standar pengolahan arsip. Dari permasalahan di atas
Penulis tertarik untuk membahas kondisi BPPNFI Regional 1 Medan ini
dengan judul “ Mekanisme Pengolahan Arsip Pada Balai Pengembangan Pendidikan Non-Formal dan Informal BPPNFI Regional 1 Medan “.
1.2. Tujuan Penulisan