2. Manfaat Tata Kerja, Prosedur Kerja, dan Sistem Kerja
Berdasarkan pengertian dan uraian yang ada maka manfaat yang dapat diperoleh dari tata kerja, prosedur kerja, dan sistem kerja adalah :
a. Tata Kerja, prosedur kerja, mempunyai manfaat unuk memberi petunjuk bagi
karyawan untuk bekerja dengan benar atas waktu yang telah ditetapkan. Melalui tata kerja, prosedur kerja, yang dibuat dengan tepat, dapat dilakukan
standarisasi dan pengendalian kerja dengan setepat-tepatnya. Tata kerja, prosedur kerja, bermanfaat baik bagi para pelaksana maupun semua pihak
yang berkepentingan, untuk dijadikan sebagai pedoman kerja. b.
Sistem kerja mempunyai beberapa manfaat, diantaranya : 1
Mengoptimalkan hasil dari penggunaan sumber daya yang efisien 2
Sebagai salah satu alat pengendali biaya 3
Untuk mengefisienkan aktivitas yang dilakukan di dalam tata usaha 4
Alat bantu pencapaian tujuan organisasi dalam tata usaha 5
Alat bantu organisasi dalam menerapkan fungsi-fungsi nya
3. Prinsip-Prinsip Pemakaian Tata Kerja, Prosedur Kerja, dan Sistem Kerja
Mengingat pentingnya tata kerja, prosedur kerja, dan sistem kerja sebagaimana telah diuraikan, maka dalam teknik penyusunan dan penentuan tata
kerja, prosedur kerja, dan sistem kerja yang harus dipakai dalam setiap instansi hendaknya dapat dipenuhi prinsip-prinsip sebagai berikut :
a. Untuk mempersiapkan segala sesuatunya dengan tepat maka terlebih dahulu
dipersiapkan penjelasan tentang tujuan pokok organisasi, skema organisasi
Universitas Sumatera Utara
berikut klasifikasi jabatan dan analisis jabatannya, unsur-unsur kegiatan di dalam organisasi dan lainnya.
b. Untuk menjamin penerapan tata kerja, prosedur kerja, dan sistem kerja dengan
setepat-tepatnya, maka perlu dipakai buku pedoman. c.
Tata kerja, prosedur kerja, dan sistem kerja, harus disusun dengan memperhatikan segi-segi tujuan, fasilitas, peralatan, material, biaya, dan
waktu, yang tersedia serta segi luas, macam, dan sifat dari tugas atau pekerjaan.
d. Hendaknya ditentukan satu pokok bidang tugas yang akan dibuat bagan
prosedurnya. e.
Bersifat fleksibel, maksudnya walaupun sistem yang efektif adalah sistem yang terstruktur dan terorganisir dengan baik, namun sebaiknya cukup
fleksibel agar lebih mudah disesuaikan dengan keadaan yang sering berubah. f.
Dalam penetapan urutan tahap demi tahap dari rangkaian pekerjaan, maka antara tahap yang satu dengan tahap berikutnya harus terdapat hubungan yang
sangat erat yang keseluruhannya menuju ke satu tujuan. g.
Setiap tahap harus merupakan suatu kerja nyata dan perlu untuk pelaksanaan dan penyelesaian seluruh tugas atau pekerjaan yang dimaksudkan.
h. Perlu ditetapkan tentang kecakapan dan keterampilan tenaga kerja yang
diperlukan untuk penyelesaian bidang tugas termaksud. i.
Tata kerja, prosedur kerja, dan sistem kerja harus disusun secara sederhana, sehingga dapat lebih mudah dipahami dan gampang dalam pelaksanaannya.
Universitas Sumatera Utara
j. Penyusunan tata kerja, prosedur kerja, dan sistem kerja, harus selalu
disesuaikan dengan perkembangan teknologi. k.
Untuk penggambaran tentang penerapan suatu prosedur tertentu sebaiknya dipergunakan simbol dan skema atau bagan prosedur dengan setepat-tepatnya.
Bagan semacam ini sering disebut skema arus kerja. l.
Mempunyai stabilitas yang optimal pada setiap bidang pekrjaan yang akan dilakukan, sehingga pekerjaan itu mudah untuk dilakukan.
m. Tata kerja, prosedur kerja, dan sistem kerja harus menggunakan pemanfaatan
sumber daya yang optimal, maksudnya disini adalah sistem,tata kerja, dan prosedur kerja yang dirancang dengan baik akan menjadikan penggunaan
sumber daya yang dimiliki organisasi dapat dioptimalkan pemanfaatannya. n.
Tata kerja, prosedur kerja, dan sistem kerja harus mudah diadaptasikan, karena sistem yang baik juga harus cepat dan mudah diadaptasikan dengan kondisi
baru tanpa mengubah sistem yang lama maupun mengganggu fungsi utamanya.
o. Bersifat fungsional, maksudnya yaitu sistem, tata kerja yang efektif harus
dapat membantu mencapai tujuan yang telah ditentukan.
4. Masalah-Masalah yang Dihadapi pada Bidang Operasional Pekerjaan di Ketatausahaan
Kategori