BAB IV PEMBAHASAN DAN HASIL PENGAMATAN
A. PELAKSANAAN TATA KEARSIPAN PADA DINAS TENAGA KERJA
TRANSMIGRASI DAN
KEPENDUDUKAN PROVINSI
JAWA TENGAH
Hal-hal yang berhubungan dengan pelaksanaan dan kearsipan adalah : 1.
Prosedur kerja kearsipan 2.
Fasilitas kearsipan 3.
Ruang kearsipan 4.
Petugas kearsipan Untuk selanjutnya dapat dijelaskan sebagai berikut :
1. Prosedur kerja kearsipan
Dalam prosedur kerja kearsipan terdapat tahapan kegiatan sebagai berikut :
a. Penerimaan dan pencatatan
Dalam melaksanakan kegiatannya Dinas Tenaga Kerja, Transmigrasi Dan Kependudukan Provinsi Jawa Tengah selalu
berhubungan dengan instansi lain maupun pihak yang berkepentingan dengan Disnakertransduk Provinsi Jawa Tengah. Salah satu sarana
yang mendukung adalah adanya surat. Dalam penyusunan surat masuk dan surat keluar Disnakertransduk menganut kebijaksanaan satu pintu,
dimana surat instansi atau surat yang akan dikirim ke instansi lain dilaksanakan oleh satu unit verja yaitu sub bagian umum. Surat yang
telah diterima maupun yang akan dikirim dicatat dalam buku agenda surat masuk maupun buku agenda surat keluar.
Gambar IV.1 bagan Pengurusan surat masuk
Sumber: DISNAKERTRANSDUK PROV JATENG 1
Proses Pengurusan Surat masuk : a
Penerimaan dan penyortiran Surat masuk diterima oleh salah satu staff di bagian Tata Usaha
kemudian surat-saurat masuk tersebut dikelompokan menjadi dua menurut jenisnya yaitu surat dinas dan surat pribadi. Untuk surat
pribadi langsung diserahkan kepada yang bersangkutan dan surat dinas dilanjutkan untuk pengagendaan.
b Pengagendaan
Setelah surat-surat tersebut dikelompokan, Agendaris Umum membuka surat dan membaca isinya serta memberi lembar disposisi,
kemudian mengagendakan surat-surat masuk tersebut ke dalam buku agenda surat masuk dan memberi nomor urut agenda. Setelah itu surat-
surat tersebut diserahkan kepada Kepala Dinas atau Kepala Bagian Tata Usaha melalui sekretaris. Kemudian oleh sekretaris surat-surat
tersebut dikelompokan menjadi dua bagian yaitu surat yang membutuhkan kebijakan pimpinan atau surat rutin biasa. Untuk surat
yang membutuhkan kebijakan pimpinan diserahkan langsung kepada pimpinan sedangkan surat rutin diserahkan kepada Kepala Bagian Tata
Usaha untuk pendisposisian.
PENERIMAAN DAN PENYORTIRAN
PENGAGENDAAN PENDISPOSISIAN
PENYALURAN PENYIMPANAN
Tabel IV.1 Buku Agenda surat masuk No.
Urut No.
Surat Masuk
Pengirim No.
Surat Tgl.
Surat Isi Surat
Ditujukan Kepada
Ket. 1
01 Kantor Tenaga
Kerja dan
Transmigrasi Kota Kedal
01TN 212005
19 Maret
2005 Pengembalian
TKI Kepala
Dinas Tenaga
Kerja Provinsi Jateng
Sumber: DISNAKERTRANSDUK PROV JATENG c
Pendisposisian Kapala Dinas atau Kepala Bagian Tata Usaha membaca isi surat dan
menentukan isi disposisi. Kemudian mengisi alamat disposisi sesuai dengan isi surat dan membubuhi paraf serta tanggal pada lembar
disposisi. Setelah itu surat tersebut dikembalikan kepada Sekretaris mengagendakan isi disposisi kedalam buku agenda disposisi, setelah
selesai surat-surat tersebut diserahkan ke bagian penyaluran atau kembali kepada Agendaris Umum.
d Penyaluran
Agendaris Umum memasukkan alamat ke dalam buku ekspedisi intern sesuai dengan alamat disposisi. Kemudian surat tersebut dikirim sesuai
dengan alamat disposisi dan diterima oleh agendaris Subdin. Oleh Agendaris Subdin surat tersebut diserahkan kepada Kasubdin
menentukan isi disposisi yang kedua untuk para Kasi yang sesuai dengan isi surat. Setelah surat tersebut didisposisi, dikembalikan lagi
ke Agendaris Subdin. Agendaris Subdin mengagenda surat dan isi disposisi yang kedua kedalam buku agenda dan kemudian surat
diserahkan langsung kepada Kasi yang sesuai dengan alamat disposisi kedua. Setelah Kasi menerima surat tersebut dan membaca surat serta
isi disposisi kemudian menyalurkannya kepada staff yang sesuai dengan isi surat untuk dilaksanakan. Dan terakhir surat-surat tersebut
disimpan oleh Agendaris Subdin.
Gambar IV.2 Gambar Lembar Disposisi
KEPALA LEMBAR DISPOSISI DINAS TENAGA KERJA, TRANSMIGRASI DAN KEPENDUDUKAN
PROVINSI JAWA TENGAH AGENDA SEKRETARIS
DISPOSISI No. Urut : ..................................................................................
No. Surat : .................................................................................. Tanggal : ..................................................................................
Dari : .................................................................................. Perihal : ..................................................................................
ParafTgl.
Ketemu Saya
Didampingi Saya
Diteruskan kepada Yth. DISPOSISI
SEKRETARIS
Sub. Bag. Program
Sub. Bag. Keuangan
Sub. Bag. Umum dan Kepeg
Kepala Bidang
Kependik. Capil
Pentatrans
Pel. Kerja Produktivitas
H.I dan Jamsoso
Wasnaker
UPTD
BLKLN
BPKK dan Hiperkes
Balatrans dan Penca
BP2TK
BP3TK
BLKP Klampok
BLKI Cilacap
UDS
Untuk Ditindak Lanjuti
Saran
Lapor
UMP
UDK Pedomani
Hasir mewakili
ParafTgl
.
Dharma Wanita Persatuan
Korpri
Koperasi
B.A.I
Sumber: DISNAKERTRANSDUK PROV JATENG e
Penyimpanan Agendaris subdin menyimpan surat-surat yang telah didisposisi
tersebut ke dalam snelhecter map sesuai dengan bulan penerimaan surat. Kemudian setelah satu bulan snelhecter yang berisi surat-surat
tersebut dimasukkan ke dalam filling cabinet yang bertuliskan tahun dari penerimaan surat tersebut.
2 Proses Pengurusan Surat Keluar
Surat yang sudah keluar adalah surat yang sudah lengkap bertanggal, bernomor, berstempel, dan telah ditanda tangani oleh pejabat yang
CATATAN
berwenang yang dibuat oleh suatu instansi kantor atau lembaga lain. Surat adalah media komunikasi instansi, kantor atau lembaga yang sangat
penting. Gambar IV.3
Bagan pengurusan surat keluar
Sumber: DISNAKERTRANSDUK PROV JATENG Prosedur pengurusan surat keluar pada Dinas Tenaga Kerja, Transmigrasi
Dan Kependudukan Provinsi Jawa Tengah sebagai berikut : a
Perintah Pembuatan Surat Perintah pembuatan surat dilakukan oleh Kasubdin atau Kepala bagian,
baik karena adanya kegiatan untuk membalas surat yang masuk maupun kehendak Dinas itu sendiri. Kasi yang membidangi tugas
tersebut kemudian membuat konsep surat. b
Pembuatan konsep dan Pengetikan Konsep tersebut dibuat diatas HVS ataupun CD. Setelah selesai dibuat
konsep tersebut diserahkan kepada salah satu staff untuk diketik baik surat asli, tembusan, dan tindasaannya bila diperlukan. Setelah itu
surat tersebut diserahkan kembali kepada Kasi yang bersangkutan
PEMBUATAN KONSEP DAN PENGETIKAN
PENELITIAN PENANDATANGANAN
PENGGENDAAN PENYIMPANAN
PERINTAH PEMBUATAN SURAT
PENGIRIMAN
untuk diperiksa apakah surat yang telah diketik tersebut sudah benar atau belum.
Tabel IV.2 Blanko konsep surat
Unit Pengolah Paraf
Tanggal Sekretaris
Ka. Bid Ka. UPT Ka. SubBag Ka. Sie
Sumber: DISNAKERTRANSDUK PROV JATENG c
Penelitian Apabila ternyata ketikan surat banyak ada banyak kekeliruan maka
diserahkan kembali kepada staff tersebut untuk diketik ulang. Dan apabila ketikan tersebut sudah benar maka dibubuhi taklik atau paraf
kecil disamping kanan nama jabatan penandatanganan. Dan kemudian diserahkan ke Kasubdin.
d Penandatanganan
Kepala Dinas atau Ksubdin menandatangani surat yang telah diberi tanda taklik dan kemudian surat-surat tersebut diserahkan kembali ke
bagian yang membuat surat. Oleh staff, surat tersebut diserahkan kepada Agendaris Umum surat keluar bagian Tata Usaha untuk
diagendakan ke dalam buku agenda surat keluar. e
Pengagendaan dan Penyimpanan Agendaris Umum Surat keluar mengagendakan surat yang akan
dikirim dan menuliskan nomor agenda sesuai dengan perihal surat dan memberi nomor surat agenda sesuai dengan nomor urut buku agenda
keluar. Sebelum dikembalikan kepada staff yang bersangkutan surat tersebut diberi stempel dinas maupun stempel tanggal dan sebelumnya
Agendaris mengambil satu lembar surat tembusan tindasan unuk disimpan ke dalam snelhecter map yang berisi surat-surat tersebut
disimpan kedalam filling cabinet sesuai dengan tahun tersebut. Dan baru kemudian diserahkan kepada staff yang membuat surat tersebut.
Oleh staff, surat tersebut dimasukkan ke dalam amplop coklat yang berkop dinas dan hanya menuliskan alamat surat pada amplop surat
kemudian surat-surat tersebut disalurkan ke bagian pengiriman. f
Pengiriman Surat-surat tersebut dibuka kembali ole ekspeditur untuk diteliti
apakah ada yang masih salah. Jika sudah dirasa cukup benar kemudian diagendakan ke dalam buku ekspedisi, serta memberi stempel dinas
baik surat maupun pada amplop. Untuk surat yang dikirim langsung diagenda ke dalam buku ekspedisi keluar kantor pos dan dikirim ke
alamat surat tersebut. Pelaksanaan kegiatan penerimaan dan pencatatan arsip di Dinas
Tenaga Kerja, Transmigrasi Kependudukan Provinsi Jateng sudah dilaksanakan dengan baik. Hal ini dapat terlihat dari adanya buku
agenda surat masuk dan buku agenda surat keluar untuk mencatat surat-surat yang masuk maupun surat yang keluar juga pencatatan
surat yang diterima maupun yang yang keluar tiap bagian Sub Dinas Tenaga Kerja, Transmigrasi dan Kependudukan Provinsi Jateng
sedangkan untuk penerimaannya sudah dilakukan sesuai dengan prosedur kerja yang diterapkan.
b. Penyimpanan
1 Sistem penyimpanan arsip di Dinas Tenaga Kerja, Transmigrasi dan
Kependudukan Provinsi Jateng untuk masing-masing bagian adalah dengan sistem subjek isinya dan nomor. Arsip-arsip yang disimpan
disetiap bagian adalah arsip yang masih aktif. Misalnya untuk arsip yang memuat data pencari kerja ditata secara kronologis menurut nomor urut
sedangkan penyimpanan arsip yang berada pada unit kearsipan adalah berdasarkan jenis arsip yang diserahkan dari masing-masing bagian.
Arsip-arsip yang diimpan oleh unit kearsipan adalah arsip yang sudah tidak aktif lagi. Kemudian arsip-arsip yang sudah tidak aktif
dikelompokan menurut jenisnya.
Prosedur penyimpanan adalah sebagai berikut: a
Mengelompokan arsip berdasarkan jenisnya yang diserahkan dari masing-masing unit kerja.
b Setelah masing-masing arsip dikelompokan menurut jenisnya,
kemudian ditempatkan ke dalam map, ordner maupun dijilid menjadi buku.
c Pada permukaan map atau buku diberi kode arsip yang disimpan di
dalamnya. d
Untuk arsip yang disusun dalam ordner ataupun berupa buku disimpan dalam almari arsip dan rak arsip secara vertikal lateral
Vertikal berderet kesamping. e
Sedangkan arsip yang dalam map dimasukkan dalam filling cabinet secara berjajar dan berurutan.
2 Asas penyimpanan arsip yang dilaksanakan Dinas Tenaga Kerja,
Transmigrasi Dan Kependudukan Provinsi Jawa Tengah ádalah dengan menggunakan asas campuran yaitu kombinasi antara asas desentralisasi
dan sentralisasi. Dalam asas campuran masing-masing bagian diberi kepercayaan untuk melaksanakan penyimpanan arsip sendiri untuk arsip-
arsip yang masih aktif. Sedangkan untuk arsip yang masih jarang digunakan inaktif disimpan pada ruang arsip yang letaknya terpisah
dengan ruang kerja dan yang menanganinya adalah sub bagian umum. Untuk jasa penyimpanan arsip pada Dinas Tenaga Kerja, Transmigrasi
Dan Kependudukan Provinsi Jawa Tengah sudah baik karena dengan asas penyimpanan arsip campuran dapat memudahkan pencarian. Arsip-
arsip sudah dipisahkan antara arsip-arsip aktif dan inaktif sehingga arsip yang ada ditempat kerja merupakan arsip-arsip yang sering digunakan,
selain itu juga dapat menghemat tempat pada masing-masing unit kerja. Dan penataan arsipnya sudah tertata dengan rapi.
c. Penggunaan
Arsip-arsip yang sering digunakan untuk melaksanakan kegiatan sehari-hari adalah arsip-arsip yang masih aktif. Namun bukan berarti arsip
yang inaktif tidak berguna. Adakalanya arsip inaktif dibutuhkan oleh seorang pegawai untuk keperluan tertentu.
Pegawai yang ingin menggunakan arsip yang masih aktif dan menjadi tanggung jawabnya tidak dengan mudah menggunakan tanpa harus melalui
prosedur tertentu. Tetapi jika pegawai tersebut membutuhkan arsip yang menjadi tanggung jawab bagian lain, maka harus minta ijin kepada pegawai
yang bertanggung jawab atas arsip tersebut terlebih dahulu. Menurut staff sub bagian umum menyatakan bahwa :
“Untuk peminjaman arsip Dinas Tenaga Kerja, Transmigrasi Dan Kependudukan Provinsi Jawa Tengah harus disertai tanda bukti peminjaman
secara tertulis dengan batas waktu tertentu sesuai dengan kesepakatan antara
kedua belah pihak yang bersangkutan.” Wawancara: 23 maret 2009 Dengan demikian peminjaman arsip disertai tanda bukti itu terdapat
kelebihan yaitu ada bukti yang kuat untuk mengurus arsip jika terjadi kehilangan arsip. Sehingga pegawai yang meminjam arsip akan bersikap
disiplin dalam mengembalikan arsip yang telah dipinjamnya. d.
Pemeliharaan Arsip mempunyai peranan yang sangat penting dan untuk menghindari
kerusakan dan hal-hal yang tidak diinginkan maka perlu pemeliharaan arsip, supaya arsip tersebut terjaga dengan baik tahan lama, dan tidak hilang.
Pemeliharaan arsip di Dinas Tenaga Kerja, Transmigrasi Dan Kependudukan Provinsi Jawa Tengah lebih ditekankan pada arsip-arsip yang
sudah jarang digunakan inaktif yang telah ditempatkan pada ruang penyimpanan arsip inaktif. Pemeliharaan arsip inaktif di Dinas Tenaga
Kerja, Transmigrasi Dan Kependudukan Provinsi Jawa Tengah rutin tetapi secara berkala tergantung waktu yang tersedia yaitu antar 1-2 bulan sekali.
Pegawai Sub
umum dan
kepegawaian bagian
kearsipan mengemukakan bahwa “ Arsip perlu di perhatikan dalam pemeliharaan
mulai dari menjaga kebersihannya, suhu, dan kelembaban, serta keamanannya”. wawancara: 18 Maret 2009
Dari keterangan di atas dapat disimpulkan bahwa lingkup pemeliharaan arsip di Kantor tersebut meliputi kegiatan pemeliharaan fisik
arsip dan pemeliharaan lingkungan. Dan dapat di jabarkan sebagai berikut : 1
Pemeliharaan fisik arsip Pemeliharaan arsip mencakup kegiatan merawat dan mengamankan fisik
maupun informasi yang terkandung di dalamnya. Untuk pemeliharaan fisik arsip dilakukan dengan pemberiaan kapur barus atau obat anti
serangga lainnya. Sedangkan pemeliharaan informasi arsip berarti setiap petugas wajib menjaga agar setiap informasi yang terkandung
didalamnya tidak sampai digunakan untuk hal-hal merugikan atau disalah gunakan oleh pihak-pihak yang tidak berkepentingan sehingga
kerahasiaan arsip terjamin keamanannya. 2
Pemeliharaan Lingkungan Pemeliharaan lingkungan mencakup kegiatan merawat dan menjaga
tempat penyimpanan arsip agar bersih, rapi, dan terhindar dari ganguan serangga dan hal-hal yang dapat merusak arsip. Usaha yang dilakukan
utnuk pemeliharaan lingkungan yaitu dengan membersihkan ruangan arsip yang dilakukan oleh petugas kebersihan setiap pagi.
Untuk pelaksanaan kegiatan pemeliharaan arsip di Dinas Tenaga Kerja, Transmigrasi Dan Kependudukan Provinsi Jawa Tengahperlu lebih
ditingkatkan dengan menambah waktu pembersihan dan alat pembersih arsip yang cukup memadai relevannya agar lebih terjaga kerapian dan
terjamin kebersihannya arsip juga harus dibersihkan atau dijaga dari noda karat yang ditimbulkan oleh penggunaan dari clip logam dalam
pemberkasan arsip, untuk mencegah sebaiknya menggunakan clip dari plastik. Sedangkan untuk mencegah dari adanya bahaya kebakaran,
kantor ini belum memiliki tabung pemadaman kebakaran karena terbatasnya dana.
e. Penyusutan
Dengan meningkatkan kegiatan di Dinas Tenaga Kerja, Transmigrasi Dan Kependudukan Provinsi Jawa Tengah tersebut meningkatkan pula
jumlah arsip, yang baik yang diterima dari pihak lain maupun arsip yang dihasilkan oleh kantor tersebut. Peningkatan jumlah arsip tersebut
memerlukan tempat penyimpanan yang memada. Sedangkan tempat tempat penyimpanan arsip di
Dinas Tenaga Kerja, Transmigrasi Dan
Kependudukan Provinsi Jawa Tengah terbatas sehingga terjadi penumpukan dokumen disetiap ruangan unit kerja.
Untuk mengatasi masalah tersebut maka perlu diadakan penyusunan arsip. Arsip-arsip yang akan disusutkan yaitu arsip-arsip yang nilai
kegunaannya sudah mulai menurun dan arsip-arsip yang jarang digunakan. Berdasarkan wawancara dengan pegawai sub bagian umum dan
kepegawaian menyatakan bahwa : ”Dalam jangka waktu 5 tahun sekali Dinas Tenaga Kerja,
Transmigrasi Dan Kependudukan Provinsi Jawa Tengah melakukan penyusutan, namun pelaksanaannya masih sederhana dan jarang dilakukan
yang meliputi : pemilihan arsip inaktif pada tiap-tiap bagian kemudian diserahkan pada sub bagian umum sebagai pusat kegiatan pengelolaan
arsip, setelah itu ditempatkan di gudang.” wawancara : 20 Maret 2009 Dengan demikian pelaksanaan penyusutan arsip di Dinas Tenaga
Kerja, Transmigrasi Dan Kependudukan Provinsi Jawa Tengah sudah cukup sempurna dan teratur.
f. Pemusnahan
Setelah proses penyusutan selesailangkah selanjutnya dilakukan pemusnahan arsipyang merupakan kegiatan menghancurkan, meniadaan
fisik dan informasinya tidak dapat dikenali lagi. Kegiatan ini menuntut kesungguhan dan keterkaitan yang tinggi sehingga tidak terjadi
kesalahpahaman yang sekecil apapun. Berdasarkan wawancara dengan pegawai sub bagian umum yaitu:
”Pemusnahan arsip di kantor ini dilakukan terhadap arsip inaktif yang sudah lama disimpan minimal 5 tahun atau sudah berusia 10
tahun disertai den gan berita acara pemusnahan arsip.” wawancara : 20
Maret 2009
Untuk arsip khusus kepegawaian dalam memusnahkannya, menurut hasil wawancara dengan sub bagian umum dan kepegawaian mengatakan
bahwa : ”Untuk arsip-arsip kepegawaian yang akan dimusnahkan terlebih
dahulu harus dikonsultasikan dengan badan Administrasi Kepegawaian Negara yang mempunyai wewenang untuk menentukanya”. Sedangkan
untuk arsip-arsip mengenai keuangan, berdasarkan wawancara bahwa : ”Arsip keuangan yang akan dimusnahkan dikonsultasikan terlebih
dahulu dengan Badan Pemeriksa Keuangan dan disertai dengan berita acara dan daftar pertelaan arsip rangkap tujuh”. wawancara : 21 Maret
2009 Menurut pegawai bagian kearsipan di Dinas Tenaga Kerja,
Transmigrasi Dan Kependudukan Provinsi Jawa Tengah sebelum melaksanakan pemusnahan arsip dilakukan prosedur seperti berikut:
”Pemeriksaan terhadap arsip apakah arsip tersebut benar-benar telah habis jangka simpanannya, pemeriksaannya berpedoman pada
jadwal retensi arsip JRA . Lalu melakukan pendaftaran pada arsip- arsip yang diusulkan akan dimusnahkan, sehingga dapat diketahui
secara jelas informasi tentang arsip yang akan dimusnahkan. Kemudian pembentukan panitia pemusnahan Pembentukan panitia
pemusnahan arsip dilaksanakan apabila arsip yang akan dimusnahkan memiliki retensi lebih dari 10 tahun, jika arsip yang akan dimusnahkan
di bawah retensi 10 tahun maka tidak perlu di buat kepanitiaan, cukup di laksanakan oleh unit secara fungsional bertugas mengelola arsip.
Selanjutnya, melakukan penilaian, persetujuan dan pengesahan. Kemudian membuat berita acara. Dan akhirnya pelakasanaan
pemusnahan
yang dilaksanakan
dengan cara
dibakar atau
dibubur”.wawancara : 21 Maret 2009. Berdasar uraian diatas penulis menyimpulkan bahwa pemusnahan arsip
di Dinas Tenaga Kerja, Transmigrasi Dan Kependudukan Provinsi Jawa Tengah jarang sekali dilakukan dengan alasan harus menunggu adanya
instruksi dari tingkat pusat atau wilayah, memerlukan koordinasi yang baik dengan instansi yang terkait lainnya serta memerlukan biaya yang cukup
besar. Tetapi sudah cukup baik terlihat dengan adanya prosedur-proseur yang harus dilaksanakan sebelumarsip dimusnahkan.
2. Fasilitas kearsipan
Kategori