Tahun Akademik
Tahun Akademik
10 Korea Selatan
11 Ukraina
12 Estonia
13 Ceko
19 Papua Nugini
20 Thailand
21 Timor Leste
37 Afrika Selatan
Jumlah Total
2012 berasal dari negara Malaysia. International Office menyadari bahwa peminat UNS adalah berasal dari negara berkembang. Hal tersebut dapat terlihat dari jumlah mahasiswa asing yang kuliah disini, 10 negara berasal dari negara maju dan 31 negara berasal dari negara berkembang. Meskipun lebih banyak negara berkembang, bukan berarti strategi komunikasi yang dilakukan International Office tidak berhasil. Hal tersebut disampaikan oleh Paramasari Dirgahayu sebagai berikut:
“Peminat UNS masih berasal dari negara berkembang. Itu malah bagus, semakin terlihat kan siapa yang ingin kuliah ke sini. Namun, itu bukan berarti kita terus tidak menginginkan mahasiswa asing yang lain. Itu bagus untuk IO, karena kita belum lama bekerja dan kini sudah ada mahasiswa yang menaruh minat kuliah ke sini. Berbeda ya dengan dulu, kita dapat beberapa limpahan dari universitas lain.” (Paramasari Dirgahayu, Koordinator International Student Services)
Mahasiswa asing yang menjadi target International Office dalam menjalankan strategi komunikasi ini adalah mahasiswa asing dari negara berkembang. Namun hal tersebut bukan berarti menutup kesempatan bagi mahasiswa asing dari negara maju untuk kuliah di UNS. Pada dasarnya UNS terbuka untuk seluruh mahasiswa asing yang memiliki keinginan kuliah di sini. Hal tersebut dipertegas oleh Rizky Adi Yanuasari sebagai berikut:
“Untuk saat ini, kita memang lebih mentargetkan mahasiswa asing dari negara berkembang. Tapi, kita juga tetap mengupayakan yang dari negara maju. Ya, karena data menunjukkan seperti itu, jadi kita ingin fokus di negara berkembang dulu.” (Rizky Adi Yanuasari, Staf International Student Services)
Salah satu misi Universitas Sebelas Maret adalah menjadikan Universitas Sebelas Maret sebagai perguruan tinggi yang unggul di kawasan Asia Pasifik pada tahun 2015. International Office merupakan lembaga yang didirikan sebagai fasilitator terwujudnya misi ini.
Visi International Office adalah menjadi ujung tombak internasionalisasi Universitas Sebelas Maret. Segala hal yang berkaitan dengan urusan luar negeri menjadi tanggung jawabnya, salah satunya adalah mahasiswa asing. Di dalam draft tujuan International Office tertuang dua poin yang berkaitan dengan mahasiswa asing yaitu: pertama, melakukan perencanaan dan koordinasi semua kegiatan Universitas Sebelas Maret yang terkait dengan kerjasama internasional, pelayanan dan tamu dan mahasiswa internasional serta peningkatan rangking universitas dalam World Rangking University; kedua, melakukan sinkronisasi kerja dan terobosan berbagai kegiatan untuk internasionalisasi Universitas Sebelas Maret baik melalui peningkatan kemitraan internasional, peningkatan penerimaan dan pelayanan mahasiswa internasional, peningkatan rangking Universitas Sebelas Maret dan peningkatan staf pengajar Universitas Sebelas Maret untuk belajar menjadi tenaga ahli di luar negeri.
Mengacu pada kedua tujuan tersebut, International Office melakukan perencanaan dalam rangka peningkatan penerimaan dan pelayanan mahasiswa international (mahasiswa asing). International Office memiliki divisi International Student Services (ISS) dengan visinya menjadi pusat layanan mahasiswa Mengacu pada kedua tujuan tersebut, International Office melakukan perencanaan dalam rangka peningkatan penerimaan dan pelayanan mahasiswa international (mahasiswa asing). International Office memiliki divisi International Student Services (ISS) dengan visinya menjadi pusat layanan mahasiswa
Strategi komunikasi dilakukan oleh International Office untuk membangun reputasi universitas di kalangan mahasiswa asing. Perencanaan strategi komunikasi yang dirancang merupakan hasil dari analisis data dan fakta yang diperoleh melalui penelitian. Data dan fakta yang diperoleh melalui penelitian, dianalisis oleh International Office untuk menciptakan perencanaan program kegiatan yang tepat.
Perencanaan program kegiatan yang diterapkan oleh International Office berlaku untuk satu tahun kerja yang dengan diakhiri evaluasi terhadap perencanaan dan pelaksanaan program kegiatan. Perencanaan dalam strategi komunikasi dibuat oleh International Office dengan melibatkan semua divisi. ISS banyak memberikan masukan dalam melakukan perencanaan program kegiatan karena divisi tersebut yang bertanggung jawab terhadap keberadaan mahasiswa di UNS, yaitu dalam peningkatan jumlah dan peningkatan pelayanan kepada mahasiswa asing. Hal tersebut diungkapkan oleh Rizky Adi Yanuasari sebagai berikut:
Jadi banyak program-program yang muncul dari kita, tapi kita juga sering dapat masukan dari divisi lain. Karena memang kita ada di satu sistem, jadi harus saling mendukung.” (Rizky Adi Yanuasari, Staf International Student Services)
Upaya International Office membangun reputasi univesitas di kalangan mahasiswa asing dilakukan dengan menggunakan alat-alat komunikasi yang meliputi advertising, personal selling, public relations, direct marketing, word of mouth . Reputasi yang baik akan mampu memberikan perkembangan yang positif terhadap jumlah mahasiswa asing di UNS. Berkaitan dengan tujuan membangun reputasi melalui alat-alat komunikasi ini, International Office menyatakan melakukannya untuk meningkatkan jumlah mahasiswa asing yang berkualitas dan berasal dari berbagai negara.
Hal tersebut diungkapkan oleh Agus Dwi Priyanto sebagai berikut: “Jelas ya, eee untuk merekrut mahasiswa yang berkualitas. Kita ingin tidak
hanya satu negara saja ya, tapi juga dari berbagai negara yang kuliah di sini.” (Agus Dwi Priyanto, Kepala International Office)
Sulistyo Joko Wahyudi juga mengungkapkan hal serupa sebagai berikut:
“Ya, untuk mendatangkan mahasiswa asing, untuk menjaring mahasiswa asing agar masuk di UNS. Biar jumlahnya bertambah. Karena indikator kerjanya IO itu kan jumlah mahasiswa asing yang studi di perguruan tinggi ini.” (Sulistyo Joko Wahyudi, Staf IT & Database, Desain grafis, Web, Multimedia)
Target yang ingin dicapai International Office melalui penggunaak alat-alat komunikasi ini ini adalah jumlah mahasiswa asing 1500 orang. Hal tersebut diungkapkan oleh Paramasari Dirgahayu sebagai berikut:
“Sudah menjadi patokan umumlah. 5% persen dari 30.000 jadi 1.500 mahasiswa asing. Ini target yang ingin kita capai.” (Paramasari Dirgahayu, “Sudah menjadi patokan umumlah. 5% persen dari 30.000 jadi 1.500 mahasiswa asing. Ini target yang ingin kita capai.” (Paramasari Dirgahayu,
3.2.3 Pelaksanaan
Melalui penelitian, International Office mengumpulkan data-data yang berkaitan dengan program kegiatan yang akan dilakukan. Hasil penelitian diolah menjadi perencanaan program kegiatan. Tahap selanjutnya adalah pelaksanaan, yaitu menjalankan program kegiatan yang telah disusun dalam perencanaan.
Pelaksanaan program kegiatan dilakukan untuk menyampaikan pesan dari International Office kepada mahasiswa asing agar reputasi universitas dapat terbangun. Pelaksanaan program kegiatan ini dilakukan dalam melalui alat-alat komunikasi yang terdiri dari advertising, personal selling, public relations, direct marketing, dan word of mouth. Berikut ini penjelasan tentang program kegiatan yang dilakukan International Office :
a. Advertising
International Office UNS menggunakan iklan lini bawah (above the line) dalam menjalankan periklanan. Iklan lini bawah lebih dipilih untuk digunakan dibandingkan dengan iklan lini atas (above the line) dengan pertimbangkan bahwa dibutuhkan biaya yang besar untuk melakukan iklan lini atas. Sasaran International Office adalah mahasiswa asing, bila menggunakan iklan lini atas International Office UNS menggunakan iklan lini bawah (above the line) dalam menjalankan periklanan. Iklan lini bawah lebih dipilih untuk digunakan dibandingkan dengan iklan lini atas (above the line) dengan pertimbangkan bahwa dibutuhkan biaya yang besar untuk melakukan iklan lini atas. Sasaran International Office adalah mahasiswa asing, bila menggunakan iklan lini atas
“Kalau untuk mahasiswa asing, kita lebih memaksimalkan penggunaan media yang tidak berbayar, ya seperti tadi, leaflet, booklet, banner, dan spanduk. Kalau kita pakai media lain berarti kan kita harus pakai media luar, berapa itu biayanya, pasti besar. Jadi kami memilih memaksimalkan media yang bisa kami kelola sendiri.” (Agus Dwi Priyanto, Kepala International Office)
Hal serupa diungkapkan oleh Sulistyo Joko Wahyudi sebagai berikut: “Kami lebih memilih, pakai promosi yang tidak berbayar, yaa
menggunakan media yang bisa kita buat sendiri. Kalau melalui tv, radio, surat kabar itu kan kita harus membayar, dan tidak efektif juga.” (Sulistyo Joko Wahyudi, Staf IT & Database, Desain grafis, Web, Multimedia)
Berkaitan dengan cara penyebarannya, International Office melakukannya dengan cara pendekatan kepada orang-orang internal UNS. Dalam hal ini adalah dosen, mahasiswa, atau karyawan yang bekerja di UNS. Jadi ketika ada acara seperti pameran luar negeri, kunjungan luar negeri, dan conference itu mereka dilibatkan yaitu dengan cara media iklan lini bawah ini dititipkan kepada mereka untuk disampaikan ke negara atau instansi yang menjadi tujuan di luar negeri. Cara ini dilakukan untuk meminimalkan dana yang harus dikeluarkan. Selain itu, untuk leaflet dan booklet juga disediakan oleh International Office di receptionist.
Berdasarkan pengamatan yang dilakukan oleh peneliti, leaflet berisi tentang program yang ditawarkan kepada mahasiswa asing seperti program beasiswa dan program BIPA (Bahasa Indonesia bagi Penutur Asing), leaflet juga bisa berisi
Maret; fakultas dan program studi yang ditawarkan; tinggal atau hidup di Surakarta; rangking UNS di dunia; fasilitas umum yang diberikan; penelitian yang dilakukan UNS; UNS membangun hubungan secara global yaitu Asia, Amerika, Australia, Afrika, Eropa; belajar bahasa Indonesia di UNS; UNS menawarkan beasiswa untuk mahasiswa asing dan penjelasan syarat-syarat untuk mendapatkannya; alamat website UNS, website International Office, nomor telepon, email dan faximile. Yang terakhir, spanduk acara berisi informasi acara yang saat itu sedang berlangsung.
1) Leaflet Berdasarkan data yang diperoleh peneliti, International Office menggunakan leaflet ketika ada acara pameran luar negeri, kunjungan luar negeri, dan conference. Konten informasi yang disampaikan melalui leaflet ini adalah mengenai produk-produk jasa yang dimiliki UNS. Produk-produk tersebut adalah fakultas dan program studi yang sudah siap untuk menerima dan menyelenggarakan pendidikan bagi mahasiswa asing, serta program kuliah bahasa Indonesia. Seperti yang diungkapkan oleh Sulistyo Joko Wahyudi sebagai berikut:
“Leaflet ini kita pakai ketika ada pameran, kunjungan, conference atau semua kegiatan luar negeri itu kita selalu pakai. Konten informasi yang kita sampaikan seputar fakultas dan prodi yang dalam tanda kutip sudah siap kita jual. Tidak seperti di booklet itu kita masukkan semua, kalau yang di leaflet itu informasinya lebih khusus. Misalkan saja kita hanya menulis tentang kedokteran, teknik mesin, kemudian belajar bahasa Indonesia” (Sulistyo Joko Wahyudi, Staf IT & Database, Desain grafis, Web, Multimedia) “Leaflet ini kita pakai ketika ada pameran, kunjungan, conference atau semua kegiatan luar negeri itu kita selalu pakai. Konten informasi yang kita sampaikan seputar fakultas dan prodi yang dalam tanda kutip sudah siap kita jual. Tidak seperti di booklet itu kita masukkan semua, kalau yang di leaflet itu informasinya lebih khusus. Misalkan saja kita hanya menulis tentang kedokteran, teknik mesin, kemudian belajar bahasa Indonesia” (Sulistyo Joko Wahyudi, Staf IT & Database, Desain grafis, Web, Multimedia)
saya. Iya, itu isinya tentang kuliah bahasa Indonesia, BIPA. Jadi saya harus belajar bahasa Indonesia sebelum kuliah di UNS. Itu dua semester kuliah bahasa Indonesia.” (Mohammad Anwar Ahmadi Omid, mahasiswa asing dari Afganistan)
Berdasarkan data yang diperoleh peneliti, International Office membuat leaflet untuk menyampaikan program-program yang ditawarkan kepada mahasiswa asing. Salah satu program tersebut adalah BIPA (Bahasa Indonesia bagi Penutur Asing) yaitu pembelajaran bahasa Indonesia bagi mahasiswa asing yang akan kuliah di UNS.
2) Booklet Booklet ini merupakan media penyampai pesan yang berbentuk cetakan yang kemasannya seperti buku. Bagi International Office, booklet digunakan untuk menyampaikan pesan tentang gambaran umum UNS yang meliputi sejarah dan perkembangan UNS, posisi geografis UNS, posisi UNS dalam perangkingan universitas di dunia, budaya dan ikon kota Surakarta, cara hidup di kota Surakarta, dan produk-produk jasa yang ditawarkan yaitu fakultas dan program studi di UNS yang sudah siap untuk menyelenggarakan pendidikan bagi mahasiswa asing. Hal ini diungkapkan oleh Sulistyo Joko Wahyudi sebagai berikut:
“Ya, kita membuat booklet tentang UNS secara umum. Materinya ya menerangkan tentang posisi geografis UNS, posisi di rangking dunia, menjelaskan tentang budaya dan icon tentang Solo atau UNS, dan produk jasa yang bisa kita tawarkan. Jadi isinya itu UNS apa, seperti apa, hidup di Solo seperti apa, kemudian UNS punya fakultas dan prodi apa saja yang siap. Nanti dibuatnya lebih provokatif, jadi tidak seperti profile”.
“Isinya, jelaskan UNS, life in Solo, culture, itu saya suka culture Solo. Terus jurusan dan services. Banyak informasinya.” (Cao Tai Loc, mahasiswa asing dari Vietnam)
Penggunaan booklet tidak hanya dengan cara dititipkan kepada orang UNS yang ke luar negeri, melainkan orang asing yang berkunjung ke sini juga tidak luput dari mata International Office. Berikut pernyataan dari Sulistyo Joko Wahyudi:
“Kalau ada tamu asing yang datang ke UNS biasanya juga kita kasih. Jadi orang asing yang datang kita bawain, orang kita yang keluar negeri kita nitip”. (Sulistyo Joko Wahyudi, Staf IT & Database, Desain grafis, Web, Multimedia)
Masing-masing mahasiswa asing yang kuliah di UNS juga mendapatkan booklet. Berikut yang diungkapkan oleh Kristina Baina: “Saya baca itu, ada informasi, jadi lebih tahu UNS dan Solo. Sebelumnya
tidak, tidak punya teman di Solo, tidak bisa tanya. Sekarang bisa cerita keluarga dan teman”. (Kristina Baina, mahasiswa asing dari Rusia)
Berdasarkan data yang diperoleh peneliti, penggunaan booklet ini tidak hanya sekedar diberikan kepada calon mahasiswa asing, namun juga diberikan kepada mahasiswa asing UNS. Booklet diberikan kepada mahasiswa asing UNS untuk melengkapai informasi yang diterima dan dimilikinya sehingga informasi tersebut bisa disampaikan kepada orang lain di negaranya masing-masing. Harapannya, UNS lebih dikenal oleh publik internasional dengan cara komunikasi yang murah.
Banner digunakan ketika ada acara pameran pendidikan. Informasi yang tercantum di banner adalah informasi tentang acara dan identitas UNS. Banner digunakan ketika pameran pendidikan. Penggunaan banner ini agar pengunjung yang melintas di area stand UNS dapat dengan mudah mengetahui bahwa ini stand UNS. Hal tersebut diungkapkan oleh Agus Dwi Priyanto sebagai berikut:
“...ada juga banner, kita pasang di depan stand biasanya. Biar pengunjung bisa melihat dan mudah membacanya, ini kami siapa dari mana. Begitu.” (Agus Dwi Priyanto, Kepala International Office)
Hal serupa juga disampaikan oleh Sulistyo Joko Wahyudi sebagai berikut:
“Kita pakai banner itu kalau ada pameran pendidikan, kita taruh di depan stand biasanya. Terus kalau informasinya ya tentang, ini acara apa, dan ada identitas UNS di situ. Ya seperti itu.” (Sulistyo Joko Wahyudi, Staf IT & Database, Desain grafis, Web, Multimedia)
4) Spanduk International Office juga menggunakan spanduk dalam pelaksanaan kegiatan komunikasi, dalam hal ini adalah spanduk acara. Spanduk acara ini digunakan ketika ada acara outing class untuk mahasiswa asing, pameran beasiswa luar negeri, dan kuliah umum. Penggunaan spanduk acara ini untuk memberikan informasi tentang acara yang saat itu sedang berlangsung.
Hal ini diungkapkan oleh Sulistyo Joko Wahyudi sebagai berikut: “Iya kami membuat spanduk acara, itu kita pakainya ketika outling class
nya mahasiswa asing, terus pameran beasiswa luar negeri, kuliah umum. Karena spanduk acara itu kita pakainya ketika penyelenggaraan acara saja. Dari segi fungsinya juga hanya sekedar memberitahukan acara yang
sedang berlangsung saat itu.” (Sulistyo Joko Wahyudi, Staf IT & Database, Desain grafis, Web, Multimedia)
Ahmadi Omid : “Saya lihat itu. Pas acara pameran beasiswa di sini itu ya, ada spanduk
itu.” (Mohammad Anwar Ahmadi Omid, mahasiswa asing dari Afganistan)
Kristina Baina juga mengungkapkan sebagai berikut:
“Lihat spanduk waktu acara outbond, isinya nama acara itu. Yang dibuat IO (International Office).” (Kristina Baina, mahasiswa asing dari Rusia)
Secara keseluruhan, alat-alat komunikasi yang digunakan International Office dalam periklanan ini sudah mampu dibuat secara in house yaitu International Office sudah dapat membuatnya dengan alat-alat yang tersedia. Seperti yang disampaikan Sulistyo Joko Wahyudi sebagai berikut:
“Kita sudah punya alat-alat produksi, alat-alat produksi untuk produk marketing kayak kamera, kayak spec komputer yang kuat untuk editing untuk desain grafis. Faktor pendukungnya kan secara alat itu, jadi sudah bisa melakukannya secara in house.” (Sulistyo Joko Wahyudi, Staf IT & Database, Desain grafis, Web, Multimedia)
b. Personal Selling
International Office melakukan kegiatan personal selling dengan tujuan untuk mendapatkan tanggapan yang cepat dari calon mahasiswa asing atau instansi pendidikan luar negeri. Tanggapan yang dimaksud adalah ketertarikan untuk studi di UNS.
Hal ini disampaikan oleh Agus Priyanto sebagai berikut: “Kita ingin menawarkan secara langsung, dan dapat respon langsung juga.
Nah, itu kan bisa dilakukan lewat kunjungan dan pameran.” (Agus Dwi Priyanto, Kepala International Office)
Hal serupa juga disampaikan oleh Albert Muhammad I.N sebagai berikut: Hal serupa juga disampaikan oleh Albert Muhammad I.N sebagai berikut:
Pihak-pihak yang dilibatkan dalam menjalankan kegiatan personal selling adalah karyawan International Office, Kepala International Office, Rektor, Dosen, Dekan, dan pihak atas nama International Office yang terkait kerjasama. Hal tersebut disampaikan Agus Dwi Priyanto sebagai berikut:
“Yang dilibatkan itu pimpinan universitas, kepala kantor, dekan, dosen juga, ya yang berkepentingan dengan kunjungan itulah.” (Agus Dwi Priyanto, Kepala International Office)
Hal serupa juga diungkapkan oleh Albert Muhammad I.N sebagai berikut:
“Begini-begini, bisa IO sendiri dalam arti bapak Kepala atau Bapak kepala yang lain, bisa juga atas nama IO diwakili siapa tadi yang mempunyai inisiasi kerjasama. Tapi semua materi dari IO. (Albert Muhammad I.N, Staf Administrasi & Keuangan, Pelayanan Mahasiswa)
Dalam menjalankan kegiatan personal selling, International Office menggunakan sales presentations, sales meetings, program-program insentif, dan pameran.
1) Sales Presentations International Office melakukan sales presentation melalui acara kunjungan. Kunjungan ini ada dua macam yaitu kunjungan dari UNS ke luar negeri dan kunjungan dari luar negeri ke UNS. International Office melakukan sales presentation di kedua bentuk kunjungan ini. Berikut pernyataan yang disampaikan oleh Albert Muhammad I.N:
“... kunjungan itu kita yang ke luar negeri atau mereka yang ke sini. Terus, “... kunjungan itu kita yang ke luar negeri atau mereka yang ke sini. Terus,
Dalam melakukan kunjungan luar negeri, International Office menyusun dan mengatur segala kebutuhan yang diperlukan sewaktu kunjungan. Hal tersebut disampaikan oleh Agus Dwi Priyanto sebagai berikut:
“Itu, kita yang arrange semuanya, kita yang kontak mereka, ya kita yang menghubungkan, tapi untuk yang menandatangani, itu bukan kapasitas kita. Karena itu kita melibatkan Kepala yang lain.” (Agus Dwi Priyanto, Kepala International Office)
Isi materi yang yang digunakan ketika melakukan sales presentations adalah informasi tentang fakultas atau program studi yang sudah siap untuk bekerjasama dengan universitas lain di luar negeri dan program-program insentif. Albert Muhammad I.N menyatakan sebagai berikut:
“... apa yang disiapkan adalah materi tentang fakultas atau jurusan apa yang bisa di-join-kan dengan mereka, yang pada akhirnya biasanya berujung pada student exchange. Terus ada juga program insentif seperti beasiswa dan BIPA.” (Albert Muhammad I.N, Staf Administrasi & Keuangan, Pelayanan Mahasiswa)
Berkaitan dengan sales presentation yang dilakukan International Office, Kristina Baina mengungkapkan sebagai berikut: “Pertama datang sini, ada presentasi dia, banyak informasi. Itu bantu saya.
Saya jadi banyak tahu UNS. Dulu saya sedikit tahu, sampai sini saya tahu banyak. Presentasi itu baik informasinya.” (Kristina Baina, mahasiswa asing dari Rusia)
Dalam melakukan sales presentation melalui kunjungan ini, International
Indonesia, video profile UNS, banner, dan merchandise berupa bolpoin, flashdisk, vandel. Hal tersebut diungkapkan oleh Agus Dwi Priyanto sebagai berikut:
“Banyak yang kita bawa, diantaranya buku profile, buku panduan mahasiswa asing, leaflet, banner, merchandise, dan lain-lain. Kita pakai itu semua untuk membantu menyampaikan pesan.” (Agus Dwi Priyanto, Kepala International Office)
Hal serupa juga disampaikan oleh Albert Muhammad I.N sebagai berikut: “Pertama, kartu nama itu sudah jelas, kedua buku panduan profile UNS,
buku panduan untuk pelayanan mahasiswa asing, leaflet berbahasa inggris indonesia, video profile, banner, terus marchandise berupa bolpoin, terus ada juga flashdisk. Seperti itu, dan juga vandel kalau ke universitas.” (Albert Muhammad I.N, Staf Administrasi & Keuangan, Pelayanan Mahasiswa)
Kristina Baina juga menyampaikan hal serupa sebagai berikut: “Waktu mereka presentasi itu, itu ada buku panduan, leaflet, video,
banner, merchandise, dan lainnya saya lupa. Kami diberi itu, oleh International Ofice.” (Kristina Baina, mahasiswa asing dari Rusia)
2) Sales Meetings International Office melakukan persiapan dalam bentuk sales meeting sebelum melakukan kunjungan ataupun pameran. Dalam pertemuan ini membahas tentang: materi keunggulan yang dimiliki UNS, akses beasiswa yang bisa diperoleh mahasiswa asing, material support yang akan dibawa. Hal tersebut diungkapkan oleh Agus Dwi Priyanto sebagai berikut:
“Pasti kami melakukan meeting sebelum acara, ya untuk mempersiapkan semua yang harus kita sampaikan, apa yg akan kita negosiasikan dengan pihak sana, apa yang harus dibawa ke sana. Ya itu biar semuanya berjalan sesuai rencana. Itu pasti kita lakukan.” (Agus Dwi Priyanto, Kepala International Office) “Pasti kami melakukan meeting sebelum acara, ya untuk mempersiapkan semua yang harus kita sampaikan, apa yg akan kita negosiasikan dengan pihak sana, apa yang harus dibawa ke sana. Ya itu biar semuanya berjalan sesuai rencana. Itu pasti kita lakukan.” (Agus Dwi Priyanto, Kepala International Office)
ke sana, yaitu yang kita bicarakan. Pertama adalah materi untuk meeting di sana, kira-kira kita unggul dalam bidang apa, mereka unggul dalam bidang apa. Akses beasiswa apa yang bisa diaraih oleh mahasiswa sana dan mahasiswa kita. Terus yang kedua adalah material support seperti leaflet, booklet, flashdisk, bolpoin itu disiapkan.” (Albert Muhammad I.N, Staf Administrasi & Keuangan, Pelayanan Mahasiswa)
3) Program-program Insentif Program-program insentif digunakan International Office untuk menarik minat calon mahasiswa agar kuliah di UNS. Bagi mahasiswa asing yang berminat kuliah di UNS, ada program yang dinamakan dengan BIPA yaitu program kuliah bahasa Indonesia bagi mahasiswa asing sebelum masuk ke perkuliahan reguler bersama dengan mahasiswa Indonesia. Hal tersebut diungkapkan oleh Paramasari Dirgahayu sebagai berikut :
“Iya, seperti tadi, BIPA itu kita buat karena belum ada kelas internasional. Jadi biar mahasiswa bisa kuliah reguler. Keuntungannya buat kita, dosen tidak perlu menggunakan bahasa Inggris, karena mahasiswa asing sudah bisa bahasa Indonesia. Dan mahasiswa juga tidak perlu khawatir selama di sini, karena mereka lebih dulu belajar bahasa Indonesia, kemudian barulah mereka masuk kuliah.” (Paramasari Dirgahayu, Koordinator International Student Services)
Hal serupa juga disampaikan oleh Mohammad Anwar Ahmadi Omid sebagai berikut : “Satu, saya kuliah bahasa Indonesia 1 tahun, di sini, itu BIPA ya, setelah
itu kuliah S2 teknik mesin sampai sekarang.” (Mohammad Anwar Ahmadi Omid, mahasiswa asing dari Afganistan)
DIKTI bagi mahasiswa asing yang studi di UNS. Berikut pernyataan yang disampaikan oleh Albert Muhammad I.N. :
“Begini, jadi ketika kita melakukan kunjungan dan lainnya itu, kita selalu kasih insentif dalam bentuk beasiswa, kita carikan mereka beasiswa. Seperti darmasiswa, KNB, dan lainnya. Tujuan supaya mereka tertarik untuk ke sini.” (Albert Muhammad I.N, Staf Administrasi & Keuangan, Pelayanan Mahasiswa)
Hal serupa juga diungkapkan oleh Kristina Baina sebagai berikut: “Mereka bilang beasiswa darmasiswa ke saya. Itu baik, karena di
negaraku, aku kuliah Bahasa Indonesia. Beasiswa ya, darmasiswa itu membantu saya mudah kuliah di UNS. Saya bisa praktek, belajar bahasa Indonesia di UNS dengan murah.” (Kristina Baina, mahasiswa asing dari Rusia)
Program-program insentif ini terbukti efektif memancing minat mahasiswa asing untuk studi di UNS. Hal tersebut diungkapkan melalui contoh dari Albert Muhammad I.N sebagai berikut:
“Ada, sudah ada beberapa, satu dari Jepang, satu dari Mesir itu, itu semua seperti itu. Jadi di sana kita tawarkan, ada yang mau ikut? Setelah itu berlalu, terus ngobrol-ngbrol dan biasanya menemui IO, ada mahasiswa kami yang tertarik, mohon untuk difasilitasi. Ya, kita mengusahakan, kita mengajukan nama itu dengan berkas-berkas yang bersangkutan tadi.” (Albert Muhammad I.N, Staf Administrasi & Keuangan, Pelayanan Mahasiswa)
Cao Tai Loc kuliah di UNS setelah mendapatkan beasiswa darmasiswa. Informasi beasiswa ia peroleh melalui temannya yaitu mahasiswa Vietnam yang kuliah di UNS. Berikut yang ia ungkapkan:
“Sebelum saya, ada teman kuliah di sini. Banyak tanya dia, bilang ada beasiswa darmasiswa. Saya ke embassy, masuk surat-surat untuk kuliah di UNS. Dan saya dapat beasiswa itu.” (Cao Tai Loc, mahasiswa asing dari
Pameran pendidikan ini terdiri dari dua macam yaitu pameran pendidikan yang diadakan di dalam negeri dan pameran pendidikan yang diadakan di luar negeri. Pameran pendidikan dalam negeri dan pameran luar negeri yang dilakukan International Office merupakan pameran yang diadakan oleh Direktorat Jenderal Pendidikan Tinggi (DIKTI). Melalui pameran yang diadakan oleh DIKTI, International Office berperan sebagai peserta. Berikut ini pernyataan dari Agus Dwi Priyanto:
“Ya, kita ada pameran, itu dari DIKTI, kita sebagai perserta bersama universitas lainnya. Pameran ini tidak hanya ke luar negeri, tapi di dalam negeri juga.” (Agus Dwi Priyanto, Kepala International Office)
Hal serupa juga diungkapkan oleh Albert Muhammad I.N sebagai berikut: “Pameran ini dilakukan di dalam negeri dan luar negeri. Pemeran itu
diadakan oleh DIKTI, jadi bersama-sama universitas yang lain itu langsung bertemu dengan calon pelanggan, mahasiswa-mahasiswa, orang- orang yang ingin kuliah di Indonesia.” (Albert Muhammad I.N, Staf Administrasi & Keuangan, Pelayanan Mahasiswa)
Pemeran pendidikan merupakan acara yang dikemas untuk umum. Alat- alat promosi yang digunakan dalam pameran pendidikan dengan kunjungan hampir sama, yang membedakan hanyalah di dalam pameran tidak ada sesuatu yang mengarah pada hubungan kerjasama.
Hal tersebut diungkapkan oleh Albert Muhammad I.N sebagai berikut: “Kalau pameran, itu hampir sama, tapi kita tidak menyiapkan apa yang
bisa di-join-kan. Karena pameran itu untuk umum, bukan untuk universitas.” (Albert Muhammad I.N, Staf Administrasi & Keuangan, Pelayanan Mahasiswa)
Dalam menjalankan pameran pendidikan, International Office melibatkan Dalam menjalankan pameran pendidikan, International Office melibatkan
ya sosialisasi UNS, dan mencari mahasiswa.” (Agus Dwi Priyanto, Kepala International Office)
Hal tersebut dipertegas oleh Sulistyo Joko Wahyudi yang mengungkapkan sebagai berikut: “Ya kami yang disuruh berangkat, cuma dari internal IO (International
Office) saja yang ke sana. Nggak ada yang lain.” (Sulistyo Joko Wahyudi, Staf IT & Database, Desain grafis, Web, Multimedia)
Pelaksanaan pameran pendidikan adalah dengan membuaka stand di lokasi pemeran. Kemudian International Office memberikan informasi kepada pengunjung dengan melakukan tanya jawab dengan mereka. Selain itu juga dilakukan penyebaran leaflet dan pemasangan banner. Hal tersebut diungkapkan oleh Agus Dwi Priyanto sebagai berikut:
“Kita jaga stand, kemudian kita memberi informasi kepada pengunjung, kita bagi media promo kita, kita pakai leaflet, pasang banner, kayak gitu. Oh iya, ketika pameran, kita juga dapat tanggapan langsung dari pengunjung, jadi kemarin itu dari Malaysia, itu kita dapat sekitar tujuh orang yang mengisi formulir untuk mendaftar kuliah di sini.” (Agus Dwi Priyanto, Kepala International Office)
Sulistyo Joko Wahyudi mengungkapkan hal yang serupa sebagai berikut: “Kalau pameran itu, ya kita cuma buka stand aja, semua buka stand, terus
ketika ada yang datang atau bertanya ya kita jelaskan dan kita jawab. (Sulistyo Joko Wahyudi, Staf IT & Database, Desain grafis, Web, Multimedia)
Hal serupa juga diungkapkan oleh Mohammad Anwar Ahmadi Omid Hal serupa juga diungkapkan oleh Mohammad Anwar Ahmadi Omid
Berdasarkan data yang diperoleh peneliti, International Office telah melakukan pameran pendidikan di luar negeri satu kali yang diselenggarakan di Malaysia. Sedangkan di pameran di Indonesia juga sekali yang diadakan di UNS bersama dengan universitas-universitas dari Australia.
c. Public Relations
Pelaksanaan kegiatan public relations dilakukan oleh International Office dalam bentuk hubungan internal, hubungan eksternal, publikasi layanan, dan penguatan identity.
1) Hubungan Internal Hubungan internal merupakan hubungan dengan karyawannya. International Office mengadakan rapat secara rutin dua kali dalam sebulan untuk melakukan koordinasi dalam upaya peningkatkan kualitas kerja karyawan. Rapat juga difungsikan sebagai tempat pengakraban antar karyawan dan sharing tentang keluhan atau permasalah yang dihadapi saat menjalankan jobdesk. Berikut pernyataan dari Agus Dwi Priyanto:
“Ooo, per bulan 2 kali. Untuk konsolidasi kegiatan, ya itu pokoknya minimal 2 minggu sekali. Konsolidasi maksudnya, kita kan punya 5 divisi, divisi itu kan punya tugasnya masing-masing, kita integrasikan pelaksanaan tugas-tugas mereka, ya biar lebih maksimal kerja dan hasilnya.” (Agus Dwi Priyanto, Kepala International Office)
Hal serupa juga diungkapkan oleh Albert Muhammad I.N sebagai berikut:
Administrasi & Keuangan, Pelayanan Mahasiswa)
2) Hubungan Eksternal
a) Hubungan dengan Mahasiswa Asing Membangun hubungan baik dengan mahasiswa asing wajib dilakukan karena mereka yang mendapatkan dan merasakan secara langsung jasa yang diberikan oleh UNS. Membangun hubungan baik dapat dilakukan melalui pelayanan yang cepat tanggap dan penuh perhatian terhadap mahasiswa. Kepuasan mahasiswa asing menjadi kepuasan bagi UNS yang telah memberikan pelayan jasa kepada mereka. Seperti yang diungkapkan oleh Paramasari Dirgahayu sebagai berikut:
“Membangun hubungan baik dengan mahasiswa asing itu melalui pelayanan. Kita coba mencukupi semua kebutuhan mereka karena mereka sekarang tinggal di negara ini. Banyak hal yang berbeda jadi kita harus memperhatikan mereka, cepat tanggap dengan mereka. Kalau tidak begitu, mereka bisa kecewa. Kita harus menanamkan pemikiran, kepuasan mereka adalah kepuasan kita.” (Paramasari Dirgahayu, Koordinator International Student Services)
International Office menciptakan suasana kekeluargaan dan bersahabat dengan para mahasiswa asing untuk meningkatkan keakraban dan memudahkan komunikasi antara kedua belah pihak. Selain itu, hubungan yang dekat dengan mahasiswa asing memudahkan International Office untuk mengetahui feedback setelah memberikan layanan. Hal tersebut diungkapkan oleh Rizky Adi Yanuasari sebagai berikut:
“Hubungan kekeluargaan dibangun, bersahabat dengan mereka. Jadi kita mudah dapat feedback dari mereka. Mereka mau ini, mau ini, mereka tidak suka ini, ya begitulah. Kita jadi tahu.” (Rizky Adi Yanuasari, Staf
“Aku ngomong tidak formal, jadi tidak malu. Mereka baik, aku senang dengan mereka. Mereka seperti temanku. Kalau formal aku malu pasti.” (Kristina Baina, mahasiswa asing dari Rusia)
Cao Tai Loc juga menyatakan hal sebagai berikut:
“Ya mereka baik, sedikit saya kasihan, mereka sedikit jumlah, harus melayani banyak mahasiswa. Itu baik. Saya suka kerja mereka. Mereka baik, dan selalu bantu saya.” (Cao Tai Loc, mahasiswa asing dari Vietnam)
b) Hubungan dengan Pers Membangun kerjasama dan hubungan baik dengan pers dilakukan untuk menjaga dan menambah jumlah publikasi yang positif tentang UNS. Dalam membangun hubungan ini, International Office melakukannya dengan cara melayani kebutuhan informasi yang dibutuhkan oleh pers dan memperlakukan mereka dengan baik. International Office melayani kebutuhan informasi kepada pers melalui press release, press conference dan wawancara kepada pihak yang mempunyai kewenangan untuk menjawab.
Hal tersebut diungkapkan oleh Agus Dwi Priyanto sebagai berikut: “Hubungan informal kita jalan, hubungan formal kita dengan teman-teman
Humas, dan kalau kita punya sesuatu yang bisa diberitakan ya kita membuat release, dan biasanya saya sendiri yang bikin. Bahkan saya bikin tidak hanya dalam bentuk release, saya buat news report yang ready to publish , supaya teman-teman wartawan tinggal cuma nambahin lah, tinggal nambahin kalau kita ketemu ketika press conference itu. Release yang saya buat seperti itulah, yang sudah siap terbit.” (Agus Dwi Priyanto, Kepala International Office)
Hal serupa juga diungkapkan oleh Albert Muhammad I.N sebagai berikut: “Kami coba selalu usahakan, menjaga dan menambah publikasi berita
yang positif, dari pers, karena itu kami sediakan informasi ke mereka
Pelayanan Mahasiswa)
Membangun hubungan baik dengan pers penting untuk dilakukan karena pers adalah mitra kerja International Office. Hal tersebut disampaikan oleh Agus Dwi Priyanto sebagai berikut:
“Mereka kan juga mitra, kita tidak bisa bekerja sendiri sendiri iya kan, korp bisnis mereka kan di informasi, kita adalah sebuah informasi dan kita butuh informasi kita disebarkan.” (Agus Dwi Priyanto, Kepala International Office)
Berkaitan dengan cara penyampaian press release kepada pers, International Office melibatkan Humas UNS yang digunakan sebagai jembatan untuk menyampaikan press release kepada wartawan-wartawan. Berikut pernyataan dari Albert Muhammad I.N:
“Ya, kami membuat press release kemudian memberikannya kepada koordinator wartawan, kemudian diberikan disampaikan kepada wartawan-wartawan. Koordinator wartawan ini ada di Humas UNS”. (Albert Muhammad I.N, Staf Administrasi & Keuangan, Pelayanan Mahasiswa)
Press release yang dibuat oleh International Office ini berisikan tentang acara-acara mahasiswa asing UNS, kunjungan luar negeri dan kunjungan dari luar negeri ke UNS, pameran pendidikan di luar negeri dan di dalam negeri, dan kesepakatan kerjasama yang dilakukan oleh UNS dengan universitas lain.
Surat kabar yang sering memberitakan adalah Joglosemar, Solopos dan Suara Merdeka, sedangkan untuk media televisi adalah TATV dan JogjaTV. Media dari luar negeri sangat diharapkan dapat melakukan publikasi tentang
Menjaga hubungan baik dengan pemerintah menjadi kewajiban bagi International Office demi mempermudah langkah dalam pencapaian tujuan. Instansi-instansi pemerintah yang bekerjasama dengan UNS adalah DIKTI, Kedutaan Besar, Dinas Pariwisata Kota Surakarta, Dinas Kepolisian, dan Dinas
Transmigrasi. Hal tersebut diungkapkan oleh Agus Dwi Priyanto sebagai berikut: “Untuk mempermudah ruang gerak kami, kami membangun hubungan
dengan DIKTI, Kedutaan Besar, Dinas Kebudayaan dan Pariwisata Surakarta, terus Dinas Kepolisian, dan Dinas Transmigrasi. Yaa ini memang harus kita lakukan, karena memang akses itu akan mudah ya, kalau hubungan sudah terjalin dengan baik”. (Agus Dwi Priyanto, Kepala International Office)
Hal serupa juga disampaikan oleh Albert Muhammad I.N. sebagai berikut: “Iya mas, supaya aksesnya mudah. Kami sering berhubungan dengan
imigrasi, kepolisian, DIKTI, dan lain sebagainya. Itu kita bangun semua, biar mudah aksesnya.” (Albert Muhammad I.N, Staf Administrasi & Keuangan, Pelayanan Mahasiswa)
International Office membangun hubungan baik dengan DIKTI berkaitan dengan kebijakan sehubungan dengan kedudukan UNS ada di bawah DIKTI. Hubungan baik harus diciptakan supaya kebijkan yang dikeluarkan DIKTI menguntungkan UNS seperti dalam hal beasiswa.
Kedutaan Besar merupakan penyambung lidah dari mahasiswa asing ke DIKTI dan ke UNS. Hubungan baik harus diciptakan untuk mempermudah akses informasi bagi mahasiswa asing berkaitan dengan kuliah di UNS. Dinas Kebudayaan dan Pariwisata Surakarta memberikan informasi yang banyak mengenai kalender acara di Kota Surakarta dan banyak mahasiswa asing yang
Kepolisian setempat, sehingga hubungan baik harus terjalin untuk mengantisipasi hal-hal yang tidak diinginkan. Dinas Tenaga Kerja dan Transmigrasi merupakan dinas yang mengelola ijin warga negara asing yang menempati Indonesia. Hubungan yang baik perlu diciptakan untuk kemudahan akses.
d) Hubungan dengan luar negeri
International Office merupakan ujung tombak Internasionalisasi UNS, segala hal yang berhubungan dengan urusan luar negeri menjadi tanggung jawabnya. Membangun hubungan baik dengan luar negeri sangatlah penting untuk dilakukan. Beberapa pihak dari luar negeri yang bekerja sama adalah Kedutaan Besar dari luar negeri, Universitas-universitas dari luar negeri, taskforce hubungan luar negeri. International Office bekerja sama dengan Kedutaan Besar ini karena dalam aktivitasnya memang berkaitan dengan hubungan luar negeri yang salah satunya adalah keberadaan mahasiswa asing yang studi di UNS dan tinggal di negara Indonesia.
Berikut pernyataan dari Albert Muhammad I.N: “Kan mereka sering menanyakan, gimana kabar warga negara kami yang
kuliah di UNS, ada berapa jumlahnya, mengambil studi apa, ya seperti itulah. Jadi ya karena kita memiliki mahasiswa asing itu, kita menjadi terhubung dengan kedutaan besar mereka. Hubungan ini harus dijaga, supaya kalau ada apa-apa dengan mahasiswa, kita mudah menindaklanjutinya.” (Albert Muhammad I.N, Staf Administrasi & Keuangan, Pelayanan Mahasiswa)
Dalam upaya membangun hubungan baik dengan luar negeri, International Office menciptakan kesan yang baik melalui komunikasi elektronik dan Dalam upaya membangun hubungan baik dengan luar negeri, International Office menciptakan kesan yang baik melalui komunikasi elektronik dan
verbal secara langsung, mereka sering datang ke sini kita beri layanan. Kita ikuti standar pelayanan mereka, ya kayak gitu. Terus, kebanyakan kita membangun hubungannya dengan universitas.” (Agus Dwi Priyanto, Kepala International Office)
International Office membangun kerjasama dengan universitas-universitas di luar negeri berikut ini: dari America yaitu Pittsburgh University, Florida State University; dari Australia yaitu Curtin University, Griffith University, La Trobe University; dari Egypt yaitu Al-Azhar University, Cairo University, Canal Suez University, Ain Shams University; dari France yaitu La Rochelle University; dari Germany yaitu Karlsruhe University, International Education Center for Energy Solution (ENED); dari Netherland yaitu Utrecht University, Leiden University; dari Philipphines yaitu The University of Philipphines Los Banos (UPLB), SEARCA; dari China yaitu Jinan University, Guangxi University for Nationalities, Guangdong University, Zhanjiang University, South China University of Tropical Argiculture, Chinese Academy of Tropical Agriculture Science; dari Japan yaitu Tottori University, Kokushikan University; dari Thailand yaitu Chiang Mai University, Kasetsart University, Prince of Songkla University; dari Malaysia yaitu Universiti Sains Malaysia, Universiti Teknikal Melaka, Universiti Utara Malaysia, Universiti Tun Abdul Razak.
Untuk mempermudah dan memperlancar hubungan dengan universitas di luar negeri, International Office membangun hubungan melalui taskforce yang Untuk mempermudah dan memperlancar hubungan dengan universitas di luar negeri, International Office membangun hubungan melalui taskforce yang
namanya ibu Merry, beliau adalah perwakilan kita di Australia. Jadi ketika ada univerirsitas di sana mau bekerja sama dengan UNS, itu melalui dia. Tapi ini khusus hanya untuk di Australia. Diharapkan kita bisa juga untuk ke benua yang lain.” (Albert Muhammad I.N, Staf Administrasi & Keuangan, Pelayanan Mahasiswa).
3) Publikasi Layanan
International Office melakukan publikasi dalam bentuk materi audio visual yang terdiri dari video profil dan video acara. Video profile profile ini memiliki fungsi yang sama dengan booklet dalam periklanan yang dibuat oleh International Office. Materi yang terkandung di dalamnya juga sama, hanya berbeda dalam hal bentuk, yaitu video profil itu audio visual sedangkan booklet itu visual yang dimuat dalam kertas. Seperti yang diungkapkan oleh Sulistyo Joko Wahyudi :
“Ya sama dengan booklet itu, ya materi pendukung itu, pendukung untuk promo. Kontennya kan sama dengan booklet, cuma medianya aja yang video. Ngomongin tentang UNS itu di mana, UNS seperti apa, prestasi di dunianya seperti apa, letak gegrafisnya di mana, di Solo, di Solo itu di mana, Indonesia, Indonesia itu dekat mana, dekat Borobudur, kehidupan di Solo seperti apa, punya fakultas apa saja, ya begitulah.” (Sulistyo Joko Wahyudi, Staf IT & Database, Desain grafis, Web, Multimedia)
Berdasarkan data yang diperoleh peneliti, dari segi penggunaanya, video profile memiliki kesamaan dengan booklet yang dibuat International Office. International Office menggunakan video profile yaitu memutar dan membagikannya ketika ada acara-acara berikut: kunjungan, pameran, dan conference. Jumlah produksi video profil terbatas, berbeda dengan booklet.
dibandingkan dengan video profil. Selain menggunkan video profil, International Office juga menggunakan video acara. Video acara ini sifatnya dokumentasi yaitu dibuat ketika ada acara- acara seperti outbond, kunjungan budaya, belajar budaya, culture night. Walaupun hanya dokumentasi, tetapi International Office tidak asal-asalan dalam membuatnya karena video acara ini akan diupload di internet melalui youtube dan di-share melalui facebook. Berikut penjelasan dari Sulistyo Joko Wahyudi :
“Itu dokumentasi acara mahasiswa asing, acara outbond misalkan, acara kunjungan budaya ke mana, belajar batik, ke tempat pembuatan gamelan, atau culture night. Bikin clip kecil-kecil, kadang setiap acara juga kita bikin opening acaranya ya identity acaranya, bumper-bumper gitu. Ada yang versi panjang yang itu biasanya culture night. Nah, itu nanti kalau dah jadi kita upload di youtube, lalu di-share di facebook.” (Sulistyo Joko Wahyudi, Staf IT & Database, Desain grafis, Web, Multimedia)
Berkaitan dengan video acara, Kristina Baina mengungkapkan sebagai berikut: “Video acara melihat, bagus, bisa buat tertawa. Malu lihat, jadi tertawa ...
itu lihat di youtube, juga download.” (Kristina Baina, mahasiswa asing dari Rusia)
Mohammad Anwar Ahmadi Omid juga mengungkapkan sebagai berikut: “Iya, mereka buat video. Ketika di Bali, belajar menari, belajar gamelan,
membuat batik, maaf membatik maksudnya, mereka juga buat itu. Itu baik, bisa membuat memory, membuat tidak lupa ya.” (Mohammad Anwar Ahmadi Omid, mahasiswa asing dari Afganistan)
4) Penguatan Identitas International office juga menggunakan merchandise untuk mengauatkan 4) Penguatan Identitas International office juga menggunakan merchandise untuk mengauatkan
“Yang kita buat itu flashdisk, bolpoin, vandel, mug, t-shirt. Kalau yang lainnya itu per acara biasanya beda-beda, jadi ya tergantung mahasiswa atau tamu yang datang juga, gitu. Tapi yang standar itu tadi. Kadang ada tambahan, atau kadang kita pakai foto. Itu kita berikan kepada mereka, kita bagikan, jadi sewaktu pulang itu ada kenang-kenangan dari acara yang telah diselenggarakan, kan di situ tercantum logo UNS dan acara.” (Sulistyo Joko Wahyudi, Staf IT & Database, Desain grafis, Web, Multimedia)
Hal serupa juga disampaikan oleh Kristina Baina sebagai berikut: “Iya, saya dikasih mug, t-shirt, bolpoin, iya flashdisk. Notebook (buku
catatan) dikasih ada nama acara, ada logo, tulisan UNS. Saya senang dapat itu.” (Kristina Baina, mahasiswa asing dari Rusia)
Mohammad Anwar Ahmadi Omid juga menyampaikan sebagai berikut:
“Saya dapat mug, flashdik, ini waktu pertama datang, ada yang lain, tapi saya lupa.” (Mohammad Anwar Ahmadi Omid, mahasiswa asing dari Afganistan)
d. Direct Marketing
International Office tidak menggunakan semua bentuk direct marketing. Hanya satu jenis saja yang digunakan yaitu online marketing yang terdiri dari International Office tidak menggunakan semua bentuk direct marketing. Hanya satu jenis saja yang digunakan yaitu online marketing yang terdiri dari
Hal tersebut disampaikan oleh Agus Dwi Priyanto sebagai berikut: “Kalau ini kita lebih pada penggunaan online marketing, kenapa, karena
pasar kita internasional, semua orang mudah bisa mengakses internet, dan internet ini tidak terbatas jarak ya, semua ada di situ. Ketika orang mencari informasi apa, pertama larinya pasti ke internet. Dan dari segi biaya juga ini murah, karena kita sendiri yang kelola.” (Agus Dwi Priyanto, Kepala International Office)
Hal serupa juga disampaikan oleh Sulistyo Joko Wahyudi sebagai berikut:
“Kita pakai online marketing, jadi kita bikin website, facebook page, terus youtube, iya kita ada juga e-mail. Bagi kami ini murah, dan semua orang bisa mengakses informasi melalui internet.” (Sulistyo Joko Wahyudi, Staf IT & Database, Desain grafis, Web, Multimedia)
Isi pesan yang ingin disampaikan International Office melalui direct marketing adalah menunjukkan kepada publik bahwa UNS memiliki kualitas. Kualitas UNS ini dikemas dalam bentuk berita-berita yang pada akhirnya ditujukan untuk meningkatkan kerjasama dan jumlah mahasiswa asing.
Hal tersebut diungkapkan oleh Sulistyo Joko Wahyudi sebagai berikut: “Ya menunjukkan bahwa kita punya ini, punya ini itu, ya kemasan-
kemasan informasi tadi yang kita beritakan, ingin kita sampaikan ke publik itu, bahwa kita punya ini itu artinya punya kualitas, kita punya aktivitas yang selama ini sudah berjalan ... ujung-ujungnya juga untuk mendatangkan: satu kerjasama, dua mendatangkan mahasiswa asing.” (Sulistyo Joko Wahyudi, Staf IT & Database, Desain grafis, Web, Multimedia)
1) Website International Office UNS International Office membuat situs web www.io.uns.ac.id untuk menjalankan komunikasi pemasaran. Selain itu, International Office juga
Office dengan facebook page. Berikut ini pernyataan dari Sulistyo Joko Wahyudi:
“Iya, ada, io.uns.ac.id itu ada. Terus di dalam situ kita konekkan dengan facebook page -nya IO. Jadi IO punya facebook page juga di facebook, kita konekkan juga dengan situs resmi kita.” (Sulistyo Joko Wahyudi, Staf IT & Database, Desain grafis, Web, Multimedia)
Mahasiswa asing mendapatkan informasi tentang UNS melalui website. Informasi di website dapat diakses oleh mahasiswa asing ketika masih di negaranya. Hal tersebut diungkapkan oleh Mohammad Anwar Ahmadi Omid sebagai berikut:
“Informasi, pertama kali saya dapat dari website, ya mana lagi dapat saya, itu yang bisa saya lakukan dari negaraku. Membuka internet dan dapat informasi dari website.” (Mohammad Anwar Ahmadi Omid, mahasiswa asing dari Afganistan)
Hal serupa juga diungkapkan oleh Cao Tai Loc sebagai berikut:
“Website saya buka, baik informasinya. Saya punya banyak informasi dari itu. Dapat informasi UNS, life in Solo, dan banyak lain.” (Cao Tai Loc, mahasiswa asing dari Vietnam)
Berdasarkan pengamatan peneliti, di website Univeritas Sebelas Maret yang beralamatkan di www.uns.ac.id bisa dijumpai find page website International Office. Melalui website induk UNS itu, pengunjung website bisa menemukan link untuk masuk di website International Office. Peneliti melingkari find page website International Office dengan garis merah untuk memperjelas gambar tersebut. Berikut tampilan gambarnya :
Website UNS
Website International Office
Website International Office menggunakan bahasa Inggris. Penggunaan website International Office bertujuan untuk menyebarluaskan informasi- informasi kepada publik. Informasi yang disebarkan melalui website ini didominasi tentang aktivitas-aktivitas mahasiswa asing. Aktivitas-aktivitas tersebut dikemas dalam bentuk berita yang kemudian ditampilkan ke dalam website International Office dan facebook page-nya. Selain itu, website juga menyediakan informasi tentang produk-produk layanan International Office, program-program beasiswa yang disediakan untuk orang asing, dan beasiswa yang disediakan pihak luar ke sini. Hal tersebut disampaikan oleh Agus Dwi Priyanto sebagai berikut: Website International Office menggunakan bahasa Inggris. Penggunaan website International Office bertujuan untuk menyebarluaskan informasi- informasi kepada publik. Informasi yang disebarkan melalui website ini didominasi tentang aktivitas-aktivitas mahasiswa asing. Aktivitas-aktivitas tersebut dikemas dalam bentuk berita yang kemudian ditampilkan ke dalam website International Office dan facebook page-nya. Selain itu, website juga menyediakan informasi tentang produk-produk layanan International Office, program-program beasiswa yang disediakan untuk orang asing, dan beasiswa yang disediakan pihak luar ke sini. Hal tersebut disampaikan oleh Agus Dwi Priyanto sebagai berikut:
Sulistyo Joko Wahyudi juga menyampaikan sebagai berikut:
“Ya menyebar informasi, informasi itu kan kadang ada intern untuk orang UNS sendiri, ada yang ekstern untuk pihak luar. Dan yang paling dominan selama ini yang sering kita lakukan, web itu kita gunakan untuk memberitakan aktivitas mahasiswa asing di UNS. Jadi acara-acara mereka, aktivitas-aktivitas mereka di sini kita kemas dalam bentuk berita untuk kita tayangkan di situ. Nah kita lebih percaya dengan model kemasan promo seperti itu.” (Sulistyo Joko Wahyudi, Staf IT & Database, Desain grafis, Web, Multimedia).
Berdasarkan pengamatan peneliti, selain informasi tentang aktivitas- aktivitas mahasiswa asing, website juga menyediakan informasi sebagai berikut: pertama, halaman home website menyajikan informasi terbaru tentang beasiswa luar negeri, tinggal dan hidup di Surakarta, berita-berita UNS, mahasiswa luar negeri yang kuliah di UNS, kalender event Surakarta; kedua, halaman UNS International Offce menyajikan informasi tentang profil International Office dan kontak; ketiga, halaman International Collaboration berisi tentang kerjasama internasional, bagaimana menjalin hubungan internasional, partners internasional, pemetaan kerjasama UNS; keempat, halaman International Student berisi tentang tinggal dan hidup di Surakarta, mahasiswa asing yang kuliah di UNS, pelayanan yang diberikan kepada mahasiswa asing; kelima, halaman scholarship berisi tentang informasi beasiswa untuk mahasiswa asing, dan informasi beasiswa untuk Berdasarkan pengamatan peneliti, selain informasi tentang aktivitas- aktivitas mahasiswa asing, website juga menyediakan informasi sebagai berikut: pertama, halaman home website menyajikan informasi terbaru tentang beasiswa luar negeri, tinggal dan hidup di Surakarta, berita-berita UNS, mahasiswa luar negeri yang kuliah di UNS, kalender event Surakarta; kedua, halaman UNS International Offce menyajikan informasi tentang profil International Office dan kontak; ketiga, halaman International Collaboration berisi tentang kerjasama internasional, bagaimana menjalin hubungan internasional, partners internasional, pemetaan kerjasama UNS; keempat, halaman International Student berisi tentang tinggal dan hidup di Surakarta, mahasiswa asing yang kuliah di UNS, pelayanan yang diberikan kepada mahasiswa asing; kelima, halaman scholarship berisi tentang informasi beasiswa untuk mahasiswa asing, dan informasi beasiswa untuk
2) Menciptakan Komunikasi Web International Office menciptakan komunikasi web dengan menggunakan facebook page . Facebook page ini terhubung langsung dengan website www.io.uns.ac.id , hal ini agar berita yang di-update melalui facebook dapat terlihat di website. Ini juga berlaku sebaliknya yaitu agar berita yang di-update melalui website dapat terlihat di facebook. Informasi yang disampaikan melalui facebook page Intenational Office ini berupa berita tentang aktivitas-aktivitas yang dilakukan International Office. Berikut pernyataan dari Sulistyo Joko Wahyudi :
“Yang kita lakukan, eee di IO itu kan ada acara rutin untuk mahasiswa asing seperti culture night, kemudian acara-acara lain mulai mereka datang hingga ke pelepasan. Kita orientasi sampai mereka datang di sini kita bikinkan banyak acara. Outbond, kunjungan-kunjungan budaya, culture night yang nanti pada akhirnya farewell (pelepasan) itu juga kita bikinkan acara untuk mereka. Acara untuk mereka itu kan kadang yang sifatnya budaya. Nah, acara-acara itu yang kita kemas dan baik dokumentasinya maupun promo-promo kecilnya itu yang kita nanti kita tayangkan di youtube, findpage facebook -nya IO.” (Sulistyo Joko Wahyudi, Staf IT &
“Benar, update informasi sama di facebook dan website. Itu membuat mudah ingat, mudah buka juga, karena sudah connect.” (Ibrahim, mahasiswa asing dari Palestina)
Tampilan website International Office dengan facebook connect adalah sebagai berikut:
Gambar 3.3
Website International Office dengan Facebook Connect
Berdasarkan gambar tersebut, facebook connect dimuat dalam halaman website International Office. Bila pengunjung klik link facebook “UNS International Office” maka akan terhubung langsung dengan “facebook page International Office”. Di website juga dimuat berita “Warna-warni Pendidikan Jogja TV, UNS Cultural Night 2012”. Pengunjung yang klik link tersebut akan terhubung ke youtube yang halamannya berisikan video dokumentasi acaranya.
berikut:
Gambar 3.4 Facebook Page International Office
Berdasarkan gambar tersebut, website dan facebook page International Office menujukkan update informasi yang sama. Dalam wawancaranya, Sulistyo
Joko Wahyudi menambahkan terdapat ledakan marketing melalui youtube dan situs jejaring sosial facebook. Berikut pernyataannya:
“Jadi cara kita melakukan pemasaran melalui ini dengan, kita kemas promosi itu melalui news gitu ya. Aktivitas kita apa kita kemas dalam kemasan berita. Kita beritakan, kita ceritakan keluar, dan kadang-kadang temen-temen itu yang nge-share lagi. Jadi ledakan marketing-nya ya ledakan lewat facebook, lewat youtube, jejaring sosial.” (Sulistyo Joko
“Saya sering share informasi, dari facebook ke teman-teman. Bentuknya bisa tulisan, bisa link video youtube. Kadang-kadang teman tanya, terus saya jawab itu. Iya, comment.” (Mohammad Anwar Ahmadi Omid, mahasiswa asing dari Afganistan)
Youtube digunakan oleh International Office untuk meng-upload video aktivitas-aktivitas mahasiswa asing selama menjadi mahasiswa di UNS. Setelah itu International Office menampilkan link di facebook page agar bisa dilihat oleh member -nya. Member meresponnya dengan melakukan comment, atau menyampaikannya (share) ke teman-temannya. Hal tersebut seperti yang diungkapkan Sulistyo Joko Wahyudi:
“Jadi yang acara cultural night itu kan opening-nya kita upload. Lalu mereka share, kemudian teman-teman mereka menanyakan yang dari Prancis, Kroasia dan lainnya juga lihat. Kemudian mereka tahu, ada acara ini to. Itu di mana? Di UNS, UNS mana? Solo. Kemudian mereka tahu siapa kita. Jadi secara tidak langsung kan kita juga melakukan promo dengan itu, tetapi sifatnya tidak komersil, tetapi membangun awareness melalui layanan-layanan itu.” (Sulistyo Joko Wahyudi, Staf IT & Database, Desain grafis, Web, Multimedia)
Hal serupa juga disampaikan oleh Mohammad Anwar Ahmadi Omid sebagai berikut: “Teman-temanku tahu saya di sini, dari facebook, dari share informasi.
Mereka lihat itu, lihat UNS lewat itu. Saya sering, teman tanya,’Itu acara UNS ya?’ Ya ini acara UNS.” (Mohammad Anwar Ahmadi Omid, mahasiswa asing dari Afganistan)
Dalam menciptakan komunikasi pemasaran melalui media ini, International Office melakukannya dengan cara yang dijelaskan oleh Sulistyo Joko Wahyudi sebagai berikut: Dalam menciptakan komunikasi pemasaran melalui media ini, International Office melakukannya dengan cara yang dijelaskan oleh Sulistyo Joko Wahyudi sebagai berikut:
Berikut ini pernyataan-pernyataan yang diungkapkan mahasiswa asing terkait dengan keberadaan facebook page UNS International Office. Cao Tai Loc mengungkapkan sebagai berikut: “Informasi bagus, saya banyak tahu, itu informasi banyak tentang
aktivitas, dan informasi remembering untuk lakukan ini, ya remembering. Dan ya, bisa chatting dengan teman-teman.” (Cao Tai Loc, mahasiswa asing dari Vietnam)
Mohammad Anwar Ahmadi Omid mengungkapkan sebagai berikut:
“Itu baik, itu membuat kita bisa ngobrol, comment. Ada posting, kita baca, kita comment. Mereka (International Office) juga menjawab kalau kita tanya. Dan, itu bisa dibaca banyak orang. Jadi cepat, mudah.” (Mohammad Anwar Ahmadi Omid, mahasiswa asing dari Afganistan)
Kristina Baina mengungkapkan sebagai berikut:
“iya, kita dapat informasi, ada link kita acara, ada juga perintah untuk kita. Kita harus perpanjang Visa, seperti itu. Dan banyak lain. Kalau tidak tahu, kita bisa tanya.” (Kristina Baina, mahasiswa asing dari Rusia)
Melalui facebook page, International Office membangun komunitas untuk memberi kemudahan dalam berbagi informasi. Pengunjung website bisa dengan mudah berkomunikasi langsung dengan International Office atau berkomunikasi dengan komunitas yang sudah dibangun melalui facebook page International Office. Kemudahan berbagi pesan diciptakan oleh International Office agar terjadi komunikasi yang efektif.
Dalam menjalankan aktivitas direct marketing, International Office menggunakan e-mail: io@uns.ac.id . E-mail ini dapat didapatkan dengan mudah melalui website International Office di www.io.uns.ac.id . Pengunaan e-mail ini untuk berkomunikasi dengan pengunjung website, mahasiswa, calon mahasiswa, Kedutaan Besar yang memiliki hubungan dengan UNS, Kementerian Luar Negeri, Dikti, dan Universitas-universitas yang membangun kerjasama dengan UNS. Hal ini disampaikan oleh Sulistyo Joko Wahyudi sebagai berikut:
“Ya ada, bisa dong, di situ kan ada kontaknya e-mail. Kita menggunakannya dengan pengunjung website, mahasiswa, dengan calon mahasiswa yang bertanya, dengan kedubes yang berhubungan dengan UNS, dengan kementerian luar negeri, dengan Dikti, dengan universitas lain, dengan yang berhubungan dengan pendidikan. Koliganya ya sekitar itu saja.” (Sulistyo Joko Wahyudi, Staf IT & Database, Desain grafis, Web, Multimedia)
e. Word of Mouth
International Office benar-benar menyadari bahwa komunikasi dari mulut ke mulut sangat penting dalam melakukan pemasaran jasa. Oleh karena itu, pelayanan kepada mahasiswa asing terus ditingkatkan untuk menciptakan komunikasi yang baik dari mulut ke mulut. Banyak mahasiswa asing yang kuliah di UNS yang merupakan hasil dari proses komunikasi dari mulut ke mulut. Hal tersebut diungkapkan oleh Paramasari Dirgahayu sebagai berikut:
“Ada banyak, kita menyadari betul kalau komunikasi dari mulut ke mulut ini sangat efektif sekali. Itu promosi yang gratis, tidak perlu pergi keluar. Dan beberapa tahun ini, kita amati, banyak mahasiswa yang kuliah ke sini karena diajak oleh temannya.” (Paramasari Dirgahayu, Koordinator
“Iya, banyak itu yang ke sini karena diajak temannya. Makanya sekarang kita tingkatkan pelayanan.” (Rizky Adi Yanuasari, Staf International Student Services)
Word of mouth atau komunikasi dari mulut ke mulut tidak tercipta dengan sendirinya, namun ada proses dibalik terciptanya komunikasi melalui mulut ke mulut ini. Pelayanan jasa yang baik kepada mahasiswa asing memberikan efek yang positif bagi terbangunannya kesan yang baik di kalangan mahasiswa asing. International Office menggunakan layanan-layanan ini dalam melakukan perencanaan komunikasi dari mulut ke mulut. Hal tersebut juga diungkapkan oleh Paramasari Dirgahayu sebagai berikut:
“Ada banyak layanan, mulai dari layanan kedatangan, layanan ijin tinggal di imigrasi, layanan pendampingan seperti mencarikan kos, kemudian layanan akademik dan matrikulasi seperti serah terima mahasiswa di prodi yang dituju, layanan kesehatan yaitu jadi mahasiswa harus memiliki asuransi kesehatan, eee layanan sosial budaya itu yaaa layanan social gathering and culture gathering ,terus eee layanan advokasi jadi ketika ada masalah hukum kita melakukan pendampingan, kemudian layanan pelepasan. Ini semua kita berikan ke mereka supaya mereka nyaman, tidak ada masalah, dan puas dengan apa yang kita berikan ke mereka.” (Paramasari Dirgahayu, Koordinator International Student Services)
Terkait dengan pemberian layanan tersebut, Ibrahim mengungkapkan sebagai berikut:
“Saya sangat senang dengan service di sini, mereka jemput saya di airport, cari saya tempat tinggal, kasih tahu warung makan. Mereka baik, di luar negeri, saya tidak lihat seperti ini.” (Ibrahim, mahasiswa asing dari Palestina)
Berdasarkan data yang diperoleh peneliti, International Office memiliki delapan pelayanan yang diberikan kepada mahasiswa asing, terdiri dari: Berdasarkan data yang diperoleh peneliti, International Office memiliki delapan pelayanan yang diberikan kepada mahasiswa asing, terdiri dari:
2) Layanan imigrasi dan ijin tinggal yang terdiri dari pengurusan visa tinggal (KITAS), pelaporan ke Poltabes saat pertama kali tiba di UNS, pengurusan Surat Keterangan Laporan Dini(SKLD), pengurusan Allien ID Card atau KTP orang asing, dan pelaporan database mahasiswa internasional secara berkala ke Poltabes Surakarta.
3) Layanan pendampingan yaitu pendampingan saat mencari kos atau tempat tinggal sementara, monitoring dan menjamin mahasiswa yang bersangkutan mendapatkan beasiswa untuk hidup, pendampingan berkelanjutan terhadap masalah teknis atau non teknis selama mahasiswa internasional studi di UNS.
4) Layanan akademik dan matrikulasi yang berupa matrikulasi dan pengantar pelajaran bahasa Indonesia, perpanjangan beasiswa dan ijin belajar mahasiswa, registrasi sebagai mahasiswa baru di UNS, memastikan mahasiswa internasional mendapatkan atribut UNS, melakukan serah terima mahasiswa yang bersangkutan kepada program studi yang dituju, bersama dengan pembimbing akademik secara aktiv memonitor hasil studi mahasiswa internasional, mempersiapkan sertifikat/ ijazah/ rekap nilai saat mahasiswa yang bersangkutan selesai masa studi.
5) Layanan kesehatan yaitu memastikan bahwa mahasiswa internsional sudah 5) Layanan kesehatan yaitu memastikan bahwa mahasiswa internsional sudah
7) Layanan advokasi yaitu dengan memberikan pendampingan jika suatu saat mahasiswa mendapatkan masalah terkait hukum Indonesia, dan memberikan pngertiuan tentang hukum-hukum yang terkait dengan orang asing di Indonesia.
8) Layanan pelepasan meliputi persiapan event “farewell party”, mengkoordinasikan dengan bidang akademik mengenai pemenuhan syarat- syarat mahasiswa internasional tersebut, menyiapkan cindera mata, pengisian buku alumni mahasiswa internasional, menjalin hubungan berkesinambungan selepas mahasiswa internasional pulang ke negaranya.
World of mouth memberikan hasil yang positif bagi pertambahan jumlah mahasiswa asing yang studi di UNS. Mahasiswa asing yang merasa nyaman selama kuliah di UNS mengajak teman dan saudaranya untuk mendaftar kuliah di sini melalui program beasiswa. Selain itu ada juga yang meneruskan kuliah dengan biaya sendiri setelah beasiswanya habis. Hal tersebut diungkapkan oleh Rizky Adi Yanuasari sebagai berikut:
“Karena merasa nyaman, biasanya mereka mengajak teman, mengajak
Kemudian Naomi perpanjang dua tahun S2 dengan biayanya sendiri, Master di Culture Studies. Yang Isobe juga berniat seperti itu, tapi ternyata dia di negaranya diterima sebagai polisi, sehingga nggak jadi, tapi masih punya keinginan melanjutkan studi di UNS.” (Rizky Adi Yanuasari, Staf International Student Services)
Rizky Adi Yanuasari menambahkan contohnya sebagai berikut: “Contohnya ini juga, Naomi Isobe, Naomi itu dari Universitas Kokusikan.
Tahun kedua Naomi ngajak Isobe untuk mendaftar, tahun ketiga Isobe ngajak Jun (mahasiswa Kokusikan juga) yang sekarang masih studi di sini. Jadi kayak gitu, ngajak temen, ngajak temen, kaya gitu.” (Rizky Adi Yanuasari, Staf International Student Services)
Mahasiswa asing mendapatkan informasi tentang kuliah di UNS melalui teman-teman senegaranya yang lebih dulu kuliah di UNS, seperti yang diungkapkan oleh Cao Tai Loc sebagai berikut:
“Banyak informasi dari teman di sini. Paling banyak dapat dari teman. Dia bilang, orang ramah, hormati agama beda. Jadi tidak takut ke sini, aku senang.” (Cao Tai Loc, mahasiswa asing dari Vietnam)
Mahasiswa asing mengajak temannya untuk kuliah di UNS, hal tersebut diungkapkan oleh Mohammad Anwar Ahmadi Omid sebagai berikut:
“Temanku mau kuliah di sini juga, ya sekarang dia sedang mengurus ijinnya. Saya memberi informasi ke temanku itu. Mungkin tahun depan dia masuk. Sekarang dia apply untuk kuliah ke sini.” (Mohammad Anwar Ahmadi Omid, mahasiswa asing dari Afganistan)
Pelayanan yang baik dari International Office kepada mahasiswa asing membuat mereka melanjutkan studi di UNS. Hal tersebut diungkapkan oleh Rizky Adi Yanuasari sebagai berikut:
“Banyak mahasiswa asing yang sudah sudah selesai studi dari sini dan mereka kembali lagi ke sini untuk melanjutkan studinya, atau perpanjang program beasiswa di sini setelah program beasiswa mereka habis, atau
Jung So Jin dari Korea Selatan, Asama Chetam dari Thailand.” (Rizky Adi Yanuasari, Staf International Student Services)
Hal tersebut juga diungkapkan oleh Cao Tai Loc sebagai berikut:
“Iya, saya lanjut S2 komunikasi, masih proses. Belum tahu kapan masuk.” (Cao Tai Loc, mahasiswa asing dari Vietnam)
International Office berhasil dalam menjalankan promosi melalui pelayanan-pelyanan yang diberikan kepada mahasiswa asing. Hal tersebut diungkapkan oleh Paramasari Dirgahayu sebagai berikut:
“Melihat fakta-fakta tersebut, bolehlah dibilang komunikasi melalui mulut ke mulut ini terbilang positif dan memberikan hasil yang baik dan nyata dalam pertambahan jumlah mahasiswa asing.” (Paramasari Dirgahayu, Koordinator International Student Services)
Hal serupa juga diungkapkan oleh Rizky Adi Yanuasari sebagai berikut:
“Kalau menurutku, benar-benar promosi yang dilakukan international office itu berjalan gitu lho. Salah satunya juga dalam bentuk layanannya yang sudah memberikan kesan kepada mahasiswa asing terdahulu yang terus dari mulut kemulut mereka menginformasi atau promosi ke negaranya masing-masing.” (Rizky Adi Yanuasari, Staf International Student Services)
Mahasiswa asing menceritakan pengalamannya selama kuliah dan tinggal di Surakarta kepada teman-teman dan keluarganya, seperti yang diungkapkan oleh Kristina Baina sebagai berikut:
“Cerita kalau ada teman tanya, sering cerita jalan-jalan dan orang Solo. Mereka ajak jalan-jalan, saya suka itu. Kadang share di facebook. Keluarga senang lihat senang saya di Solo.” (Kristina Baina, mahasiswa asing dari Rusia) “Cerita kalau ada teman tanya, sering cerita jalan-jalan dan orang Solo. Mereka ajak jalan-jalan, saya suka itu. Kadang share di facebook. Keluarga senang lihat senang saya di Solo.” (Kristina Baina, mahasiswa asing dari Rusia)
“Nah kadang temen-temen mahasiswa asing itu jadi agen promo kita karena ketika dia puas, dia suka, senang. Dia pasang di facebook yang kemudian dilihat oleh teman-temannya. Ya itu kan seperti broadcast juga to pada akhirnya. Jadi secara tidak langsung kita promonya melalui dari mulut ke mulut tapi melalui mulut maya gitu ya, lewat facebook masing- masing mahasiswa itu.” (Sulistyo Joko Wahyudi, Staf IT & Database, Desain grafis, Web, Multimedia)
Hal serupa juga diungkapkan oleh Ibrahim sebagai berikut:
“Iya, saya sering share itu. Karena saya senang dengan mereka, dan itu baik. Temanku jadi tahu apa yang saya kerjakan di UNS.” (Ibrahim, mahasiswa asing dari Palestina)
3.2.4 Evaluasi
Stategi dapat diketahui tingkat keberhasilannya setelah dilakukan evaluasi. Evaluasi merupakan penilaian setiap tahap tentang program yang telah direncanakan dan dilaksanakan, apakah sesuai dengan target dan tujuan yang ingin dicapai. Sebagaimana juga International Office juga melakukan evaluasi terhadap strategi komunikasi yang diterapkan.
Evaluasi dilakukan oleh International Office setelah selesai pelaksanaan program kegiatan. Evaluasi ini tidak dilakukan secara rutin. Pelaksanaan evaluasi dilakukan dalam bentuk rapat koordinasi yang di dalamnya membahas tentang program yang akan dievaluasi. Hal tersebut diungkapkan oleh Rizki Adi Yanuasari sebagai berikut: Evaluasi dilakukan oleh International Office setelah selesai pelaksanaan program kegiatan. Evaluasi ini tidak dilakukan secara rutin. Pelaksanaan evaluasi dilakukan dalam bentuk rapat koordinasi yang di dalamnya membahas tentang program yang akan dievaluasi. Hal tersebut diungkapkan oleh Rizki Adi Yanuasari sebagai berikut:
International Office juga melakukan evaluasi seluruh program kegiatan yang dilakukan pada akhir tahun. Hasil evaluasi ini sangat berguna untuk menyusun perencanaan di tahun berikutnya. Melalui evaluasi ini, International Office dapat mengetahui tingkat keberhasilan program yang dilakukan.
Hal tersebut disampaikan oleh Sulistyo Joko Wahyudi sebagai berikut: “Kita ada rapat evaluasi yang kita lakukan di akhir tahun. Itu membahas
tentang seluruh program kegiatan, termasuk program pemasaran. Kita lakukan evaluasi ini untuk mengetahui tingkat keberhasilan program. Kalau kita tahu kan nanti ke depannya kita bisa buat yang lebih baik lagi.” (Sulistyo Joko Wahyudi, Staf IT & Database, Desain grafis, Web, Multimedia)
International Office melibatkan mahasiswa asing dalam evaluasi yaitu dengan cara menerima kritik dan saran dari mereka. Mahasiswa asing adalah stakeholder UNS, mereka dilibatkan dalam evaluasi program kegiatan komunikasi sebagai penerima jasa. Kritik dan saran dari mereka sangat penting untuk membangun stategi komunikasi yang lebih baik. Hal tersebut diungkapkan oleh Rizky Adi Yanuasari sebagai berikut:
“Kita menerima kritik dan saran dari mahasiswa asing. Mahasiswa asing harus dilibatkan dalam evaluasi, karena mereka yang merasakan langsung jasa kita. Jadi itu apa yang mereka sampaikan ke kita itu berguna sekali. Kita harus terbuka dengan mereka, suapaya, kedepannya kita bisa lebih baik.” (Rizky Adi Yanuasari, Staf International Student Services)
Setelah dilakukan evaluasi, International Office dapat mengetahui kendala- kendala yang dihadapi dalam menjalankan program kegiatan. Belum siapnya Setelah dilakukan evaluasi, International Office dapat mengetahui kendala- kendala yang dihadapi dalam menjalankan program kegiatan. Belum siapnya
“Sama halnya dengan yang berkaitan dengan mahasiswa asing, kita sudah promo, mahasiswa asingnya sudah kelihatan, sudah jelas siapa yang mau datang. Itu kadang di fakultas dan jurusan yang belum siap.” (Sulistyo Joko Wahyudi, Staf IT & Database, Desain grafis, Web, Multimedia)
International Office juga mengalami kendala dalam konten informasi di website yang masih belum lengkap. Bagian yang masih kurang dalam website ini adalah penjelasan tentang alur penerimaan mahasiswa asing di UNS. Kekurangan ini dikarenakan belum adanya sistem yang dibakukan oleh UNS dalam hal ini adalah kantor SPMB. International Office tidak memiliki kewenangan dalam perumusan sistem ini.
Hal tersebut disampaikan oleh Sulistyo Joko Wahyudi sebagai berikut : “Misalkan, jalur penerimaan mahasiswa asing. Kalau kita lakukan, webnya
IO itu bisa saja itu kita sampaikan, kita bikin dan menginformasikan. Tetapi kalau sistemnya belum ada, sistemnya yang mau diinformasikan, ini jalur masuknya satu gini dua gini tiga gini, SOP nya belum ada ya gimana bisa diinformasikan.” (Sulistyo Joko Wahyudi, Staf IT & Database, Desain grafis, Web, Multimedia)
Dalam memberikan pelayanan kepada mahasiswa asing juga terdapat kendala yaitu kurangnya sumber daya manusia. Saat ini International Office memperkerjakan dua karyawan untuk memberikan pelayanan kepada mahasiswa asing. Sebelumnya International Office dibantu oleh Kantor Kerjasama di dalam memberikan pelayanan mahasiswa, namun sekarang secara penuh dipegang oleh Dalam memberikan pelayanan kepada mahasiswa asing juga terdapat kendala yaitu kurangnya sumber daya manusia. Saat ini International Office memperkerjakan dua karyawan untuk memberikan pelayanan kepada mahasiswa asing. Sebelumnya International Office dibantu oleh Kantor Kerjasama di dalam memberikan pelayanan mahasiswa, namun sekarang secara penuh dipegang oleh
“Ada dua karyawan untuk pelayanan mahasiswa asing. Tapi itu masih dibebani dengan pekerjaan umum IO. Karena sekarang urusan mahasiswa asing benar-benar diurus IO. Sebelumnya urusan keimigrasian dibantu Kantor Kerjasama. Saya pikir memang harus ada tambahan mungkin dua orang lagi. Soalnya yang terjadi sekarang contohnya saya harus menjalankan seluruh layanan untuk mahasiswa asing. Saya masih bisa mengerjakan, tapi resiko melakukan kesalahan jadi semakin besar karena tanggungan saya banyak.” (Rizky Adi Yanuasari, Staf International Student Services)
Dengan melakukan evaluasi, International Office dapat mengetahui tingkat keberhasilan program kegiatan yang dilakukan. Hasil yang diperoleh setelah melakukan pameran pendidikan kurang memuaskan. Bagi International Office penggunaan pameran untuk menjalankan personal selling dinilai kurang efektif. Dari segi finansial, dana yang dikeluarkan juga besar. Hal tersebut diungkapkan oleh Sulistyo Joko Wahyudi sebagai berikut:
“Ketika kita evaluasi kadang tidak efektif, satu, acara di sana kadang seperti kita ditipu EO pameran itu. Menjanjikan pameran besar diikuti pengunjung yang banyak, kenyataannya di sana belum tentu. Berkaca dari hal itu, kadang kita berfikir apa yang besar itu belum tentu menghasilkan yang lebih baik, lebih bagus dengan model yang sudah kelihatan.” (Sulistyo Joko Wahyudi, Staf IT & Database, Desain grafis, Web, Multimedia)
Dalam hal publikasi, International Office menggunakan dua macam bentuk video yaitu video profil dan video acara. Bagi International Office, penggunaan video profil ini dianggap kurang begitu efektif karena video membutuhkan media lain untuk menyampaikan pesan. Media lain yang dimaksud adalah media pemutar video. Hal tersebut disampaikan oleh Sulistyo Joko Dalam hal publikasi, International Office menggunakan dua macam bentuk video yaitu video profil dan video acara. Bagi International Office, penggunaan video profil ini dianggap kurang begitu efektif karena video membutuhkan media lain untuk menyampaikan pesan. Media lain yang dimaksud adalah media pemutar video. Hal tersebut disampaikan oleh Sulistyo Joko
Video acara lebih efektif penggunaannya daripada video profil. Dari segi finasial, video acara hanya membutuhkan biaya yang lebih sedikit dibandingkan dengan video profil. Melalui video acara ini International Office mampu menciptakan komunikasi dari mulut ke mulut melalui dunia maya internet. Hal tersebut dapat tercipta dengan melibatkan direct marketing yang dilakukan International Office melalui facebook dan youtube. Berkaitan dengan hal tersebut, Sulistyo Joko Wahyudi mengungkapkan sebagai berikut :
“Iya, biayanya lebih sedikit dibandingkan dengan yang profil. Terus ini, jadi kan video acara ini melibatkan mereka (mahasiswa asing UNS) langsung, yang kita videokan itu mereka. Kalo kita share video acara mereka di internet tentunya mereka senang kan. Nah, itulah yang terjadi. Kemudian mereka comment, share ke temannya, mereka ceritakan itu ke teman-temannya.” (Sulistyo Joko Wahyudi, Staf IT & Database, Desain grafis, Web, Multimedia)
Komunikasi dari mulut ke mulut memberikan hasil yang bagus bagi terbangunnya reputasi universitas di kalangan mahasiswa asing. Keberhasilan ini diperoleh melalui pelayanan-pelayanan yang diberikan kepada mahasiswa asing. Hal serupa juga diungkapkan oleh Rizky Adi Yanuasari sebagai berikut :
“Kalau menurutku, benar-benar promosi yang dilakukan international office itu berjalan gitu lho. Salah satunya juga dalam bentuk layanannya yang sudah memberikan kesan kepada mahasiswa asing terdahulu yang terus dari mulut kemulut mereka menginformasi atau promosi ke negaranya masing-masing.” (Rizky Adi Yanuasari, Staf International Student Services) “Kalau menurutku, benar-benar promosi yang dilakukan international office itu berjalan gitu lho. Salah satunya juga dalam bentuk layanannya yang sudah memberikan kesan kepada mahasiswa asing terdahulu yang terus dari mulut kemulut mereka menginformasi atau promosi ke negaranya masing-masing.” (Rizky Adi Yanuasari, Staf International Student Services)
“Ada banyak layanan ... Ini semua kita berikan ke mereka supaya mereka nyaman, betah, tidak ada masalah dan puas dengan apa yang kita berikan ke mereka. Mereka memandang positif kita, itu terlihat ketika mereka mengajak teman-teman mereka kuliah di sini.” (Paramasari Dirgahayu, Koordinator International Student Services)
Setelah melakukan evaluasi, International Office dapat mengetahui kekurangan dan kelebihan dalam penerapan komunikasi pemasaran. Hasil evaluasi ini sangat bermanfaat dalam penyusunan strategi komunikasi tahun berikutnya.