Informasi sangat penting bagi pimpinan untuk mengambil keputusan yang baik. Untuk lebih jelasnya mengenai pengertian administrasi perkantoran, penulis
menguraikan beberapa pendapat para ahli antara lain : administrasi adalah proses penyelenggaraan yang menunjang proses pengertian pekerjaan yang langsung
mengerjakan tercapainya usaha kerjasama Gie, 2009:10. Administrasi adalah keseluruhan proses pelaksanaan usaha bersama yang
dilakukan oleh dua orang manusia atau lebih untuk mencapai tujuan yang ditentukan sebelumnya Siagian, 2002:2.
Dari kedua pendapat para ahli diatas dapat diambil kesimpulan bahwa administrasi perkantoran adalah tugas penataan dari pimpinan organisasi untuk
merencanakan, mengawasi dan mengorganisasikan segenap pekerjaan kantor tersebut untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Administrasi perkantoran
adalah meliputi pengertian manajemen karena merupakan salah satu unsur administrasi yaitu unsur yang telah menggerakkan karyawan dan mengarahkan
segenap tujuan organisasi yang bersangkutan benar-benar tercapai Gie, 2002:61. Berdasarkan defenisi diatas dapat disimpulkan bahwa administrasi
merupakan suatu proses penyelenggaraan dalam setiap usaha kerjasama sekelompok orang untuk mencapai tujuan tersebut.
B. Peranan dan Tujuan Administrasi Perkantoran 1. Peranan Administrasi Perkantoran
Pekerjaan kantor meliputi pengumpulan data dan pencatatan. Pengolahan informasi dan pencatatannya untuk kepentingan organisasi baik didalam maupun
Universitas Sumatera Utara
diluar organisasi. Peranan administrasi yang malaksanakan pekerjaan kantor Gie, 2004:31 adalah:
1. Melayani pelaksanaan pekerjaan-pekerjaan operatif untuk mencapai
tujuan dari suatu organisasi. Administrasi melayani pelaksanaan pekerjaan-pekerjaan operatif dengan
menyediakan berbagai keterangan-keterangan yang diperlukan. Keterangan ini memudahkan tercapainya tujuan yang diinginkan, atau memungkinkan
penyelesaian pekerjaan operatif yang bersangkutan secara lebih baik. 2. Menyediakan keterangan-keterangan bagi pimpinan organisasi agar
dapat membuat keterangan yang tepat. Selanjutnya administrasi membantu pihak pimpinan suatu organisasi dalam
membuat keputusan dan melaksanakan tindakan yang tepat. Peranan administrasi disini adalah menyediakan keterangan-keterangan yang diperlukan.
3. Berperan menyelenggarakan kelancaran perkembangan organisasi dan sumber informasi.
Sedangkan pengertian yang ketiga adalah administrasi mempunyai peran dalam melancarkan kehidupan dan perkembangan suatu organisasi dalam
keseluruhannya.
2. Tujuan Administrasi Perkantoran
Suatu lembaga atau badan usaha yang menyelenggarakan administrasi, banyak aktivitas yang dilaksanakan. Aktivitas tersebut menyangkut segenap
kegiatan penataan atau pengaturan untuk menjamin kerjasama sekelompok orang
Universitas Sumatera Utara
dalam rangka mencapai tujuan. Kegiatan tersebut menyangkut membagi-bagi pekerjaan, mengatur keuangan, dan perlengkapan. Uraian tersebut secara tidak
langsung mengutarakan tujuan administrasi.
C. Sistem Perkantoran
Sistem terdiri dari subsistem yang berhubungan dengan prosedur yang membantu pencapaian tujuan. Pada saat diperlukan untuk melengkapi beberapa
proses pekerjaan, maka metode berisi tentang aktivitas operasional atau teknis yang akan menjelaskannya. Jadi bagian terkecil dari sistem metode atau prosedur
maupun subsistem merupakan penjabaran dari sistem organisasi yang digunakan. Beberapa manfaat digunakannya pendekatan sistem Quible dalam Sukoco
2007:31 adalah: a.
Mengoptimalkan hasil dan penggunaan sumber daya yang efisien, b.
Salah satu alat pengendali biaya, c.
Untuk mengefisiensikan aktivitas yang dilakukan dalam kantor, d.
Alat bantu pencapaian tujuan organisasi, e.
Alat bantu organisasi dalam menerapkan fungsi-fungsinya. Adapun kerugiannya adalah sebagai berikut:
a. Pengoperasian yang kurang fleksibel dan menjadikan sistem tidak
berfungsi secara optimal, b.
Tuntutan lingkungan untuk mengubah sebuah metode atau prosedur akan menyebabkan perubahan pada metode atau prosedur
bagian atau departemen yang lain,
Universitas Sumatera Utara
c. Perlunya waktu sosialisasi bagi sebuah metode, prosedur atau
sistem baru yang akan diterapkan perusahaan, d.
Kemungkinan terdapat retensi dari anggota organisasi.
1. Karateristik Sistem
Menurut Mcleod dan Shell dalam Sukoco 2007:32, sebuah sistem yang baik memiliki karateristik sebagai berikut:
a. Fleksibel. Walaupun sistem yang efektif adalah sistem yang
terstruktur dan terorganisir dengan baik, namun sebaiknya cukup fleksibel agar lebih mudah disesuaikan dengan keadaan yang sering
berubah. b.
Mudah diadaptasikan. Sistem yang baik harus cepat dan mudah diadaptasikan dengan kondisi baru tanpa mengubah sistem yang
lama maupun mengganggu fungsi utamanya. c.
Sistematis. Agar fungsi secara efektif, hendaknya sistem yang ada bersifat logis dan sistematis, yaitu sistem yang dibuat tidak akan
mempersulit aktivitas pekerjaan yang telah ada. d.
Fungsional. Sistem yang efektif harus dapat membantu mencapai tujuan yang telah ditentukan.
e. Sederhana. Sebuah sistem seharusnya lebih sederhana sehingga
lebih mudah dipahami dan dilaksanakan.
Universitas Sumatera Utara
f. Pemanfaaatan sumber daya yang optimal. Sistem yang dirancang
dengan baik akan menjadikan penggunaan sumber daya yang dimiliki organisasi dapat dioptimalkan pemanfaatannya.
2. Unsur Sistem
Secara umum, sebuah sistem yang ideal memiliki unsur sebagai berikut: a.
Input. Aliran sistem dimulai dari input dari beberapa jenis sumber daya. Di dalam area kerja, jenis input yang biasa dijumpai adalah
data, informasi dan material yang diperoleh baik dari dalam maupun luar organisasi.
b. Processing. Perubahan dari input menjadi output yang diinginkan
dilakukan pada saat pemprosesan yang melibatkan metode dan prosedur dalam sistem.
c. Output. Setelah melalui pemprosesan, input akan menjadi output,
berupa informasi pada sebuah kertas atau dokumen yang tersimpan secara elektronik. Output ini akan didistribusikan kepada bagian
atau pegawai yang membutuhkan. d.
Feedback. Pemberian umpan balik mutlak diperlukan oleh sebuah sistem, karena hal itu akan membantu organisasi untuk
mengevaluasi dan memperbaiki sistem yang ada sekarang menjadi lebih baik lagi.
e. Pengawasan. Seperti halnya element sistem yang lain pengawasan
juga memiliki dimensi internal dan eksternal. Dimensi internal
Universitas Sumatera Utara
tersebut adalah kebijakan perusahaan dan prosedur sistem yang harus ditaati. Dimensi eksternal melibatkan negara, peraturan
pemerintah, dan regulasi yang berdampak pada kebijakan sistem begitu juga etika, dan pertimbangan moral.
3. Jenis Sistem
Menurut Martin, dkk dalam Sukoco 2007:35 pada organisasi idealnya harus terdapat 4 empat jenis sistem, dimana tiap jenisnya melayani tingkatan
organisasi yang berbeda. Sistem tersebut antara lain: a.
Sistem pada tingkatan operasional, yaitu: informasi yang memonitor tiap aktivitas administrasi di kantor dan diharapkan
dapat menjawab pertanyaan rutin. b.
Sistem pada tingkatan staf perkantoran, yaitu: sistem informasi yang mendukung pekerjaan yang dilakukan oleh pegawai teknis
maupun pegawai administrasi. c.
Sistem pada tingkatan manajemen, yaitu: sistem informasi yang mendukung aktivitas perencanaan, pengorganisasian, pengarahan,
pengawasan dan pengambilan keputusan yang dilakukan oleh atasan atau manajer tingkat menengah.
d. Sistem pada tingkatan strategis, yaitu: sistem informasi yang
mendukung aktivitas jangka panjang strategis yang dilakukan manajer senior. Sistem ini ditujukan untuk menangani masalah
Universitas Sumatera Utara
yang tidak rutin terjadi dan membutuhkan pertimbangan, evaluasi dan solusi yang tidak normal.
D. Kontrol Perkantoran 1. Sistem dan Sasaran Kontrol
Dalam pelaksanaan setiap bidang pekerjaan apapun yang sebaik-baiknya tentu perlu dilakukan perencanaan pengontrolan. Perencanaan dan pengontrolan
merupakan 2 dua bagian dari sesuatu proses penyelenggaraan untuk mencapai tujuan tertentu. Perencanaan menjadi taraf permulaan dari proses kontrol
perkantoran dan mengandung aktivitas-aktivitas melihat ke depan, memikirkan jauh sebelumnya, dan menggambarkan lebih dulu sebagai landasan untuk
pelaksanaan kegiatan-kegiatan mencapai tujuan yang diinginkan, sedangkan pengontrolan dan tindakan-tindakan pembetulannya adalah tahap akhir dari proses
penyelenggaraan. Pengontrolan adalah keseluruhan aktivitas mengawasi, memeriksa,
mencocokkan, dan mengendalikan segenap kegiatan agar berlangsung sesuai dengan rencana yang ditetapkan dan hasil yang dikehendaki. Pengontrolan
tidaklah semata-mata dimaksudkan untuk menemukan dan membetulkan kesalahan-kesalahan, melainkan justru untuk mencegah terjadinya kekeliruan-
kekeliruan atau penyimpangan-penyimpangan yang sebetulnya dapat dihindari sebelum terlambat.
Menurut Brech Gie, 2007:154 kontrol adalah kegiatan mencocokkan pelaksanaan tugas yang baru berjalan terhadap ukuran baku yang telah ditetapkan
Universitas Sumatera Utara
sebelumnya dalam rencana-rencana dengan maksud untuk menjamin tercapainya kemajuan yang cukup dan pelaksanaan tugas yang memuaskan, juga “mencatat”
pengalaman yang diperoleh dari pelaksanaan rencana-rencana yang telah ditetapkan sebagai suatu petunjuk bagi tindakan-tindakan di waktu mendatang.
Langkah-langkah yang sering berlangsung dalam pengontrolan adalah sebagai berikut:
1. Penentuan standart atau ukuran yang baku yang akan menjadi
patokan. 2.
Pengukuran atau penilaian terhadap kegiatan-kegiatan yang senyatannya dijalankan hasil kegiatan-kegiatan tersebut
3. Perbandingan antara pelaksanaan kegiatan-kegiatan atau hasil-
hasilnya dengan patokan yang telah ditentukan untuk mengetahui penyimpangan atau perbedaan yang terjadi.
4. Pembetulan terhadap penyimpangan atau perbedaan yang terjadi
agar semua kegiatan atau hasilnya sesuai dengan yang telah ditentukan.
Bahan-bahan dan metode-metode untuk menjalankan pengontrolan antara lain adalah:
a. Laporan dari pelaksanaan kegiatan yang diberikan secara lisan atau
tulisan dan secara berkala atau sewaktu-waktu atas permintaan. b.
Penelaahan terhadap buku catatan tugas atau hasil kerja, jadwal kegiatan bahan kemajuan pekerjaan, ataupun grafik lainnya.
Universitas Sumatera Utara
c. Survey atau inspeksi setempat dimana kegiatan-kegiatan
dijalankan. d.
Wawancara dengan pelaksana-pelaksana tugas yang bersangkutan. Dalam segi pelaksanaan pekerjaan yang paling umum dapat dijadikan
sasaran pengontrolan adalah: a.
Jumlah hasil kerja segi kuantitas. b.
Mutu hasil kerja segi kualitas. c.
Pegawai kesungguhan, kerajinan, dan kecakapan kerjanya. d.
Uang pemakaiannya secara sah dan efisien. e.
Barang perbekalan pembelian, penggunaan dan pemeliharaan yang betul.
f. Ruang kerja penataan dan pemakaiannya yang baik.
g. Waktu penggunaannya untuk kepentingan organisasi yang
bersangkutan. h.
Metode kerja. Dalam tata usaha sebagai suatu bidang kerja perlu dilakukan pengontrolan.
Pengontrolan harus dijalankan dalam setiap organisasi, karena apabila tidak dilakukan pengontrolan dapat mengakibatkan kerugian-kerugian yang cukup
parah. Untuk menjalankan agar tata usaha terlaksana secara baik dan hemat,
setiap organisasi harus mempunyai manajer kantor yang benar-benar cakap. Pemimpin kantor mempunyai kewajiban untuk mengontrol segenap aktivitas tata
usaha.
Universitas Sumatera Utara
Menurut Leffingwell dalam Gie 2007:156, idealnya 12 dua belas tindakan kontrol yang hendak dijalankan oleh para manajer kantor, yaitu:
1. Merencanakan dan menentukan jadwal bagi pekerjaan setiap hari
secara tertulis. 2.
Mengusahakan agar pekerjaan dimulai pada waktu yang telah ditentukan.
3. Menghitung banyaknya pekerjaan yang tidak terselesaikan.
4. Menghitung banyaknya pekerjaan yang harus dilaksanakan.
5. Mengatur jumlah tenaga pekerja yang dibutuhkan sesuai dengan
pekerjaan. 6.
Memeriksa jumlah hasil tenaga pekerjaan setiap hari. 7.
Mendesak agar tercapai hasil dari pekerjaan sehari penuh. 8.
Memeriksa petunjuk-petunjuk baku yang telah ditetapkan bagi pelaksanaan sesuatu pekerjaan.
9. Merencanakan tugas pengawasan sehari-hari untuk jangka waktu
seminggu. 10.
Menetapkan pemeriksaan menyeluruh setiap hari terhadap pemeliharaan alat-alat kantor.
11. Menetapkan pemeriksaan menyeluruh terhadap penyimpanan
warkat dan arsip. 12.
Berusaha mengenal bawahannya.
Universitas Sumatera Utara
2. Perancangan dan Pengendalian Formulir
Aktivitas-aktivitas ketatausahaan menghimpun, mencatat, mengirim, atau menyimpan berbagai informasi dalam kantor untuk sebagian besar
mempergunakan formulir form. Formulir ialah lembaran kertas atau kertas lepas berukuran tertentu yang telah dipersiapkan terlebih dahulu setelah dicetak dengan
uraian-uraian, kolom-kolom, garis-garis, atau ruang-ruang untuk menghimpun, mencatat, atau menyampaikan informasi yang diperlukan.
Menurut ahli perancang formulir Kronval 2007:162, formulir adalah selembar kertas atau kartu yang dipotong menurut suatu ukuran tertentu dimana
akan dibuat pencatatan-pencatatan dan biasanya dicetak dengan garis-garis, tulisan, tanda-tanda, dan hal lain yang umum atau sering berulang kembali dalam
peristiwa-peristiwa yang berlain-lainan yang memerlukannya, sedangkan apa yang bersangkutan dengan peristiwa dinyatakan dengan jalan mengisi, mencoret,
dan menandai. Menurut Littlefield dkk 2007:163, adapun kegunaan yang diberikan oleh
formulir adalah sebagai berikut: 1.
Formulir-formulir membuat jelas keterangan apa yang harus dihimpun dan disampaikan.
2. Formulir-formulir menyediakan suatu letak tertentu bagi setiap
butir keterangan yang diperlukan, dengan demikian memudahkan pencatatan, pengolahan, dan penunjukan data.
3. Formulir-formulir menghapuskan perlunya menyalin kembali
informasi yang bersifat pengulangan atau baku.
Universitas Sumatera Utara
4. Formulir-formulir memudahkan pemakaian lembaran-lembaran
ganda, karena secara luas dapat menyederhanakan prosedur- prosedur.
5. Formulir-formulir memberi tanda pengenal kepada warkat-warkat
dan memudahkan penyimpanan serta penunjukan dikemudian hari. Sesuatu formulir biasanya diadakan untuk maksud atau keperluan tertentu.
Menurut Myers Gie, 2007:164, formulir-formulir pada umumnya dapat diciptakan dan dipergunakan untuk 18 delapan belas macam keperluan sebagai
berikut: 1.
Mengakui to acknowledge 2.
Menyetujui to agree 3.
Melamar to apply 4.
Menguasakan to authorize 5.
Membatalkan to cancel 6.
Menerangkan to certify 7.
Menuntut to claim 8.
Menaksir to estimate 9.
Melanjutkan to follow-up 10.
Mengenali to identify 11.
Memberi petunjuk to instruct 12.
Memberitahu to notify 13.
Memesan to order 14.
Mencatat to record
Universitas Sumatera Utara
15. Melaporkan to report
16. Memohon to request
17. Mengedarkan to route
18. Menjadwal to schedule
E. Sasaran Kegiatan Administrasi Perkantoran
Sasaran yang terkena oleh rangkaian kegiatan itu pada umumnya adalah pekerjaan perkantoran Office Work walaupun demikian, sasaran kegiatan
Administrasi Perkantoran sebenarnya lebih luas lagi cakupannya. Seperti yang disusun oleh Libbey adalah sebagai berikut:
1. Ruang perkantoran Office Space; Ruang perkantoran meliputi Perkiraan
kebutuhan ruangan, Pemanasan dan peredaran udara, Pendinginan udara, Pantulan suara, Lukisan, Fasilitas kebersihan, Ruang pertemuan, Faktor
keselamatan, Pemindahan kantor, Perubahan-perubahan, Pemeliharaan. 2.
Komunikasi Communication; Komunikasi meliputi Pengiriman surat, Pelayanan pesuruh, Telepon, Susunan kabel, Sistem laporan antar kantor,
Papan pengumuman, Pelayanan menerima tamu. 3.
Kepegawaian Perkantoran Office Personnel; Kepegawaian Perkantoran meliputi Pemilihan, Perkenalan, Latihan, Pengujian, Kenaikan pangkat,
Pergantian, Sistem saran, Keterlambatan, Wawancara pemberhentian, Fasilitas ruang, Semangat kerja dan Disiplin.
4. Perabot dan Perlengkapan Furniture and Equipment; Perabot dan
perlengkapan meliputi Meja, Kursi, Meja panjang, Perlengkapan arsip,
Universitas Sumatera Utara
Ruang dan peti besi, Perabotan fungsional, Perabotan gudang, Pemeliharaan dan perbaikan, Lemari perbekalan dan penempatan rak dan
Perabot perpustakaan. 5.
Peralatan dan Mesin Appliances and Machines; Peralatan dan Mesin meliputi Mesin tik, Mesin hitung, Perlengkapan kirim surat, Perlengkapan
kebersihan, Pemeliharaan dan perbaikan, Penilaian peralatan dan mesin baru.
6. Perbekalan dan Keperluan Tulis Supplies and Stationary; Perbekalan dan
keperluan tulis meliputi Barang-barang keperluan tulis, Kertas surat, Formulir, Perbekalan kebersihan, Perbekalan penggandaan, Penilaian
perbekalan baru. 7.
Metode Methods; Metode meliputi Pengolahan bahan keterangan, Penyelidikan perkantoran, Pengukuran hasil kerja tulis, Penjadwalan
prosedur rutin. 8.
Warkat Records; Warkat meliputi Pengkoordinasian formulir, Perancangan formulir, Pelayanan surat-menyurat, Pola surat, Peninjauan
surat-menyurat, Pusat pengetikan, Metode pelaporan Typing Rools, Jadwal penyimpanan, Praktek kearsipan dan penyimpanan.
9. Kontrol Pimpinan Pelaksanaan Exclusive Controls; Kontrol pimpinan
pelaksanaan meliputi Perencanaan organisasi, Pemusatan dan pemencaran pelayaanan, Perencanaan anggaran, Perkiraan Forecasting, Pedoman
petunjuk kerja, Latihan pemindahan tugas, dan Analisis tugas pekerjaan.
Universitas Sumatera Utara
F. Jenis-jenis Pekerjaan Kantor
