Boedi Martono 1994, dalam Manajemen Kearsipan, bahwa pada dasarnya kearsipan mempunyai tujuan antara lain:
1. Mengendalikan penciptaan arsip, sehingga arsip yang disimpan yang
penting-penting saja. 2.
Terciptanya efisiensi dan efektifitas pengelolaan arsip, yaitu digunakannya biaya yang seminim mungkin untuk menemukan kembali arsip yang
secepat mungkin. Efisiensi pengelolaan arsip pada akhirnya akan mempengaruhi efisiensi perusahaan atau organisasi, sedangkan efektifitas
akan berpengaruh pada lancarnya pekerjaan sesuai dengan yang sudah di tetapkan sebelumnya.
3. Terciptanya penyusutan arsip secara tepat. Pengertian penyusutan arsip
menyangkut tiga hal yaitu: memindahkan arsip ke tempat penyimpanan arsip inaktif, memusnahkan arsip yang tidak berguna, menyerahkan arsip
yang yang bernilai guna statis tapi tidak bernilai primer ke instansi yang berwenang ANRI.
Dan menurut Undang-Undang No. 7 Tahun 1971 pasal 3, antara lain dirumuskan bahwa tujuan kearsipan adalah untuk menjamin keselamatan
bahan pertanggungjawaban nasional tentang perencanaan, pelaksanaan dan penyelenggaraan kehidupan kebangsaan serta untuk menyediakan bahan
pertanggungjawaban tersebut bagi kegiatan pemeritahan. Dari pengertian tersebut tampak bahwa arti pentingnya kearsipan ternyata mempunyai
jangkauan yang amat luas, yaitu baik sebagai alat untuk membantu daya ingatan manusia, maupun dalam rangka pelaksanaan kegiatan pemerintahan
dan pelaksanaan kehidupan kebangsaan.
C. PROSEDUR KERJA KEARSIPAN
Kegiatan yang termasuk dalam prosedur kerja kearsipan meliputi: 1.
Penerimaan dan pencatatan. Penerimaan semua surat masuk ditangani oleh suatu unit di bagian
umum yaitu unit kearsipan. Semua surat masuk yang diterima oleh penerima surat, harus segera diteruskan kepada pencatat surat kemudian
dicatat dala buku agenda. Untuk surat-surat penting pemberitahuannya menggunakan kartu kendali.Cara dan sarana pencatatan surat disesuaikann
dengan sifat surat. 2.
Penyimpanan Penyimpanan yaitu menempatkan dokumen sesuai dengan sistem
penyimpanan dan peralatan yang digunakan. Arsip perlu disimpan karena mempunyai nilai dan kegunaan bagi organisasi yaitu sebagai sumber
informasi, untuk mengetahui kagagalan maupun keberhasilannya, dan yang paling penting adalah sebagai bahan evaluasi demi kelangsungan
hidup organisasi. 3.
Penggunaan Dalam pelaksanaan kegiatan organisasi kadang memerlukan arsip
yang sudah lama disimpan untuk menyelesaikan suatu persoalan. Fungsi arsip dibedakan menjadi 2:
1. Arsip dinamis yang dipergunakan secara langsung dalam perencanaan,
penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya atau dipergunakan secara langsung dalam penyelenggaraan administrasi
negara. 2.
Arsip statis yang dipergunakan secara langsung untuk perencanaan, penyelenggaraan, kehidupan kebangsaan pada umumnya maupun
untuk penyelenggaraan sehari-hari administrasi negara. Arsip merupakan suatu yang hidup, tumbuh, berkembang, berubah
seirama dengan tata kehidupan masyarakat maupun tata kehidupan pemerintahan. Ketentuan fungsi arsip tersebut menegaskan adanya 2 jenis
sifat dan arti arsip secara fungsional, yakni: a.
Arsip dinamis, sebagai arsip yang senantiasa masih berubah nilai dan artinya menurutkan fungsinya.
b. Arsip statis, sebagai arsip yang sudah mencapai taraf nilai yang abadi
khusus sebagai bahan pertanggung jawaban nasional atau pemerintah. 4.
Pemeliharaan
Menurut Ig. Wursanto pemeliharaan arsip adalah usaha yang dilakukan untuk menjaga arsip-arsip dari segalakerusakan dan
kemusnahan yang datangnya dari arsip itu sendiri maupun yang datangnya dari luar. Pemeliharaan arsip dapat dilakukan dengan usaha-usaha sebagai
berikut: 1991 : 220 a.
Pengaturan ruangan. b.
Menjaga kebersihan yang meliputi kebersihan ruangan dan kebersihan arsip-arsip itu sendiri.
c. Pemeliharaan tempat penyimpanan arsip.
5. Penyusutan
Dalam peraturan Pemerintah Nomor, 34 tahun 1979 tentang penyusutan arsip dengan penyusutan arsip adalah kegiatan pengamanan
arsip dengan cara - cara : a.
Memindahkan arsip inaktif dari Unit pengolah ke unit kearsipan dalam lingkungan
lembaga-lembaga Negara
atau Badan
- badan
pemerintahan masing-masing. b.
Pemusnahan arsip sesuai dengan ketentuan - ketentuan yang berlaku. c.
Menyerahkan arsip-arsip statis oleh unit kearsipan kepada arsip Nasional Ig. Wursanto, 1991 : 208.
Penyusutan arsip yang dipaparkan oleh Ig. Wursanto yaitu dapat berupa pemindahan dari tempat penyimpanan dan dapat berupa
pemusnahan. Hal ini sesuai dengan salah satu ciri yang ada pada suatu arsip, yaitu warkat yang yang memiliki guna akan disimpan. Dan apabila
ada warkat yang tidak memiliki guna masih tetap disimpan, berarti mengingkari pengertian arsip atau setidak-tidaknya tidak memenuhi salah
satu ciri arsip. Adapun beberapa tujuan penyusutan dilihat dari 2 segi antara lain:
a. Dari segi Administrasi tujuan penyusutan arsip adalah:
1 Menghindari pencampuradukan antara arsip yang masih aktif
dengan arsip yang tidak aktif inaktif, antara arsip yang bernilai penting vital dengan arsip yang tidak penting.
2 Memudahkan mencari kembali arsip, jika sewaktu-waktu
diperlukan. 3
Menghemat biaya untuk membeli peralatan, pemeliharaan, kepegawaian, dan lainnya.
4 Tempat yang digunakan untuk menyimpan arsip aktif menjadi
longgar untuk menampung arsip baru. 5
Menetapkan jangka hidup arsip dengan menempatkan arsip inaktif bernilai berkelanjutan di tempat yang lebih baik.
6 Memantapkan pemeliharaan arsip yang bernilai permanen
terlindung dari segala faktor biaya. 7
Memudahkan pengiriman ke arsip nasional. b.
Dari segi ilmiah tujuan penyusutan arsip adalah akan membantu para ilmiawan dalam mengadakan penelitian, terutama jika arsip-arsip
sudah mencapai masa statis. Karena arsip statis akan menonjol kegunaannya di bidang penelitian ilmiah 1991 : 209.
6. Pemusnahan Arsip
Memusnahkan arsip menurur Drs. A. Wijaya adalah aktivitas menghancurkan arsip yang telah habis guna. Pemusnahan dapat dilakukan
dengan jalan dirobek, dibakar atau dihancurkan dengan memakai bahan kimia sehingga arsip tidak bisa terbaca lagi sehingga tidak dapat
digunakan untuk tujuan tertentu. Untuk melakukan pemusnahan arsip hendaknya dibuat beerita acara. Dalam berita acara harus disebutkan
golongan warkat, jumlahnya, pejabat yang langsung mengurusi arsip, kepala satuan yang bertanggung jawab, dan atasan yang berkedudukan
setingkat lebih tinggi, waktu pemusnahan. Dalam pemusnahan arsip perlu diperhatikan antara lain :
a. membuat daftar arsip yang digunakan
b. membuat berita acara pemusnahan
c. disaksikan 2 orang pejabat yang berwenang.
Untuk memusnahkan arsip dapat dilakukan dengan 3 cara yaitu : a.
Pembakaran Pemusnahan dengan cara pembakaran adalah yang lazim dilakukan,
karena pelaksanaannya mudah. Tetapi pemusnahan arsip dengan cara pembakaran ini akan memakan waktu lama dan sangat berbahaya
kalau pembakaran dengan jumlah banyak. b.
Pencacahan Arsip yang sudah di cacah berujud potongan - potongan kertas yang
sama sekali tidak dapat dikenali lagi identitas arsip yang bersangkutan. Cara pemusnahan dengan mencacah arsip dapat dilakukan secara
betahap, artinya tidak harus selesai pada saat itu. Dengan demikian pemusnahannya dapat dilakukan secara rutin dan
tidak perlu waktu khusus dan sebaiknya memiliki mesin pencacah kertas sehingga tidak ada selembar arsippun yang dibuang di tempat
sampah masih berujud lembaran yang dapat dikenal identitasnva. c.
Penghancuran Pemusnahan dengan cara ini adalah memusnahkan arsip dengan
menuangkan bahan kimia di atas tumpukan arsip. Cara ini agak berbahaya karena bahan kimia yang digunakan biasanya soda api
dapat melukai kalau percikannya mengenai badan. Dengan demikian apabila penghancuran dilakukan pada tempat tertentu, apakah di suatu
lubang atau bak. Maka tidak perlu ditunggu arsip pasti akan hancur. Sularso Mulyono, 2003: 102.
D. FAKTOR-FAKTOR KEARSIPAN YANG BAIK
