2. Fasilitas kearsipan
Keberhasilan suatu pekerjaan tidak akan terlepas dari peranan sarana dan prasarana yang menunjang. Demikian juga dengan pengelolaan
kearsipan juga membutuhkan fasilitas kearsipan. Pegawai staff kearsipan menuturkan bahwa :
”fasilitas yang digunakan pada kantor Dinas Tenaga Kerja, Transmigrasi Dan Kependudukan Provinsi Jawa Tengah dalam pelaksanaan
tata kearsipan terdapat bagian-bagiannya yaitu alat penerimaan surat, alat penyimpanan surat, dan alat korespodensi”. wawancara 22 Maret 2009
Maka dari hasil wawancara tersebut dan pengamatan secara langsung di kantor tersebut, dapat dijabarkan secara rinci oleh penulis tentang fasilitas
kearsipan yang tersedia di Dinas Tenaga Kerja, Transmigrasi Dan Kependudukan Provinsi Jawa Tengah adalah sebagai berikut:
a. Alat-alat penerimaan surat
Alat penerimaan surat yang terdapat di Dinas Tenaga Kerja, Transmigrasi Dan Kependudukan Provinsi Jawa Tengah adalah :
1 Baki surat, digunakan untuk meletakkan surat yang baru saja
diterima agar terpisah dan surat-surat yang sudah lama. 2
Pisau atau gunting, digunakan untuk membuka sampul surat agar rapi dan tidak merusak isi surat.
3 Meja tulis, digunakan untuk menulis surat baik di kantor tersebut
maupun surat balasan untuk instansi lain. 4
Kursi, merupakan salah satu perabot kantor dan merupakan perlengkapan meja yang digunakan sebagai tempat duduk pegawai
pada waktu membaca, menulis, mengetik juga sebagai tempat duduk untuk tamu.
b. Alat Penyimpanan Arsip
Alat penyimpanan arsip yang dimiliki Dinas Tenaga Kerja, Transmigrasi Dan Kependudukan Provinsi Jawa Tengah antara lain :
1 Stopmap map
Adalah lipatan kertas karton manila yang dipergunakan untuk menyimpan arsip. Stopmap mempunyai bentuk dan ukuran yang
bermacam-macam sesuai dengan fungsi dan kegunaannya. Di Dinas Tenaga Kerja, Transmigrasi Dan Kependudukan Provinsi Jawa
Tengah menggunakan beberapa stopmap yaitu : a
Stopmap biasa, sering disebut dengan stopmap folio karena hanya dapat untuk menyimpan arsip yang paling luas ukuran
folio 21 cm x 34 cm. Kegunaannya untuk menyimpan sementara arsip.
b Stopmap jepitan, adalah stopmap yang memakai jepitan dari
logam untuk mengikat arsip dengan kuat sehingga arsip tidak mudah lepas.
c Stopmap tebal atau map besar dengan jepitan, adalah map dengan
memakai jepitan khusus dan bentuknya kokoh atau kuat sehingga disimpan secara vertikal atau berdiri tegak, map seperti ini sering
kali disebut dengan breinfodner atau ordner saja. Penyimpanan ordner ini dai dalam rak-rak buku arsip.
2 Fillling Cabinet lemari arsip
Adalah perabot kantor berbentuk segi empat panjang yang diletakan secara vertikal untuk menyimpan berkas-berkas atau arsip. Filling
cabinet initerdiri dari 3-4 laci. 3
Lemari Berbentuk seperti lemari pada umumnya yang terdiri dari susunan
rak-rak untuk menyimpan arsip. Arsip-arsip yang disimpan di dalam lemari disusun secara vertikal lateral sehingga susunan arsip di
dalam lemari arsip sama dengan susunan arsip dalam rak arsip. 4
Meja Merupakan salah satu perabot yang mendominasi perlengkapan di
Dinas Tenaga Kerja, Transmigrasi Dan Kependudukan Provinsi Jawa Tengah. Meja-meja yang ada di kantor tersebut dilengkapi
dengan laci-laci sehingga selain dapat digunakan untuk menulis dan mengetik dapat juga dipergunakan untuk meyimpan arsip. Arsip-
arsip yang di simpan di dalam laci adalah arsip-arsip yang masih akif
sehingga memudahkan dan mempercepat pencarian arsip yang dibutuhkan.
c. Alat Korespodensi
Alat korespodensi adalah alat-alat yang dipergunakan untuk melaksanakan korespodensi atau surat-menyurat yang juga merupakan
arsip. Alat-alat korespodensi yang terdapat di Dinas Tenaga Kerja, Transmigrasi Dan Kependudukan Provinsi Jawa Tengah sebagai berikut:
1 Mesin ketik
Mesin ketik yang ada adalah mesin ketik biasa yang biasa dipergunakan untuk mengetik surat atau arsip yang jumlahnya tidak
terlalu banyak. Di Dinas Tenaga Kerja, Transmigrasi Dan Kependudukan Provinsi Jawa Tengah untuk tiap unit kerja
mempunyai mesin ketik sendiri dan biasanya lebih dari dua buah sehingga dapat memperlancar proses kerja tiap harinya.
2 Buku agenda
Buku agenda yang ada adalah buku agenda surat masuk dan buku agenda surat keluar. Buku agenda surat masuk digunakan untuk
mencatat surat-surat yang masuk sedangkan buku agenda surat keluar digunakan untuk mencatat surat-surat keluar.
3 Kertas
Kertas adalah material tata usaha yang berbentuk lembaran untuk keperluan tulis-menulis atau dapat dipergunakan sebagai alat
pembungkus. Kertas yang ada di Dinas Tenaga Kerja, Transmigrasi Dan Kependudukan Provinsi Jawa Tengah sebagian besar adalah
ukuran folio, namun ada juga ukuran yang lainnya. Kertas merupakan alat yang sangat vital dalam setiap kegiatan karena kertas
merupakan alat untuk menciptakan arsip sehingga perlu diperhatikan kualitas kertas yang akan digunakan untuk menciptakan arsip agar
tidak mudah rusak.
4 Komputer beserta disket dan hardisknya
Komputer sebagai alat elektro yang mampu menerima data, melaksanakan
perhitungan aritmatika
maupun pengambilan
kesimpulan untuk kemudian mengkajinya dalam bentuk pengeluaran dan telah banyak dipergunakan dalam berbagai bidang pekerjaan.
Demikian juga di Dinas Tenaga Kerja, Transmigrasi Dan Kependudukan Provinsi Jawa Tengah komputer dipergunakan untuk
mengetik surat, membuat laporan, membuat daftar gaji dan lainnya. Komputer yang ada berjumlah 4 buah sehingga dapat memperlancar
proses kerja dengan lebih cepat. 5
Stempel atau cap Dinas Stempel dipergunakan untuk menyetempel surat-surat di Dinas
Tenaga Kerja, Transmigrasi Dan Kependudukan Provinsi Jawa Tengah tersebut. Bagian yang menangani surat yang distempel
adalah bagian Umum dan Kepegawaian. 6
Pelubang kertas perforator Pelubang kertas adalah alat tata usaha yang dipergunakan untuk
melubangi kertas atau warkat yang akan disimpan dalam map jepitan.
Kesimpulan dari semua uraian diatas bahwa fasilitas kearsipan yang terdapat di kantor tersebut dapat memenuhi kebutuhan pelaksanaan
pekerjaan, tetapi perlu adanya perawatan dan pemeliharaan sehingga fasilitas tersebut tidak mudah rusak.
3. Ruang kearsipan
Kategori