F. Jenis-jenis Pekerjaan Kantor
Bila kita perhatikan dari segi kata, maka perkataan tata usaha merupakan kata majemuk yang terdiri dari 2 dua kata yaitu : tata dan usaha.
Tata adalah suatu aturan atau peraturan yang harus di taati. Sedangkan usaha adalah kegiatan dengan menggunakan tenaga, pikiran atau badan untuk mencapai
suatu maksud. Jadi menurut arti katanya, tata usaha berarti suatu aturan atau peraturan yang terdapat dalam surat untuk proses penyelenggaraan kerja.
Ditinjau dari aktivitas pokoknya, tata usaha adalah kegiatan untuk mengadakan pencatatan dan penyusunan keterangan-keterangan, sehingga
keterangan-keterangan itu dapat dipergunakan secara langsung sebagai bahan informasi bagi pimpinan orang yang bersangkutan atau diperoleh oleh pihak siapa
saja yang membutuhkannya. Dalam kegiatan administrasi secara luas, tata usaha merupakan kegiatan
penunjang yang merupakan proses penyelenggaraan organisasi secara menyeluruh. Pengertian tata usaha menurut Gie 2000:16 adalah : segenap
rangkaian kegiatan menghimpun, mencatat, mengolah, mengadakan, mengirim, dan menyimpan keterangan-keterangan yang diperlukan dalam setiap usaha
kerjasama. Sedangkan menurut Wursanto 2004:15 mengatakan bahwa tata usaha
adalah kegiatan mengadakan pencatatan, penyusunan, keterangan-keterangan yang digunakan secara langsung, sebagai bahan informasi bagi pimpinan orang
yang bersangkutan dan dapat dipergunakan oleh siapa saja yang membutuhkannya.
Universitas Sumatera Utara
Jadi tata usaha mempunyai fungsi pelayanan yang berwujud 6 enam pola pembuatan Gie, 2000:16, yaitu:
1. Menghimpun .
Kegiatan-kegiatan mencari dan mengusahakan terjadinya segala keterangan yang tadinya belum ada sehingga siap untuk dipergunakan bila
diperlukan. 2.
Mencatat Kegiatan membubuhkan dengan berbagai peralatan tulis keterangan-
keterangan yang diperlukan sehingga berwujud tulisan yang dapat dibaca, dikirim, dan disimpan. Dalam perkembangan teknologi modern sekarang
termasuk pula dengan alat-alat perekaman suara sehingga dapat didengar, misalnya “pencatatan” pada pita rekam.
3. Mengolah
Bermacam-macam kegiatan mengerjakan keterangan-keterangan dengan maksud menyajikan dalam bentuk yang lebih berguna.
4. Menggandakan
Kegiatan memperbanyak dengan berbagai cara dan alat sebanyak jumlah yang diperlukan.
5. Mengirim
Kegiatan menyampaikan dengan berbagai cara dan alat dari satu pihak kepada pihak lain.
6. Menyimpan
Kegiatan menaruh dengan berbagai cara dan ditempat tertentu yang aman.
Universitas Sumatera Utara
Sedangkan menurut Terry 2003:20, kegiatan pokok tata usaha dapat diperinci dalam 7 tujuh jenis kegiatan sesuai dengan perbandingan persentase
antara lain :
Tabel 3.1 Kegiatan Pokok Usaha
Bahan Pekerjaan Waktu yang Diperlukan
Typing mengetik Calculating menghitung
Checking memeriksa Filling menyimpan
Telephoning menelepon Duplicating menggandakan
Mailing mengirim Other lain-lain
24,6 19,5
12,3 10.2
8,8 6,4
5,5 12,7
Jumlah 100
Sumber : Moekijat 2003:22
Adapun pekerjaan tentang surat-menyurat sebagai salah satu pekerjaan kantor adalah sebagai berikut:
1. Penanganan Surat
Kegiatan yang dimulai dari penerimaan dan pencatatan surat masuk dan surat keluar sampai dengan pengiriman dan penyimpanan.
Universitas Sumatera Utara
2. Penyimpanan Surat
Surat dapat disimpan apabila selesai diolah dan dikembalikan ke bagian komersil. Surat disimpan menurut pedoman atau aturan tertentu yang telah
ditentukan terlebih dahulu sedemikian rupa, sehingga setiap surat bila diperlukan dapat ditemukan kembali dengan cepat dan tepat.
3. Membuat Laporan
Merupakan suatu alat untuk melaksanakan kegiatan-kegiatan dalam perencanaaan, pengendalian, pengawasan dan pengambilan keputusan.
4. Korespondensi
Kegiatan mulai penyusunan konsep surat sampai dengan surat siap dikirim.
5. Penggandaan
Kegiatan untuk memperbanyak dokumen-dokumen baik dikirim maupun disimpan sebagai arsip.
6. Penandatanganan Surat
Setelah surat siap diketik, dibaca kembali, diperiksa dan kemudian disampaikan terhadap bagian yang bersangkutan untuk ditandatangani dan
dibubuhi stempel. Sedangkan menurut Well dan Robinson 2000:89 pekerjaan kantor dapat
diperinci dalam pekerjaan-pekerjaan sebagai berikut: 1.
Menerima pesanan-pesanan, mengantarkan dan mengirimkan dengan kapal.
2. Membuat rekening.
Universitas Sumatera Utara
3. Surat menyurat, mendikte, dan mengetik.
4. Menyimpan warkat
5. Menyampaikan hutang dan mengumpulkan perhitungan-perhitungan yang
belum diselesaikan. 6.
Mengurus, membagi-bagi dan mengirimkan surat-surat ke pos. 7.
Pekerjaan memperbanyak warkat dan membubuhkan alamat. 8.
Macam-macam pekerjaan seperti menelepon, menerima tamu, pekerjaan pesuruh.
9. Tugas-tugas khusus dengan maksud untuk menyelesaikan sistem,
menghapuskan pekerjaan yang tidak perlu. 10.
Membuat warkat-warkat dan mencatat data yang tidak diinginkan.
Ciri-ciri dari pada pekerjaan kantor meliputi: 1.
Suatu pekerjaan yang bersifat memudahkan atau yang bersifat meringankan.
2. Suatu pekerjaan yang memberi pelayanan.
3. Volume ditentukan oleh pihak luar.
4. Sumbangan secara tidak langsung bagi keuntungan.
5. Isi mencakup seluruh kegiatan beserta waktu yang digunakan.
6. Pemencaran Moekijat, 2001:26.
G. Pengertian Kelancaran Pekerjaan
Kategori