4 Komputer beserta disket dan hardisknya
Komputer sebagai alat elektro yang mampu menerima data, melaksanakan
perhitungan aritmatika
maupun pengambilan
kesimpulan untuk kemudian mengkajinya dalam bentuk pengeluaran dan telah banyak dipergunakan dalam berbagai bidang pekerjaan.
Demikian juga di Dinas Tenaga Kerja, Transmigrasi Dan Kependudukan Provinsi Jawa Tengah komputer dipergunakan untuk
mengetik surat, membuat laporan, membuat daftar gaji dan lainnya. Komputer yang ada berjumlah 4 buah sehingga dapat memperlancar
proses kerja dengan lebih cepat. 5
Stempel atau cap Dinas Stempel dipergunakan untuk menyetempel surat-surat di Dinas
Tenaga Kerja, Transmigrasi Dan Kependudukan Provinsi Jawa Tengah tersebut. Bagian yang menangani surat yang distempel
adalah bagian Umum dan Kepegawaian. 6
Pelubang kertas perforator Pelubang kertas adalah alat tata usaha yang dipergunakan untuk
melubangi kertas atau warkat yang akan disimpan dalam map jepitan.
Kesimpulan dari semua uraian diatas bahwa fasilitas kearsipan yang terdapat di kantor tersebut dapat memenuhi kebutuhan pelaksanaan
pekerjaan, tetapi perlu adanya perawatan dan pemeliharaan sehingga fasilitas tersebut tidak mudah rusak.
3. Ruang kearsipan
Dalam penyimpanan arsip, tata ruang kearsipan sangat menentukan sekali dalam menjaga fisik arsipnya tersebut yang maksudnya arsip dapat
terhindar dari bahaya pengerusakan baik akibat serangga, suhu, kebakaran, bahkan manusia. Tata ruang yang tepat akan mendukung efektifitas dan
efisiensi arsip. Dalam tata ruang juga harus memperhitungkan pemasangan pemasangan pilar atau tembok pembatas dibuat sedemikian rupa agar
memudahkan pemasangan rak arsip. Pemasangan lampu pun harus di
upayakan dapat menyangkup dan menerangi setiap sudut area kerja penyimpanan arsip dan biasanya tata ruang arsip harus di tempatkan pada
ruang tersendiri atau gudang yang khusus menyimpan arsip. Waktu penulis menanyakan kepada Pak Kasmuri pegawai bagian
kearsipan tentang Keadaan ruangan kerja di Dinas Tenaga Kerja, Transmigrasi Dan Kependudukan Provinsi Jawa Tengah menuturkan
bahwa : “Keadaan ruangan kantor di Dinas Tenaga Kerja, Transmigrasi Dan
Kependudukan Provinsi Jawa Tengah belum adanya pemerataan dalam arti untuk tiap-tiap bagian tidak selalu memenuhi persyaratan yaitu
mengenai penggunaan segenap ruangan masih ada ruang yang terlalu longgar, namun juga ada ruang kerja yang agak sempit. Namun dalam
pemerataannya sudah memperhatikan mengenai faktor cahaya, udara,
warna dan kebersihan ruangan”.wawancara : 20 Maret 2009 Dan beliau juga menambahkan keterangan mengenai keadaan tata
ruang kearsipan di Dinas Tenaga Kerja, Transmigrasi Dan Kependudukan Provinsi Jawa Tengah bahwa :
“Tata ruang kearsipan di kantor ini sudah cukup baik dan memenuhi syarat kelayakan ruang tata kearsipan hanya saja belum tertata rapi karena
ruangan arsip baru saja pindah dari ruangan di lantai tiga pindah ke ruangan di lantai satu jadi masih banyak arsip yang belum di tata di rak
arsip masih berada di dalam kardus”. wawancara : 20 Maret 2009 Setelah mendengar uraian dari pegawai kearsipan dan di tunjukan
lansung ruangan baru arsip yang dimaksud tadi maka penulis mengamati dan dapat menguraikan keadaan ruangan arsip di Dinas Tenaga Kerja,
Transmigrasi Dan Kependudukan Provinsi Jawa Tengah yaitu sebagai berikut :
a. Mengenai cahaya
Sebagian dinding terbuat dari kaca sehingga cahaya matahari dapat menerangi hampir seluruh ruangan secara tidak langsung. Sedangkan
untuk lampu digunakan untuk malam hari dan apabila keadaan cuaca mendung sehingga tidak menjadi gelap.
b. Mengenai udara
Ventilasi dan jendela yang ada sudah cukup sehingga sirkulasi udara berjalan lancar dan ruangan tidak menjadi pengap. Di ruangan tersebut
juga tidak di gunakan AC. c.
Mengenai warna Warna atau cat pada dinding di ruangan arsip adalah warna putih
sehingga memberikan kesan tenang dan ruangan bersih. d.
Mengenai suara Keadaan suara cukup tenang sehingga memudahkan pegawai untuk
berkonsentrasi pada pekerjaannya. e.
Mengenai kebersihan ruangan Dalam menjaga kebersihan ruangan dilakukan dengan menyapu lantai
setiap pagi hari dan kadang-kadang membersihkan tempat penyimpanan arsip seperti lemari, filling cabinet dan rak-rak arsip.
Dari penjabaran dan keterangan di atas penulis menarik kesimpulan bahwa sistem penataan ruang arsip di Dinas Tenaga Kerja, Transmigrasi
Dan Kependudukan Provinsi Jawa Tengah sudah baik hanya saja kelemahannya di dalam penyimpanan arsip dan penataan berkas-berkas
dalam ruangan belum tersusun secara rapi. Masih banyak tumpukan arsip di dalam kardus akibat proses pindah ruang dari ruang lama ke ruangan
yang baru, maka memerlukan penataan ulang yang rapi untuk arsip- arsipnya.
4. Petugas kearsipan
