c. disaksikan 2 orang pejabat yang berwenang.
Untuk memusnahkan arsip dapat dilakukan dengan 3 cara yaitu : a.
Pembakaran Pemusnahan dengan cara pembakaran adalah yang lazim dilakukan,
karena pelaksanaannya mudah. Tetapi pemusnahan arsip dengan cara pembakaran ini akan memakan waktu lama dan sangat berbahaya
kalau pembakaran dengan jumlah banyak. b.
Pencacahan Arsip yang sudah di cacah berujud potongan - potongan kertas yang
sama sekali tidak dapat dikenali lagi identitas arsip yang bersangkutan. Cara pemusnahan dengan mencacah arsip dapat dilakukan secara
betahap, artinya tidak harus selesai pada saat itu. Dengan demikian pemusnahannya dapat dilakukan secara rutin dan
tidak perlu waktu khusus dan sebaiknya memiliki mesin pencacah kertas sehingga tidak ada selembar arsippun yang dibuang di tempat
sampah masih berujud lembaran yang dapat dikenal identitasnva. c.
Penghancuran Pemusnahan dengan cara ini adalah memusnahkan arsip dengan
menuangkan bahan kimia di atas tumpukan arsip. Cara ini agak berbahaya karena bahan kimia yang digunakan biasanya soda api
dapat melukai kalau percikannya mengenai badan. Dengan demikian apabila penghancuran dilakukan pada tempat tertentu, apakah di suatu
lubang atau bak. Maka tidak perlu ditunggu arsip pasti akan hancur. Sularso Mulyono, 2003: 102.
D. FAKTOR-FAKTOR KEARSIPAN YANG BAIK
Mengingat betapa pentingnya arsip dalam suatu organisasi yaitu sebagai pusat ingatan dan sumber informasi, maka menurut Drs. A. Wijaya di
dalam penyelenggaraan kearsipan harus memperhatikan beberapa faktor, antara lain:
1. Penggunaan sistem penyimpanan secara tepat.
2. Fasilitas kearsipan.
3. Petugas kearsipan.
1. Penggunaan Sistem Penyimpanan Secara Tepat
Sistem penyimpanan dan penemuan kembali arsip ataunyang sering disebut Filling System adalah suatu rangkaian tata cara yang teratur
menurut suatu pedoman untuk menyusun atau menyimpan warkat-warkat sehingga bilamana diperlukan dapat ditemukan kembali secara tepat, cepat
atau lambatnya penemuan kembali dari tempat penyimpanannya ditentukan oleh tepat atau tidaknya penggunaan sistem penyimpanan
setiap benda arsip.
Menurut Amsyah 2003 : 72
ada 5 lima
jenis-jenis sistem penyimpanan arsip
, yaitu: a.
Sistem Abjad Adalah sistem penyimpanan dan penemuan kembali arsip
berdasarkan abjad. Dalam sistem semua arsip atau dokumen diatur berdasarkan abjad nama orang atau instansi, yang dijadikan dasar kode
adalah abjad pertama dari unit pertama dari suatu nama atau judul. Judul atau nama-nama itu pada umumnya dibagi atas:
1 Nama perorangan.
2 Nama perusahaan.
3 Nama organisasi atau perhimpunan.
Keuntungan – keuntungan daripada penggolongan menurut abjad
adalah: i.
Mudah menggolongkan surat – surat. ii.
Penyimpanaan cepat, tanpa indeks. iii.
Sederhana dan mudah dimengerti. Kerugian
– kerugiannya penggolongan menurut abjad adalah : 1
Dalam menemukan surat ini memerlukan waktu yang lama untuk menemukan surat
– surat 2
Sulit mengenai nama – nama yang sama
3 Surat – surat mungkin lebih baik disusun menurut pokok – pokok
surat yang berlainan. b.
Sistem Pokok Soal Tata cara penyimpanan arsip dengan menggunakan pokok
masalah sebagai pedoman untuk mengaturnya. Penyelenggaraan sistem penyimpanan arsip dapat dilakukan dengan lancar, beberapa langkah
dibawah ini perlu diikuti: 1
Pengkajian surat atau berkas yaitu untuk mengetahui persoalan yang terkandung di dalamnya.
2 Memberikan kode surat.
Setelah isi atau maksud surat diketahui, misalnya masalah kenaikan pangkat maka petugas penata arsip melihat daftar indeks.
Apabila masalah kenaikan pangkat terdapat pada pembagian utama masalah yang berjudul “PERSONALIA” maka pada surat tersebut
diberikan kode: PERSONALIA
Kenaikan pangkat 3
Mencatat surat ke dalam kartu indeks. 4
Menyimpan surat. c.
Sistem Nomor atau Angka Sistem nomor atau angka sering juga disebut kode klasifikasi
persepuluhan. Yang dijadikan kode surat adalah nomor yang ditetapkan sendiri oleh unit organisasi yang bersangkutan.
Keuntungan – keuntungan daripada penggolongan menurut
nomor adalah : 1
Ketelitian yang lebih besar dalam penyimpanan 2
Nomor surat dapat dipergunakan sebagai suatu referensi 3
Perluasan yang tidak terbatas adalah serba mungkin. 4
Indeks merupakan suatu daftar yang lengkap dan dapat dipergunakan untuk tujuan
– tujuan yang lain, misalnya sebagai Indeks alamat.
Kerugian –kerugiannya adalah :
1 Banyak waktu dipergunakan untuk dikembalikan pada indeks
2 Arsip untuk bermacam – macam kertas adalah tidak mudah
menyusunnya d.
Sistem Wilayah atau Daerah Dalam sistem ini susunan arsip diatur berdasarkan judul nama
wilayah atau daerah. Dalam tempat penyimpanannya itu sendiri sistem wilayah ini harus dibantu dengan sistem lain seperti sistem abjad atau
sistem tanggal. Cara ini menghendaki setiap surat yang berasal dari daerah yang
sama disimpan pada tepat yang sama pula, contoh: surat yang berasal dari Cilacap diletakkan pada laci yang berjudul Cilacap, surat yang
berasal dari Karanganyar ditempatkan pada laci yang berjudul Karanganyar.
e. Sistem Tanggal
Dalam sistem ini susunan arsip diatur berdasarkan waktu seperti tahun, bulan dan tanggal. Hal yang dijadikan petunjuk pokok adalah
tahun, kemudian bulan dan tanggal. 2.
Fasilitas Kearsipan Dalam kamus Administrasi, “Fasilitas” diartikan sebagai kebutuhan
yang diperlukan untuk menunjang terselesaikannya pekerjaan-pekerjaan dalam organisasi atau sebuah bentuk usaha kerjasama manusia. Fasilitas
kearsipan dapat dikelompokan menjadi 4 golongan, yaitu: a.
Alat-alat Korespodensi, seperti kertas, mesin tik, mesin stensil, karton, bolpoin dan sebagainya.
b. Alat-alat peneimaan surat, seperti box atau kotak surat, meja tulis, rak,
dan sebagainya. c.
Alat penyimpanan surat setelah diarsipkan seperti: 1
Folder Folder map adalah semacam map tetapi tidak mempunyai
daun penutup. Biasanya pada folder dilengkapi dengan tab, yaitu
bagian yang menonjol pada sisi atas untuk menempatkan judul file yang bersangkutan. Lipatan pada atas folder dibuat sedemikian
rupa sehingga dapat menambah daya muat naskah-naskah arsip atau dokumen-dokumen. Folder diisi dengan naskah-naskah arsip
atau dokumen hingga merupakan bagian terkecil dalam klaifikasi suatu masalah.
2 Guide penunjuk atau pemisah
Guide merupakan petunjuk tempat berkas-berkas arsip yang disimpan, dan juga berfungsi sebagai pemisah antara berkas-
berkas tersebut. Guide juga mempunyai tab diatasnya dengan ukuran sama seperti ukuran tab pada folder. Tab berguna untuk
menempatkan atau mencantumkan judul atau kode klasifikasi dan disusun secara vertical berdiri. Jumlah guide yang diperlukan
adalah sebanyak pembagian subjek dalam pola klasifikasi main subjek, sub subjek, sub-sub subjek. Bentuk daripada guide adalah
persegi empat panjang dengan ukuran: Panjang : 33-35 cm.
Lebar : 23-24 cm. 3
Tickler file berkas pengikat Alat ini semacam kotak yang dipergunakan untuk
menyimpan kartu-kartu kendali dan kartu-kartu pinjam arsip. 4
Filling cabinet lemari arsip Filling cabinet digunakan untuk menempatkan folder yang
telah berisi naskah-naskah atau dokumen beserta guide-guidenya. Alat ini ada yang terbuat dari kayu dan ada yang terbuat dari
logam. Umumnya filling cabinet berlaci tiga atau empat. 5
Rak arsip Rak untuk menyimpa berkas atau dokumem tidak berbeda
dengan untuk menyimpan buku-buku pada perpustakaan. Ukuran tingginya 35 cm, lebar 38-40 cm dan panjangnya disesuaikan
dengan keadaan ruang yang tersedia. Cara penataan berkas sama
dengan cara penataan pada filling cabinet, hanya pada rak susunannya vertikal ke samping dari kiri ke kanan. Petunjuk dan
folder yang akan ditempatkan di rak petunjuknya dipasang di sisi samping.
6 Kartu kendali
Kartu kendali dapat dibuat dari kertas tipis dengan ukuran 10x15 cm. Pada kartu kendali terdapat kolom-kolom, antara lain:
1 Indeks subjek, kode klasifikasi, tanggal terima, nomor urut dan
kolom MK masuk atau keluar 2
Hal. 3
Isi ringkasan. 4
Lampiran. 5
Dari. 6
Kepada. 7
Tanggal, nomor surat. 8
Nama pengolah. 9
Paraf tanda tangan. 10
Catatan. 7
Kartu pinjam Kartu ini dipergunakan untuk pinjam arsip. Setiap pejabat
atau yang berkepentingan yang memerlukan arsip harus diberi kartu pinjam arsip ini. Kartu ini dibuat rangakap tiga yaitu:
1 Disertakan pada surat yang dipinjam.
2 Ditinggalkan pada penata arsip sebagai penganti sementara
arsip yang dipinjam. 8
Ruang arsip Ruangan arsip mempunyai peranan yang begitu penting
didalam setiap kegiatan suatu organisasi. Untuk itu ruang arsip harus benar-benar dipersiapkan dengan baikagar penyelenggaraan
kerja tidak terhambat. Agar ruangan arsip itu dapat memperlancar penyelesaian pekerjaaan yang pada akhirnya dapat meningkatkan
efektifitas pegawai, maka ruangan arsip harus memperhatikan beberapa faktor, antara lain:
a. Cahaya
Cahaya penerangan yang cukup dan memancar dengan tepat akan menambah efisiensi kerja para pegawai, karena mereka
dapat bekerja dengan lebih cepat, lebih sedikit membuat kesalahan dan matanya tidak lekas lelah. Hendaknya jendela-
jendela, pintu-pintu tidak menghadap langsung datangnya sinar matahari.
b. Warna
Sama dengan cahaya, warna merupakan faktor yang penting untuk memperbesar efisiensi kerja para pegawai. Warna akan
mempengaruhi keadaan jiwa mereka. Dengan memakai warna yang tepat pada dinding ruangan dan alat-alat lainnya.
kegembiraan dan ketenangan bekerja para pegawai akan terpelihara. Selain itu warna yang tepat juga akan mencegah
kesilauan yang mungkin timbul karena cahaya yang berlebih- lebihan.
c. Udara
Mengenai faktor udara ini, yang penting sekali adalah suhu udara dan banyaknya uap air pada udara itu. Sebaiknya ruangan
arsip atau ruang kerja mengunakan AC air conditioning dan juga memperhatikan temperatur ideal yaitu berkisar antara 65-
75 F serta keleembaban udara sekitar 50 dan 65 . d.
Suara untuk mengatasi faktor suara yang sering mengurangi efisiensi
kerja para pengawa, para pegawai hendaknya memperhatikan letak alat-alat gaduh dan menggunakan lapisan-lapisan
penyerap suara pada dinding dan langit-langit ruangan. Cara lain untuk mengurahi kegaduhan misalnya mesin-mesin tik
dibawahnya diberi alas karet busa tipis. Untuk pesawat telepon, ada baiknya juga dibuatkan bilik kecil yang dapat ditutup rapat.
Dengan demikian pembicaraan tidak akan terganggu oleh suara mesin tik atau menganggu pegawai-pegawai yang sedang
bekerja. Dengan memperhatikan faktor-faktor di atas diharapkan
penataan ruangan arsip yangg lebih efisien dapat membantu para pegawainya bekerja lebih baik, lebih efisien, lancar dan
sedikit menemukan hambatan.
3. Pegawai Kearsipan
Seorang petugas kearsipan untuk dapat melaksanakan tugasnya dengan baik harus memenuhi syarat-syarat tertentu sebagaimana
persyaratan menjadi seorang petuagas Tata Usaha umumnya yaitu: a.
Memiliki pengetahuan umum terutama yang menyangkut masalah surat menyurat dan arsip.
b. Memiliki pengetahuan tentang seluk beluk instansinya misalnya yaitu
organisai beserta tugas-tugasnya dan pejabatnya. c.
Memiliki pengetahuan khusus tentang tata kearsipan. d.
Memiliki keterampilan untuk melaksanakan teknik tata kearsipan yang sedang dijalankan.
e. Berkepribadian, yakni memiliki, ketekunan, kesabaran, ketelitian,
keterampilan, kecerdasan, kejujuran, serta loyal dan dapat menyimpan rahasia organisasi.
Sedangkan petugas kearsipan menurut The Liang Gie diperlukan 4 syarat yaitu:
a. Ketelitian
Ketelitian sangat diperlukan oleh setiap pegawai agar pegawai yang bersangkutan dapat memmbedakan perkataan-perkataan, nama-nama,
atau angka-angka yang sepintas tampak sama. Untuk itu di samping jiwa yang cermat, ia harus juga mempunyai mata sempurna.
b. Kecerdasan
Pegawai kearsipan juga harus mempunyai tingkat pemahaman yang sesuai
dengan porsinya.
Sekurang-kurangnya harus
dapat menggunakan pikirannya dengan baik, karena ia harus memilih kata-
kata untuk suatu pokok soal. Selain itu daya ingatnya harus cukup tajam sehingga dia tidak melupakan suatu pokok soal yang telah ada
kartu arsipnya. c.
Kecekatan Kecekatan berarti kecepatan untuk memahami sesuatu, ketangkasan
dalamm melakukann pekerjaan. Pegawai arsip harus mempunyai
kondisi jasmani yang baik sehingga ia dapat bekerja secara gesit. Lebih-lebih kedua tangannya, ia harus dapat menggunnakan dengan
leluasa uuntuk mengambil warkat dari berkasnya secara cepat. d.
Kerapian Sifat ini diperlukan agar kartu-kartu, berkas-berkas dan tumpukan
warkat tersusun rapi. Surat yang disimpan dengan rapi akan lebih mudah dicari kembali. Selain itu, suarat-surat juga menjadi lebih awet,
karena tidak sembarangan ditumpuk saja sampai berkerut-kerut dan sobek.
E. ASAS PENYELENGGARAAN ARSIP
