Latar Belakang Penulisan PENDAHULUAN

BAB I PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang Penulisan

Dewasa ini, informasi menjadi kebutuhan mutlak bagi setiap organisasi, baik organisasi pemerintah maupun swasta. Keseluruhan kegiatan organisasi pada dasarnya membutuhkan informasi. Oleh karena itu, informasi menjadi bagian yang sangat penting untuk mendukung proses kerja administrasi dan pelaksanaan fungsi-fungsi manajemen dari birokrasi didalam menghadapi perubahan situasi dan kondisi yang berkembang dengan cepat. Pada suatu instansi atau lembaga pemerintahan maupun swasta, bidang kearsipan merupakan salah satu unsur dari kesekretariatan atau ketatausahaan. Administrasi pada kearsipan meliputi kegiatan dalam suatu pengurusan, baik mengenai pengumpulan, pengelompokan, penyimpanan atau penemuan kembali, penyusutan dan pemusnahan arsip. Perkembangan teknologi yang pesat menuntut kebutuhan informasi yang tinggi bagi masyarakat dalam berbagai segi kehidupan. Kebutuhan akan informasi tersebut menuntut lembaga-lembaga pemerintah, instansi, dan tidak terkecuali individu untuk memperoleh informasi yang dibutuhkan sesuai dengan kebutuhannya masing-masing. Peranan arsip sangat potensial dan tidak mungkin dapat dihapus dalam menunjang kelancaran, kegiatan administrasi sehari-hari suatu organisasi. Kearsipan merupakan urat nadi dalam seluruh kegiatan instansi dan merupakan pusat ingatan, sumber informasi dan sumber bukti sejarah. Berkaitan dengan hal tersebut dalam kegiatan suatu badan atau lembaga arip, ditemukan teknik jadwal retensi, meliputi kegiatan-kegiatan mulai kegunaan suatu arsip bagi kantor kemudian merencanakan sejauh mana arsip-arsip dari kantor dapat disimpan. Kegiatan arsip berkaitan dengan pengklasifikasian, penyimpanan, pemeliharaan, dan penyusutan arsip. Arsip merupakan hal yang dibutuhkan Universitas Sumatera Utara untuk mengetahui pelaksanaan pekerjaan masa lalu dan penyusunan rencana kerja yang akan datang serta pengambilan keputusan, karena itu arsip sebagai sumber informasi harus dikelola dengan baik. Menurut bahasa referensi, arsip atau records merupakan informasi yang direkam dalam bentuk atau medium apapun, dibuat, diterima, dan dipelihara oleh suatu organisasilembagabadanperorangan dalam rangka pelaksanaan kegiatan. Secara etimologi arsip berasal dari bahasa Yunani Kuno Archeon, Arche yang dapat bermakna permulaan, asal, tempat utama, kekuasaan dan juga berarti bangunankantor. Perkembangan selanjutnya kita mengenal archaios yang berarti kuno, archaic, architect, archaeology, archive dan arsip. Untuk pelaksanaan kegiatan arsip setiap upaya penyusutan arsip diperlukan penilaian terhadap aspek nilai arsip secara profesional yang dalam rangka pembinaan kearsipan nasional telah dikembangkan jabatan fungsional arsiparis yang diharapkan mampu melaksanakan pekerjaan secara professional. Arsip mempunyai beberapa kegunaannya, Sedarmaji dalam Wursanto, 1991 : 10 mengemukakan bahwa arsip mempunyai tujuh nilai guna yaitu sebagai berikut : • Values for Administrative Use Nilai arsip dalam kegunaan administrasi • Values for Legal Use Nilai arsip dalam kegunaan hukum • Values for Viscal Use Nilai arsip berkaitan dengan keuangan • Values for Operating Use Nilai arsip yang berorentasi pada pelaksanaan kegiatan • Values for Policy Use Nilai arsip untuk kebijakan • Values for Historical Use Nilai arsip yang berkaitan dengan sejarah • Values for Research Use Nilai arsip yang berkaitan dengan hasil penelitian sebagai bukti hasil karya anak bangsa Balai Pengembangan Pendidikan Non-Formal dan Informal BPPNFI Regional 1 Medan, merupakan instansi pemerintah yang bergerak pendidikan non formal. BPPNFI Regional 1 Medan mempunyai beberapa bagian kerja yang dibagi menurut struktur organisasi sesuai dengan bidangnya. Perlu penanganan yang baik dalam pengolahan arsip agar nilai guna informasi yang Universitas Sumatera Utara dimiliki dapat digunakan secara maksimal. Penanganan arsip pada BPPNFI Regional 1 Medan meliputi proses pengurusan arsip, pemeliharaan, prngamanan serta penyusutan arsip. Berdasarkan pengamatan yang telah dilakukan pada BPPNFI Regional 1 Medan, ditemukan yang ditemukan adalah apakah BPPNFI Regional 1 Medan telah mengolah arsipnya sesuai dengan prosedur yang berlaku. Bagaimana BPPNFI Regional 1 Medan telah menerapkan sistem pengolahan arsip sesuai dengan standar pengolahan arsip. Dari permasalahan di atas Penulis tertarik untuk membahas kondisi BPPNFI Regional 1 Medan ini dengan judul “ Mekanisme Pengolahan Arsip Pada Balai Pengembangan Pendidikan Non-Formal dan Informal BPPNFI Regional 1 Medan “.

1.2. Tujuan Penulisan