2. Perancangan dan Pengendalian Formulir
Aktivitas-aktivitas ketatausahaan menghimpun, mencatat, mengirim, atau menyimpan berbagai informasi dalam kantor untuk sebagian besar
mempergunakan formulir form. Formulir ialah lembaran kertas atau kertas lepas berukuran tertentu yang telah dipersiapkan terlebih dahulu setelah dicetak dengan
uraian-uraian, kolom-kolom, garis-garis, atau ruang-ruang untuk menghimpun, mencatat, atau menyampaikan informasi yang diperlukan.
Menurut ahli perancang formulir Kronval 2007:162, formulir adalah selembar kertas atau kartu yang dipotong menurut suatu ukuran tertentu dimana
akan dibuat pencatatan-pencatatan dan biasanya dicetak dengan garis-garis, tulisan, tanda-tanda, dan hal lain yang umum atau sering berulang kembali dalam
peristiwa-peristiwa yang berlain-lainan yang memerlukannya, sedangkan apa yang bersangkutan dengan peristiwa dinyatakan dengan jalan mengisi, mencoret,
dan menandai. Menurut Littlefield dkk 2007:163, adapun kegunaan yang diberikan oleh
formulir adalah sebagai berikut: 1.
Formulir-formulir membuat jelas keterangan apa yang harus dihimpun dan disampaikan.
2. Formulir-formulir menyediakan suatu letak tertentu bagi setiap
butir keterangan yang diperlukan, dengan demikian memudahkan pencatatan, pengolahan, dan penunjukan data.
3. Formulir-formulir menghapuskan perlunya menyalin kembali
informasi yang bersifat pengulangan atau baku.
Universitas Sumatera Utara
4. Formulir-formulir memudahkan pemakaian lembaran-lembaran
ganda, karena secara luas dapat menyederhanakan prosedur- prosedur.
5. Formulir-formulir memberi tanda pengenal kepada warkat-warkat
dan memudahkan penyimpanan serta penunjukan dikemudian hari. Sesuatu formulir biasanya diadakan untuk maksud atau keperluan tertentu.
Menurut Myers Gie, 2007:164, formulir-formulir pada umumnya dapat diciptakan dan dipergunakan untuk 18 delapan belas macam keperluan sebagai
berikut: 1.
Mengakui to acknowledge 2.
Menyetujui to agree 3.
Melamar to apply 4.
Menguasakan to authorize 5.
Membatalkan to cancel 6.
Menerangkan to certify 7.
Menuntut to claim 8.
Menaksir to estimate 9.
Melanjutkan to follow-up 10.
Mengenali to identify 11.
Memberi petunjuk to instruct 12.
Memberitahu to notify 13.
Memesan to order 14.
Mencatat to record
Universitas Sumatera Utara
15. Melaporkan to report
16. Memohon to request
17. Mengedarkan to route
18. Menjadwal to schedule
E. Sasaran Kegiatan Administrasi Perkantoran
Kategori