C. TUJUAN PENGAMATAN
1. Untuk
mengetahui pelaksanaan
tata kearsipan
di DISNAKERTRANSDUK PROV JATENG.
2.
Untuk mengetahui faktor-faktor yang menjadi hambatan dalam pengelolaan arsip di
DISNAKERTRANSDUK PROV JATENG. 3.
Untuk salah satu syarat meraih gelar profesional ahli madya program studi manajemen administrasi program Diploma 3 Fakultas Ilmu Sosial
dan Ilmu Politik Universitas Sebelas Maret Surakarta.
BAB II TINJAUAN PUSTAKA
A. PENGERTIAN KEARSIPAN
Kearsipan berasal dari kata “arsip” yang mendapat awalan ke dan akhiran-an.
Dilihat dari asal katanya, istilah “arsip” berasal dari bahasa asing. Orang Yunani mengatakan “Archivum” yang artinya tempat untuk
menyimpan. Sering juga kata tersebut tertulis “Archeon” yanng berarti Balai
Kota tempat untuk menyimpan dokumen tentang masalah pemerintahan. Menurut bahasa Belanda yang dikatakan dengan
Archief
mempunyai arti bahan yang disimpan atau tempat penyimpanan. Sularso Mulyono,
Muhsin, Marimin; 1985 :5
1. Tempat untuk menyimpan catatan - catatan dan bukti - bukti kegiatan yang
lain. 2.
Kumpulan catatan atau bukti kegiatan yang berjudul tulisan, gambar, grafik, dan sebagainya.
3. Bahan-bahan yang akan disimpan sebagai bahan pengingat.
Pengertian arsip menurut Kamus Administrasi Perkantoran, arsip adalah kumpulan warkat yang disimpan secara teratur berencana karena mempunyai
suatu kegunaan agar setiap kali diperlukan dapat cepat ditemukan kembali.
Menurut pengertian tersebut, warkat yang selanjutnya disebut arsip harus memenuhi syarat-syarat sebagai berikut:
1. Warkat tersebut harus masih mempunnyai kegunaan.
2. Warkat tersebut harus disimpan secara teratur dan berencana.
3. Warkat tersebut dapat ditemukan dengan mudah dan cepat apabila
diperlukan kembali. Menurut The Liang Gie, 2000: 118 : arsip adalah suatu kumpulan
warkat yang disimpan secara sistematis karena mempunyai suatu kegunaan agar setiap diperlukan dapat secara cepat ditemukan kembali. Sementara
George R. Terry dalam bukunya “Office Management and Control”
mengatakan bahwa kearsipan filling adalah penempatan kertas-kertas dalam tempat-tempat penyimpanan yang baik menurut aturan yang telah ditentukan
terlebih dahulu sedemikian rupa sehingga setiap kertas surat apabila diperlukan dapat ditemukan kembali dengan mudah dan cepat.
Sedangkan menurut Lembaga Administrasi Negara yang ditulis oleh Ig. Wursanto
1995 :18
pengertian arsip diartikan sebagai: Segala kertas naskah, buku, foto, film, microfilm, rekaman suara, gambar, peta, bagan, dan
dokumen-dokumen lainnya dalam segala macam bentuk dan sifattnya, aslinya atau salinannya, serta cara penciptaannya yang dihasilkan atau diterima oleh
suatu badan, sebagai bukti atas tujuan organisasi, fungsi, kebijaksanaan- kebijaksanaan, keputusan-keputusan, prosedur-prosedur, pekerjaan-pekerjaan,
atau kegiatan-kegiatan pemerintah lain, karena pentingnya informasi yang terkandung di dalamnya.
Gina Mardiana dan Iwan Setiawan 1994 : 33 memaparkan bahwa arsip dapat diartikan suatu tanda bukti, dokumen, atau warkat yang bertalian dengan
bukti keterangan suatu keluarga, perusahaan, masyarakat atau bangsa. Sedangkan menurut Zulkifli Amsyah 2003 : 16 arsip adalah setiap catatan
yang tertulis, tercetak, atau ketikan dalam bentuk huruf, angka atau gambar, yang mempunyai arti dan tujuan tertentu sebagai bahan komunikasi dan
informasi yang terekam pada kertas kartu, formulir, kertas film slide, film- strip, micro film, media komputer, kertas photo copy, dan lain-lain.
Menurut UU Nomor 7 th 1971 tentang ketentuan-ketentuan pokok kearsipan pasal 1, maka yang dimaksud dengan arsip adalah:
1. Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh Lembaga Negara dan
Badan-badan Pemerintah dalam bentuk corak apapun baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok dalam rangka pelaksanaan kehidupan
pemerintahan. 2.
Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh badan-badan swasta dan perorangan dalam bentuk corak baik dalam keadaan tunggal maupun
sekelompok dalam rangka pelaksanaan kehidupan kebangsaan. Dari berbagai definisi tersebut diatas maka dijumpai istilah “arsip” dan
“kearsipan”, maka dapat disimpulkan: 1.
Arsip adalah kumpulan warkat yang disimpan menurut aturan-aturan yang berlaku yang telah ditentukan dan apabila diperlukan sewaktu-waktu
dapat ditemukan dengan mudah dan cepat. 2.
Kearsipan adalah tata cara pengurusan penyimpanan warkat menurut aturan-aturan dan prosedur yang berlaku mengingat 3 unsur pokok yang
meliputi: a.
Penyimpanan storing b.
Penempatan placing c.
Penemuan kembali finding
B. TUJUAN KEARSIPAN
Kategori