Menurut UU Nomor 7 th 1971 tentang ketentuan-ketentuan pokok kearsipan pasal 1, maka yang dimaksud dengan arsip adalah:
1. Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh Lembaga Negara dan
Badan-badan Pemerintah dalam bentuk corak apapun baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok dalam rangka pelaksanaan kehidupan
pemerintahan. 2.
Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh badan-badan swasta dan perorangan dalam bentuk corak baik dalam keadaan tunggal maupun
sekelompok dalam rangka pelaksanaan kehidupan kebangsaan. Dari berbagai definisi tersebut diatas maka dijumpai istilah “arsip” dan
“kearsipan”, maka dapat disimpulkan: 1.
Arsip adalah kumpulan warkat yang disimpan menurut aturan-aturan yang berlaku yang telah ditentukan dan apabila diperlukan sewaktu-waktu
dapat ditemukan dengan mudah dan cepat. 2.
Kearsipan adalah tata cara pengurusan penyimpanan warkat menurut aturan-aturan dan prosedur yang berlaku mengingat 3 unsur pokok yang
meliputi: a.
Penyimpanan storing b.
Penempatan placing c.
Penemuan kembali finding
B. TUJUAN KEARSIPAN
Tujuan dilaksanakan kearsipan adalah untuk menjamin keselamatan bahan pertanggung jawaban nasional tentang perencanaan, pelaksanaan, dan
penyelenggaraan kehidupan kebangsaan serta untuk menyediakan bahan pertanggung jawaban tersebut bagi kegiatan pemerintah. Kehadiran arsip pada
dasarnya karena adanya kegiatan atau aktifitas organisasi atau individu. Tanpa adanya suatu kegiatan atau aktifitas, maka arsip tidak akan tercipta. Dengan
demikian arsip merupakan informasi keseluruhan proses dalam organisasi. Oleh karenanya arsip memiliki beberapa tujuan yang dapat di manfaatkan
sebagai sumber informasi bagi sebuah organisasi. Seperti yang diungkapkan
Boedi Martono 1994, dalam Manajemen Kearsipan, bahwa pada dasarnya kearsipan mempunyai tujuan antara lain:
1. Mengendalikan penciptaan arsip, sehingga arsip yang disimpan yang
penting-penting saja. 2.
Terciptanya efisiensi dan efektifitas pengelolaan arsip, yaitu digunakannya biaya yang seminim mungkin untuk menemukan kembali arsip yang
secepat mungkin. Efisiensi pengelolaan arsip pada akhirnya akan mempengaruhi efisiensi perusahaan atau organisasi, sedangkan efektifitas
akan berpengaruh pada lancarnya pekerjaan sesuai dengan yang sudah di tetapkan sebelumnya.
3. Terciptanya penyusutan arsip secara tepat. Pengertian penyusutan arsip
menyangkut tiga hal yaitu: memindahkan arsip ke tempat penyimpanan arsip inaktif, memusnahkan arsip yang tidak berguna, menyerahkan arsip
yang yang bernilai guna statis tapi tidak bernilai primer ke instansi yang berwenang ANRI.
Dan menurut Undang-Undang No. 7 Tahun 1971 pasal 3, antara lain dirumuskan bahwa tujuan kearsipan adalah untuk menjamin keselamatan
bahan pertanggungjawaban nasional tentang perencanaan, pelaksanaan dan penyelenggaraan kehidupan kebangsaan serta untuk menyediakan bahan
pertanggungjawaban tersebut bagi kegiatan pemeritahan. Dari pengertian tersebut tampak bahwa arti pentingnya kearsipan ternyata mempunyai
jangkauan yang amat luas, yaitu baik sebagai alat untuk membantu daya ingatan manusia, maupun dalam rangka pelaksanaan kegiatan pemerintahan
dan pelaksanaan kehidupan kebangsaan.
C. PROSEDUR KERJA KEARSIPAN
