kondisi jasmani yang baik sehingga ia dapat bekerja secara gesit. Lebih-lebih kedua tangannya, ia harus dapat menggunnakan dengan
leluasa uuntuk mengambil warkat dari berkasnya secara cepat. d.
Kerapian Sifat ini diperlukan agar kartu-kartu, berkas-berkas dan tumpukan
warkat tersusun rapi. Surat yang disimpan dengan rapi akan lebih mudah dicari kembali. Selain itu, suarat-surat juga menjadi lebih awet,
karena tidak sembarangan ditumpuk saja sampai berkerut-kerut dan sobek.
E. ASAS PENYELENGGARAAN ARSIP
Prinsip yang harus dianut oleh sebuah kantor atau organisasi dalam penyelenggaraan penyimpanan warkat adalah awet, efisien, dan luwes. Untuk
itu penyelenggaraan penyimpanan arsip harus disesuaikan kebutuhan dan kondisi masing-masing kantor. Menurut Zulkifli Amzah 1989 : 16-19 ada
tiga asas dalam penyelenggaraan arsip, yaitu: 1.
Asas Sentralisasi Penyimpanan arsip yang dipusatkan pada satu unit tersendiri bagi bagi
semua arsip yang terdapat pada organisasi tersebut. Keuntungannya adalah:
a. Ruang dan peralatan arsip dapat dihemat.
b. Petugas dapat mengkonsetrasikan diri khusus pada pekerjaan
kearsipan. c.
Kantor hanya menyimpan 1 arsip, duplikasinya dapat dimusnahkan. d.
Sistem penyimpanan dari berbagai macam arsip dapat diseragamkan. Kerugiannya adalah:
a. Sentralisasi arsip hanya efisien dan efektif untuk organisasi yang kecil.
b. Tidak semua jenis arsip dapat disimpan dengan satu sistem
penyimpanan yang seragam. c.
Unit kerja yang memerlukan arsip akan memakan waktu lebih untuk memperoleh arsip yang diperlukan.
2. Asas Desentralisasi
Penyimpanan arsip yang tiap unit kerja menyelenggarakan kegiatan kearsipan sendiri-sendiri.
Keuntungannya adalah: a.
Pengelolaan arsip dapat dilakukan sesuai kebutuhan unit kerja masing- masing.
b. Keperluan akan arsip mudah terpenuhi, karena berada pada unit kerja
industri. c.
Penanganan arsip lebih mudah dilakukan, karena arsipnya sudah dikenal baik.
Kerugiannya adalah: a.
Penyimpanan arsip tersebar diberbagai lokasi, dan dapat menyebabkan duplikasi arsip yang disimpan.
b. Kantor menyediakan peralatan dan perlengkapan arsip di setiap unit
kerja, sehingga penghematan pemakaian peralatan dan perlengkapan sukar diwujudkan.
c. Penataran dan pelatihan kearsipan diadakan karena petugas-petugas
pada umumnya bertugas rangkap dan tidak mempunyai latar belakang kearsipan.
d. Kegiatan pemusnahan arsip dilakukan setiap unit kerja dan ini
merupakan pemborosan. 3.
Asas Kombinasi Antara Sentralisasi dan Desentralisasi Asas gabungan ini dimaksudkan agar kelemahan-kelemahan pada
penyelenggaraan penyimpanan kedua asas tersebut dapat ditiadakan. Penyimpanan arsip untuk beberapa unit kerja disentralisasi sedangkan
untuk unit-unit kerja yang mempunyai spesifikasi tersendiri dimungkinkan menyelenggarakan
sendiri-sendiri penyelenggaraan
penyimpanan arsipnya.
Di dalam penangganan arsip secara kombinasi, arsip yang masih aktif dipergunakan disebut arsip aktif dan dikelola di unitkerja masing-
masing pengolah, sedangkan arsip yang kurang dipergunakan disebut arsip inaktif dan dikelola disentral arsip.
F. METODE PENGAMATAN
