j. Penyusunan tata kerja, prosedur kerja, dan sistem kerja, harus selalu
disesuaikan dengan perkembangan teknologi. k.
Untuk penggambaran tentang penerapan suatu prosedur tertentu sebaiknya dipergunakan simbol dan skema atau bagan prosedur dengan setepat-tepatnya.
Bagan semacam ini sering disebut skema arus kerja. l.
Mempunyai stabilitas yang optimal pada setiap bidang pekrjaan yang akan dilakukan, sehingga pekerjaan itu mudah untuk dilakukan.
m. Tata kerja, prosedur kerja, dan sistem kerja harus menggunakan pemanfaatan
sumber daya yang optimal, maksudnya disini adalah sistem,tata kerja, dan prosedur kerja yang dirancang dengan baik akan menjadikan penggunaan
sumber daya yang dimiliki organisasi dapat dioptimalkan pemanfaatannya. n.
Tata kerja, prosedur kerja, dan sistem kerja harus mudah diadaptasikan, karena sistem yang baik juga harus cepat dan mudah diadaptasikan dengan kondisi
baru tanpa mengubah sistem yang lama maupun mengganggu fungsi utamanya.
o. Bersifat fungsional, maksudnya yaitu sistem, tata kerja yang efektif harus
dapat membantu mencapai tujuan yang telah ditentukan.
4. Masalah-Masalah yang Dihadapi pada Bidang Operasional Pekerjaan di Ketatausahaan
di dalam ketatausahaan terdapat beberapa masalah pokok yang di hadapi, diantaranya ialah :
a. Pembakuan berbagai oerasional pekerjaan ketatausahaan, seperti pengetikan,
kearsipan, dan lain-lain.
Universitas Sumatera Utara
b. Pola pelayanan kantor yang akan dilakukan
c. Pembakuan metode dan prosedur operasional pekerjaan ketatausahaan yang
berdaya guna dan berhasil guna. d.
Pendayagunaan berbagai macam formulir dalam rangka melancarkan operasional pekeraan ketatausahaan
Guna penyusunan tata kerja, prosedur kerja, dan sistem kerja, perlu memperhatikan beberapa asas sebagai berikut :
a. Harus dinyatakan secara tertulis dan disusun secara sistematis, serta
dituangkan dalam bentuk manual atau pedoman kerja pelaksanaannya. b.
Harus dikomunikasikan atau diinformasikan secara sistematis kepada semua petugas atau pihak yang bersangkutan atau yang berkepentingan.
c. Harus selaras dengan kebijaksanaan pimpinan yang berlaku dan dengan
kebijaksanaan umum yang ditentukan pada tingkat yang lebih tinggi. d.
Harus dapat mendorong pelaksanaan kegiatan secara efisien serta menciptakan jaminan yang memadai bagi terjaganya sumber-sumber yang berada di bawah
pengendalian organisasi. e.
Secara periodik harus ditinjau dan dievaluasi kembali
5. Pengaturan Pokok di Bidang Tata Kerja, Prosedur Kerja, dan Sistem Kerja dalam Organisasi
Secara umum kebijaksanaan pengaturan di bidang tata kerja, prosedur kerja dan sistem kerja dapat dinyatakan sebagai berikut :
a. Setiap pimpinan wajib menerapkan prinsip koordinasi, integrasi, dan
sinkronisasi baik dalam lingkungan instansi atau kantor lain.
Universitas Sumatera Utara
b. Setiap pimpinan satuan organisasi bertanggung jawab memimpin dan
mengkoordinasikan bawahannya masing-masing dan membimbing serta memberikan petunjuk bagi pelaksanaan tugas bawahannya.
c. Setiap pimpinan satuan organisasi wajib mengikuti petunjuk dan bertanggung
jawab kepada atasan masing-masing dengan menyampaikan laporan berkala tepat pada waktunya. Sedarmayanti, 2001 : 135
Jenis-jenis sistem yang terdapat pada suatu organisasi dapat telihat seperti hal nya di bawah ini, yaitu :
a. Sistem pada tingkatan operasional
Sistem informasi yang memonitor tiap aktivitas administrasi di kantor, dan diharapkan dapat menjawab pertanyaan rutin.
b. Sistem pada tingkatan staf
Sistem informasi yang mendukung pekerjaan yang dilakukan pegawai teknis maupun pegawai administrasi.
c. Sistem pada tingkatan manajemen
Sistem informasi yang mendukung aktivitas perencanaan, pengorganisasian, pengawasan, dan pengambilan keputusan oleh manajer.
d. Sistem pada tingkat strategis
Sistem informasi yang mendukung aktivitas perencanaan jangka panjang yang dilakukan manajer senior, yang biasa dikenal dengan nama ESS executive
support system.
Universitas Sumatera Utara
B. Tata Kerja, Prosedur Kerja, dan Sistem Kerja pada Bagian Tata Usaha Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara
Setiap tugas pekerjaan pokok untuk mencapai tujuan tertentu pada suatu instansi pemerintah misalnya tugas peningkatan kesehatan rakyat, pada suatu
perusahaan swasta misalnya tugas pemasaran hasil produksi, dan pada suatu sosial misalnya tugas pemeliharaan anak yatim piatu harus didukung oleh
pelayanan perkantoran tata usaha. Pelayanan tata usaha terdiri dari segenap pekerjaan perkantoran yang
dilaksanakan untuk mendukung tercapainya suatu tujuan pokok didalam suatu pekerjaan apapun. Pengertian tata usaha termuat sebagai berikut :
“Tata usaha meliputi penyampaian keterangan secara lisan dan pembuatan warkat-warkat tertulis dan laporan-laporan sebagai cara untuk
meringkaskan banyak hal dengan cepat guna untuk menyediakan suatu landasan fakta bagi tindakan kontrol dari pimpinan”.
Tata usaha menurut intinya adalah tugas pelayanan di sekitar, yang berwujud 6 pola perbuatan, yaitu :
1. Menghimpun
Yaitu kegiatan mencari dan mengusahakan tersedianya segala keterangan yang tadinya belum ada atau berserakan dimana-mana sehingga siap untuk
dipergunakan bilamana diperlukan. 2.
Mencatat Yaitu kegiatan membubuhkan dengan berbagai peralatan tulis keterangan-
keterangan yang diperlukan sehingga berwujud tulisan yang dapat dibaca, dikirim dan disimpan.
Universitas Sumatera Utara
3. Mengolah
Yaitu bermacam-macam kegiatan mengerjakan keterangan-keterangan dengan maksud menyajikannya dalam bentuk yang lebih berguna.
4. Mengganda
Yaitu kegiatan memperbanyak dengan berbagai cara dan alat sebanyak jumlah yang diperlukan.
5. Mengirim
Yaitu kegiatan menaruh dengan berbagai cara dan alat dari satu pihak kepada pihak lain.
6. Menyimpan
Yaitu kegiatan menaruh dengan berbagai cara dan alat ditempat tertentu yang aman.
Fakultas adalah unsur pelaksana akademik yang melaksanakan dan mengembangkan pendidikan, penelitian, pengabdianpelayanan masyarakat dan
pembinaan sivitas akademik serta melaksanakan urusan tata usaha fakultas. Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara yang merupakan instansi
pemerintah tentulah mempunyai bagianunit tata usaha. Agar tercapainya optimalisasi tata kerja instansi diperlukan pengelolaan prosedur kerja yang baik
dalam tata usaha, sehingga tata usaha dapat berjalan sesuai dengan fungsi dan tugasnya. Adapun rincian tugas bagian tata usaha Fakultas Ekonomi adalah :
1. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan RKAT Bagian dan
mempersiapkan penyusunan RKAT.
Universitas Sumatera Utara
2. Menghimpun dan menelaah peraturan perundang-undangan di bidang
ketatausahaan akademik, administrasi umum dan keuangan, kemahasiswaan dan alumni, kepegawaian, dan perlengkapan.
3. Mengumpulkan dan mengolah data ketatausahaan di bidang akademik,
administrasi umum dan keuangan, kemahasiswaasn dan alumni, kepegawaian, dan perlengkapan.
4. Melaksanakan urusan persuratan, kerumahtanggaan, perlengkapan,
kepegawaian, keuangan, dan kearsipan. 5.
Melaksanakan urusan rapat dinas dan upacara resmi di lingkungan fakultas. 6.
Melaksanakan administrasi pendidikan, penelitian, dan pengabdianpelayanan kepada masyarakat.
7. Melaksanakan urusan kemahasiswaasn dan hubungan alumni fakultas.
8. Melaksanakan pemantauan dan evaluasi kegiatan di lingkungan fakultas.
9. Melaksanakan administrasi perencanaan dan pelayanan informasi.
10. Melaksanakan penyimpanan dokumen dan surat yang berhubungan dengan
kegiatan fakultas. 11.
Menyusun laporan kerja Bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan fakultas.
Prosedur Penanganan Surat Masuk Dan Surat Keluar 1. Prosedur Surat Masuk
Surat-surat yang masuk ke kantor harus diberi bagian surat yang dilakukan pada sub bidang tata usaha. Dan selanjutnya diberi baju surat, baju surat ini
berguna untuk memperoleh informasi indeks, kode, nomor surat, tanggal
Universitas Sumatera Utara
penyelesaian, asal surat, tanggal surat, nomor surat dan lampiran. Setelah diberi baju, surat-surat yang masuk dicatat dalam buku agenda surat masuk untuk bagian
tata usaha. Keterangan-keterangan yang perlu dicatat dalam buku agenda surat masuk. Surat-surat yang telah diagendakan dicatat kembali dalam tahun ekspedisi
untuk diteruskan ke tujuannya. Dari sub bidang tata usaha, surat tersebut langsung diserahkan kepada orangbidang yang berkaitan, misalnya surat permohonan
mengenai beasiswa, lomba, dan urusan kemahasiswaan lainnya, diserahkan kepada bidang kemahasiswaan. Sedangkan surat permohonan bantuan pinjaman
ruangantempat diserahkan ke bidang perlengkapan. Setelah surat tersebut diterima, maka surat akan ditangani dan diproses oleh bidang yang bersangkutan.
2. Prosedur Surat Keluar
