BAB I PENDAHULUAN
A. Latar Belakang
Pada umumnya semua organisasi baik swasta maupun pemerintah tidak terlepas dari berbagai pekerjaan untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan.
Agar tujuan tersebut tercapai dengan baik maka diperlukan administrasi perkantoran yang baik. Administrasi perkantoran sebagai rangkaian tugas dari
keseluruhan pekerjaan kantor dan tindakan yang secara sadar dilakukan kearah tercapainya tujuan yang ditetapkan. Administrasi perkantoran memegang peranan
penting dalam menentukan berhasilnya suatu organisasi melalui proses penyelenggaraan setiap usaha kerja sama sekelompok orang untuk mencapai
tujuan tertentu. Administrasi perkantoran adalah rangkaian aktivitas merencanakan,
mengorganisasikan mengatur dan menyusun, mengarahkan memberikan arah dan petunjuk, mengawasi, mengendalikan melakukan kontrol, sampai
menyelenggarakan secara tertib sesuatu hal. Dalam melaksanakan pekerjaan administrasi pada setiap organisasi harus diperhatikan proses kerja dan
administrasi perkantoran. Dengan melakukan administrasi setiap keterangan penting dicatat supaya dapat diolah oleh bagian tata usaha, kepegawaian, dan
kearsipan. Administrasi perkantoran merupakan kegiatan yang berkaitan dengan
penanganan informasi yang diperlukan oleh pimpinan dalam proses pengambilan
Universitas Sumatera Utara
keputusan yang menyangkut kepentingan dan tujuan organisasi. Selain itu juga administrasi perkantoran merupakan pusat komunikasi yang sangat penting untuk
seluruh unit yang ada didalam organisasi. Adapun fungsi administrasi perkantoran menurut H. Mac Donald office
management adalah:
1. Faktor-faktor fisik dalam kantor Physical factor
2. Biaya perkantoran office costs
3. Haluan atau kebijakan perkantoran office policies
4. Kepegawaian perkantoran office personel
5. Metode perkantoran office methods
6. Perlengkapan perkantoran office equipment
Administrasi perkantoran yang ada pada suatu organisasi harus dapat berperan dengan baik dan lancar, sehingga diharapkan dapat menjamin efisiensi
kegiatan organisasi, membantu kelancaran perkembangan organisasi serta dapat menyediakan keterangan-keterangan yang dibutuhkan oleh kantor.
Peranan administrasi perkantoran sangat penting pada suatu kantor yang berfungsi sebagai alat mencapai tujuan organisasi. Administrasi perkantoran
merupakan sarana bagi organisasi untuk dapat berkembang dengan baik, sebab segala sesuatu yang dilakukan didalam organisasi atau perusahaan harus
berhubungan dengan administrasi. Administrasi perkantoran meliputi kegiatan mengurus dan melaksanakan administrasi perkantoran yaitu: Menghimpun,
Mencatat, Mengolah, Menggandakan, Mengirim, Menyimpan keterangan secara
Universitas Sumatera Utara
tertulis, Pelayanan tamu, Pelayanan telepon, Pelayanan keuangan, Pelayanan umum, Pelayanan surat menyurat dan ekspedisi.
Unsur-unsur manajemen administrasi perkantoran menurut G.R. Terry dengan istilah The six M’S in management 6M didalam manajemen yaitu:
1. Manusia pelaksana yang handal dan terampil
2. Money ketersediaan dana
3. Mesin perlengkapan mesin-mesin sebagai alat bekerja, apabila
diperlukan 4.
Metode cara 5.
Material sarana dan prasarana 6.
Market pemasaran, pemasyarakatan dan pembudayaan Berdasarkan penjelasan sebelumnya dapat diketahui bahwa administrasi
perkantoran mempunyai fungsi yang sangat penting dan utama dalam suatu organisasi, dimana keberhasilan dalam pencapaian tujuan organisasi sangat
ditentukan oleh administrasi yang baik. Administrasi perkantoran yang baik memegang peranan penting dalam menentukan arah maupun ukuran untuk
menilai sampai seberapa jauh usaha yang sudah dilakukan maupun yang sudah berhasil. Jadi, tanpa dukungan administrasi yang baik, aktivitas suatu organisasi
akan terganggu. Pada Bagian Akademik Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara
peranan perkantoran juga sangat diperlukan demi kelancaran pekerjaan kantor. Untuk itu penulis melakukan penelitian tentang peranan administrasi perkantoran
Bagian Akademik Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara. Mengenai apa
Universitas Sumatera Utara
saja yang merupakan pelaksanaan administrasi perkantoran selama ini di bagian akademik yang menunjang kelancaran pekerjaan kantor itu sendiri. Apabila ada
salah satu kegiatan administrasi yang tertunda pelaksanaannya tentu akan mengganggu ataupun menghambat kelancaran pekerjaan kantor lainnya.
Dari uraian di atas bahwa administrasi perkantoran mempunyai peranan penting dalam menentukan keberhasilan yang ditetapkan, oleh sebab itu
administrasi perkantoran harus dikelola dengan baik agar pekerjaan kantor dapat berjalan dengan baik.
Sehubungan dengan hal di atas penulis tertarik melakukan observasi dengan memilih judul “PERANAN ADMINISTRASI PERKANTORAN
DALAM MEMPERLANCAR PEKERJAAN KANTOR PADA BAGIAN AKADEMIK FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS SUMATERA UTARA”
B. Perumusan Masalahan
Kategori