Peranan Pengendalian Internal Dalam Mendukung Efektivitas Penjualan pada PT. Tolan Tiga Indonesia

(1)

UNIVERSITAS SUMATERA UTARA FAKULTAS EKONOMI

MEDAN

PROPOSAL PENELITIAN

PERANAN PENGENDALIAN INTERNAL DALAM

MENDUKUNG EFEKTIVITAS PENJUALAN PADA

PT.TOLAN TIGA INDONESIA

OLEH :

NAMA : EFRINA MUTIA DESY SIREGAR

NIM : 050503121

DEPARTEMEN : AKUNTANSI

Guna Memenuhi Salah Satu Syarat Untuk Memperoleh Gelar Sarjana Ekonomi

(2)

PERNYATAAN

Dengan ini saya menyatakan bahwa skripsi yang berjudul : “ Peranan Pengendalian Internal Dalam Mendukung Efektivitas Penjualan pada PT. Tolan Tiga Indonesia”. Skripsi ini adalah benar hasil karya sendiri dan judul yang dimaksud belum pernah dimuat, dipublikasikan atau diteliti oleh mahasiswa lain dalam konteks penulisan skripsi level Program Reguler S-1 Departemen Akuntansi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara. Semua sumber data dan informasi yang diperoleh telah dinyatakan dengan jelas, benar apa adanya. Apabila dikemudian hari pernyataan ini tidak benar, saya bersedia menerima sanksi yang ditetapkan oleh Universitas Sumatera Utara.

Medan, 8 Maret 2010 Yang membuat Pernyataan

Efrina Mutia Desy Siregar NIM : 050503121

(3)

KATA PENGANTAR

Alhamdulillahirabbil’alamiin, puji syukur penulis ucapkan kepada Sang Pencipta dan Penguasa Alam beserta isinya, Allah SWT yang telah memberikan nikmat, rahmat, hidayah, dan berkah yang tiada terhingga, sehingga skripsi ini dapat terselesaikan dengan baik. Shalawat berangkaikan Salam tak lupa penulis hadiahkan kepada Nabi besar Muhammad SAW, Nabi akhir zaman sebagai perantara turunya cahaya Islam ke dunia ini berikut juga ilmu pengetahuan kepada ummatnya.

Adapun skripsi ini bejudul Peranan Pengendalian Internal Dalam Mendukung Efektivitas Penjualan pada PT. Tolan Tiga Indonesia, dan disusus dalam rangka memenuhi salah satu syarat untuk memperoleh gelar Sarjana Ekonomi pada Fakultas Ekonomi Departemen Akuntansi Universitas Sumatera Utara.

Sepanjang proses penyusunan skripsi ini, penulis mendapatkan banyak bantuan, dukungan, serta do’a dari berbagai pihak. Oleh karena itu, dalam kesempatan ini penulis menyampaikan rasa terima kasih yang tiada terhingga kepada yang terhormat:

1. Bapak Drs. Jhon Tafbu Ritonga,M.Ec selaku Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara

2. Bapak Drs. Hasan Sakti Siregar, M.Si,Ak selaku Ketua Departemen Akuntansi dan Ibu Dra. Mutia Ismail, MM, Ak selaku Sekretaris Departemen Akuntansi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

(4)

3. Bapak Drs. Zainal AT. Silangit, Ak selaku dosen pembimbing yang dengan tulus ikhlas meluangkan waktu, memberi saran, bimbingan dan arahan kepada penulis dalam proses penyusunan dan penyelesaian skripsi ini.

4. Bapak Drs. Hotmal Jafar, MM, Ak selaku dosen penguji I dan Ibu Dra. Mutia Ismail, MM, Ak selaku dosen penguji II yang telah membantu penulis melalui saran dan kritik yang diberikan demi kesempurnaan skripsi ini.

5. Kedua orang tua penulis, Ayahanda Drs. Zulkifli Siregar dan Ibunda Mayerni Sihombing S.pd yang senantiasa mendidik dan mengajarkan dengan penuh cinta dan kesabaran serta mencurahkan kasih sayang tiada tara, dan selalu mendoakan penulis agar menjadi anak yang shaleh dan berguna bagi agama, keluarga, masyarakat, bangsa dan negara.

Penulis menyadari masih banyak terdapat kekurangan-kekurangan dalam penyusunan skripsi ini. Untuk itu, penulis sangat mengharapkan kritikan dan saran yang membangun bagi kesempurnaan skripsi ini. Akhirnya, Penulis berharap semoga kiranya skripsi ini bermanfaat bagi ilmu pengetahuan khususnya dalam bidang akuntansi.

Medan, 8 Maret 2010 Penulis

Efrina Mutia Desy Siregar NIM : 050503121

(5)

ABSTRAK

Penelitian ini merupakan penelitian deskriptif. Penelitian ini bertujuan untuk mengetahui bagaimana peranan pengendalian internal dalam mendukung efektivitas penjualan pada PT. Tolan Tiga Indonesia Medan.

Penelitian ini menggunakan metode deskriptif serta metode analisis kuantitatif rata-rata. Data yang digunakan terdiri dari data primer dan data sekunder. Data primer adalah data yang diperoleh dari wawancara dan bagian penjualan serta bagian terkait lainnya. Sedangkan data sekunder adalah data volume penjualan kelapa sawit (CPO)tahun 2006, 2007 dan tahun 2008.

Hasil penelititan menunjukkan bahwa hasil persentase selama tiga tahun terakhir ini dapat disimpulkan bahwa tingkat efektivitas penjualan lokal dari tahun 2006 ke tahun 2007 meningkat sebesar 15,7% dan tingkat efektivitas penjualan dari tahun 2007 ke tahun 2008 meningkat sebesar 32%. Sedangkan tingkat efektivitas penjualan ekspor kelapa sawit dari tahun 2006 ke tahun 2007 mengalami peningkatan sebesar 0,23% dan tingkat efektivitas penjulan kelapa sawit tahun 2007 ke tahun 2008 meningkat sebesar 46,4%. Berdasarkan hasil penelitian, dengan persentase jawaban kuesioner sebesar 88%. Sehingga penulis menarik kesimpulan bahwa pengendalian internal dalam mendukung efektivitas penjualan pada PT. Tolan Tiga Indonesia Medan sudah sangat berperan.

(6)

ABSTRACT

This research is a descriptive research. This research intends to know how the role internal control in supporting sales effectively for PT. Tolan Tiga Indonesion Medan.

This research used a descriptive research is in quantitative avarange analysis methode. Primary and secondary file were used in this research. The primary file was gained from interviews with sales and related departement. The secondary file was the 2006, 2007 and 2008 CPO sales volume.

The result of this research showed that result percentage domestic as long as three years could be summarized that the CPO sales effectively level from the 2006-2007 increasing was 15,7% and the CPO sales effectively level from the 2007-2008 increasing was 32%. Whereas, eksport CPO sales effectively level from the 2006-2007 increasing was 0,23% and sales effectively level from the 2007-2008 increasing was 46,4%. Based on these facts with questioner percentage answers was 88%, until could be summarized that the internal control in supporting sales effectively level for PT. Tolan Tiga indonesion Medan is very role.

(7)

DAFTAR ISI

Halaman

PERNYATAAN ……….. i

KATA PENGANTAR ……….... ii

ABSTRAK ……….. iv

ABSTRACT ………... v

DAFTAR ISI ……….. vi

DAFTAR TABEL…. ……… ix

DAFTAR GAMBAR ……… x

DAFTAR LAMPIRAN ………. xi

BAB I PENDAHULUAN A.Latar Belakang Masalah ………... 1

B.Perumusan Masalah ………. 4

C.Tujuan Penelitian ………. 5

D.Manfaat Penelitian ………... 5

BAB II TINJAUAN PUSTAKA A.Tinjauan Teoritis ………. 6

1. Pengertian Peranan ………….……… 6

2. Pengendalian Internal ………. 6

a. Pengertian Pengendalian Internal ……….. 6

b. Tujuan Pengendalian Internal ….………... 9

c. Komponen Pengendalian Internal ……… 13

(8)

3. Efektivitas dan Efisiensi ………. 22

a. Pengertian efektivitas dan efisiensi ………... 22

b. Faktor-faktor yang mempengaruhi efektivitas dan efisiensi ………... 24

4. Penjualan ……….………... 24

a. Pengertian Penjualan ……… 24

b. Tujuan Penjualan ………. 26

c. Efektivitas Penjualan ……….. 27

d. Pengendalian Internal Penjualan ….……… 28

e. Peranan Pengendalian Dalam Mendukung Efektivitas penjualan ………... 30

B. Tinjauan Peneliti Terdahulu……… 31

1. Fithri Sarrah Lubis ...……….. 32

2. Astrid Feriska R .………... 32

3. Rusnella Ulfa ……..………... 33

C. Kerangka Konseptual………. 34

BAB III METODE PENELITIAN A. Jenis Penelitian ……….. 36

B. Jenis dan Sumber Data………... 36

C. Teknik Pengumpulan Data ………. 37

D. Metode Analisis Data…….………... 37

(9)

BAB IV ANALISIS HASIL PENELITIAN

A. Data Penelitian……… 40

1. Gambaran Umum dan Sejarah Singkat PT. Tolan Tiga Indonesia ……… 40

2. Struktur Organisasi dan Perusahaan ………..………….. 43

3. Penetapan dan Kebijakan Saluran Distribusi …………... 51

4. Produk yang dihasilkan dan dipasarkan ……….. 57

5. Perkembangan Penjualan CPO ..……….. 58

B. Analisa Hasil Penelitian……….. 64

1. Pengendalian Internal Penjualan pada PT. Tolan Tiga Indonesia...………. 64

2. Tujuan Pengendalian Internal Penjualan ………... 71

3. Efektivitas Penjualan ……….. 72

4. Pengendalian Internal Efektif terhadap Penjualan ……… 74

5. Hasil Analisis Statistik…….……...………. 76

BAB V KESIMPULAN DAN SARAN A. Kesimpulan ……… 78

B. Saran……… 79

DAFTAR PUSTAKA ……….. 80

LAMPIRAN ………. 82 DAFTAR TABEL

(10)

Tabel 1.1 Data Volume Penjualan Produksi Minyak

Kelapa Sawit (CPO) Tahun 2006-2008 ……… 18

Tabel 3.1 Jadwal Penyelesaian Skripsi ………... 39

Tabel 4.1 Data Volume Penjualan Lokal CPO ………....… 73

Tabel 4.2 Data Volem Penjualan Eksport CPO ….…..…… 73

Tabel 4.3 Anggaran dan Realisasi Biaya Produksi ……...… 75

DAFTAR GAMBAR

(11)

Gambar 2.1 Kerangka Konseptual………... 24

Gambar 4.1 Saluran Distribusi Eksport...………. 56

Gambar 4.2 Saluran Distribusi Lokal……….... 57

DAFTAR LAMPIRAN

Nomor Judul Halaman

(12)

Indonesia Medan ……… 79

Lampiran ii Faktur Penjualan ………. 80

Lampiran iii Flowcart Penjualan ……….. 81

Lampiran iv Lembar Kuesioner ………... 83

Lampiran v Hasil Jawaban Kuesioner ………... 93

BAB I PENDAHULUAN

(13)

ABSTRAK

(14)

ABSTRACT

This research is a descriptive research. This research intends to know how the role internal control in supporting sales effectively for PT. Tolan Tiga Indonesion Medan.

(15)

Masalah yang selalu dihadapi perusahaan adalah bagaimana agar perusahaan dapat beroperasi seefisien mungkin, sehingga dapat mencapai keuntungan yang maksimal, dimana keuntungan tersebut merupakan tujuan utama perusahaan disamping kelangsungan hidup (going concern) perusahaan.

Untuk mencapai tujuan yang diinginkan banyak faktor yang mempengaruhi, salah satunya adalah masalah internal perusahaan yang berhubungan dengan penjualan. Sistem penjualan merupakan salah satu kegiatan yang paling penting, karena dapat menghasilkan aliran pendapatan yang diinginkan untuk menutupi biaya – biaya yang dikeluarkan oleh perusahaan. Oleh karena itu perlu adanya struktur pengendalian internal penjualan yang memadai agar hasil penjualan dapat dipertanggungjawabkan dan dapat digunakan untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan.

Upaya perusahaan dalam mencapai tujuannya bertumpu pada pengendalian internal perusahaan itu sendiri. Pengendalian internal suatu perusahaan diciptakan untuk membantu manajemen melaksanakan fungsinya dalam mencapai tujuan perusahaan. Pengendalian internal bertujuan untuk melindungi harta perusahaan, memperoleh laporan keuangan yang dapat diandalkan, meningkatkan efektivitas dan efisiensi operasi perusahaan, dan mendorong kepatuhan terhadap hukum dan peraturan yang berlaku.

Untuk perusahaan yang relatif kecil dimana operasi atau kegiatan perusahaan dapat dikerjakan oleh beberapa orang, pemilik atau pemimpin dapat mengawasi dan mengendalikan segala sesuatu yang terjadi didalam perusahaan secara langsung. Setelah perusahaan menjadi besar maka pemimpin tidak dapat

(16)

melakukan sepenuhnya karena keadaan perusahaan telah meluas sehingga struktur organisasi menjadi kompleks. Dengan demikian manajemen perlu mendelegasikan tanggungjawab dan wewenang ke tingkat supervisi yang ada. Untuk menjaga keamanan harta milik perusahaan serta menentukan kesalahan maka diperlukan suatu alat yang dapat membantu keterbatasan tersebut adalah pengendalian internal.

Pengendalian internal dilaksanakan melalui penerapan metode, prosedur, dan tolak ukur lainnya dengan maksud agar seluruh kegiatan berjalan sesuai dengan tujuan yang telah ditetapkan sehingga diharapkan dapat mengurangi atau menekan sekecil mungkin kesalahan, penyelewengan, dan kecurangan terhadap aktiva perusahaan.

Untuk mendukung keefektivan suatu pengendalian internal maka salah satu

unsur penting adalah adanya suatu bagian dalam perusahaan yang bertugas menilai kelayakan dan keefektivan pengendalian internal yang ada dan menilai kualitas kegiatan yang telah dijalankan perusahaan. Bagian ini disebut dengan bagian Audit Internal. Bagian audit internal dalam perusahaan harus memiliki sikap yang dinamis, tanggap, dan menguasai semua aspek kegiatan yang ada dalam perusahaan.

PT Tolan Tiga Indonesia merupakan perusahaan swasta asing yang begerak dalam bidang perkebunan. Berbadan hukum berkedudukan dan berkantor pusat di Medan dengan kantor cabang di Jakarta yang khusus mengenai pemasaran teh dan bertanggungjawab pada kantor besar di Medan. Bisnis bidang utama adalah budi daya kelapa sawit dan karet ada dikebun-kebun Pangkatan, Bandar Pinang,

(17)

Timbang Deli, Tanah Abang, Muko-Muko, Melania, Sanna dan Alicia. Sementara budi daya teh ada di kebun Cibuni, Jawa Barat. PT Tolan Tiga Indonesia melaksanakan kegiatan penjualan ke dalam negeri (penjualan lokal) dan penjualan ke luar negeri (ekspor). Produk yang dijual pada dasarnya adalah minyak sawit (crude palm oil) yang dikelola dari biji kelapa sawit di pabrik di Parlabian (rantau parapat).

Berikut data volume penjualan tahunan untuk produk (CPO) atau minyak kelapa sawit (dalam satuan Kg).

Tabel 1.1

Data Volume Penjualan CPO Tahun 2006-2008 (Dalam Satuan Kg)

Tahun Volume Penjualan Lokal CPO Volume Penjualan ekspor CPO

2006 19,557,560 12,998,924

2007 22,629,320 13,029,307

2008 15,297,700 19,084,889

Dari data di atas dapat kita lihat, volume penjualan lokal CPO tidak mengalami peningkatan pada setiap tahunnya. Dari tahun 2006 sampai tahun 2007, penjualan meningkat sebesar 15,7%. Dari tahun 2007 sampai tahun 2008, penjualan mengalami penurunan sebesar 32%. Berbeda dengan volume penjualan lokal, volume penjualan ekspor CPO mengalami peningkatan setiap tahunnya.

(18)

Dari tahun 2006 sampai tahun 2007, penjualan meningkat sebesar 0,23%. Dari tahun 2007 sampai tahun 2008, penjualan meningkat sebesar 46,4%.

Meningkatnya hasil penjualan setiap tahun yang terjadi pada perusahaan merupakan akibat adanya pengendalian internal yang efektif terhadap kegiatan penjualan. Salah satunya yaitu adanya prosedur-prosedur penjualan yang harus dilalui agar penjualan dapat berjalan sebagaimana mestinya.

Berdasarkan uraian diatas maka penulis tertarik untuk mengetahui lebih dalam

bagaimana peranan pengendalian internal dalam mendukung efektivitas penjualan dalam skripsi yang berjudul :

“Peranan Pengendalian Internal Dalam Mendukung Efektivitas Penjualan

pada PT Tolan Tiga Indonesia”.

B. Perumusan Masalah

Berdasarkan uraian latar belakang masalah yang telah dikemukakan sebelumnya, maka penulis merumuskan masalah sebagai berikut:

“Bagaimana peranan pengendalian internal dalam mendukung keefektivan atas penjualan pada perusahaan?”

C. Tujuan Penelitian

Adapun tujuan penelitian yang dilakukan penulis adalah untuk mengetahui bagaimana peranan pengendalian internal dalam mendukung efektivitas penjualan pada PT Tolan Tiga Indonesia.

(19)

D. Manfaat Penelitian

Manfaat yang dapat diperoleh melalui penelitian ini adalah:

1. Bagi penulis, menambah wawasan mengenai pengendalian internal atas penjualan yang sebenarnya yang dilaksanakan oleh setiap yang berwenang dalam lingkup Perusahaan PT Tolan Tiga Indonesia,

2. Bagi perusahaan, hasil penelitian diharapkan dapat memberikan sumbangan pemikiran mengenai pengendalian internal yang dilaksanakan perusahaan dalam mengetahui seberapa jauh peranan pengendalian internal dalam mendukung efektivitas penjualan. Hal ini juga dapat dijadikan pertimbangan dan perbaikan di masa yang akan datang,

3. Bagi peneliti lain, sebagai bahan masukan bagi penelitian yang sejenis dan bacaan yang bermanfaat untuk menambah khususnya mengenai peranan pengendalian dalam menunjang efektivitas penjualan.

BAB II

TINJAUAN PUSTAKA

A. Tinjauan Teoritis 1. Peranan

(20)

Peranan menurut Soerjono Soekanto (2002:243) adalah: “Peranan merupakan aspek dinamis kedudukan (status). Apabila seseorang melaksanakan hak dan kewajibannya sesuai dengan kedudukannya, maka ia menjalankan suatu peranan”. Peranan mungkin terdiri dari tiga (3) hal, sebagai berikut:

a. Peranan meliputi norma – norma yang dihubungkan dengan posisi atau tempat seseorang dalam masyarakat,

b. Peranan adalah suatu konsep tentang apa yang dilakukan oleh individu dalam masyarakat sebagai organisasi,

c. Peranan juga dapat dikatakan sebagai perilaku individu yang penting bagi struktur sosial masyarakat.

Adapun konsep tentang peran menurut Komarudin (1974:768) dalam buku “Ensiklopedia Manajemen” adalah sebagai berikut:

1) Bagian dari tugas utama yang harus dilakukan oleh seseorang dalam manajemen,

2) Pola perilaku yang utama diharapkan dapat menyertai suatu status, 3) Bagian atau fungsi seseorang dalam kelompok atau pranata,

4) Fungsi yang diharapkan dari seseorang atau menjadi karakteristik yang ada padanya,

5) Fungsi variabel dalam hubungan sebab akibat.

Berdasarkan acuan diatas pengertian dari peranan adalah penilaian sejauh mana fungsi seseorang atau bagian dalam menunjang usaha pencapaian tujuan yang ditetapkan atau ukuran mengenai hubungan dua variabel yang mempunyai hubungan sebab akibat.

(21)

2. Pengendalian Internal

a. Pengertian Pengendalian Internal

Pengendalian internal merupakan sesuatu yang sangat penting sekali dalam pencapaian tujuan usaha. Demikian pula dunia usaha mempunyai perhatian yang makin meningkat terhadap pengendalian internal.

Menurut Arens (2000:288) definisi pengendalian internal adalah sebagai berikut: “An understanding of internal control, especially those controls to the reability of financial reporting, are important to the auditor’s purposes”.

Berdasarkan uraian diatas, pengertian pengendalian internal dapat diterjemahkan secara bebas dalam suatu proses yang didesain untuk mendapatkan jaminan yang memadai dalam mencapai kebijakan dan peraturan.

Menurut Romney dan Steinbart dalam bukunya Accounting Information System (2003:195) , “internal control is the plan of organization and the methods a business use to safeguard assets, provide accurate and reliable information, promote and improve operational efficiency, and encourage adherence to prescribed managerial policies”.

Pengendalian internal adalah suatu rencana organisasi dan metode bisnis yang digunakan untuk menjaga asset, memberikan informasi yang akurat dan dapat diandalkan, mendorong dan memperbaiki efisiensi jalannya telah ditetapkan organisasi, serta mendorong kesesuaian dengan kebijakan yang telah ditetapkan. Menurut Standar Profesional Akuntan Publik dalam Standar Audit (seksi 319:2001), pengendalian internal didefenisikan sebagai berikut:

(22)

Pengendalian internal merupakan suatu proses yang dijalankan oleh dewan komisaris, manejemen dan personel lain entitas yang didisain untuk memberikan keyakinan memadai tentang pencapaian tiga golongan tujuan berikut ini: a.keandalan laporan keuangan, b.efektivitas dan efisiensi operasi, dan c. Kepatuhan terhadap hukum dan peraturan yang berlaku. Menurut commitee of sponsoring organization (COSO) pengertian pengendalian internal dalam buku Sistem Informasi Akuntansi (Romney:230) adalah :

Suatu proses yang diimplementasikan oleh dewan komisaris, pihak manajemen, dan mereka yang berada dibawah arahan keduanya, untuk memberikan jaminan yang wajar bahwa tujuan pengendalian dicapai dengan pertimbangan hal-hal sebagai berikut :

1) efektivitas dan efisiensi operasional organisasi, 2) keandalan pelaporan keuangan,

3) kesesuaian dengan hukum dan peraturan yang berlaku.

Menurut COSO, pengendalian internal adalah proses, karena hal tersebut menembus kegiatan operasional organisasi dan merupakan bagian integral dari kegiatan manajemen dasar. Pengendalian internal hanya dapat menyediakan keyakinan memadai, bukan kayakinan mutlak. Hal ini menegaskan bahwa sebaik apapun pengendalian internal itu dirancang dan dioperasikan, hanya dapat menyediakan keyakinan yang memadai, tidak dapat sepenuhnya efektif dalam mencapai tujuan pengendalian internal meskipun telah dirancang dan disusun sedemikian rupa dengan sebaik-baiknya. Bahkan pengendalian internal yang ideal telah dirancang, akan tetapi keberhasilannya tergantung pada kompetisi dan kendala dari pada pelaksanaannya yang tidak terlepas dari keterbatasan.

(23)

b. Tujuan Pengendalian Internal

Tujuan pengendalain internal menurut Arens (2003:271) adalah sebagai berikut:

1) Reliability of financial reporting,

2) Efficiency and effectiveness of operations,

3) Compliance with applicable laws dan regulations.

Berdasarkan pengertian diatas, tujuan pengendalian internal dijelaskan sebagai berikut:

1) Keandalan Laporan Keuangan

Pengendalian yang berkaitan dengan masalah kewajaran laporan keuangan yang disajikan untuk pihak-pihak luar. Penyajian laporan keuangan tersebut harus sesuai dengan prinsip akuntansi yang berlaku umum, dimana manajemen bertanggung jawab atas laporan keuangan yang disajikan wajar.

2) Ketaatan Terhadap Hukum dan Peraturan Yang Berlaku

Pengendalian internal dimaksudkan untuk memastikan bahwa segala peraturan dan kebijakan yang telah ditetapkan manajemen untuk mencapai tujuan perusahaan itu ditaati oleh karyawan perusahaan tersebut dan dijalankan oleh setiap unit organisasi.

3) Efektivitas dan Efisiensi Operasi

Pengendalian internal dimaksudkan untuk meningkatkan efektivitas dan efisiensi dari semua operasi perusahaan sehingga dapat mengandalkan biaya yang bertujuan untuk mencapai tujuan perusahaan.

(24)

Adapun tujuan pengendalian internal menurut James A.Hall dalam bukunya Sistem Informasi Akuntansi (2001:150) adalah :

a). Untuk menjaga aktiva perusahaan,

b). Untuk menjaga akurasi dan dapat diandalkan catatan dan informasi akuntansinya,

c). Untuk mempromosikan efisiensi operasi perusahaan,

d). Untuk mengukur kesesuaian dengan kebijakan dan prosedur yang telah ditetapkan oleh manajemen.

Pengendalian internal untuk mencapai tujuan pertama dan ke dua adalah dengan menerapkan pengendalian internal akuntansi (internal accounting control). Sedangkan untuk tujuan ke tiga dan ke empat adalah dengan menerapkan pengendalian internal administratif (internal administrative control).

Pengendalian internal akuntansi terdiri dari struktur organisasi, prosedur-prosedur serta catatan-catatan yang berhubungan langsung dengan pengamanan harta kekayaan dan dapat dipercayainya catatan finansialnya, yang ditempuh dengan langkah-langkah sebagai berikut: (Arens and Loebecke, 2005:230)

(1) Sistem pemberi wewenang dapat berupa pemberian wewenang, baik yang bersifat umum yaitu mengenai transaksi tertentu atau mengenai sekelompok transaksi yang bersifat serupa,

(2) Sistem persetujuan pengawasan agar transaksi dilaksanakan sesuai dengan kebijaksanaan dengan cara menyetujui secara tertulis pada dokumen tertentu, (3) Sistem pemisahan antara tugas operasional dan tugas penyimpanan, tugas

pencatatan mempunyai fungsi agar terdapat internal check (saling menguasai), (4) Sistem pengendalian physik berfungsi agar tidak ada pencurian dan kerusakan

(25)

Pengendalian internal akuntansi disebut juga preventive control yang artinya bahwa pengendalian tersebut dibuat dengan tujuan untuk mencegah terjadinya ketidakefisienan.

Pengendalian internal administratif meliputi struktur organisasi, metode dan ukuran-ukuran yang dikoordinasikan terutama untuk mendorong efisiensi dan dipatuhinya kabijakan manajemen. Pengendalian internal administrasi disebut juga feedback control yang artinya bahwa tujuan dari pengendalian internal untuk memperoleh hasil operasional apakah pelaksanaan pekerjaan menyimpang dari perencanaan. Seperti, efisiensi operasi, efektivitas operasi dan efektivitas manajemen.

Pengendalian internal yang diarahkan ke pencapaian tujuan administrasi mempunyai pengaruh langsung yang kecil terhadap ketelitian dan dipercayainya laporan keuangan. Dalam sistem pengendalian internal administrasi ada dua unsur yang mempengaruhi, yaitu:

(a) Sistem rencana organisasi yang merupakan sarana pengendalian internal, karena pengambilan keputusan yang menuju ke sistem pemberian wewenang untuk melaksanakan transaksi akan banyak dipengaruhi oleh rencana organisasi. Dalam penyusunan rencana yang efektif untuk memperkuat pengendalian internal, perlu diadakan pemisahan tugas antara berbagai fungsi operasi, penyimpanan dan pencatatan pemisahan fungsi tidak berarti, bahwa koordinasi ditiadakan,

(26)

(b) Sistem yang bersifat usaha memperoleh efisiensi dan mencapai tujuan ketaatan terhadap kebijaksanaan pimpinan yang tidak langsung berhubungan dengan catatan keuangan.

Pengendalian internal ibarat sebuah perisai yang melindungi perusahaan dari serangkaian peristiwa-peristiwa yang tidak diinginkan yang menyerang perusahaan. Termasuk kecurangan yang dilakukan oleh pihak eksternal dan internal perusahaan, kesalahan yang disebabkan oleh ketidakmampuan pegawai, kesalahan program komputer, korupsi serta tindakan-tindakan merugikan lainnya. Menurut James A. Hall dalam buku Sistem Informasi Akuntansi (2001:152) “Perisai pengendalian internal terdiri atas tiga tingkat kontrol, yaitu: kontrol preventif, kontrol deteksi, dan kontrol koreksi”.

Kontrol preventif adalah suatu teknik pasif yang didesain untuk mengurangi frekuensi munculnya peristiwa-peristiwa yang tidak diinginkan. Preventife artinya pencegahan, pencegahan atas kesalahan dan kecurangan jauh lebih efektif dari segi biaya dari pada pendeteksian dan pengkoreksian masalah setalah muncul. Kontrol deteksi adalah teknik dan prosedur yang didesain untuk mengidentifikasi peristiwa-peristiwa yang tidak diinginkan yang terlepas dari kontrol preventif. Kontrol deteksi mengungkapkan jenis kesalahan pesifik dengan membandingkan data aktual dan standar yang sudah ditetapkan sebelumnya. Kontrol korektif adalah tindakan-tindakan yang diambil untuk membalikkan efek dari kesalahan yang dideteksi dilangkah sebelumnya. Ini merupakan perbedaan yang penting antara kontrol deteksi dan kontrol koreksi. Kontrol deteksi mengidentifikasi peristiwa-peristiwa yang tidak diinginkan dan menarik

(27)

perhatian pada masalah. Untuk setiap kesalahan yang dideteksi, bisa terdapat lebih dari satu tindakan. Koreksi yang layak, tetapi tindakan terbaik tidak selalu jelas.

c. Komponen Pengendalian Internal

Setiap perusahaan memiliki karakter-karakter khusus yang berbeda sehingga pengendalian internal yang baik pada suatu perusahaan belum tentu baik untuk perusahaan yang lainnya. Oleh karena itu, untuk menciptakan suatu pengendalian internal harus memperhatikan faktor-faktor yang dapat mempengaruhi tujuan perusahaan secara keseluruhan.

Menurut Mulyadi (2002:183) komponen-komponen pengendalian internal adalah sebagai berikut:

1) Lingkungan pengendalian, 2) Penakiran Resiko,

3) Informasi dan Komunikasi, 4) Aktivitas Pengendalian, 5) Pemantauan.

Kelima komponen pengendalian internal diuraikan sebagai berikut: 1) Lingkungan Pengendalian.

Lingkungan pengendalian merupakan pondasi dari keempat komponen pengendalian internal lainnya. Lingkungan pengendalian menetapkan corak atau

(28)

suasana suatu organisasi dan mempengaruhi kesadaran pengendalian para manajemen dan pegawainya. Lingkungan pengendalian merupakan landasan untuk semua unsur pengendalian internal yang membentuk disiplin dan struktur. Menurut Mulyadi (2002:183)

berbagai faktor yang membentuk lingkungan pengendalian dalam suatu entitas, antara lain: nilai integritas dan etika, komitmen terhadap kompetensi, dewan komisaris dan komite audit, filosofi dan gaya operasi manajemen, struktur organisasi, pembagian wewenang dan pembebanan tanggungjawab, kebijakan dan praktik sumber daya manusia.

a) Nilai integritas dan etika

Efektivitas pengendalian internal tergantung pada integritas dan nilai-nilai etika seorang personil yang mendesain dan melaksanakannya. Nilai integritas merupakan tanggungjawab yang dijunjung tinggi oleh pihak manajemen, yaitu suatu kemampuan untuk mewujudkan apa yang dikatakan atau yang telah menjadi komitmennya.

b) Komitmen terhadap kompetensi

Komitmen terhadap kompetensi mencakup pertimbangan manajemen atas pengetahuan dan ketrampilan yang diperlukan dan paduan antara kecerdasan, pelatihan, dan pengalaman yang dituntut dalam pengembangan kompetensi.

c) Dewan komisaris dan komite audit

Untuk menciptakan independensi auditor, perusahaan-perusahaan yang go public sebaiknya mengalihkan wewenang penunjukan auditor dari tangan

(29)

manajemen puncak ke tangan dewan komisaris atau komite audit (audit committee).

d) Filosofi dan gaya operasi manajemen

Filosofi adalah seperangkat keyakinan dasar (basic beliefs) yang menjadi parameter bagi perusahaan dan karyawannya. Filosofi merupakan apa yang seharusnya dikerjakan dan apa yang seharusnya tidak dikerjakan oleh perusahaan. Gaya operasi mencerminkan ide manajer tentang bagaimana operasi suatu entitas harus dilaksanakan.

e) Struktur organisasi

Struktur organisasi memberikan rerangka untuk perencanaan, pelaksanaan, pengendalian, dan pemantauan aktivitas entitas.

f) Pembagian wewenang dan pembebanan tanggung jawab

Pembagian wewenang dan pembebanan tanggungjawab merupakan perluasan lebih lanjut dari pengembangan struktur organisasi. Pembagian wewenang yang jelas akan dapat mengalokasikan sumber daya yang dimilikinya serta memudahkan pertanggungjawaban konsumsi sumber daya organisasi dalam pencapaian tujuan organisasi.

g) Kebijakan dan praktik sumber daya manusia.

Karyawan merupakan unsur penting dalam setiap pengendalian internal. Perusahaan juga sangat penting memiliki karyawan yang kompeten dan jujur agar tercipta lingkungan pengendalian yang baik. Maka dari itu perusahaan perlu memiliki metode atau kebijakan yang baik dalam menerima karyawan,

(30)

mengembangkan kompetensi mereka, menilai prestasi dan memberikan kompensasi atas prestasi mereka.

2) Penaksiran Resiko

Penaksiran resiko merupakan komponen kedua dari pengendalian internal. Penaksiran resiko untuk tujuan pelaporan keuangan adalah identifikasi, analisis, dan pengelolaan resiko entitas yang berkaitan dengan penyusunan laporan keuangan, sesuai dengan prinsip akuntansi berterima umum di Indonesia.

Penaksiran resiko manajemen harus mencakup pertimbangan khusus terhadap resiko yang dapat timbul dari perubahan keadaan, seperti :

a) Bidang baru bisnis yang memerlukan prosedur akuntansi yang belum pernah dikenal,

b) Perubahan standar akuntansi, c) Hukum dan peraturan baru,

d) Perubahan yang berkaitan dengan revisi sistem dan teknologi baru yang digunakan untuk pengolahan informasi,

e) Pertumbuhan entitas yang menuntut perubahan fungsi pengolahan dan pelaporan informasi dan personel yang terlibat di dalam fungsi tersebut.

3) Informasi dan Komunikasi

Informasi dan Komunikasi merupakan komponen ketiga dari pengendalian internal. Sistem Informasi terdiri dari catatan dan metode yang digunakan untuk mengidentifikasian, menganalisisan, dan mencatat transaksi organisasi serta unutk memperhitungkan aktiva dan kewajiban terkait.

(31)

a) Sah,

b) Telah diotorisasi, c) Telah dicatat,

d) Telah dinilai secara wajar, e) Telah digolongkan secara wajar,

f) Telah dicatat dalam periode yang seharusnya,

g) Dimasukkan ke dalam buku besar pembantu dan telah diringkas dengan benar.

Komunikasi mencakup penyampaian informasi kepada semua personel yang terlibat dalam pelaporan keuangan tentang bagaimana aktivitas mereka berkaitan dengan pekerjaan orang lain, baik yang berada didalam maupun di luar organisasi. Komunikasi ini mencakup sistem pelaporan penyimpangan kepada pihak yang lebih tinggi dalam perusahaan.

4) Aktivitas Pengendalian

Aktivitas pengendalian merupakan komponen yang keempat dari pengendalian internal. Untuk memberikan keyakinan bahwa petunjuk yang dibuat oleh manajemen dilaksanakan. Kebijakan dan prosedur ini memberikan keyakinan bahwa tindakan yang diperlukan telah dilaksanakan untuk mengurangi resiko dalam pencapaian tujuan perusahaan. Aktivitas pengendalian yang relevan dengan audit atas laporan keuangan dapat digolongkan ke dalam berbagai kelompok. Salah satu cara penggolongan adalah sebagai berikut:

a) Pengendalian pengolahan informasi

Banyak perusahaan sekarang menggunakan komputer untuk pengolahan informasi umumnya dan terutama informasi akuntansinya. Pengendalian pengolahan informasi dibagi menjadi dua, yaitu: pengendalian umum dan pengendalian aplikasi.

(32)

Unsur pengendalian umum meliputi: organisasi pusat pengolahan data, prosedur dan standar untuk perubahan program, pengembangan sistem dan pengoperasian fasilitas pengolahan data.

Pengendalian aplikasi dirancang untuk memenuhi persyaratan pengendalian khusus setiap aplikasi. Pengendalian aplikasi terhadap pengolahan transaksi tertentu dikelompokkan menjadi:

(1) Prosedur otorisasi yang memadai

Di dalam organisasi, setiap transaksi hanya terjadi atas dasar otorisasi dari yang memiliki wewenang untuk menyetujui terjadinya transaksi tersebut. Otorisasi transaksi dapat bersifat umum dan bersifat khusus. Otorisasi umum adalah otorisasi yang diberikan oleh pihak manajemen kepada pegawai untuk menangani transaksi rutin tanpa persetujuan khusus. Sedangkan otorisasi khusus adalah otorisasi yang diberikan oleh pihak manajemen untuk beberapa transaksi tertentu yang terjadi karena keadaan khusus,

(2) Perancangan dan penggunaan dokumen dan catatan yang cukup

Prosedur otorisasi akan menjamin dihasilkannya dokumen sumber yang dapat dipercaya, sehingga akan menjadi masukan yang andal bagi proses akuntansi. Prosedur pencatatan yang baik akan menghasilkan informasi yang teliti dan andal mengenai kekayaan, utang, pendapatan, dan biaya suatu organisasi.

Dalam perancangan dokumen dan catatan, unsur pengendalian internal harus dipertimbangkan sebagai berikut:

(33)

(b) pencatatan transaksi harus dilakukan pada saat transaksi terjadi, atau segera setelah transaksi terjadi,

(c) perancangan dokumen dan catatan harus cukup sederhana untuk menjamin kemudahan dalam pemahaman terhadap dokumen dan catatan tersebut,

(d) sedapat mungkin dokumen dirancang untuk memenuhi berbagai keperluan sekaligus.

(3) Pengecekan secara independen

Pengecekan secara independen mencakup verifikasi terhadap pekerjaan yang dilaksanakan sebelumnya oleh individu atau departemen lain atau penilaian semestinya terhadap jumlah yang dicatat. Untuk menjamin independensi, verifikasi kinerja tidak boleh dilaksanakan oleh karyawan yang memiliki kedudukan dibawah karyawan yang diverifikasi kinerjanya.

b) Pemisahaan fungsi yang memadai

Tujuan pemisahaan fungsi ini adalah untuk mencegah dan untuk dapat dilakukannya deteksi segera atas kesalahan dan ketidakberesan dalam pelaksanaan tugas yang dibebankan kepada seseorang.

c) Pengendalian fisik atas kekayaan dan catatan

Cara yang paling baik dalam perlindungan kekayaan dan catatan adalah dengan menyediakan perlindungan secara fisik. Tujuannya untuk mencegah terjadinya kemungkinan pencurian, kerusakan, dan kehilangan yang akan menghambat aktivitas perusahaan sehari-hari.

(34)

Review atas kinerja mencakup review dan analisis yang dilakukan oleh manajemen atas: laporan yang meringkas rincian jumlah yang tercantum dalam akun buku pembantu, kinerja sesungguhnya dibandingkan dengan jumlah menurut anggaran, prakiraaan, atau jumlah tahun lalu, dan hubungan antara serangkaian data seperti data keuangan dengan data nonkeuangan.

5) Pemantauan (Monitoring)

Pemantauan merupakan komponen yang kelima dari pengendalian internal. Pemantauan adalah proses penilaian kualitas kinerja pengendalian internal sepanjang waktu. Pemantauan dilaksanakan oleh personel yang semestinya melakukan pekerjaan tersebut, baik pada tahap desain maupun pengoperasian pengendalian, pada waktu yang tepat, untuk menentukan apakah pengendalian internal beroperasi sebagaimana yang diharapkan, dan untuk menentukan apakah pengendalian internal tersebut telah memerlukan perubahan karena terjadinya perubahan keadaan.

d. Keterbatasan Pengendalian Internal

Pengendalian internal setiap perusahaan memiliki keterbatasan bawaan yang dapat melemahkan pengendalian internal tersebut. Oleh karena itu, pengendalian internal hanya memberikan keyakinan memadai, bukan mutlak, kepada manajemen dan dewan komisaris tentang pencapaian tujuan perusahaan.

Keterbatasan-keterbatasan yang melekat pada pengendalian internal menurut Boyton et.al (2002:375) adalah :

(35)

Seringkali manajemen dan personel lain dapat salah dalam mempertimbangkan keputusan bisnis yang diambil atau dalam melaksanakan tugas rutin karena tidak memadainya informasi, keterbatasan waktu, atau prosedur lainnya,

2) Kemacetan

Kemacetan dalam pengendalian yang telah diterapkan dapat terjadi karena personel secara keliru memahami perintah atau membuat kesalahan karena kelalaian, tidak adanya perhatian, atau kelelahan. Perubahan yang bersifat sementara atau permanen dalam personel atau dalam sistem dan prosedur dapat pula mengakibatkan kemacetan,

3) Kolusi

Kolusi dapat mengakibatkan bobolnya pengendalian internal yang dibangun untuk melindungi kekayaan perusahaan dan tidak terungkapnya ketidakberesan atau tidak terdeteksinya kecurangan oleh pengendalian internal yang dirancang, 4) Penolakan oleh manajemen

Manajemen dapat mengabaikan kebijakan atau prosedur yang telah ditetapkan untuk tujuan yang tidak sah seperti kecurangan pribadi manajer, penyajian kondisi keuangan yang berlebihan, atau kepatuhan semu,

5) Biaya lawan manfaat

Biaya yang diperlukan untuk mengoperasikan pengendalian internal tidak boleh melebihi manfaat yang diharapkan dari pengendalian internal tersebut. Karena pengukuran secara tepat baik biaya maupun manfaat biasanya tidak mungkin dilakukan, manajemen harus memperkirakan dan mempertimbangkan

(36)

secara kuantitatif dan kualitatif dalam mengevaluasi biaya dan manfaat suatu pengendalian internal.

3. Efektivitas dan Efisiensi

a. pengertian efektivitas dan Efisiensi

Pengertian efektivitas menurut Rob Reider (2002:21) adalah sebagai berikut: “effectiveness (or result of operations) is the organization achieving result or benefits based on stated goals and objectives or some other measurable criteria”. Pengertian efisiensi menurut Rob Reider (2002:21) adalah sebagai berikut: “efficiency (or methods operations) is the organizational caryying out its responsibilities with minimum expenditure of effort”.

Dari definisi diatas dapat disimpulkan bahwa unit organisasi yang efisien adalah unit yang memproduksi sejumlah keluaran dengan masukan yang minimal atau menghasilkan keluaran terbanyak dari masukan yang tersedia.

Sedangkan perbedaan efektivitas dan efisiensi menurut Arens and Loebbecke (2000:798) adalah:

“effectiveness refers to accomplishment of objectives, where as efficiency refers to the resources used to achieve those objective”.

Dari kedua definisi diatas dapat disimpulkan bahwa efektivitas merupakan kemampuan suatu organisasi untuk memperoleh dan memanfaatkan sumber daya yang ada sebaik mungkin dalam usahanya mencapai tujuan organisasi. Efektivitas juga dapat dikatakan sebagai tolak ukur keberhasilan suatu organisasi dalam

(37)

mencapai tujuan organisasi tersebut yang berhubungan dengan hasil operasi perusahaan.

Sumber criteria efektivitas menurut Aren, et all (2003) adalah: 1) Historical Performance,

2) Benchmarking, 3) Engineered Standards, 4) Discussion and Agreement.

Historical Performance merupakan criteria yang didasarkan pada hasil actual sebelumnya. Dalam hal ini, prestasi kerja periode berjalan dibandingkan dengan prestasi sebelumnya. Criteria ini mudah ditetapkan, tetapi hasil penilaian yang digunakan criteria ini sering tidak memberikan gambaran yang tepat mengenai keadaan organisasi yang sesungguhnya kerena adanya perubahan waktu dan keadaan.

Benchmarking merupakan criteria yang ditetapkan berdasarkan hasil yang dicapai oleh perusahaan lain yang sejenis.

Engineered Standars merupakan criteria yang ditetapkan dengan rekayasa, perhitungan standar ilmiah, untuk menentukan banyaknya output yang harus diproduksi.

Discussion and Agreement merupakan criteria yang ditetapkan berdasarkan hasil diskusi dan persetujuan bersama antara manajemen dan pihak lain yang terlibat.

(38)

b. Faktor-faktor Yang Mempengaruhi Efektivitas dan Efisiensi

faktor-faktor yang mempengaruhi efektivitas dan efisiensi adalah sebagai berikut:

1) Faktor sumber daya baik sumber daya manusia seperti tenaga kerja, kemampuan kerja, maupun sumber daya fisik seperti peralatan kerja, tempat bekerja serta dana keuangan,

2) Faktor struktur organisasi yaitu susunan yang stabil dari jabatan-jabatan baik itu struktur maupun fungsional,

3) Faktor teknologi pelaksanaan pekerjaan,

4) Faktor dukungan kepada aparatur dan pelaksanaanya baik pimpinan maupun masyarakat,

5) Faktor pimpinan dalam arti kemampuan untuk mengkombinasikan keempat faktor tersebut ke dalam suatu usaha yang berdaya guna dan berhasil guna untuk mencapai sasaran yang dimaksud.

4. Penjualan

a. Pengertian Penjualan

Penjualan merupakan salah satu aktivitas yang ada didalam perusahaan, melalui aktivitas ini pendapatan utama perusahaan diperoleh. Pendapatan yang diperoleh akan mempengaruhi besar kecilnya laba yang diterima perusahaan. Laba bagi perusahaan dapat dikatakan salah satu unsur penggerak dinamika perusahaan.

(39)

Menurut Basu Swastha (2001:8) definisi penjualan adalah sebagai berikut: “Penjualan adalah ilmu dan seni mempengaruhi pribadi yang dilakukan oleh penjualan untuk mengajak orang lain agar bersedia membeli barang atau jasa yang ditawarkannya”.

Dari definisi penjualan diatas dapat disimpulkan bahwa penjualan adalah suatu pengalihan hak kepemilikan atas barang dan jasa dari pihak penjual kepada pihak pembeli disertai dengan penyerahan imbalan dari pihak penerima barang atau jasa kepada penjual sebagai timbal balik atas penyerahan barang tersebut. Untuk mendapatkan hasil yang terbaik dalam upaya pencapaian tujuan yang diterapkan oleh perusahaan, aktivitas penjualan perlu di rencanakan terlebih dahulu dengan baik. Dalam perencanaan penjualan kondisi perusahaan harus diperhatikan (kemampuan untuk memproduksi dan memasarkan) artinya untuk dapat mencapai rencana volume penjualan, harus selalu memperhatikan perekonomian dimasa mendatang, dan bagian penjualan harus selalu diikutsertakan dalam pencapaian penjualan agar jumlah yang ditentukan adalah jumlah yang mungkin untuk dicapai.

Secara umum penjualan dapat dibagi menjadi: 1) Penjualan Tunai

Penjualan tunai terjadi apabila penyerahan barang atau jasa disertai dengan pembayaran cash dari pembeli,

2) Penjualan Kredit

Penjualan kredit yaitu penjualan dengan tenggang waktu antara saat penyerahan barang atau jasa dalam penerimaan pembelian,

(40)

3) Penjualan Tender

Penjualan tender yaitu penjualan yang dilakukan melalui prosedur tender untuk memenuhi permintaan pihak pembeli yang membuka tender tersebut. Untuk memenangkan tender tersebut, selain harus memenuhi syarat berbagai prosedur yaitu pemenuhan dokumen tender berupa jaminan tender, juga harus bersaing dengan pihak lain,

4) Penjualan Ekspor

Penjualan ekspor yaitu penjualan yang dilkakukan kepada pihak pembeli dari luar negeri yang mengimpor barang tersebut,

5) Penjualan Konsinyasi

Penjualan konsinyasi yaitu penjualan yang dilakukan dengan cara titipan kepada pembeli, yang sekaligus sebagai penjual. Apabila barang tersebut tidak laku terjual, barang tersebut akan kembali ke penjual,

6) Penjualan Melalui Grosir

Penjualan melalui grosir yaitu penjualan yang tidak langsung kepada pembeli tetapi melalui pedagang grosir, yang berfungsi sebagai perantara antara pihak produsen dengan pedagang eceran (retailer).

b. Tujuan Penjualan

Kegiatan penjualan dalam suatu perusahaan merupakan kegiatan yang sangat penting karena dengan adanya kegiatan penjualan tersebut akan terbentuk laba yang menjamin kelangsungan hidup perusahaan. Tujuan umum perusahaan dalam kegiatan penjualan adalah sebagai berikut:

(41)

1) mencapai volume penjualan tertentu dari penjualan, 2) mencapai laba maksimal,

3) berusaha meningkatkan dan menunjang pertumbuhan perusahaan.

c. Efektivitas Penjualan

Menurut Dan M. Guy, C. Wayne Alderman, Alan J. Winters (2002;10): “Efektivitas mengukur seberapa berhasil suatu organisasi mencapai tujuan dan sasarannya. Efisiensi mengukur seberapa baik suatu entitas menggunakan sumberdayanya dalam mencapai tujuannya”.

Efektivitas selalu berhubungan dengan tujuan perusahaan. Suatu perusahaan yang efektif merupakan suatu kelompok individu yang bekerja sama mengambil tindakan-tindakan guna mencapai tujuan yang hendak dicapai. Efektivitas juga selalu dikaitkan dengan masalah efisiensi karena sumber daya yang dimilki oleh perusahaan untuk mencapai tujuan.

Efisiensi menggambarkan sumber/biaya/masukan yang sama untuk menghasilkan keluaran yang lebih besar. Oleh karena itu tujuan perusahaan harus dicapai dengan penggunaan sumber daya yang minimal, artinya terhindar dari pemborosan yang tidak diperlukan dalam setiap kegiatan perusahaan.

Suatu penjualan dapat dikatakan efektif, jika perusahaan memiliki karakteristik sebagai berikut:

1) adanya perkembangan penjualan yang dilihat dari volume penjualan terus menerus meningkat dan adanya anggaran penjualan yang dapat segera direalisasikan,

(42)

2) transaksi penjualan dicatat sesuai dengan tanggal dan diarsip dengan nomor urut,

3) kegiatan penjualan mulai dari penerimaan order penjualan sampai dengan penyerahan barang dapat diselesaikan dengan order yang diterima dari pelanggan, sehingga kegiatan operasional perusahaan dapat berjalan dengan lancar dan efisien,

4) terdapat kepuasan pelanggan atas produk yang dipesannya.

d. Pengendalian Internal Penjualan

Pengendalian internal penjualan dapat membantu pimpinan perusahaan untuk mengetahui besarnya pendapatan atas penjualan dan memperkirakan kemungkinan terjadinya kecurangan dan penggelapan melalui laporan-laporan yang menganalisa kegiatan penjualan yang merupakan trend dan hubungan-hubungan atau penyimpangan yang tidak dihendaki dari tujuan.

Pengendalian penjualan meliputi penganalisaan, penelahaan dan penelitian yang dihasilkan terhadap kebijaksanaan, prosedur, metode, dan pelaksanaan yang sesungguhnya untuk mencapai volume penjualan yang dikehendaki, dengan biaya yang wajar, yang menghasilkan laba kotor yang diperlukan untuk mencapai hasil pengembalian yang diharapkan atas investasi.

Tujuan pengendalian internal penjualan adalah untuk mencapai tujuan perusahaan, baik mengenai produk atau jasa yang diberikan, penetapan harga atau tarif, metode penjualan, organisasi, dan perencanaan serta pengendalian. Pengendalian yang memadai akan memungkinkan penyelesaian semua transaksi

(43)

dengan sempurna dan tepat, disamping akan menunjang pula dipatuhinya kebutuhan operasi perusahaan. Bila hal-hal tersebut dapat dikendalikan dengan baik, maka tujuan utama dari perusahaan dapat dicapai.

Menurut Arens and Loebbecke (2000:406) tujuan pengendalian internal adalah sebagai berikut:

1) recorded sales for shipments are recorded to existing customer (existance),

2) recorded sales transactions are recorded (completeness),

3) recorded sales are for the amount of goods shipped and are correctly billed and recorded (accuracy),

4) sales transactions are property classified (clasification), 5) sales are recorded on the correct dates (timing),

6) sales transactions are property included in the account receivable master file and are correctly summarized (posting and summarization).

Berdasarkan uraian diatas dapat diambil kesimpulan bahwa tujuan pengendalian internal adalah:

1) penjualan yang dicatat adalah untuk pengiriman aktual kepada langganan yang tidak fiktif (absah),

2) transaksi penjualan yang ada telah dicatat (kelengkapan),

3) penjualan yang dicatat adalah untuk jumlah barang yang dikirim dan ditagih serta dicatat dengan benar (penilaian),

4) transaksi penjualan diklasifikasikan dengan benar dan pantas (klasifikasi),

5) penjualan dicatat dalam waktu yang tepat atau sesuai (tepat waktu), 6) transaksi penjualan dimasukkan dengan pantas dalam berkas induk dan

(44)

Jelas bahwa aktivitas penjualan perlu dilindungi dari kemungkinan terjadinya penggelapan, pencurian, ataupun kesalahan dalam pencatatan agar perusahan terhindar dari kerugian. Untuk mencapai tujuan-tujuan yang telah dikemukakan diatas, pimpinan perusahaan perlu menetapkan suatu pengendalian internal atas penjualan yang memadai.

e. peranan pengendalian internal dalam mendukung efektivitas penjualan Pengendalian internal diharapkan dapat berperan dan memberikan kontribusi dalam perusahaan sehingga diharapkan terciptanya efektivitas penjualan. Dalam efektivitas penjualan memerlukan laporan untuk menganalisis penjualan yang mengungkapkan perkembangan yang tidak diinginkan atau penyimpangan-penyimpangan dari tujuan, anggaran atau sasaran yang telah ditetapkan. Untuk mengetahui apakah peranan pengendalian internal dalam menunjang efektivitas penjualan berjalan lancar dengan baik, maka akan dilakukan pemeriksaan lebih lanjut. Selanjutnya pengendalian internal akan melakukan cara yang tepat untuk meningkatkan tindakan korektif.

Pengendalian internal dapat berperan dalam mendukung efektivitas penjualan apabila memenuhi komponen-komponen dari pengendalian internal itu sendiri:

1) Lingkungan pengendalian, 2) Penakiran Resiko,

3) Informasi dan Komunikasi, 4) Aktivitas Pengendalian, 5) Pemantauan.

(45)

B. Penelitian Terdahulu

Fithri Sarrah Lubis dalam penelitiannnya yang berjudul “ Peranan Biro Satuan Pengawasan Intern Dalam Mendukung Penerapan Manajemen Strategi Pada PT Perkebunan Nusantara V Pekan Baru (2006)”. Hasil penelitiannya menunjukkan bahwa peran Biro Satuan Pengeawasan Intern sebagai Internal Audit Departemen di Perusahaan telah mendukung penerapan elemen-elemen manajemen strategik. Hal ini ditandai dengan penerapan elemen-elemen strategik yang dimulai dari merumuskan rencana kegiatan pemeriksaan hingga menghasilkan fungsi pengawasan yang efektif di perusahaan.

Astrid Feriska R. dalam penelitiannya yang berjudul “ Peranan Auditor Internal Dalam Meningkatkan Sistem Pengedalian Intern Pada PT Socfin Indonesia Medan (2008)”. Hasil penelitiannya menunjukkan bahwa peranan audit internal sangat bermanfaat dalam meningkatkan Satuan Pengawasan Intern pada Perusahaan. Penelitian terhadap pengendalian dilakukan dengan objektif dan independen. Laporan audit mengungkapkan kelemahan yang terjadi dan rekomendasi perbaikan sehingga sistem pengendalian internal yang dijalankan Perusahaan akan semakin baik di masa yang akan datang.

Rusnella Ulfa dalam penelitiannya yang berjudul “ Pengendalian Penjualan Kredit Dan Penagihan Piutang Pada PT Indomobil Finance cabang Padang Sidempuan (2008)”. Hasil penelitiannya untuk mengetahui dengan jelas pengendalian dan pemeriksaan yang dilaksanakan pada perusahaan dan dari hasil penelitian bahwa pengendalian internal pada perusahaan telah membuat rencana

(46)

kerja. Secara umum, penagihan dan pengendalian internal perusahaan berjalan dengan baik.

Peneliti Judul Penelitian Rumusan Masalah Hasil Penelitian Fithri

Sarrah Lubis (2006)

Peranan Biro Satuan Pengawasan Intern Dalam Mendukung Penerapan

Manajemen Strategik Pada PT.Pekebunan Nusantara V Pekan Baru. 1. Apakah keberadaan dan peranan Biro Satuan Pengawasan Intern mendukung penerapan manajemen strategi dalam pelaksanaan fungsi pengawasan di PTPN V Pekan Baru?

2. Apakah fungsi

Biro Satuan Pengawasan Intern

sebagai Internal Auditor pada PTPN V Pekan Baru sudah dilaksanakan sebagaimana mestinya dalam usaha peningkatan efisiensi operasi perusahaan?

Hasil penelitian menunjukkan bahwa

Biro Satuan

Pengawasan Intern sebagai Internal Departemen di Perusahaan telah mendukung penerapan elemen-elemen manajemen strategik. Hal ini ditandai dengan penerapan elemen-elemen strategik yang

dimulai dari merumuskan rencana

kegiatan pemeriksaan hingga menghasilkan fungsi pengawasan yang efektif di perusahaan. Astrid Feriska R. (2008) Peranan Auditor Internal Dalam Meningkatkan Sistem Pengendalian Intern Pada PT.Socfin Indonesia Medan.

1. Apakah fungsi Auditor Internal pada PT.Socfin Indonesia Medan sudah dilaksanakan sebagaimana mestinya dalam upaya peningkatan efisiensi dan efektivitas

Hasil penelitian yang disimpulkan

menunjukkan bahwa peranan audit internal sangat bermanfaat dalam meningkatkan Satuan Pengawasan Intern pada Perusahaan. Penelitian terhadap pengendalian dilakukan dengan objektif dan

(47)

perusahaan?

2. Apakah Auditor Internal sesuai dengan kedudukannya dapat berperan dalam upaya meningkatkan sistem pengendalian internal perusahaan? audit mengungkapkan kelemahan yang terjadi dan rekomendasi perbaikan sehingga sistem pengendalian

internal yang dijalankan Perusahaan

akan semakin baik di masa yang akan datang.

Rusnella Ulfa (2008)

Pengendalian Internal Penjualan Kredit dan Penagihan Piutang Pada PT Indomobil Finance Cabang Padang Sidempuan.

1. Apakah ada prosedur penjualan kredit dan penagihan piutang perusahaan sudah menerapkan pengendalian internal?

2. Jika perusahaan sudah menerapkan pengendalian internal dalam prosedur penjualan kredit dan penagihan piutang apakah pengendalian internal yang diterapkan tersebut sudah memadai dalam menekan resiko-resiko yang ditimbulkan oleh penjualan kredit tersebut dalam mencapai tujuan perusahaan? Hasil penelitiannya untuk mengetahui dengan jelas pengendalian dan pemeriksaan yang dilaksanakan pada perusahaan dan dari hasil penelitian bahwa pengendalian internal pada perusahaan telah membuat rencana kerja.

Secara umum, penagihan dan pengendalian internal perusahaan berjalan dengan baik.

(48)

C. Kerangka Konseptual

PT. Tolan Tiga Indonesia merupakan perusahaan swasta asing yang berbadan hukum berkedudukan dan berkantor pusat di Medan dengan kantor cabang di Jakarta yang khusus mengenai pemasaran teh dan bertanggungjawab pada kantor besar di Medan. Bisnis bidang utama adalah budi daya kelapa sawit dan karet ada dikebun-kebun Pangkatan, Bandar Pinang, Timbang Deli, Tanah Abang, Muko-Muko, Melania, Sanna dan Alicia. Sementara budi daya teh ada di kebun Cibuni, Jawa Barat.

PT. Tolan Tiga Indonesia menerapkan fungsi audit internal dengan membentuk suatu departemen audit internal yang disebut dengan Satuan Pengawasan Intern. Departemen audit internal bertanggung jawab untuk memastikan bahwa pengendalian internal baik finansial maupun non finansial benar-benar telah terlaksana dan terpelihara dalam tubuh organisasi perusahaan dan melapor langsung kepada presiden direktur. Departemen audit internal

Pengendalian Internal

Efektivitas Penjualan PT. Tolan Tiga

(49)

merupakan suatu kegiatan yang dilakukan untuk membantu manajemen dalam penyediaan informasi, dengan tujuan akhir yaitu menambah nilai perusahaan. Aktivitas penjualan merupakan salah satu aktivitas penting di dalam perusahaan karena hasil penjualan dalam perusahaan selalu diharapkan stabil atau diusahakan agar terus meningkat dari waktu ke waktu. Dalam hal ini peranan pengendalian internal sangat diperlukan. Pengendalian internal merupakan salah satu sistem, prosedur dan tolak ukur lainnya dengan maksud agar seluruh kegiatan perusahaan berjalan sesuai dengan tujuan yang telah ditetapkan sehingga diharapkan dapat mengurangi atau menekan sekecil mungkin kesalahan, kecurangan dan penyelewengan terhadap aktiva perusahaan.

Pengendalian internal diharapkan dapat berperan dan memberikan kontribusi dalam perusahaan sehingga diharapkan terciptanya efektivitas penjualan. Dalam efektivitas penjualan memerlukan laporan untuk menganalisis penjualan yang mengungkapkan perkembangan yang tidak diinginkan atau penyimpangan-penyimpangan dari tujuan, anggaran atau sasaran yang telah ditetapkan. Untuk mengetahui apakah peranan pengendalian internal dalam menunjang efektivitas penjualan berjalan lancar dengan baik, maka akan dilakukan pemeriksaan lebih lanjut. Selanjutnya pengendalian internal akan melakukan cara yang tepat untuk meningkatkan tindakan korektif.

Pengendalian internal dapat berperan dalam menunjang efektivitas penjualan apabila memenuhi komponen-komponen dari pengendalian internal itu sendiri, yaitu: lingkungan pengendalian, penakiran resiko, informasi dan komunikasi, aktivitas pengendalian, pemantauan.

(50)

BAB III

METODE PENELITIAN

A. Jenis Penelitian

Jenis penelitian yang dilakukan adalah penelitian desktiptif analisis, yaitu metode penilaian yang berupa pengumpulan data yang sesuai dengan keadaan sebenarnya serta memberikan gambaran dan analisis mengenai masalah-masalah yang ada sehingga dapat memberikan gambaran yang cukup jelas atas objek yang diteliti.

Menurut Erlina (2007:64), “Penelitian deskriptif adalah penelitian terhadap fenomena atau populasi tertentu yang diperoleh oleh peneliti dari subjek berupa individu, organisasional, industri atau perspektif lain”. Menurut Sugiyono (2007:11), “Penelitian deskriptif adalah penelitian yang dilakukan untuk mengetahui nilai variabel mandiri, baik satu variabel atau lebih (independen) tanpa membuat perbandingan, atau menghubungkan dengan variabel yang lain”.

B. Jenis Data 1. Data primer

Yaitu data yang diperoleh langsung dari objek penelitian yang dalam hal ini adalah PT Tolan Tiga Indonesia secara langsung baik melalui teknik wawancara.

2. Data sekunder adalah data yang diperoleh dari perusahaan dalam bentuk yang sudah diolah, baik berupa publikasi maupun data perusahaan sendiri, seperti

(51)

data mengenai sejarah singkat perusahaan, struktur organisasi, tentang pembagian tugas, dan data kelengkapan lainnya seperti data volume penjualan CPO atau minyak kelapa sawit untuk tahun 2006 – 2008.

C. Teknik Pengumpulan Data

Teknik yang digunakan dalam pengumpulan data adalah sebagai berikut: 1. Teknik wawancara, yaitu dengan melakukan tanya jawab secara langsung

dengan pihak yang berkaitan di tempat objek penelitian.

2. Teknik kuesioner, yaitu teknik pengumpulan data yang dilakukan dengan cara memberi seperangkat pertanyaan atau pernyataan tertulis kepada responden untuk dijawab. Kuesioner dalam hal ini sebagai alat untuk mengindikasikan komponen-komponen pengendalian internal yang mungkin tidak memadai. Kuesioner ini dibuat untuk mendapatkan jawaban “Ya”, “Ragu-ragu” dan “Tidak”. Setiap jawaban “Ya” akan diberi nilai 1, sedangkan untuk jawaban “Tidak” dan “Ragu-ragu” akan diberi nilai 0.

3. Teknik dokumentasi, yaitu dengan melalui pencatatan dan fotocopi data-data yang diperlukan.

D. Metode Analisis Data

Dalam menganalisi data dilakukan dengan menggunakan metode deskriptif statistik rata-rata. Metode analisis ini dilakukan dengan terlebih dahulu mengumpulkan data yang ada kemudian diklasifikasikan, dianalisis, selanjutnya

(52)

diinterprestasikan sehingga dapat memberikan gambaran yang jelas mengenai keadaan yang diteliti.

Untuk menghitung nilai persantase hasil jawaban pada responden, menggunakan perhitungan sebagai berikut:

∑x

= _______

ŋ

= Nilai rata-rata

∑ = Jumlah x = Nilai dari data

ŋ = Frekwensi

Adapun kriteria penilaiannya Menurut Dean J. Champion (1990) adalah sebagai berikut:

1. 0,00 – 0,25 = no assosiation or low association (weak association), 2. 0,26 – 0,50 = moderately low association (moderately weak association), 3. 0,51 – 0,75 = moderately high association (moderately strong association), 4. 0,75 – 1,00 = high association (strong association) up to perfect association. Pernyataan diatas dapat diartikan sebagai berikut:

1. 0% – 25% = berarti pengendalian internal tidak berperan dalam mendukung efektivitas penjualan,

2. 26% – 50% = berarti pengendalian internal sedikit berperan dalam mendukung efektivitas penjualan,

(53)

3. 51% – 75% = berarti pengendalian internal cukup berperan dalam mendukung efektivitas penjualan,

4. 76% – 100% = berarti pengendalian internal sangat berperan dalam mendukung efektivitas penjualan.

E. Jadwal dan Lokasi Penelitian

Penelitian dilakukan di kantor PT. Tolan Tiga Indonesia yang beralamat di Jl.Imam Bonjol 18 Lantai 7 Gedung Bank Sumut Medan.

Jadwal Penyelesaian Skripsi Jadwal penelitian direncanakan sebagai berikut:

Tahapan Penelitian Bulan

Sept ’09 Okt Nov Des Jan ’10 Feb Mar

Pengajuan Judul Penyelesaian Proposal Bimbingan Proposal Seminar Proposal

Pengumpulan Data dan Pengolahan Data

Penulisan Laporan Penelitian-Skripsi

Penulisan Laporan Penelitian-Skripsi Penyelesaian Laporan Penelitian Skripsi

(54)

BAB IV

HASIL PENELITIAN

A. Data Penelitian

1. Gambaran Umum dan Sejarah Singkat PT. Tolan Tiga Indonesia Medan Nama PT. Tolan Tiga Indonesia Medan pada mulanya tidaklah demikian, akan tetapi mempunyai sejarah yang tersendiri dari awal hingga nama yang seperti sekarang ini. Untuk mengetahui sejarah berdirinya disini penulis urutkan secara ringkas melalui data yang diterima dari perusahaan tempat penulis melalukan riset. Pada tahun 1921 di Sumatera Utara berdiri sebuah perusahaan perkebunan yang bernama “Societe Internationate De Plantations Et De Finance” atau disingkat “SIPEF”. Perusahaan ini adalah milik swasta asing yang bergerak dalam bidang perkebunan dengan penanam modalnya 100% adalah SIPERO-Antwerpen milik bangsa Belgia. Pada tahun yang sama berdiri pula sebuah perusahaan bernama “PT. Anglo Dutch Estate Agency” yang pemiliknya berkebangsaan Inggris dan Belanda.

Beberapa tahun kemudian tepatnya pada tahun 1949 perusahaan SIPEF bergabung dengan perusahaan Anglo Dutch Estate Agency, dengan nama PT. SIPEF/ Anglo Dutch dan kemudian tahun 1952 dirubah menjadi “PT. SIPEF ANGLO SUMATERA”. Pada tahun 1964 terjadi konfrontasi antara pemerintah Republik Indonesia dengan Belanda, maka seluruh perusahaan milik Belanda diambil oleh penguasanya, sehingga perusahaan ini berubah namanya menjadi “SIPEF ANGLO”. Bersamaan dengan itu terjadi konfrontasi antara Inggris dan

(55)

Malaysia sehingga perusahaan perkebunan ANGLO diambil oleh pemerintahan Republik Indonesia dan namanya diubah menjadi “PT. PP DWI KORA TIGA”. Kemudian pemerintahan Republik Indonesia mengambil ahli lagi PT. SIPEF dan namanya diubah menjadi “PT. EXPERA SATU”. Tetapi pada tanggal 29 April 1968 perusahaan tersebut dikembalikan kepada pemiliknya PT. ANGLO SUMATERA pada tanggal 13 Mei 1968.

Setelah berjalan beberapa tahun dan tepatnya pada bulan Desember 1971 kedua perusahaan ini bergabung kembali dengan nama “PT. SIPEF-MEDAN INDONESIA”. Tujuh tahun kemudian tepatnya bulan Desember 1978 nama perusahaan diganti menjadi PT. Tolan Tiga Indonesia (SIPEF) yang tetap bergerak dalam bidang perkebunan yang alamat kantornya sekarang ini berada di Gedung Bank Sumut Lantai 7 JL. Imam Bonjol No.18 Medan. Perusahaan ini mempunyai perkebunan yang letaknya di Kabupaten Labuhan Batu dengan nama Kebun Parlabian. Perusahaan ini merupakan anggota SIPEF dengan pemilik saham sebagian besar berkedudukan diluar wilayah Indonesia tetapi menanamkan modalnya di Indonesia. Ada beberapa perusahaan SIPEF yang terdiri:

a. PT. Tolan Tiga Indonesia - Kebun Parlabian, Kab. Labuhan Batu.

b. PT. Pangkatan Indonesia - Kebun Pangkatan, Kab, Labuhan Batu.

c. PT. Eastern Sumatera Indonesia - Kebun Bukit Maradja, Kab. Simalungun.

(56)

d. PT. Timbang Deli - Kebun Timbang Deli, Kab. Deli Serdang.

e. PT. Kerasaan Indonesia - Kebun Kerasaan, Kab, Simalungun.

f. PT. Bandar Sumatera Indonesia - Kebun Bandar Pinang, Kab, Deli Serdang.

g. PT. Bilah Platindo - Kebun Bilah, Kab. Labuhan Batu.

h. PT. Simpang Kiri Plantation Indonesia - Kebun Simpang Kiri, Aceh Timur.

i. PT. Melania Jakarta - Kebun Cibuni, Bandung, Jawa Barat.

j. PT. Agro Muko - Kebun Talang Petai, Kebun Bunga.

- Tanjung, Kebun Air Buluh di Bengkulu.

Masing-masing perkebunan tersebut merupakan perseroan terbatas yang berdiri sendiri dan PT. Tolan Tiga Indonesia sebagai kantor besar yang berkedudukan di Medan bertindak sebagai Kordinator untuk mengelola perusahaan perkebunan di Indonesia yang bergabung dengan SIPEF Group.

Setiap kebun mempunyai areal seluas kira-kira 60.000 ha. Sedangkan produk yang dihasilkan adalah karet, inti sawit dan teh yang dipasarkan keluar negeri maupun secara lokal.

(57)

2. Struktur Organisasi dan Perusahaan

Untuk mengintegrasikan kegiatan-kegiatan agar tujuan yang telah ditetapkan dapat tercapai dengan sebaik-baiknya, maka perlu dibentuk satu organisasi yang merupakan langkah pertama kearah pelaksanaan rencana yang telah disusun sebelumnya.

Agar organisasi tersebut berjalan menurut pola rencana yang telah disusun maka harus berpedoman kepada perencanaan yang telah disusun sebelumnya. Organisasi yang efisien akan membantu berhasilnya suatu badan usaha dalam mencapai tujuan. Sedangkan tujuan dari pimpinan perusahaan adalah mencapai kerjasama yang erat diantara bawahannya. Dengan demikian antara pimpinan dan kepala-kepala bagian yang lainnya harus ada koordinasi untuk menciptakan komunikasi dua arah antara pimpinan dengan bawahannya demikian juga sebaliknya.

Bagaimanapun baiknya struktur organisasi dari perusahaan ini kegiatannya tidak akan dapat berjalan dengan lancar apabila badan usaha tersebut tidak terdapat pembagian tugas ataupun pembagian kerja yang jelas.

Dari penjelasan diatas dapat disimpulkan bahwa organisasi merupakan kumpulan orang-orang yang diatur untuk menyumbangkan tenaga dan pikirannya kepada suatu tujuan tertentu. Sedangkan struktur organisasi adalah satu cara atau sistem yang menjadikan pembagian pekerjaan, pembatasan tugas, tanggungjawab dan wewenang serta menetapkan hubungan-hubungan ataupun unsur-unsur organisasi yang sah dengan yang lain, yang memungkinkan orang untuk bekerjasama dan lebih efisien dan efektif dalam pencapaian tujuan.

(58)

Struktur organisasi yang baik harus dapat dikembangkan dan diubah sesuai keadaan. Bila struktur organisasi perusahaan tidak baik, maka ada kemungkinan perusahaan akan mengalami kegagalan, sebab berhasil atau tidak suatu perusahaan sangat dipengaruhi oleh struktur organisasi yang ada, disamping faktor manusia sebagai pengelola atau yang menangani faktor-faktor produksi yang tersedia atau dimiliki perusahaan. PT. Tolan Tiga Indonesia telah mempunyai sektor organisasi yang diterapkan dapat membantu pelaksanaan kegiatan sehari-hari dalam usaha mencapai tujuannya.

Adapun fungsi dan tanggung jawab struktur organisasi pada PT. Tolan Tiga Indonesia Medan adalah sebagai berikut:

a. Presiden Director

Merupakan eksekutif tertinggi dalam perusahaan PT. Tolan Tiga Indonesia Medan yang memiliki kekuasaan dan tanggung jawab terhadap seluruh kegiatan perusahaan yang tugas utamanya adalah:

1) Memimpin, mengarahkan, mengendalikan dan mengawasi semua

pelaksanaan kegiatan yang ada di perusahaan,

2) Melakukan koordinasi dengan instansi yang ada hubungannya dengan kegiatan perusahaan,

3) Mengambil keputusan dalam segala bentuk kebijakan untuk mencapai tujuan perusahaan,

4) Mengawasi anggaran penerimaan dan belanja produksi,

5) Memutuskan persoalan-persoalan prinsipil yang tidak dapat diselesaikan oleh pembantu-pembantunya.

(59)

b. Internal Audit Departemen

Penanggungjawabnya adalah seorang manager. Manager departement ini bertanggungjawab atas terlaksananya internal control yang baik yang menyangkut finansial dan non finansial diseluruh organisasi perusahaan. Setiap lingkup aktivitasnya mencakup seluruh departement di kantor pusat Medan, demikian juga seluruh perkebunan termasuk pengolahan pabrik dan instansi lainnya.

Departement ini bertugas:

1) Mengecek pembukuan tiap departement untuk mengetahui pengeluaran pembelian tiap departement telah dilakukan dengan wajar,

2) Mengadakan invertarisasi terhadap harta-harta perusahaan baik harta tetap maupun persediaan hasil produksi perusahaan,

3) Pengecekan harga-harga barang yang dibutuhkan oleh perusahaan. c. Finance and Accounts Departement

Departement keuangan dan akuntansi dipimpin oleh seorang Direktur dibantu oleh General dan Manager sekaligus merupakan penanggung jawab terhadap kegiatan dari pada departement ini. Fungsi utama departement ini adalah menangani hal-hal yang menyangkut pembukuan dan keuangan, perpajakan dan asuransi menurut Undang-Undang dan peraturan yang berlaku. Sedangkan tugas pokoknya:

1) Menyusun anggaran setiap kebun,

2) Menyusun dan membuat laporan keuangan, 3) Menyusun anggaran belanja perusahaan,

(60)

4) Menyusun hutang piutang perusahaan,

5) Mengurus penerimaan dan pengeluaran uang kas, giro dan gaji. d. Marketing Departement

Departement ini juga dipimpin seorang Direktur yang bertanggung jawab terhadap penjualan seluruh komoditi dari semua perkebunan sepanjang tidak ditangani oleh Antwerp (yang merupakan group perusahaan SIPEF di Antwerpen). Disamping itu departement ini pun bertanggungjawab terhadap pembelian bahan baku dari pihak luar, pengaturan logistic, transportasi, pengapalan dan pergudangan.

Tugas pokok dari Marketing Departement ini adalah:

1) Mengurus dan mengatur segala sesuatu yang berhubungan dengan pemasaran dan penjualan hasil perkebunan seperti pengaturan logistic, transportasi, pengapalan, pergudangan, penagihan pembayaran dari pembeli, ketentuan perdagangan, credit rating dan resiko pasar,

2) Mengatur jadwal pengiriman hasil ke luar negeri,

3) Mengurus segala perlengkapan yang didatangkan dari luar negeri seperti pembelian mesin-mesin untuk keperluan pabrik dan alat-alat yang harus di beli dari luar negeri.

Dalam melaksanakan tugasnya Direktur Marketing Departement ini dibantu oleh manager bagian penjualan dan bagian pemasaran.

e. Estates Departement

Estate Departement adalah merupakan anggota Dewan Direksi yang membawahi 2 sub bagian yaitu bagian pembelian (purchasing section) dan bagian

(61)

teknik (engineering departement). Departement ini dipimpin atau dikepalai oleh seorang manager.

Tugas-tugas estate departement sebagai berikut:

1) Menetapkan kebijaksanaan prosedur kultur teknis untuk mendapat persetujuan pelaksanaannya dari perusahaan bersangkutan.

2) Menata semua perkebunan berpegang dan bertindak sesuai estimasi yang telah disetujui termasuk perubahannya.

3) Memonitor semua kegiatan perkebunan. f. Purchasing Section

Seksi pembelian bagian dari Estate Departement yang harus membuat laporan kepada Estate Departement. Tugasnya adalah melakukan pembelian secara terpusat atas kebutuhan perlengkapan materil kebun dan berusaha mendapatkan manfaat dari pembelian dalam partai besar. Pembelian dilakukan melalui lelang, dimana kondisi lain juga memungkinkan. Dalam pelaksanaanya Purchasing Section dibagi menjadi beberapa seksi A, B, C, D, dan seksi E yang tugasnya adalah memeriksa jenis-jenis barang dan bertanggungjawab atas kebenaran dan keberadaan barang tersebut. Tugas-tugas dari seksi-seksi tersebut adalah:

1) Seksi A

Tugas seksi A adalah memeriksa jenis-jenis barang dan bertanggungjawab atas keberadaanya. Barang-barang yang diperiksa seksi A adalah:

a) Barang-barang yang berhubungan dengan teknik, b) Barang-barang capital,

(62)

c) Spare part, WH traktor, Grade, Exacator, dan unit-unit lainnya, d) Penjualan barang-barang bekas kebun.

2) Seksi B

Tugas seksi B adalah memeriksa jenis-jenis barang dan bertanggungjawab atas keberadaanya. Barang-barang yang diperiksa seksi B adalah:

a) Barang-barang yang berhubungan dengan lapangan, b) Pestisida, insektisida, herbisida, pelumas, dan lain-lain, c) Spart part Hounting Crane, Scew Press.

3) Seksi C

Tugas seksi C adalah memeriksa jenis-jenis barang dan bertanggungjawab atas keberadaanya. Barang-barang yang diperiksa seksi C adalah:

a) Surat menyurat,

b) Kontrak berkas, dan lain-lain, c) Urusan Vulkanisir ban, d) Filling / administarasi. 4) Seksi D

Tugas seksi D adalah memeriksa jenis-jenis barang dan bertanggungjawab atas keberadaanya. Barang-barang yang diperiksa seksi D adalah:

a) Barang-barang cetakan, b) Pengiriman barang ke kebun, c) Pembelian cash,

(63)

g. Engineering Departement

Bagian teknik adalah juga bagian dari estates departement dan personalnya melapor kepada manager estates departement.

Adapun tugas dari engeneering departement antara lain:

1) Mengunjungi kebun-kebun dan melihat semua bagian-bagian atau mesin-mesin, peralatan agricultur serta kendaraan-kendaraan dirawat secara baik dan pemakaiannya seefisien mungkin,

2) Membuat rekomendasi demi kemajuan proses produksi dengan operasi secara efisien,

3) Mengadakan pengawasan terhadap pembangunan dan pemasangan peralatan baru,

4) Menjalin hubungan dengan instansi pemerintahan di bidang pengawasan, 5) Untuk terjamin semua peraturan dilaksanakan sesuai dengan ketentuan

yang ada,

6) Pengadaaan peralatan capital yang sesuai dengan situasi yang diperlukan. h. Human Resources and Development (HRAD)

HRAD mempunyai tugas dan tanggungjawab untuk:

1) Menetapkan dan melaksanakan peraturan-peraturan dan ketentuan-ketentuan demi kelancaran jalannya perusahaan di Medan,

2) Mengurus dan menyelesaikan permasalahan dibidang yang meliputi kegiatan-kegiatan:

a) Hal-hal yang menyangkut pertanahan,

(64)

c) Semua masalah yang menyangkut ketentuan dan syarat-syarat penggajian, pengobatan atau perawatan, kesejahteraan, mutasi dan lain-lain,

d) Semua yang berkaitan dengan kendaraan perusahaan di Medan,

e) Pemakaian sarana-sarana rekreasi (bungalow di Parapat dan Berastagi). 3) Mengurus program yang mantap dan pengarahan yang jelas serta terarah

dalam pengaturan tenaga kerja dan personalia yang merupakan penggerak dari maju mundurnya perusahaan yang meliputi:

a) Program kaderisasi,

(1) Penerimaan tenaga kerja (recriutment), (2) Penempatan tenaga kerja (replacement), (3) Pembinaan keterampilan,

(4) Proses tata aturan kenaikan jenjang fungsi. b) Program pendidikan staff dan karyawan, c) Pengaturan cuti,

d) Mengatur standar fasilitas yang dikaitkan dengan fungsi tugas (implementasi terhadap peraturan menteri atau kebijaksanaan-kebijaksanaan direksi dan intern perusahaan).

General Manager Departement administrasi dan tenaga kerja bertanggungjawab terhadap seluruh fungsi utama dari departement ini, sedangkan kepala operasional departement ini diangkat oleh Presiden Direktur.

(65)

i. Coorporate Affair (CA)

Sebagai sekretaris perusahaan bertanggungjawab agar perusahaan berjalan sesuai anggaran dasar perseroan dan peraturan perundang-undangan mengenai perusahaan.

Disamping itu sekretaris perusahaan berkewajiban untuk memastikan bahwa rapat-rapat pemegang saham, demikian juga rapat dewan komisaris dan direksi terlaksana dengan baik, di agendakan serta dibuat dan disiapkan pada waktunya. Aspek hukum dari laporan perusahaan harus di pedomi, semua data resmi dipelihara dan dilaksanakan sebagaimana mestinya, misalnya buku registrasi saham, buku notulen dan lain sebagainya.

Sebagai penasehat hukum diharapkan memberikan advis yang menyangkut masalah hukum. Disamping itu penasehat hukum ini berfungsi sebagai perantara. Dengan pengacara dan notaris perusahaan. Dalam hal ini tbeidak termasuk masalah tanah yang ditangani administration dan personal departement dan sebagai penasehat hukum perusahaan, bertanggungjawab juga terhadap urusan dengan BKPM dan pada waktu-waktu tertentu mengenai Pasar Bursa Jakarta. j. Environment & Conservation Departement

Departement environment&conservation ini memiliki tugas dan tanggungjawab untuk:

1. Batas area pekerjaan dan wewenang,

2. Departemen E&C menjamin untuk mematuhi peraturan dan hukum lingkungan, kesehatan dan keselamatan kerja,

(1)

Apakah harga dalam salinan faktur sudah sesuai dengan daftar harga yang telah disetujuai/diotorisasi?

Apakah harga termasuk syarat penjualan, ongkos angkut, dan potongan-potongan harus diotorisasi?

Apakah ada perbandingan independen antara tanggal dalam dokumen pengiriman dengan tanggal pada faktur penjualan, jurnal penjualan, dan berkas induk piutang usaha?

Apakah jurnal penjualan sudah dijumlah dan diposting ke buku besar dengan benar?

Apakah ada pemberian kode akun saat dokumen sumber (faktur penjualan)?

Apakah ada kegiatan perusahaan untuk melindungi produk dari kerusakan? (misalnya dari kecerobohan karyawan, kecerobohan dari pelanggan, dan lainnya)

Apakah perusahaan menyimpan produk untuk mempermudah pemrosesan order secara tepat waktu? (ada gudang dan kapasitasnya mencukupi)

Apakah bahan ditangani dan disimpan sesuai dengan hukum dan regulasi yang berlaku?

Apakah ada kegiatan perusahaan dalam memelihara catatan yang lengkap dan akurat tentang produk yang disimpan dan yang tersedia untuk dikirim?

Apakah dalam mengirim produk, memperoleh produk dan kuantitas yang tepat dari gudang?

Apakah menjamin bahwa produk dikemas secara tepat untuk meminimalkan kerusakan?

Apakah mengirim produk dengan cara yang paling efisien?

apakah menjamin pengiriman order pelanggan secara tepat waktu?

(2)

68 69

Pengawasan (monitoring)

Apakah monitoring terus menerus terjadi dalam kelangsungan operasi biasa dan meliputi kegiatan manejemen dan supervisi biasa, dan tindakan lain yang diambil oleh personil dalam melaksanakan tugas mereka yang menilai kualitas kinerja sistem pengendalian internal?

Apakah ada anggaran penjualan sebagai alat monitoring kegiatan penjualan?

Apakah tingkat persediaan dicek bila barang diambil dari gudang persediaan untuk pengiriman, dan selisih antara jumlah yang dicatat dan jumlah sebenarnya dikoreksi? Apakah eksekutif memiliki wewenang yang tepat untuk memutuskan rekomendasi auditor mana yang dipilih untuk melaksanakan audit?

Apakah ada staf yang berpengalaman dan kompeten untuk melaksanakan kegiatan audit internal?

Apakah posisi para auditor internal sudah tepat?

Apakah para auditor internal memiliki akses ke dewan direktur atau komite audit?

Apakah lingkup, tanggung jawab, dan rencana audit mereka sesuai dengan kebutuhan perusahaan?

Apakah manual kebijakan, bagan organisasi, instruksi operasi dan sejenisnya tersedia?

Apakah ada alat untuk memperoleh laporan tentang kelemahan yang terjadi, dari sumber internal maupun eksternal?(misalnya pelanggan, supplier, auditor)

Apakah laporan tentang kelemahan yang terjadi berasal dari monitoring terus-menerus?

(3)

TUJUAN PENGENDALIAN INTERNAL PENJUALAN

Eksistensi

Apakah transaksi penjualan yang dicatat telah diotorisasi oleh pihak yang berwenang?

Apakah perusahaan melakukan usaha yang sungguh-sungguh untuk mengetahui kemampuan, kecendrungan, dan tujuan kerja karyawan?

Apakah ada otorisasi kinerja karyawan didalam pengendalian internal penjualan?

Apakah ada pemisahan tugas antara fungsi pengiriman barang dengan fungsi penjualan?

Kelengkapan

Apakah transaksi penjualan telah dicatat dengan lengkap dan disertai dengan bukti pendukung?

Apakah pencatatan dalam penjualan didukung oleh bukti-bukti yang lengkap?

Akurasi

Apakah dalam proses pencatatan penjualan telah dinilai dengan benar?

Apakah ada suatu ukuran untuk mengukur tingkat kemampuan karyawan dalam melaksanakan tugasnya?

Klasifikasi

Apakah perkiraan transaksi penjualan diklasifikasikan dengan benar, agar pelaporan keuangan tidak salah saji?

(4)

Ketepatan Waktu

Apakah transaksi penjualan pada perusahaan dicatat pada tanggal (periode) yang tepat, agar laporan keuangan yang tidak salah saji?

Apakah penerimaan pesanan dari pelanggan dibayarkan pada tanggal tertentu?

Posting dan Pengikhtisaran

Apakah setelah melakukan penjurnalan langsung diposting ke Buku besar dan diikhtisarkan dengan benar?

Apakah penjualan dijurnal sesuai dengan prinsip akuntansi yang berlaku umum?

(5)

Daftar pertanyaan Efektivitas Penjualan

NO PERTANYAAN JAWABAN KUESIONER

YA Ragu-Ragu Tidak

EFEKTIVITAS PENJUALAN

1 2 3

5 6 7

Target dan Realisasi Penjualan

Apakah perusahaan mempunyai budget penjualan? Apakah budget penjualan selalu tercapai?

Apakah ada pencapaian terhadap hasil penjualan dengan budget penjualan?

Apakah ada produk dipasarkan pada lokasi yang memadai?

Apakah tenaga pemasaran yang digunakan sudah efektif? Apakah mutu produk selalu ditingkatkan setiap tahunnya? Laporan penjualan yang dihasilkan sudah memuat informasi-informasi lengkap seperti:

a. jumlah pesanan b. retur

c. informasi lainnya

Apakah ada sanksi atau denda bagi karyawan atau tenaga penjual yang tidak mampu memenuhi target penjualan? Apakah perusahaan menetapkan target penjualan minimum bagi karyawan?

Setiap unit dalam departemen penjualan telah mengintegrasikan diri untuk mencapai target penjualan? Apakah realisasi biaya yang telah dikeluarkan oleh perusahaan untuk kegiatan penjualan tidak menyimpang dari biaya yang dianggarkan?

(6)

Apakah fasilitas penjualan yang ada dalam perusahaan mendukung efektivitas perusahaan?

Anggaran dan Realisasi Biaya Penjualan

Apakah kenaikan biaya penjualan tidak diikuti dengan peningkatan laba perusahaan?

Apakah biaya penjualan yang terealisir sesuai dengan biaya penjualan yang dianggarkan?

Apakah analisis biaya penjualan berperan dalam meningkatkan laba?

Tindak Lanjut

Apakah temuan dan rekomendasi dari perusahaan telah ditindaklanjuti?

Apakah terdapat temuan dan rekomendasi pengendalian internal yang ditindaklanjuti?

Apakah auditor internal melakukan pemantauan terhadap: a. pelaksanaan follow up

b. hasil follow up yang dihasilkan

Peranan Pengendalian Internal Dalam Mendukung Efektivitas Penjualan pada PT. Tolan Tiga Indonesia

PROPOSAL PENELITIAN

PERANAN PENGENDALIAN INTERNAL DALAM

MENDUKUNG EFEKTIVITAS PENJUALAN PADA

PT.TOLAN TIGA INDONESIA

= _______

ŋ

Parts

Dokumen yang terkait

Peranan Audit Internal dalam Menunjang Efektivitas Pengendalian Internal Penjualan (PT. Marga Jasa Mekar).

Peranan Audit Internal dalam Meningkatkan Efektivitas Pengendalian Intern Penjualan PT Telkom Indonesia Tbk.

Peranan Audit Internal dalam Menunjang Efektivitas Pengendalian Internal Penjualan pada PT. Pindad (Persero).

Peranan Satuan Pengawas Internal dalam Menunjang Efektivitas Pengendalian Internal Penjualan.

Peranan Audit Internal terhadap Efektivitas Pengendalian Internal Penjualan pada PT Indo Matra Lestari.

Peranan Pengendalian Internal dalam Menunjang Efektivitas Penjualan pada PT Indo Airmas Lestari.

Peranan Controller dalam Pengendalian Penjualan Guna Menunjang Efektivitas Penjualan pada PT. Dirgantara Indonesia.

Peranan Sistem Pengendalian Internal pada Siklus Penjualan dalam Mendukung Keandalan Informasi Penjualan pada CV. Armico.

Peranan Auditor Internal dalam Meningkatkan Efektivitas Pengendalian Internal Penjualan (Studi Kasus pada PT. Berlian Makmur Yamaha).

Peranan Audit Internal Penjualan Dalam Meningkatkan Efektivitas Pengendalian Internal Perusahaan (Studi Kasus Pada PT Festo).

Dukungan

Links

Peranan Pengendalian Internal Dalam Mendukung Efektivitas Penjualan pada PT. Tolan Tiga Indonesia

PROPOSAL PENELITIAN

PERANAN PENGENDALIAN INTERNAL DALAM

MENDUKUNG EFEKTIVITAS PENJUALAN PADA

PT.TOLAN TIGA INDONESIA

= _______

ŋ

Parts

Dokumen yang terkait

Peranan Audit Internal dalam Menunjang Efektivitas Pengendalian Internal Penjualan (PT. Marga Jasa Mekar).

Peranan Audit Internal dalam Meningkatkan Efektivitas Pengendalian Intern Penjualan PT Telkom Indonesia Tbk.

Peranan Audit Internal dalam Menunjang Efektivitas Pengendalian Internal Penjualan pada PT. Pindad (Persero).

Peranan Satuan Pengawas Internal dalam Menunjang Efektivitas Pengendalian Internal Penjualan.

Peranan Audit Internal terhadap Efektivitas Pengendalian Internal Penjualan pada PT Indo Matra Lestari.

Peranan Pengendalian Internal dalam Menunjang Efektivitas Penjualan pada PT Indo Airmas Lestari.

Peranan Controller dalam Pengendalian Penjualan Guna Menunjang Efektivitas Penjualan pada PT. Dirgantara Indonesia.

Peranan Sistem Pengendalian Internal pada Siklus Penjualan dalam Mendukung Keandalan Informasi Penjualan pada CV. Armico.

Peranan Auditor Internal dalam Meningkatkan Efektivitas Pengendalian Internal Penjualan (Studi Kasus pada PT. Berlian Makmur Yamaha).

Peranan Audit Internal Penjualan Dalam Meningkatkan Efektivitas Pengendalian Internal Perusahaan (Studi Kasus Pada PT Festo).

Dokumen yang Anda mencari sudah siap untuk unduhkan