arsip dalam setiap foldermap. Penataan antara folder yang satu dengan folder yang lain haruslah rapi dan benar.
•
Pembuatan berita acara pemindahan arsip
Pemindahan arsip merupakan pengalihan wewenang dan tanggungjawab dari Sub Direktorat ke Sub Bagian Tata usaha
Direktorat. Bukti pemindahan arsip diwujudkan dalam bentuk Berita Acara, menggunakan formulir lampiran 2.
•
Pelaksanaan pemindahan
Sebelum pelaksanaan pemindahan perlu dilakukan pemeriksaan oleh Sub Bagian Tata usaha untuk mengetahui
kesesuaian antara daftar dengan fisik arsip yang dipindahkan. Pemindahan arsip ini disertai dengan penandatanganan Berita
Acara Pemindahan oleh Kasubdit dan Kasubbag TU, dibuat rangkap 2 masing-masing untuk pihak yang memindahkan dan
pihak yang menerima.
2. Pemindahan arsip dari Sub Bagian Tata usaha Direktorat ke Bagian Umum
Sub Bagian Tata usaha Direktorat memiliki kewenangan menyimpan arsip selama 5 tahun. Kemudian arsip dipindahkan ke
Bagian Umum Sekrtariat Direktorat Jendral PNFI. Prosedur pemindahan arsip ini sama dengan prosedur pemindahan
dari Sub Direktorat ke Sub Bagian Tata usaha Direktorat, hanya saja penyimpanannya saja yang berbeda yaitu selama 5 tahun.
3. Pemindaha arsip dari Bagian Umum ke Biro Umum
Bagian Umum Sekretariat Direktorat Jendral PNFI memiliki kewenangan menyimpan arsip sampai dengan 10 tahun. Kemudian
arsip dipindahkan ke Pusat Departemen pada Biro Umum Sekretariat Jendral.
Universitas Sumatera Utara
Prosedur pemindahan arsip ini sama halnya dengan ke dua prosedur yang telah diuraikan di atas, perbedaannya terletak pada
jangka simpan yaitu 10 tahun.
B. Pemusnahan Arsip
Pemusnahan asip adalah kegiatan menghancurkan atau meniadakan fisik dan informasi arsip melalui cara-cara tertentu, sehingga fisik dan
informasinya tidak dapat dikenali lagi. Pemusnahan arsip memiliki resiko hukum yang sangat tinggi, karena
arsip sudah terlanjur dimusnahkan tidak dapat diciptakan atau diadakan lagi. Kegiatan ini menuntut kesungguhan dan ketelitian yang sangat tinggi
sehingga tidak terjadi kesalahan sekecil apapun. Pemusnahan arsip dilaksanakan untuk menjaga kontinuitas pengelolaan arsip dan menjaga
keseimbangan keberadaan arsip, sejak arsip diciptakan kemudian dikelola dan pada akhirnya dimusnahkan.
1. Pemusnahan duplikasi dan non arsip
•
Pemeriksaan
Bagian administrasi umum pada unit-unit kerja melaksanakan penyortiran arsip dan non arsip serta duplikasi arsip.
Komponen non arsip terdiri dari kertas kosong, map dan lain- lain yang tidak memiliki informasi. Sedangkan arsip duplikasi
adalah arsip yang persis dengan aslinya. Jika ditemukan arsip duplikasi, maka dipilih salah satu untuk disimpan dan
diperlakukan sebagai asli. •
Pemusnahan
Universitas Sumatera Utara
Unit kerja dapat memusnahkan duplikasi dan non arsip secara langsung dengan menggunakan alat pencacah apabila
jumlahnya tidak melebihi 500 lembar. •
Membuat daftar arsip dan duplikasi
Jika duplikasi dan non arsip jumlahnya melebihi 500 lembar, maka unit kerja membuat daftar duplikasi dan non arsip.
•
Memindahkan non arsip dan duplikasi arsip
Unit kerja mengirimkan duplikasi dan non arsip ke Sub Bagian Tatausaha Direktorat Bagian Umum.
•
Pengumpulan duplikasi non arsip
Sub Bagian Tata usaha Direktorat Bagian Umum menerima dan menghimpun duplikasi dan non arsip.
•
Pemusnahan
Sub Bagian Tata usaha Direktorat Bagian Umum melaksanakan pemusnahan duplikasi dan non arsip secara
bersama-sama dengan membuat Berita Acara Pemusnahan duplikasi dan non arsip.
2. Pemusnahan arsip yang memiliki jangka simpan sampai dengan 4 tahun.
