penyelesaian, asal surat, tanggal surat, nomor surat dan lampiran. Setelah diberi baju, surat-surat yang masuk dicatat dalam buku agenda surat masuk untuk bagian
tata usaha. Keterangan-keterangan yang perlu dicatat dalam buku agenda surat masuk. Surat-surat yang telah diagendakan dicatat kembali dalam tahun ekspedisi
untuk diteruskan ke tujuannya. Dari sub bidang tata usaha, surat tersebut langsung diserahkan kepada orangbidang yang berkaitan, misalnya surat permohonan
mengenai beasiswa, lomba, dan urusan kemahasiswaan lainnya, diserahkan kepada bidang kemahasiswaan. Sedangkan surat permohonan bantuan pinjaman
ruangantempat diserahkan ke bidang perlengkapan. Setelah surat tersebut diterima, maka surat akan ditangani dan diproses oleh bidang yang bersangkutan.
2. Prosedur Surat Keluar
Surat-surat yang akan dikeluarkan Fakultas akan dipersiapkan oleh bagian tata usaha. Sub bagian dari tata usaha mengkonsep surat setelah diberi petunjuk
dari pimpinan untuk diperiksa. Setelah konsep surat disetujui oleh pimpinan, bagian tata usaha menilai pengetikkan surat tersebut, apabila telah selesai, surat
tersebut diserahkan kembali kepada pimpinan untuk ditandatangani dan di stempel sebagai tanda persetujuan.
Jumlah surat masuk maupun surat keluar pada bagian tata usaha Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara sangat banyak. Jumlah surat masuk dan
surat keluar selama tiga bulan terakhir, yaitu bulan Desember 2009, Januari 2010, dan Februari 2010 dapat dilihat pada Tabel 2.1 dan Tabel 3.1.
Universitas Sumatera Utara
Tabel 2.1 Jumlah Surat Masuk Fakultas Ekonomi USU
Waktu Pihak yang Dituju
Dekan Pembantu
Dekan I Pembantu
Dekan II Pembantu
Dekan III Bendahara
Des 2009 26
16 14
16 6
Jan 2010 22
64 30
4 5
Feb 2010 31
19 37
17 5
Jumlah 79
99 81
37 16
Total Surat Masuk
312 Tabel 3.1
Jumlah Surat Keluar Fakultas Ekonomi USU Waktu
Asal Surat Dekan
Pembantu Dekan I
Pembantu Dekan II
Pembantu Dekan III
Bendahara
Des 2009 15
63 56
168 7
Jan 2010 25
37 60
137 3
Feb 2010 16
45 38
138 17
Jumlah 56
145 154
443 27
Total Surat Keluar
825
Sistem Pengelolaan Arsip
Begitu banyaknya arsip-arsip yang ada di Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara, diperlukan pengelolaan arsip yang baik dan benar, agar arsip-
arsip yang disimpan tidak hilang dan tidak susah ditemukan. Arsip-arsip yang disimpan di Fakultas Ekonomi, di klasifikasikan menurut jenisnya, dan
ditempatkan pada bidang masing-masing, sehingga mudah ditemukan dan mudah dalam proses pencariannya bila bidang tersebut membutuhkannya. Sedangkan
arsip-arsip penting Fakultas Ekonomi, disimpan dalam brankas khusus, dan diurutkan sesuai nomor dari bidang masing-masing yang ada di tata usaha
sehingga terlindungi dari kerusakan yang mungkin terjadi. Sedangkan arsip-arsip yang tidak terpakai akan dimusnahkan, sehingga tidak memakan banyak tempat.
Universitas Sumatera Utara
Untuk mempermudah kerja tata usaha, Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara membagi ke dalam 5 lima sub bidang, yaitu sub bidang akademik, sub
bidang umum dan keuangan, sub bidang kepegawaian, sub bidang kemahasiswaan dan alumni dan sub bidang umum dan perlengkapan, yang tugas-tugasnya telah
dijelaskan pada Bab II. Sistem Kearsipan yang digunakan pada Tata Usaha Fakultas Ekonomi
USU adalah menurut subjeknya. Dimana Arsip diklasifikasikan berdasarkan pokok masalahnya yang terdiri dari:
1. Jadwal Kuliah dan Ujian Program SI Ekstensi, Diploma III, SI Reguler
2009-2010. 2.
Tugas Belajar. 3.
SK Rektor 20062007. 4.
Jadwal Martikulasi 2005. 5.
Nilai Martikulasi 2003, 2004. 6.
BAN Badan Akreditasi Nasional 7.
Surat Masuk 2009. 8.
Surat Keluar 2007 dan Anggaran 2008. 9.
Undangan. 10.
SK DPA. 11.
SPP DKA Dana Kelengkapan Akademik. 12.
Sertifikasi Dosen Guru Besar 2008. 13.
SK Reguler 2008. 14.
SK Fakultas, Jurusan, Ekstensi, Sejarah Fakultas Ekonomi.
Universitas Sumatera Utara
15. Ekstensi 2007.
16. Surat masuk 2009.
17. SK Reguler 2008.
18. SK Ekstensi 20042005.
19. Surat Keluar 2009.
20. Sk Reguler 2008.
21. SK Ekstensi 20042005.
22. Daftar Nama Dosen Pegawai dan No. Telp hp. Khusus Magang.
23. Ekstensi Pengumuman.
24. Ujian Masuk, Pengumuman program Ekstensi, SK Reguler.
25. Izin tugas Dosen dari Rektor.
26. Dosen FE-USU sesuai kepangkatan terakhir Pendidikan Mata Kuliah.
27. Jadwal Kuliah dan Ujian Program S1 Ekstensi, Diploma III dan S1
Reguler.
Tata usaha Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara mempunyai beberapa peranan pokok antara lain :
1. Membantu kelancaran perkembangan fakultas sebagai suatu keseluruhan. Tata
usaha mempunyai peranan memperlancar kehidupan dan perkembangan fakultas secara keseluruhan karena fungsinya sebagai pusat ingatan dan
sumber dokumen. 2.
Melayani pelaksanaan pekerjaan-pekerjaan operatif fakultas, seperti pengadaan sarana dan prasarana penunjang pengajaran seperti pengelolaan
Universitas Sumatera Utara
ruangan dan perlengkapan mengajar yang dilakukan oleh sub bidang umum dan perlengkapan. Melayani kegiatan-kegiatan kemahasiswaan seperti
penyelenggaraan acara-acara kegiatan fakultas, lomba, latihan dasar kepemimpinan mahasiswa dan pengelolaan beasiswa yang dilakukan oleh sub
bidang kemahasiswaan. Menyusun jadwal mata kuliah dan urusan akademik mahasiswa yang dilaksanakan oleh sub bidang kemahasiswaan. Pembagian
pemberian gaji pegawai dan penanganan keuangan fakultas yang dilakukan oleh sub bidang umum dan keuangan. Serta pendataan dosen-dosen dan
pegawai fakultas yang dilakukan oleh sub bidang kepegawaian. 3.
Menyediakan keterangan-keterangan bagi pimpinan fakultas untuk membuat keputusanmelakukan tindakan yang cepat terhadap suatu permasalahan yang
terjadi. Jadi, Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara sudah dapat
melaksanakan kegiatan pekerjaan kantor dalam penyelenggaraannya dengan baik. Hal ini ditandai dengan adanya seorang sekretaris, dimana tata laksana pekerjaan
tata usaha yang bertugas untuk menyiapkan serta menyusun keterangan secara sistematis tentang administrasi, disampaikan kepada seorang sekretaris. Kemudian
sekretaris memberikan laporan-laporan kegiatan yang diberikan oleh seorang tata usaha pada kantor tersebut kepada pimpinan. Sehingga kinerja pada Fakultas
Ekonomi berjalan sesuai dengan prinsip manajemen yang teratur, mempunyai tujuan yang jelas, mempunyai uraian tugas yang jelas serta mempunyai pedoman
kerja yang jelas.
Universitas Sumatera Utara
C. Sarana Pendukung Terlaksananya Tata Kerja, Prosedur Kerja, dan Sistem Kerja Tata Usaha
