Gambaran Umum International Office

2.2 Gambaran Umum International Office

2.2.1 Sejarah International Office

Pada tahun 2004, berdasarkan SK Rektor No: 649/J27/KL/2004, disebutkan bahwa dalam rangka memberikan dukungan pengelolaan serta keberlangsungan pembinaan hubungan masyarakat dan kerjasama antara Universitas Sebelas Maret dengan berbagai instansi atau lembaga, baik dalam Pada tahun 2004, berdasarkan SK Rektor No: 649/J27/KL/2004, disebutkan bahwa dalam rangka memberikan dukungan pengelolaan serta keberlangsungan pembinaan hubungan masyarakat dan kerjasama antara Universitas Sebelas Maret dengan berbagai instansi atau lembaga, baik dalam

Kantor Humas dan Kerjasama merupakan cikal bakal berdirinya International Office UNS. Berdasarkan Surat Keputusan Rektor Universitas Sebelas Maret Nomor: 649/J27/KL/2004 tanggal 30 Oktober 2004, struktur organisasi Kantor Humas dan Kerjasama Universitas Sebelas Maret sebagai berikut :

Gambar 2.1 Struktur Organisasi Kantor Humas dan Kerjasama

REKTOR

PEMBANTU REKTOR I

KEPALA KANTOR

SEKRETARIS

KOORDINATOR KERJASAMA LUAR NEGERI

KOORDINATOR MEDIA HUBUNGAN EKSTERNAL

DALAM NEGERI

KOORDINATOR HUBUNGAN INTERNAL DAN SISTEM INFORMASI

PEMBANTU REKTOR II

PEMBANTU REKTOR III

TASK FORCE

WILAYAH ASIA, AFRIKA, AUSTRALIA

WILAYAH AMERIKA

DAN EROPA

TASK FORCE

MEDIA RELATION

PEMERINTAH/

SWASTA DAN MASYARAKAT

TASK FORCE

JARINGAN

HUMAS LEMBAGA/ FAKULTAS/

SISTEM INFORMASI

PROTOKOLER

Office pada tahun 2009 sebagai langkah internasionalisasi UNS yang akan mengurus semua kegiatan yang berhubungan dengan luar negeri, harapannya Perguruan Tinggi ini akan lebih dikenal dan diakui secara internasional. Pembentukan International Office berasal dari koordinator kerjasama luar negeri dan koordinator international services yang kedudukannya di bawah Kantor Humas dan Kerjasama. Landasan berdirinya organisasi ini adalah Surat Keputusan Rektor UNS No: 81A/H27/OT/2010 tentang Pembentukan International Office Universitas Sebelas Maret.

International Office merupakan lembaga fungsional di bawah Rektor yang mana tugas sehari-harinya di bawah pembinaan Pembantu Rektor IV. Lembaga ini dikelola oleh seorang kepala dibantu oleh sekretaris, tiga staff (staff administrasi, staff keuangan, staff IT dan Database), lima koordinator divisi. Masing-masing koordinator memiliki tugas dalam international partnership, international student services, international recognition, international quality staff development, dan international publications.

Sebelumnya, International Office hanya memiliki empat divisi saja, yaitu: international partnership, international student services, world recognized university, dan international staff development. Perencanaan dan persiapan untuk internasionalisasi UNS semakin terlihat setelah dirombaknya struktur organisasi International Office yang hingga kini menjadi struktur resminya.

Kantor International Office UNS terletak di gedung rektorat lantai 2. Dari Kantor International Office UNS terletak di gedung rektorat lantai 2. Dari

faximile di 0271-633961.

2.2.2 Visi dan Misi International Office UNS

Dalam memberikan pelayanan yang baik, International Office berpegang kepada visinya yaitu menjadi ujung tombak internasionalisasi Universitas Sebelas Maret.

Misi Interntinol Office terbagi menjadi tiga poin yaitu :

a. Mengembangkan internasionalisasi pendidikan dan pengajaran Universitas Sebelas Maret

b. Mengembangkan internasionalisasi penelitian Universitas Sebelas Maret

c. Mengembangkan kerjasama di Universitas Sebelas Maret bertaraf internasional.

2.2.3 Tujuan International Office

Ada enam poin tujuan International Office UNS yang terdiri dari :

a. Untuk mengembangkan sistem dan melaksanakan perubahan pola pikir (mindset) di Universitas Sebelas Maret terkait internasionalisasi Universitas Sebelas Maret.

b. Melakukan perencanaan dan koordinasi semua kegiatan Universitas

World Ranking University.

c. Melakukan sinkronisasi kerja dan terobosan berbagai kegiatan untuk internasionalisasi Universitas Sebelas Maret baik melalui peningkatan kemitraan internasional, peningkatan penerimaan dan pelayanan mahasiswa internasional, peningkatan rangking Universitas Sebelas Maret dan peningkatan staf pengajar Universitas Sebelas Maret untuk belajar menjadi tenaga ahli di luar negeri.

d. Melakukan koordinasi antar bidang di tingkat universitas agar internasionalisasi Universitas Sebelas Maret berjalan efektif dan efisien

e. Melakukan koordinasi dengan Kepala Biro Administrasi Akademik, Kepala Biro Administrasi Perencanaan dan Sistem Informasi serta dengan kepala biro-biro lainnya yang terkait untuk lebih meningkatkan efektifitas kerja.

f. Menjadi juru bicara universitas di dunia internasional.

2.2.4 Struktur Organisasi International Office

Berdasarkan Surat Keputusan Rektor Universitas Sebelas Maret Nomor 50A/H.27/OT/2011 Tentang Perubahan Struktur Organisasi International Office Universitas Sebelas Maret, stuktur organisasinya sebagai berikut:

Struktur Organisasi International Office UNS

............................

Orang-orang yang menempati jabatan dalam struktur organisasi International Office :

a. Agus Dwi Priyanto, S.S, M.CALL. sebagai Kepala International Office.

b. Dr. Risa Suryana, S.Si, M.Si. sebagai Sekretaris International Office.

c. M. Taufiq Al Makmun, S.S, M.A sebagai Koordinator Divisi International Recognition.

DEKAN FAKULTAS/ DIREKTUR PASCASARJANA/ KEPALA UPT/ KEPALA LEMBAGA

KEPALA INTERNATIONAL

OFFICE

SEKRETARIS

Staf Administrasi

Staf Keuangan

Staf IT & Database

KOORDINATOR DIVSI INTERNATIONAL PUBLICATIONS

KOORDINATOR

DIVISI INTERNATIONAL QUALITY STAFF

DEVELOPMENT

KOORDINATOR

DIVISI INTERNATIONAL

RECOGNITION

KOORDINATOR

DIVISI INTERNATIONAL

STUDENT SERVICES

KOORDINATOR DIVISI INTERNATIONAL PARTNERSHIP

INTERNATIONAL OFFICE TASKFORCE

TASKFORCE INTERNATIONAL OFFICE FAKULTAS/ PASCASARJANA/ UPT/ LEMBAGA

Students Services.

e. Dr. Tonang Dwi Ardyanto, Ph.D. sebagai Koordinator Divisi International Partnership.

f. Dr.rer.nat. Sri Mulyani, M.Si. sebagai Koordinator Divisi International Quality Staff Development.

g. Dr. Eng. Agus Purwanto, ST, MT. Sebagai Koordinator Divisi International Publications.

h. Albert Muhammad Isrun Naini, S.Sos dan Fitrah Ramadania, S.S sebagai Staf Administrasi dan Staf Keuangan.

i. Sulistyo Joko Wahyudi sebagai Staf IT & database.

2.2.5 Tugas International Office UNS

Dalam menjalankan fungsinya, International Office UNS membagi tugas sesuai dengan jabatannya masing-masing. Berikut ini pembagian tugasnya:

a. Kepala International Office UNS

· Mengembangkan sistem dan melaksanakan perubahan pola pikir (mindset) di Universitas Sebelas Maret terkait Internasionalisasi Universitas Sebelas

Maret. · Melakukan perencanaan dan koordinasi semua kegiatan Universitas

Sebelas Maret yang terkait dengan kerjasama internasional, pelayanan tamu dan mahasiswa internasional, dan peningkatan rangking universitas

· Melakukan sinkronisasi dan terobosan berbagai kegiatan untuk internasionalisasi Universitas Sebelas Maret, baik melalui peningkatan

kemitraan internasional, peningkatan penerimaan dan pelayanan mahasiswa asing, peningkatan rangking Universitas Sebelas Maret dalam World Rank University , peningkatan kualitas publikasi internasional, dan peningkatan kualitas staf pengajar Universitas Sebelas Maret untuk belajar dan menjadi tenaga ahli di luar negeri.

· Melakukan koordinasi antar bidang di tingkat univeritas agar internasionalisasi Universitas Sebelas Maret berjalan efektif dan efisien.

· Melakukan koordinasi dengan Kepala Biro Administrasi Akademik, Kepala Biro Administrasi Perencanaan dan Sistem Informasi serta dengan Kepala biro-biro lainnya yang terkait untuk lebih meningkatkan efektifitas

kerja. · Mengkoordinasikan semua tugas koordinator yang berada di bawahnya

agar dapat berjalan secara efektif dan fungsional untuk menunjang kerja organisasi universitas.

· Menjadi juru bicara universitas di dunia Internasional.

b. Sekretaris International Office UNS

· Mengkoordinir sekretariat untuk mendukung pengembangan sistem dan perubahan pola pikir (mindset) di Universitas Sebelas Maret terkait dalam penilaian kinerja berbasis World Rank University.

· Mengatur, menyiapkan, dan mengadakan segala keperluan kegiatan administrasi kantor yang dibutuhkan untuk menunjang kerja International

Office. · Mengerjakan segala kegiatan rutin ataupun eksidental kantor dan

mendistribusikan semua tugas yang ada kepada para koordinator yang bersangkutan, bagian dibawahnya dan atau pihak lain yang terkait di dalamnya.

· Menjalankan fungsi administrasi dan surat menyurat dengan tertib. · Mengatur sistem kerja International Office agar dapat berjalan secara

efektif dan fungsional dengan melibatkan bagian-bagian lain yang terkait. · Mewakili Kepala pada berbagai acara atau rapat bilamana yang

bersangkutan berhalangan hadir. · Mengembangkan dan mengelola database agar tetap terbaru dan terakurat. · Mengorganisir dan membuna staf untuk melaksanakan tugas sesuai dengan

bidangnya.

c. Koordinator Divisi International Partnership

· Mengembangkan sistem dan melaksanakan perubahan pola pikir (mindset) di Universitas Sebelas Maret terkait dalam pengembangan kemitraan

internasioanal. · Melakukan koordinasi dengan Kepala Biro Administrasi Akademik,

Kepala Biro Administrasi Perencanaan dan Sistem Informasi, pimpinan Fakultas, Paskasarjana, Lembaga dan UPT serta jajaran dibawahnya dalam Kepala Biro Administrasi Perencanaan dan Sistem Informasi, pimpinan Fakultas, Paskasarjana, Lembaga dan UPT serta jajaran dibawahnya dalam

kemungkinan yang bisa dijalin dalam bidang kerjasama luar negeri. · Merencanakan dan melakukan kegiatan terobosan dalam asosiasi

Perguruan Tinggi pada tingkat internasional. · Memastikan semua Memorandum of Understanding (MOU) dengan pihak-

pihak internasional akan terealisasi sampai menghasilkan nilai yang menguntungkan bagi Universitas Sebelas Maret.

· Bertanggung jawab terhadap kesinambungan dan keberhasilan dalam membangun kerjasama dengan pihak luar negeri.

· Secara aktif mengkoordinasikan semua kegiatan kerjasama luar negeri dengan berbagai pihak internal yang terkait (fakultas, lembaga, UPT, dan lain-lain).

· Mengkoordinasikan semua database kerjasama luar negeri untuk menunjang kelancaran kerja proses pengambilan keputusan pimpinan

universitas. · Secara rutin membuat laporan evaluasi kerja funsional yang telah

dilakukannya. · Membentuk dan memfungsikan taskforce untuk mengkaji dan melakukan

terobosan baru agar kerjasama luar negeri dapat berjalan efektif serta meningkatkan keikutsertaan Universitas Sebelas Maret dalam organisasi

· Mengembangkan sistem dan melaksanakan perubahan pola pikir (mindset) di Universitas Sebelas Maret terkait dalam penilaian kinerja berbasis

World Rank University. · Melakukan koordinasi dengan Kepala Biro Administrasi Akademik,

Kepala Biro Administrasi Perencanaan dan Sistem Informasi, Pimpinan Fakultas, Paskasarjana, Lembaga dan UPT serta jajaran dan jajaran di bawahnya dalam rangka kelengkapan suplemen, peningkatan dan pertahanan ranking Universitas Sebelas Maret dalam World Rank University.

· Merencanakan dan melakukan kegiatan terobosan terhadap berbagai kemungkinan yang bisa dijalin dalam meningkatkan ranking Universitas

Sebelas Maret baik dalam sistem Webometrics maupun Times Higher Education Supplement (THES).

· Bertanggung jawab terhadap kesinambungan dan peningkatan ranking Universitas Sebelas Maret baik dalam sistem Webometrics maupun Times

Higher Education Supplement (THES). · Mengkoordinasikan semua kegiatan sosialisasi sistem World Rank

University, dan taskforce di tingkat universitas dan fakultas yang menangani masing-masing indikator yang disyaratkan Webometrics maupun Times Higher Education Supplement (THES).

· Mengembangkan sistem untuk peningkatan kapasitas fakultas,

Sebelas Maret baik dalam sistem Webometrics maupun Times Higher Education Supplement (THES).

· Mendampingi pimpinan dalam integrasi perencanaan universitas dengan kebutuhan World Rank University dan memberi dukungan pimpinan untuk

publikasi dan sosialisasi proses dan hasil keterlibatan Universitas Sebelas Maret dalam World Rank University.

· Secara rutin membuat laporan evaluasi kerja fungsional yang telah dilakukannya untuk dibahas di International Office.

· Membentuk dan memfungsikan taskforce dalam meningkatkan ranking Universitas Sebelas Maret baik dalam sistem Webometrics maupun Times Higher Education Supplement (THES).

e. Koordinator Divisi International Student Services

· Mengembangkan sistem dan melaksanakan perubahan pola pikir (mindset) di Universitas Sebelas Maret terkait dalam pelayanan mahasiswa asing dan multikulturalisme Universitas Sebelas Maret.

· Berupaya meningkatkan jumlah mahasiswa asing yang studi di Universitas Sebelas Maret.

· Memfasilitasi pelayanan kepada mahasiswa asing di lingkungan Universitas Sebelas Maret.

· Mengkoordinasikan kebutuhan dalam pengelolaan mahasiswa asing di Universitas Sebelas Maret.

· Menampung masukan-masukan dari mahasiswa asing untuk disampaikan kepada pimpinan universitas.

· Memberi saran dan masukan kepada pimpinan universitas yang berkaitan

dengan pengelolaan mahasiswa asing di Universitas Sebelas Maret. · Membangun jalinan kerjasama dengan agen-agen pendidikan yang

memfasilitasi rekruitmen mahasiswa asing. · Menyediakan informasi dan melakukan persiapan program pertukaran

mahasiswa (student exchange), baik inbound maupun outbound. · Meningkatkan motivasi pelajar asing agar merasa aman, nyaman, dan

betah hidup dan belajar di Universitas Sebelas Maret. · Memfasilitasi mahasiswa asing dalam berhubungan dengan pengawasan

ijin-ijin di imigrasi, kedutaan, Kemendiknas atau institusi lainnya. · Secara rutin membuat laporan evaluasi kerja fungsional yang telah

dilakukannya. · Membentuk dan memfungsikan taskforce dalam meningkatkan kepuasan

mahasiswa asing.

f. Koordinator Divisi International Quality Staff Development

· Mengembangkan sistem dan melaksanakan perubahan pola pikir (mindset) di Universitas Sebelas Maret terkait dalam pengembangan staf pengajar bertaraf internasional.

· Melakukan koordinasi dengan Kepala Biro Administrasi Akademik dalam rangka meningkatkan jumlah dosen yang belajar ke luar negeri di

· Merencanakan dan melakukan terobosan terhadap berbagai kemungkinan yang bisa dijalin dalam meningkatkan dosen belajar di luar negeri dan

dosen yang melakukan kegiatan akademik internasional (pembicara seminar, penulis jurnal, dan lain-lainnya) dan kedatangan tenaga ahli asing ke Universitas Sebelas Maret baik untuk pendidikan, penelitian, dan pengabdian masyarakat.

· Meningkatkan kepercayaan diri sivitas akademika yang akan berangkat ke luar negeri dengan cara pelayanan profesional dan peningkatan

pengetahuan/ kejelasan mengenai beberapa hal yang menyangkut hubungan internasional.

· Secara rutin membuat laporan evaluasi kerja fungsional yang telah dilakukannya.

· Membentuk dan memfungsikan taskforce dalam meningkatkan kualitas dosen Universitas Sebelas Maret.

g. Koordinator Divisi International Publications

· Menciptakan sistem untuk meningkatkan kualitas suasana akademika (academic atmosphere) di Universitas Sebelas Maret, terutama untuk

mendorong sivitas akademika mempublikasi karya ilmiahnya pada forum dan jurnal internasional.

· Melakukan evaluasi terhadap karya ilmiah baik yang dipublikasikan melalui jurnal internasional maupun konferensi internasional, untuk

selanjutnya diusulkan untuk mendapatkan penghargaan.

· Menyelenggarakan forum diskusi rutin (Working Paper Forum) dalam lima kelompok disiplin ilmu, yaitu Art & Humanities, Life Science,

Natural Science, Social Science, dan Engineering & Technology. · Menyelenggarakan pelatihan berkesinambungan tentang penulisan artikel

jurnal internasional. · Mengupayakan agar karya ilmiah sivitas akademika Universitas Sebelas

Maret dapat dipublikasikan pada jurnal internasional dan terindeks oleh Scopus, Ebsco, atau database situs jurnal internasional elektronik lainnya.

· Mengupayakan diterbitkannya jurnal internasional pada setiap fakultas dan program paskasarjana Universitas Sebelas Maret.

· Secara rutin membuat laporan evaluasi kerja fungsional yang telah dilakukannya.

· Membentuk dan memfungsikan taskforce dalam meningkatkan kualitas publikasi sivitas akademika Universitas Sebelas Maret.

h. Taskforce

· International Office Taskforce adalah tenaga fungsional dari civitas akademika yang membantu penyelenggaraan fungsi koordinator dalam melaksanakan tugasnya.

· International Office Taskforce tingkat fakultas, paskasarjana, lembaga dan UPT adalah tenaga yang ditunjuk langsung oleh pimpinan fakultas,

paskasarjana, lembaga dan UPT untuk menjalankan fungsi dukungan Inhternational Office di unit kerjanya masing-masing.

· International Office Taskforce di universitas bertanggung jawab kepada Kepala melalui koordinator divisi, sedangkan di tingkat fakultas,

paskasarjana, lembaga, dan UPT bertanggung jawab kepada pimpinan unit kerja masing-masing.