Yaitu dengan cara melapiskan kertas “handmade” dan “chiffon”.
2. Laminasi
Yaitu pekerjaan menutup arsip diantara dua lembar plastik. •
Mikrofilm Merupakan suatu proses fotografi, dimana arsip direkam pada
film dalam ukuran yang diperkecil untuk memudahkan penyipanan dan penggunaan.
2.5. Penyusutan Arsip 2.5.1. Pengertian dan Tujuan
Berdasarkan Peraturan Pemerintah RI Nomor 34 tahun 1979, penyusutan arsip adalah Sedarmayanti, 2003 : 102-103 :
1. Pemindahan arsip in-aktif dari unit pengolah ke unit
kearsipan dalam lingkungan lembaga-lembaga negara atau badan-badan pemerintahan masing-masing.
2. Memusnahkan arsip sesuai dengan ketentuan yang berlaku.
3. Menyerahkan arsip statis kepada Arsip Nasional.
Menurut Wursanto dalam bukunya Kerasipan 2 menyatakan bahwa “Penyusutan arsip adalah kegiatan menghancurkan secara
fisik arsip yang sudah berakhir fungsinya, serta tidak memiliki nilai guna lagi. Penyusutan arsip tersebut haruslah dilakukan secara total,
yaitu dibakar secara habis, dicacah atau dengan cara lain sehingga wujud dari arsip tersebut tidak terlihat lagi”.
Sedarmayanti berpendapat bahwa tujuan penyusutan arsip adalah sebagai berikut :
• Mendayagunakan arsip dinamis sebagai berkas kerja maupun
sebagai referensi. •
Menghemat ruangan, peralatan dan perlengkapan. •
Mempercepat proses temu kembali arsip. •
Menyelamatkan bahan bukti pertanggungjawaban pemerintah.
2.5.2. Jadwal Retensi Arsip JRA
Yang dimaksud dengan Jadwal Retensi Arsip JRA adalah suatu daftar yang memuat kebijaksanaan seberapa jauh sekelompok arsip
dapat disimpan atau dimusnahkan. Penentuan JRA ditentukan atas dasar nilai kegunaan tiap-tiap berkas Sedarmayanti, 2003 : 103.
Menurut Sedarmayanti Jadwal Retensi Arsip JRA merupakan suatu daftar yang menunjukkan :
• Lamanya masing-masing arsip disimpan pada file arsip aktif,
sebelum dipindahkan ke pusat penyimpanan arsip.
Universitas Sumatera Utara
• Jangka waktu penyimpanan masing-masing arsip sebelun
dimusnahkan ataupun dipindahkan ke Arsip Nasional. Menurut Sedarmayanti dalam bukunya Tata Kearsipan Dengan
Memanfaatkan Teknologi Modren menyatakan bahwa tujuan JRA : •
Untuk memisahkan antara arsip aktif dengan arsip in-aktif •
Memudahkan penyimpanan dan penemuan kembali arsip aktif
• Menghemat ruangan, perlengkapan dan biaya
• Menjamin pemeliharaan arsip in-aktif yang bersifat permanen
• Memudahkan pemindahan arsip ke Arsip Nasional
2.5.3. Pelaksanaan Penyusutan
Langkah-langkah umum pelaksanaan penyusutan Sedarmayanti, 2003 : 107, adalah :
• Menyiangi, yaitu memilih atau mengambil yang tidak
berguna, agar arsip berkurang. •
Menyiapkan peralatan untuk menampung arsip yang akan disusutkan.
• Membuat catatan atau daftar tentang arsip yang akan
disusutkan.
Langkah-langkah khusus pelaksanaan penyusutan : •
Penyusutan dari arsip aktif ke arsip in-aktif, caranya : a.
Memindahkan arsip dari file aktif ke file in-aktif b.
Membuat daftar serah terima arsip dari unit arsip pengolah ke unit arsip pusat
• Pemusnahan, caranya adalah :
a. Instansi membuat daftar arsip yang akan dimusnahkan
b. Daftar tersebut harus mendapat persetujuan dari Arsip
Nasional c.
Membuat berita acara pemusnahan arsip d.
Mengadakan pengawasan pada waktu pemusnahan arsip •
Penyusutan dari Instansi ke Arsip Nasional, caranya : a.
Instansi membuat daftar arsip yang disusutkan rangkap dua.
b. Menandatangani daftar tersebut pada pihak Arsip
Nasional sebagai tanda penyerahan arsip yang disusutkan. c.
Daftar asli yang telah ditandatangani tersebut disimpan oleh instansi yang menyerahkan arsip sebagai bukti.
Universitas Sumatera Utara
BAB III PENGOLAHAN ARSIP PADA BALAI PENGEMBANGAN PENDIDIKAN
NON FORMAL DAN INFORMAL BPPNFI REGIONAL 1 MEDAN
3.1. Gambaran Umum BPPNFI Regional 1 Medan 3.1.1. Sejarah BPPNFI Regional 1 Medan
Di awal berdirinya lembaga ini bernama Balai Pendidikan Masyarakat yang merupakan unit pelaksana teknis Bidang Pendidikan Masyarakat Kanwil
Depdikbud Sumatera Utara. Pada tahun 1991 beralih menjadi Balai Pengembangan Kegiatan Belajar Medan dengan wilayah kerja di Aceh, Sumatera
Utara dan Sumatera Barat. Pada tahun 1997 beralih menjadi Balai Pengembangan Kegiatan Belajar
Sumatera Utara dengan wilayah kerja hanya provinsi Sumatera Utara. Setelah memasuki era Otonomi Daerah dengan Keputusan Mendiknas No.11502003
beralih menjadi Balai Pengembangan Pendidikan Luar Sekolah dan Pemuda BPPLSP Regional 1 dengan wilayah koordinasi Provinsi NAD, Sumatera Utara,
Sumatera Barat, Riau, Jambi, Sumatera Selatan dan Kep. Riau dengan kantor baralamat di Jalan Kenanga Raya No. 64 Tanjung Sari Medan.
Perubahan Nomenklatur Balai Pengembangan Pendidikan Luar Sekolah dan Pemuda menjadi Balai Pengenbangan Pendidikan Non Formal dan Informal
berdasarkan Peraturan Menteri Pendidikan Nasional Nomor : 28 Tahun 2007 Tentang Organisasi dan Tata Kerja Balai Pengembangan Pendidikan Non Formal
dan Informal.
Sebagai balai pendidikan non formal, BPPNFI Regional 1 Medan mempunyai tugas, fungsi, serta visi dan misi tersendiri, yaitu :
1. Tugas
Universitas Sumatera Utara
