Sistem dan Prosedur Pengelolaan Persediaan

Rhein Alde N Sinulingga : Penerapan Sistem Informasi Akuntansi Persediaan Dalam Menghasilkan Informasi Yang Berguna Pada Pt.Charoen Pokphand Indonesia, 2007. USU Repository © 2009 menurut jumlah unit yang diperoleh pada masing-masing harga. Persediaan dinyatakan dengan biaya rata-rata tertimbang per unit yang sama.

c. Metode LIFO Last In First Out

Metode LIFO didasarkan pada asumsi bahwa biaya terbaru atau terakhir dari suatu unsur barang tertentu harus dibebankan ke harga pokok penjualan. Dengan demikian persediaan dilaporkan sebesar biaya terlama yang paling dini.

5. Sistem dan Prosedur Pengelolaan Persediaan

Prosedur pengelolaan persediaan dalam operasi perusahaan terdiri atas rangkaian kegiatan yang dimulai dari produksi atau pembelian, penerimaan dan penyimpanan barang serta pemakaian atau pengeluran barang untuk dijual. Dalam menjamin adanya pengawasan dan perlakuan yang seragam terhadap transaksi- transaksi yang berkaitan dengan persediaan maka perlu adanya prosedur pengelolaan persediaan yang memadai dalam perusahaan. Sistem dan prosedur pengelolaan persediaan secara komputer pada prinsipnya tidak jauh berbeda dengan sistem manual. Secara umum prosedur pengelolaan persediaan dapat dibagi atas: a. Prosedur Pembelian b. Prosedur Penerimaan dan Penyimpanan Barang c. Prosedur Penjualan Barang Masing-masing prosedur dapat dijelaskan sebagai berikut: a. Prosedur Pembelian 1 Prosedur pembelian dimulai dengan kegiatan mencetak laporan pemesanan ulang barang dagangan yang berisi nomor dan kuantitas barang yang kurang. Laporan ini ditujukan pada bagian pembelian setelah kepala Rhein Alde N Sinulingga : Penerapan Sistem Informasi Akuntansi Persediaan Dalam Menghasilkan Informasi Yang Berguna Pada Pt.Charoen Pokphand Indonesia, 2007. USU Repository © 2009 pengawas persediaan meninjau ulang dan menandatangani laporan tersebut yang mana laporan ini berfungsi sebagai permintaan pembelian. 2 Bagian pembelian setelah memilih salah satu atau lebih pemasok untuk barang yang dibutuhkan kemudian memasukkan data mengenai pembelian ini melalui terminal yang ada dalam barang pembelian. Pemilihan pemasok ini dapat dibantu laporan prestasi para pemasok yang tersedia sebagai laporan hardcopy atau peragaan softcopy pada terminal tersebut. Data yang dimasukkan ke dalam terminal tersebut meliputi nomor barang, kuantitasnya, nomor pemasok, serta tanggal tiba barang yang dipesan, setelah diverifikasi dengan program edit, data tersebut disimpan sementara dalam file data transaksi pembelian. Pada akhir setiap hari, program pesanan pembelian menyiapkan dan mencetak pesanan pembelian dari data yang dimasukkan pada hari itu. Setiap pesanan pembelian dinomori secara berurut dan diberi tanggal secara otomatis oleh program tersebut. Program pesanan pembelian dapat juga menyelipkan selembar dari tiap-tiap pesanan pembelian ke dalam file pesanan pembelian terbuka, file data transaksi pembelian. b. Prosedur Penerimaan dan Penyimpanan Barang 1 Setelah barang-barang diterima oleh bagian penerimaan barang, pertama- tama barang itu dihitung dan diperiksa fisiknya. Hasil perhitungan serta nomor persediaan kemudian dimasukkan ke dalam nomor terminal yang terisi program penerimaan persediaan bersama-sama dengan nomor pesanan pembeliannya yang diambil dari slip pengiriman persediaan. Program penerimaan persediaan on-line yang memuat file pesanan pembelian Rhein Alde N Sinulingga : Penerapan Sistem Informasi Akuntansi Persediaan Dalam Menghasilkan Informasi Yang Berguna Pada Pt.Charoen Pokphand Indonesia, 2007. USU Repository © 2009 terbuka, melakukan pengecekan data. Program tersebut akan menunjukkan adanya perbedaan pada layar monitor jika antara jumlah yang dipesan dengan jumlah yang diterima terdapat perbedaan. Apabila pesanan pembelian tidak ada ditemukan maka barang yang diterima tersebut akan ditolak dan transaksi dibatalkan. Selanjutnya program tersebut akan mencetak laporan penerimaan barang yang telah dinomori secra berurut. Satu lembar dari pelaporan tersebut dikirimkan beserta barang dagangan yang diterima ke bagian gudang. Selanjutnya bagian gudang menerima barang tersebut serta menandatangani laporan yang ada sebagai bukti barang telah diterima dan kemudian laporan tersebut diteruskan ke bagian hutang dagang untuk pencatatan hutang. 2 Pada saat penyimpanan barang di gudang perlu diperhatikan penyusunan barang-barang yang teratur dan rapi agar pada saat dibutuhkan tidak mengalami kesulitan dalam mengambilnya dan bila stock opname diadakan atas barang-barang di gudang, maka dapat dilakukan dengan mudah disamping menghemat tempat penyimpanan. 3 Selanjutnya setiap jumlah yang diterima dicatat, saldo yang ada ditambah, dan jumlah yang dipesan dikurangi yang dilakukan dalam file induk persediaan. Setiap jumlah yang diterima dicatat pada file pesanan pembelian. Pad file pemesanan ulang, setiap jumlah yang diterima dikurangi dari jumlah yang masih dalam pesanan. Waktu tenggang pesanan tersebut dimasukkan dalam riwayat pemasok. Rhein Alde N Sinulingga : Penerapan Sistem Informasi Akuntansi Persediaan Dalam Menghasilkan Informasi Yang Berguna Pada Pt.Charoen Pokphand Indonesia, 2007. USU Repository © 2009 4 Selanjutnya file persediaan berinteraksi dengan prosedur pemesanan pembelian, prosedur penerimaan barang serta prosedur pengeluaran barang. File utama adalah file induk persediaan, yang mana saldo yang tersedia pada setiap barang persediaan dimutakhirkan dengan menunjukkan pesanan, penerimaan dan penjualan barang. c. Prosedur Pengeluaran Barang Umumnya prosedur ini terjadi akibat adanya penjualan barang dagangan sebagai berikut: 1 Bagian penjualan setelah menerima pesanan dari langganan atau dari salesman perusahaan, memasukkan pesanan tersebut melalui terminal meliputi nomor pelanggan, nomor salesman, nama pemesan, jumlah dan jenis barang yang dipesan, nomor persediaan barang dagangan serta tanggal penyerahan yang dijadwalkan. 2 Program yang ada selanjutnya mengecek data kredit pelanggan dalam file induk piutang dagang, mengecek file induk persediaan untuk memverifikasi apakah jumlah dan jenis yang dipesan tersedia, jika kredit disetujui menempatkan pesanan tersebut dalam file pesanan terbuka, serta mencatat tanggal pengiriman yang diharapkan dalam jadwal pengiriman barang. 3 Kemudian dikirimkan salinan persetujuan atas pesanan yang telah disetujui oleh bagian penjualan yang dicetak disana pada suatu terminal sebelum tanggal yang dijanjikan. Sistem tersebut mengeluarkan permintaan persediaan dan salinan-salinan bukti pengiriman dari data yang tersimpan dalam file pesanan terbuka. Salinan-salinan ini dicetak dalam terminal di Rhein Alde N Sinulingga : Penerapan Sistem Informasi Akuntansi Persediaan Dalam Menghasilkan Informasi Yang Berguna Pada Pt.Charoen Pokphand Indonesia, 2007. USU Repository © 2009 gudang dan bagian pengiriman. Di bagian gudang, barang yang diminta dipersiapkan dan diserahkan ke bagian pengepakan untuk dikirim. 4 Selanjutnya bagian pengiriman memasukkan jumlah barang yang siap dikirim melalui terminal. 5 Berdasarkan data dari bagian bagian pengiriman dan data pelanggan dari file induk piutang, program pembuatan dokumen mencetak slip pengiriman dan lembar-lembar bukti muatan. Program tersebut juga mengurangi saldo yang tersedia dalam file induk persediaan dan memutakhirkan file pesanan barang terbuka, untuk mencerminkan pengiriman tersebut jika barang yang dipesan ulang terdapat pada pengiriman tersebut, maka notasi dimasukkan dalam pesanan terbuka dan pemesanan ulang ditutup. Bagian pengiriman menyertakan slip pengiriman dalam barang tersebut, menyerahkannya ke bagian pengangkutan dan meminta tanda tangan pengangkut pada bukti muatan.

E. Sistem Informasi Akuntansi untuk pengolahan data persediaan

Kemampuan komputer dalam melakukan kombinasi prosedur-prosedur yang terpisah merupakan suatu aplikasi yang cukup penting dalam pemrosesan data. Dengan menggunakan komputer pengolahan data akuntansi menjadi lebih cepat dan akurat. Pengolahan data persediaan yang juga merupakan bagian dari akuntansi akan melalui proses yang sama dengan proses pengolahan data akuntansi secara umum apabila digunakan komputerisasi Dalam pengolahan data akuntansi persediaan dikenal arsip induk, arsip transaksi dan tabel data Extract File yang menggunakan berbagai macam media. Arsip