2. Sejarah Singkat Perusahaan
PT. Asuransi Adira Dinamika dahulu bernama PT. Asuransi Kerugian Nexus didirikan di Jakarta berdasarkan akta notaris Paulus Widodo Sugeng
Haryono, SH, No. 106 tanggal 17 Juli 1996. Akta pendirian tersebut telah mendapat persetujuan dari Menteri Kehakiman Republik Indonesia melalui
Surat Keputusan No. C2-10988.HT.01.01.TH’96 tanggal 12 Desember 1996 dan diumumkan dalam Berita Negara Republik Indonesia No. 26 Tanggal 31
Maret 2000, Tambahan No. 16312000. Anggaran Dasar perusahaan telah beberapa kali mengalami perubahan, tarakhir dengan akta notaris Misahardi
Wilamarta, SH No. 66 tanggal 10 Desember 2003 sehubungan dengan perubahan susunan anggota direksi perusahaan. Perubahan ini telah disetujui
oleh Menteri Kehakiman dan Hak Asasi Manusia dalam Surat Keputusan No. C.UM02.01.848 tanggal 26 Januari 2004.
Perusahaan telah memperoleh izin operasi dari Menteri Keuangan berdasarkan Surat Keputusan No. KEP.462KMK.0171997 tanggal 8
September 1997. Perusahaan menjalankan usaha dalam bidang asuransi kerugian dan aktivitas kaitannya.
Kantor pusat perusahaan terletak di Jalan Menteng Raya No. 21 Jakarta. Pada tanggal 31 Desember 2006, perusahaan memiliki 9 kantor
cabang dan 13 kantor pemasaran yang berlokasi antara lain di Jakarta, Bandung, Surabaya, Semarang, Denpasar, Medan, Palembang, Balikpapan,
dan Makasar.
Universitas Sumatera Utara
3. Struktur
Organisasi
Struktur organisasi PT. Asuransi Adira Dinamika Regional Operation IV Medan dapat dilihat pada lampiran 1. Adapun spesifikasi jabatan dan job
description diuraikan sebagai berikut : 1. Regional Operation Head
Tanggungjawab utama
: a. Memonitor dan mengawasi jalannya kegiatan operasional
seluruh outlet b. Melakukan approval pembayaran
c. Menanganani permasalahan yang terjadi di regional d. Menganalisis kegiatan operasional seluruh outlet
e. Membuat laporan lengkap kinerja operasional regional 2. Policy Administration Head
Tanggungjawab utama : a. Menganalisa kegiatan produksi dan distribusi polis agar
dapat melakukan perbaikan dalam proses kerja produksi polis untuk meningkatkan efektifitas dan efisiensi kerja
b. Melakukan koordinasi dengan Marketing untuk memastikan MOU dengan Intermediary dapat dijalankan
dengan baik c. Memonitor kegiatan produksi dan distribusi polis untuk
memastikan kegiatan produksi polis berjalan sesuai dengan prosedur dan standar pelayanan yang berlaku
Universitas Sumatera Utara
d. Melakukan approval penerbitan polis melalui sistem inforce sesuai dengan limitnya untuk menghasilkan polis
yang sesuai dengan prosedur e. Menangani permasalahan yang terjadi seputar produksi
polis baik di internal maupun eksternal dan memberikan solusi yang tepat agar proses produksi polis tetap dapat
berjalan dengan lancar f. Melakukan pengembangan bawahan untuk
mengoptimalkan kinerja bawahan g. Monitoring perlengkapan kerja untuk produksi dan
distribusi polis untuk memastikan perlengkapan kerja berada dalam kondisi yang baik saat digunakan
h. Membina hubungan baik dengan pihak ke-3 yang terkait dengan proses produksi dan distribusi polis untuk
memperlancar proses produksi dan distribusi polis i. Membina hubungan baik dengan pihak ke-3 yang terkait
dengan proses produksi dan distribusi polis untuk memperlancar proses produksi dan distribusi polis
3. Policy Administration Coordinator Tanggungjawab utama :
a. Memonitor seluruh proses data entry new, endorse, cancel untuk memastikan data yang diinput akurat dan sesuai
Universitas Sumatera Utara
dengan aturan produk atau persetujuan pihak yang berwenang
b. Memonitor seluruh proses pengemasan dan pendistribusian polis baik yang diterbitkan dibagiannya ataupun yg
diterbitakan oleh intermediary untuk memastikan keakuratan polis yang dikirim
c. Menangani permasalahan yang terjadi seputar proses data entry, inforce dan distribusi polis agar kegiatan produksi
polis tetap dapat berjalan dengan lancer d. Melakukan pengecekan kelengkapan berkas secara teliti
agar polis new, endorsement, cancelation yang diterbitkan sesuai dengan underwriting rules
e. Melakukan approval penerbitan polis melalui sistem inforce sesuai dengan limitnya untuk menghasilkan polis
sesuai dengan ketentuan yang berlaku f. Monitoring proses filing copy polis dan sertifikat agar
penyimpanan sesuai dengan aturan yang berlaku g. Membuat laporan rutin untuk memberikan gambaran
lengkap mengenai kegiatan produksi polis yang telah dilakukan
4. Data Entry Administrator Tanggungjawab utama :
Universitas Sumatera Utara
a. Melakukan pengecekan kelengkapan berkas underwriting new, endorsement, cancelation secara teliti agar data
dapat diinput secara lengkap ke dalam sistem. b. Menginput data aplikasi asuransi new, endorsement,
cancellation secara tepat untuk menghasilkan data yang tepat pada polis.
c. Membuat laporan rutin untuk memberikan gambaran lengkap mengenai kegiatan produksi polis yang telah
dilakukan 5. Policy Distribution Administrator
Tanggungjawab utama : a. Mencetak polis yang sudah diinforce agar polis dapat
segera dikemas dan dikirim kepada customer b. Melakukan pengemasan polis sesuai dengan ketentuan yang
berlaku agar isi dokumen sesuai dengan prosedur yang berlaku
c. Melakukan distribusi polis sesuai dengan aturan yang berlaku agar polis dapat sampai ke tangan customer tepat
waktu d. Melakukan filing berkas-berkas polis secara rapi dan
sistematis untuk memudahkan pencarian berkas jika diperlukan
Universitas Sumatera Utara
e. Membuat laporan rutin yang diperlukan untuk memberikan data dan informasi lengkap mengenai kegiatan policy
distribution 6. Claim Administration Head
Tanggungjawab utama : a. Melakukan monitoring terhadap jalannya kegiatan
administrasi klaim dan distribusinya agar proses klaim berjalan lancar dan sesuai prosedur
b. Menangani permasalahan yang terjadi seputar administrasi klaim baik yang berhubungan dengan pihak
internal,maupun dengan pihak eksternal bengkel, investigator, intermediary, customer, dll agar proses klaim
tetap dapat berjalan dengan lancar c. Melakukan investigasi klaim untuk memperoleh keterangan
yang lengkap yang sesuai dengan keperluan prosedur klaim d. Memonitor perlengkapan kerja untuk kelancaran
administrasi klaim untuk memastikan perlengkapan kerja dapat menunjang proses kerja secara optimal
e. Membina hubungan baik dengan pihak ke-3 yang terkait dengan proses administrasi klaim untuk memudahkan
proses klaim f. Melakukan pengembangan bawahan untuk
mengoptimalkan kinerja bawahan
Universitas Sumatera Utara
g. Membuat laporan-laporan yang berhubungan dengan kegiatan administrasi klaim MV4 untuk memberikan data-
data yang diperlukan secara lengkap 7. Claim Admin Coordinator
Tanggungjawab utama : a. Melakukan monitoring terhadap jalannya kegiatan
administrasi klaim dan distribusinya agar proses klaim berjalan lancar dan sesuai prosedur
b. Menangani permasalahan yang terjadi seputar administrasi klaim baik yang berhubungan dengan pihak
internal,maupun dengan pihak eksternal bengkel, investigator, customer, dll agar proses klaim tetap dapat
berjalan dengan lancar c. Melakukan investigasi klaim untuk memperoleh keterangan
yang lengkap yang sesuai dengan keperluan prosedur klaim d. Memonitor perlengkapan kerja untuk kelancaran
administrasi klaim untuk memastikan perlengkapan kerja dapat menunjang proses kerja secara optimal
e. Membina hubungan baik dengan pihak ke-3 yang terkait dengan proses administrasi klaim untuk memudahkan
proses klaim f. Melakukan pengembangan bawahan untuk
mengoptimalkan kinerja bawahan
Universitas Sumatera Utara
g. Membuat laporan-laporan yang berhubungan dengan kegiatan administrasi klaim untuk memberikan data-data
yang diperlukan secara lengkap. 8. Claim Officer
Tanggungjawab utama : a. Memeriksa kelengkapan berkas klaim sesuai dengan
prosedur yang berlaku untuk memperlancar proses administrasi klaim
b. Mencocokkan nilai penggantian dengan data dalam data base sesuai klaim yang dilakukan misal part cataloqoe,
price list MV, list penggantian transport, dll c. Melakukan pemeriksaan terhadap berkas2 yang diterima
untuk memastikan kesesuaian dengan persetujuan klaim sesuai prosedur
d. Mendistribusikan approval sheet kepada pemegang limit klaim yang berwenang untuk memperoleh claim approval
e. Melakukan proses settlement untuk kasus klaim yang berada di limitnya agar dapat dilanjutkan ke proses
pembayaran klaim f. Melakukan penanganan masalah yang terkait dengan
administrasi klaim penanganan terhadap harga jasa, spare part, dan lain-lain agar proses klaim tetap dapat berjalan
dengan lancar
Universitas Sumatera Utara
g. Melakukan rekonsiliasi dan konfirmasi untuk data maupun berkas klaim dengan pihak eksternal bengkel, investigator,
intermediary ataupun tertanggung h. Memelihara perlengkapan kerja administrasi klaim agar
perlengkapan kerja dapat berfungsi secara optimal saat digunakan
i. Membuat laporan yang terkait dengan kegiatan administrasi klaim untuk memberikan informasi yang lengkap mengenai
proses administrasi klaim yang telah dilakukan. 9. Claim Administrator
Tanggungjawab utama : a. Melakukan pengadministrasian berkas dan pemeriksaan
kelengkapan berkas yang diterima dari inspector b. Mendistribusikan berkas-berkas yang berhubungan dengan
klaim baik berkas masuk maupun keluar ke pihak bersangkutan secara tepat dan lengkap agar berkas diterima
oleh PIC yang tepat c. Melakukan korespondensi yang diperlukan untuk
kelancaran kegiatan administrasi klaim d. Melakukan filing dokumen klaim secara rapi dan sistematis
untuk mempermudah pencarian dokumen jika sewaktu- waktu diperlukan.
Universitas Sumatera Utara
10. Claim Support Officer Tanggungjawab utama :
a. Melengkapi part katalog yang dibutuhkan untuk memperlancar proses penanganan klaim
b. Memaintain price list sparepart untuk menyediakan data price list spare part yang lengkap
c. Melakukan pencarian sparepart sesuai kebutuhan untuk menunjang kelancaran proses perbaikan kendaraan yang
membutuhkan spare part yang tergolong langka atau jarang d. Distribusi part catalogue, price list sparepart, dan sparepart
ke pihak terkait yang membutuhkan untuk menunjang kelancaran kerja pihak terkait
e. Melakukan follow up terhadap masalah kekurangan sparepart di bengkel pada saat pengerjaan kendaraan yang
diklaim untuk memperlancar proses perbaikan kendaraan customer
f. Memonitor perbaikan kendaraan dibengkel sesuai proseduryang berlaku
g. Menjadi PIC Recovery untuk regionalnya, bekerja sama dengan recovery officer di Recovery Dept.
h. Maintenance Input Profile Workshop, Salvage Buyer, Adjuster Sparepart Supplier untuk memperoleh profil
lengkap mengenai supplier
Universitas Sumatera Utara
i. Membuat laporan-laporan yang diperlukan untuk memberikan informasi yang lengkap mengenai proses
operasional sparepart yang telah dilakukan 11. Service Head
Tanggungjawab utama : a. Menangani permasalahan yang muncul seputar service
sesuai tanggung jawabnya untuk kemudian memberikan solusi yang tepat agar kegiatan service dapat tetap berjalan
dengan lancar b. Memonitor perlengkapan kerja untuk operasional service
sesuai tanggung jawabnya untuk memastikan kondisi peralatan kerja selalu dalam keadaan layak pakai
c. Melakukan improvement process seputar proses service sesuai tanggung jawabnya untuk meningkatkan kualitas
pelayanan terhadap customer. d. Melakukan pengembangan bawahan untuk
mengoptimalkan kinerja bawahan e. Membuat dan memonitor laporan yang terkait dengan
operasional service yang ditangani untuk menyediakan laporan lengkap dan akurat yang dibutuhkan.
Universitas Sumatera Utara
12. Inspector Coordinator Tanggungjawab utama :
a. Melakukan monitoring terhadap seluruh kegiatan survey, mulai dari memeriksa hasil analisa survey, SPK, berkas,
input data survey, sampai progress survey untuk memastikan seluruh proses survey berjalan sesuai dengan
prosedur dan koordinasi yang baik b. Menangani proses survey on the spot kepada customer yang
datang untuk melakukan survey agar customer tetap memperoleh pelayanan survey yang baik.
c. Memonitor kelengkapan data hasil survey, mulai dari form survey, laporan klaim, dan foto-foto hasil survey untuk
menjamin kelengkapan data survey setiap customer jika sewaktu-waktu dibutuhkan.
d. Memonitor perlengkapan kerja untuk survey untuk memastikan peralatan survey berada dalam kondisi yang
baik saat digunakan e. Menangani permasalahan dan melakukan analisa kasus-
kasus survey klaim yang tergolong sulit atau bermasalah untuk memberikan rekomendasi yang lebih akurat agar
proses akseptasi maupun klaim dapat segera dilakukan f. Monitor pengerjaan kendaraan di bengkel sesuai prosedur
dari kendaraan masuk sampai keluar untuk memastikan
Universitas Sumatera Utara
kualitas pelayanan bengkel sesuai dengan standar pelayanan
g. Melakukan pengembangan bawahan untuk mengoptimalakan kinerja bawahan
h. Memonitor menganalisa laporan-laporan yang terkait dengan pelaksanaan survey untuk memberikan gambaran
lengkap mengenai aktivitas survey yang telah dilakukan. 13. Inspector
Tanggungjawab utama : a. Melakukan rangkaian proses survey penutupan
pengumpulan data, rekomendasi akseptasi, dan distribusi berkas sesuai prosedur untuk memperoleh informasi
lengkap mengenai kondisi kendaraan b. Melakukan rangkaian proses survey klaim sejak
pengumpulan info, analisa klaim, terbit SPK, dan distribusi berkas sesuai prosedur untuk memperoleh informasi
lengkap mengenai kondisi kendaraan c. Menginput data hasil survey risk ke dalam sistem agar data
ter-register ke dalam sistem dan dapat diproses untuk pembuatan polis
d. Menginput data hasil survey klaim ke dalam sistem agar status klaim tercatat dalam system
Universitas Sumatera Utara
e. Memelihara dan memastikan peralatan kerja berada dalam kondisi yang baik agar peralatan kerja dapat digunakan
secara optimal f. Membuat laporan yang terkait dengan kegiatan survey
untuk memberikan informasi lengkap yang dibutuhkan mengenai seluruh kegiatan survey
14. Rescue Coordinator Tanggungjawab utama :
a. Memonitor dan menangani pengaturan kerja operasional Rescue diwilayahnya untuk memperlancar kegiatan
pelayanan Rescue b. Memonitor maintenance dari Rescue tools mobil derek dan
seluruh pelengkapannya untuk memastikan perlengkapan Rescue selalu dalam kondisi yang prima
c. Berkoordinasi dan membangun hubungan baik dengan pihak ke-3 yang terkait dengan pelayanan Rescue untuk
memudahkan proses pelayanan yang melibatkan pihak ke-3 d. Menangani permasalahan yang terjadi seputar kegiatan
rescue untuk dapat tetap memberikan pelayanan yang memuaskan
e. Melakukan pengembangan bawahan untuk mengoptimalkan kinerja bawahan
Universitas Sumatera Utara
f. Menangani petty cash yang digunakan oleh rescue diregionalnya untuk memperlancar kegiatan operasional
pelayanan rescue g. Membuat laporan-laporan rutin yang diperlukan untuk
memberikan gambaran yang lengkap mengenai aktivitas rescue
15. Rescue Tanggungjawab utama :
a. Menangani permintaan pelayanan derek untuk memberikan pelayanan derek kepada customer yang membutuhkan
b. Menangani permintaan pelayanan perbaikan kerusakan kendaraan ringan yang dialami customer saat berkendara di
jalan secara cepat dan tepat untuk pertolongan pertama sebelum kendaraan dibawa ke bengkel untuk ditangani
lebih lanjut. c. Menangani permintaan rescue berkoordinasi dengan
penyedia fasilitas rescue eksternal untuk memenuhi permintaan customer akan pelayanan rescue
d. Memelihara peralatan kerja rescue secara rutin agar kondisi peralatan kerja tetap pada keaadan baik pada saat
digunakan
Universitas Sumatera Utara
e. Melakukan kegiatan operasi pada area yang telah ditentukan secara berkala dengan towing car agar dapat
lebih dekat mencapai lokasi jika dibutuhkan f. Menangani telepon yang masuk di luar jam kerja Contact
Centre untuk tetap dapat memberikan pelayanan kepada customer via telepon
g. Membuat laporan pelayanan yang telah dilakukan untuk memberikan informasi mengenai kegiatan rescue secara
akurat. 16. Customer Service
Tangungjawab utama : a. Memberikan pelayanan secara optimal yang berkaitan
dengan informasi produk ataupun service asuransi akseptasi klaim, Rescue, perpanjangan STNK, dll kepada
customer agar customer mendapatkan informasi yang benar dan jelas.
b. Menangani masalah atau complain seputar asuransi yang dialami customer dengan langkah-langkah yang tepat agar
customer mendapatkan penyelesaian masalah secara cepat dan tuntas
c. Menangani proses pengumpulan data customer satisfaction melalui customer survey form risk surveyor, claim
Universitas Sumatera Utara
surveyor, ERA untuk menyediakan data kepuasan pelanggan yang akurat di cabang
d. Mengatur jadwal survey secara tepat agar customer memperoleh pelayanan survey yang memuaskan
e. Membuat laporan aktivitas pelayanan yang dilakukan sehingga dapat memberikan gambaran yang lengkap
mengenai kualitas pelayanan yang diberikan kepada customer
17. Billing Collecton Head Tanggungjawab utama :
a. Memonitor seluruh proses penagihan, mulai dari kontrol AR aging hingga penagihan kepada customer untuk
memastikan pembayaran premi dapat dilakukan sesuai dengan waktu yang telah ditentukan
b. Memonitor kegiatan rekonsiliasi untuk kepentingan penyesuaian data AR yang sudah terbayar
c. Memonitor suspend untuk memastikan pembayaran customer telah diupdate sesuai prosedur yang berlaku
d. Menangani permasalahan yang muncul seputar penagihan untuk kemudian memberikan solusi yang tepat agar
kegiatan penagihan dapat tetap berjalan dengan lancar
Universitas Sumatera Utara
e. Memonitor perlengkapan kerja untuk operasional penagihan untuk memastikan kondisi peralatan kerja selalu
dalam keadaan layak pakai f. Melakukan improvement process seputar proses penagihan
untuk meningkatkan kualitas pelayanan terhadap customer. g. Melakukan pengembangan bawahan untuk
mengoptimalkan kinerja bawahan h. Membuat dan memonitor laporan yang terkait dengan
operasional pelaksanaan penagihan untuk menyediakan laporan lengkap dan akurat yang dibutuhkan
18. AR Officer Tanggungjawab utama :
a. Melakukan kegiatan penagihan kepada customer secara teliti dan tepat waktu untuk memastikan pembayaran premi
dapat dilakukan sesuai dengan waktu yang telah ditentukan b. Melakukan rekonsiliasi untuk kepentingan penyesuaian
data AR yang sudah terbayar c. Menangani permasalahan yang muncul seputar penagihan
untuk kemudian memberikan solusi yang tepat agar kegiatan penagihan dapat tetap berjalan dengan lancar
d. Memelihara perlengkapan kerja yang digunakan untuk operasional penagihan agar kondisi peralatan kerja selalu
optimal
Universitas Sumatera Utara
e. Membuat laporan yang terkait dengan kegiatan penagihan untuk menyediakan laporan lengkap dan akurat yang
dibutuhkan 19. Collection Administrator
Tanggungjawab utama : a. Memeriksa kelengkapan dokumen penagihan yang
dibutuhkan untuk menunjang kelancaran kegiatan penagihan
b. Membuat Receipt Overbooking berdasarkan pembayaran yang telah dilakukan untuk kemudian dilanjutkan ke proses
updating c. Menangani berkas-berkas penagihan secara sistematis
untuk kemudian didistribusikan ke pihak terkait secara tepat
d. Filing dan dokumentasi data yang berkaitan dengan penagihan untuk memudahkan pencarian jika sewaktu-
waktu dibutuhkan e. Membuat report untuk memberikan gambaran mengenai
kegiatan penagihan yang telah dilakukan
4. Produk Perusahaan
Kategori