Strategi Komunikasi International Office UNS dalam Membangun Reputasi Universitas di Kalangan Mahasiswa Asing

3.2 Strategi Komunikasi International Office UNS dalam Membangun Reputasi Universitas di Kalangan Mahasiswa Asing

Universitas Sebelas Maret (UNS) merupakan salah satu organisasi nirlaba yaitu organisasi yang tidak bertujuan untuk mencari keuntungan secara finasial, yang dicari di sini adalah nilai pertukaran yang saling memuaskan antara instansi dengan pelanggan. Agar tercipta pertukaran yang saling memuaskan, maka universitas harus mengenal siapa yang akan dilayaninya sehingga segala kebutuhan mahasiswa dapat terpenuhi. Bila kebutuhan mahasiswa dapat dipenuhi oleh universitas, maka reputasi yang baik akan terbangun sehingga mampu memancing minat calon mahasiswa untuk menggunakan jasanya dan mampu mempertahankan mahasiswa untuk terus melanjutkan studinya di UNS.

Saat ini UNS sedang go International, sehingga mahasiswa dalam hal ini adalah mahasiswa asing. Untuk menghadapi persaingan dengan perguruan tinggi lain, International Office membutuhkan strategi sehingga mahasiswa asing tidak lari ke perguruan tinggi yang lain. Strategi tersebut diwujudkan oleh UNS dalam bentuk program-program kegiatan komunikasi. Melalui penerapan strategi ini, kebutuhan-kebutuhan mahasiswa asing dapat dipenuhi sehingga reputasi univeristas dapat terbentuk di kalangan mahasiswa asing. Peningkatkan jumlah Saat ini UNS sedang go International, sehingga mahasiswa dalam hal ini adalah mahasiswa asing. Untuk menghadapi persaingan dengan perguruan tinggi lain, International Office membutuhkan strategi sehingga mahasiswa asing tidak lari ke perguruan tinggi yang lain. Strategi tersebut diwujudkan oleh UNS dalam bentuk program-program kegiatan komunikasi. Melalui penerapan strategi ini, kebutuhan-kebutuhan mahasiswa asing dapat dipenuhi sehingga reputasi univeristas dapat terbentuk di kalangan mahasiswa asing. Peningkatkan jumlah

Upaya International Office dalam membangun reputasi UNS di kalangan mahasiswa asing dilakukan dengan menerapkan strategi komunikasi. Strategi komunikasi yang diterapkan International Office merupakan suatu cara yang diterapkan untuk menggali potensi kampus yang selanjutnya disampaikan ke luar negeri melalui kemasan dalam bentuk informasi dan reputasi. Potensi internal kampus yang dimaksud adalah fakultas yang terdiri dari dosen dan mahasiswa. Hal ini disampaikan oleh Widodo Muktiyo selaku Pembantu Rektor IV sebagai berikut:

“Jadi strategi komunikasinya International Office itu menggali potensi internal. Kampus itu dari fakultas. Dari fakultas itu siapa saja? Yaitu dari dosen-dosen-dosennya, mahasiswa-mahasiswanya. Nah kemudian dari itu tadi dibawa keluar, dikemas melalui informasi, reputasi itu tadi.”

Strategi komunikasi meliputi empat tahapan proses yaitu penelitian, perencanaan, pelaksanaan, dan evaluasi. Untuk menguraikan strategi komunikasi yang dilakukan International Office UNS dalam membangun reputasi di kalangan mahasiswa asing, bagian ini akan dibagi menjadi empat tahapan tersebut.

3.2.1 Penelitian

Tahap ini merupakan kegiatan mendapatkan data dan fakta (fact finding) yang erat sangkut pautnya dengan pekerjaan yang akan digarap. Segala keterangan harus diperoleh selengkap mungkin. Dalam tahap penelitian ini,

sehingga dapat diperoleh kesimpulan. International Office terlebih dahulu melakukan penelitian terhadap stakeholder- nya yaitu mahasiswa asing dalam menentukan strategi komunikasi yang tepat. Penelitian ini digunakan untuk mendapatkan masukan dari mahasiswa asing dan untuk mengetahui permintaan mahasiswa asing yang kuliah di UNS. Dengan berdasarkan data-data yang diperoleh melalui penelitian ini, International Office melakukan tindak lanjut terhadap masukan dan permintaan mahasiswa asing tersebut. Tindak lanjut yang dilakukan oleh International Office adalah dengan menyusun program-program untuk mahasiswa asing yang sesuai dengan keinginan dan kebutuhan mahasiswa asing. International Office mendapatkan data-data penelitian melalui penyebaran kuesioner kepada mahasiswa asing. Hal tersebut disampaikan oleh Paramasari Dirgahayu sebagai berikut:

“IO menyebarkan angket dengan maksud mendapatkan masukan dari user (mahasiswa asing). Dengan begitu kita bisa mengetahui apa permintaan mereka. Setelah itu, ditindaklanjuti apa apa yang menjadi hasil penelitian itu.” (Paramasari Dirgahayu, Koordinator International Student Services)

Hal serupa juga disampaikan oleh Rizky Adi Yanuasari sebagai berikut:

“Kita gunakan kuesioner, karena ini berkaitan dengan mahasiswa asing jadi yang menjalankan penelitian ini divisi ISS (International Student Services). Hasil penelitian ini kita pakai untuk mengetahui kebutuhan mahasiswa asing. Kan IO itu belum lama berdiri, jadi butuh banyak data tentang mahasiswa asing. Dari hasil penelitian ini, lalu kita susun program-program untuk mereka.” (Rizky Adi Yanuasari, Staf International Student Services)

International Office juga menggunakan social gathering untuk mendapatkan data-data yang berkaitan dengan program kegiatan yang ditujukan

International. Diskusi ini dilakukan oleh International Office dengan mahasiswa asing. Sebelum pelaksanaan diskusi, terlebih dahulu International Office melakukan sampling terhadap mahasiswa asing sebagai perwakilan dalam diskusi. Tujuan dilakukan social gathering ini adalah untuk mendapatkan masukan dari mahasiswa asing terhadap program kegiatan International Office, dan untuk mengecek penerimaan mahasiswa asing terhadap suatu perencanaan program baru yang akan diberlakukan kepada mahasiswa asing. Melalui social gathering ini, diharapkan program kegiatan yang dilakukan oleh International Office dapat diukur tingkat keberhasilannya. Hal tersebut diungkapkan oleh Rizki Adi Yanuasari sebagai berikut:

“Kita juga ada social gathering. Ini bentuknya diskusi dengan mahasiswa asing, tapi kita lebih dulu menentukan mahasiswa asing yang akan kita libatkan dalam social gathering ini. Jadi kan, kita sudah melaksanakan program ya, kita coba minta masukan dari mereka. Terus ada juga kita bikin program baru, kita cek ke mereka, kira-kira mereka menerima program ini atau tidak. Kalau kita sudah dapat datanya kan kita bisa mengukur tingkat keberhasilan program itu.” (Rizky Adi Yanuasari, Staf International Student Services)

International Office tidak hanya mengandalkan pada hasil penelitian melalui kedua cara itu dalam membuat perencanaan program kegiatan. International Office juga menghimpun data melalui wawancara yang sifatnya non formal yang dilakukan ketika memberikan pelayanan kepada mahasiswa asing. Hal tersebut banyak dilakukan oleh divisi ISS yang bertanggung jawab atas pelayanan kepada mahasiswa asing. Setiap hari divisi ISS berhadapan langsung International Office tidak hanya mengandalkan pada hasil penelitian melalui kedua cara itu dalam membuat perencanaan program kegiatan. International Office juga menghimpun data melalui wawancara yang sifatnya non formal yang dilakukan ketika memberikan pelayanan kepada mahasiswa asing. Hal tersebut banyak dilakukan oleh divisi ISS yang bertanggung jawab atas pelayanan kepada mahasiswa asing. Setiap hari divisi ISS berhadapan langsung

selalu standby di sini, ngawasin mereka. jadi kita sering ngobrol dengan mereka. dari obrolan itulah kita bisa masuk untuk menanyakan hal-hal yang berguna bagi perencanaan kegiatan, dari situ juga kita dapat mengetahui penilaian mereka terhadap program-program yang kita miliki.” (Rizky Adi Yanuasari, Staf International Student Services)

Melalui cara ini pula, International Office dapat melakukan tindakan yang cepat dalam menangani masalah yang berkaitan dengan ketidaklancaran program kegiatan yang dilaksanakan.

Dalam mengumpulkan data yang berkaitan dengan perencanaan program kegiatan, International Office juga menggunakan data yang berasal dari dokumentasi. Berikut ini data peningkatan jumlah mahasiswa asing di UNS.

Grafik 1.1

Peningkatan Jumlah Mahasiswa Asing Tahun 2009-2012

Bila dilihat dari asal negara, mahasiswa asing yang kuliah di UNS sebagian besar berasal dari negara berkembang. Berikut ini tabel yang menunjukkan jumlah mahasiswa asing yang dihitung berdasarkan asal negaranya.

Tabel 2.1 Jumlah Mahasiswa Asing Berdasarkan Asal Negara

No

Negara