4.2.2 System Design
Dari hasil analisa sistem yang telah dilakukan diatas, maka tahapan selanjutnya yang dilakukan penulis adalah merancang sistem peminjaman
peralatan broadcast yang berbasis web sebagai solusi yang diajukan untuk pengembangan dari sistem yang sedang berjalan.
Di dalam merancang sistem peminjaman peralatan broadcast yang berbasis web, tahapan proses yang diajukan penulis adalah sebagai berikut:
a. Sebelum menggunakan sistem peminjaman peralatan broadcast berbasis web
, user dari sistem ini seperti: PA Produser Assistant, staf logistik, dan kepala bagian logistik dapat meminta account ke supervisor sebagai
administrator sistem di bagian logistik untuk dapat login ke sistem tersebut. Hal ini dikarenakan yang dapat menggunakan sistem
peminjaman peralatan broadcast hanyalah ditujukan bagi user dari sistem tersebut.
b. Setelah itu PA dapat membuka sistem peminjaman peralatan broadcast berbasis web dengan menggunakan browser pada alamat situs yang
telah ditentukan misal: http:www.sppb.com. PA dapat login menggunakan username dan password
yang diberikan dari administrator. Sebelumnya sistem akan memverifikasi PA yang login,
jika PA tersebut masuk ke dalam daftar blacklist karena bermasalah, maka PA tidak dapat login untuk melakukan booking hingga
masalahnya selesai.
79
c. Kemudian terbuka halaman utama PA yang berisikan keterangan cara menggunakan sistem peminjaman peralatan broadcast berbasis web
tersebut. d. Di dalam sistem ini, PA dapat melihat daftar peralatan yang tersedia di
logistik, melihat daftar booking terakhir yang telah ia lakukan, dan tentunya dapat melakukan booking peralatan broadcast jika sudah
menyelesaikan proses peminjaman peralatan pada transaksi sebelumnya. e. Jika ingin melakukan booking peralatan, maka telah tersedia halaman
berisikan form booking peralatan broadcast. Di halaman ini PA dapat memilih peralatan apa saja yang akan di-booking dan mengisi
keterangan-keterangan yang dibutuhkan. Kemudian PA dapat merevisi booking
peralatan jika menginginkannya. Dan PA dapat menyimpan dan mencetak bukti booking untuk mengetahui nomor booking yang akan
digunakan saat proses peminjaman dilakukan. Waktu pengambilan peralatan yang dipinjam minimal adalah dua hari setelah waktu
dilakukannya proses booking, dan maksimal adalah satu bulan setelah dilakukannya proses booking.
f. Proses revisi booking dapat dilakukan PA selama dalam jangka waktu satu hari setelah proses booking awal dilakukan. Jika sudah lebih dari
satu hari maka PA tidak dapat merevisi booking tersebut. g. Kemudian terdapat pula halaman edit account yang dapat digunakan PA
untuk mengedit account jika menginginkannya. Dan PA dapat logout setelah menggunakan sistem peminjaman peralatan broadcast berbasis
web ini.
80
h. Selanjutnya, untuk staf logistik dapat login ke dalam sistem dengan menggunakan browser pada alamat situs yang telah ditentukan misal:
http:www.sppb.com. Staf logistik dapat login menggunakan username dan password yang diberikan dari administrator.
i. Dalam sistem ini staf logistik dapat melakukan proses pencarian data booking
, peminjaman, dan pengembalian peralatan broadcast. Proses pembatalan booking peralatan otomatis dilakukan sistem jika pada saat
waktu peminjaman yang telah ditentukan PA yang bersangkutan tidak mengambil peralatan yang telah ia booking dalam waktu satu hari
setelah waktu peminjaman. j. Dalam proses booking yang dilakukan PA, jika peralatan di bagian
logistik yang di-booking sudah habis maka pada saat staf logistik login ke sistem ini, dalam daftar booking terdapat halaman yang menampilkan
daftar peralatan yang telah habis untuk memenuhi permintaan transaksi. Kemudian staf logistik dapat mengklik link yang menampilkan halaman
berisikan form penyewaan peralatan broadcast ke pihak luar yang dapat dicetak untuk diberikan kepada bagian technical support.
k. Setelah staf logistik mendapatkan peralatan dari pihak luar tersebut, staf logistik dapat memasukkan data dari peralatan tersebut kedalam daftar
peralatan pihak luar yang kemudian akan masuk ke dalam daftar booking
dari PA yang telah melakukan booking peralatan tersebut. l. Pada waktu peminjaman atau pengambilan peralatan pinjaman yang
dilakukan PA, staf logistik memberikan print-out outgoing form kepada PA yang bersangkutan sebagai bukti bahwa PA tersebut talah meminjam
81
peralatan broadcast yang intinya PA dapat mengetahui nomor peminjaman dari transaksi yang telah dilakukannya.
m. Jika dalam waktu satu hari pada waktu peminjaman yang telah ditentukan PA tidak datang untuk melakukan peminjaman, maka PA
telah dianggap batal melakukan peminjaman. Namun, jika peralatan tersebut sangat dibutuhkan untuk kegiatan shooting, maka produser dari
program acaranya dapat mengambil peralatan tersebut dengan memberikan bukti booking yang dilakukan PA-nya tentunya selama
tidak lebih dari satu hari pada waktu peminjaman yang telah ditentukan. PA dapat melakukan perpanjangan masa peminjaman pada saat
peminjaman dilakukan. n. Dan pada waktu pengembalian peralatan broadcast yang dipinjaman,
staf logistik memverifikasi atau mengecek peralatan yang dikembalikan. Jika peralatan yang dikembalikan mengalami kerusakan atau hilang
akibat kelalaian pengguna, maka PA yang bersangkutan harus bertanggung jawab dan akan dimasukkan ke dalam daftar blacklist dan
tidak diperkenankan untuk meminjam peralatan broadcast hingga masalahnya terselesaikan. Staf logistik dapat memberikan print-out
incoming form sebagai bukti bahwa PA tersebut telah mengembalikan
peralatan broadcast yang dipinjam. o. Dan untuk setiap akhir bulannya, staf logistik tidak perlu lagi membuat
laporan transaksi peminjaman peralatan broadcast. Hal ini dikarenakan kepala bagian logistik dapat melihat langsung laporan transaksi
peminjaman peralatan broadcast ke dalam sistem.
82
p. Kemudian terdapat pula halaman edit account yang dapat digunakan staf logistik untuk mengedit account jika menginginkannya. Dan staf
logistik dapat logout setelah menggunakan sistem peminjaman peralatan broadcast
berbasis web ini. q. Kepala bagian logistik dapat login terlebih dahulu ke dalam sistem ini
untuk melihat laporan transaksi peminjaman peralatan broadcast tiap bulannya. Dan kepala bagian logistik dapat mencetak laporan transaksi
peminjaman peralatan broadcast tersebut. r. Dalam sistem ini kepala bagian logistik dapat melihat data daftar
peralatan broadcast yang ada pada bagian logistik. s. Kemudian terdapat pula halaman edit account yang dapat digunakan
kepala bagian logistik untuk mengedit account jika menginginkannya. Dan kepala bagian logistik dapat logout setelah menggunakan sistem
peminjaman peralatan broadcast berbasis web ini. Kemudian pada proses pengelolaan peralatan broadcast yang dapat
dilakukan oleh staf logistik dalam sistem yang diajukan ini adalah sebagai berikut:
a. Sebelum melakukan kegiatan pengelolaan peralatan broadcast, staf logistik dapat login terlebih dahulu ke dalam sistem. Sebagai catatan,
proses dari kegiatan pengelolaan peralatan broadcast ini hampir sama dengan proses dari sistem yang sedang berjalan dikarenakan proses ini
berhubungan dengan pihak luar dari bagian logistik yang tentunya bukan user dari sistem ini.
83
b. Dalam sistem ini, staf logistik dapat melakukan pengelolaan terhadap data peralatan yang ada baik meng-input dan meng-update data
peralatan broadcast jika memang diperlukan. c. Kemudian jika dalam penggunaan peralatan tersebut terjadi kerusakan
atau masalah, dalam sistem ini terdapat halaman daftar peralatan yang bermasalah. Staf logistik dapat mencetak
form ETR Equipment
Trouble Report yang berisikan daftar peralatan yang bermasalah dan
dikirimkan ke bagian maintenance untuk diperbaiki. d. Dan jika sudah selesai diperbaiki, maka bagian maintenance
mengembalikan peralatan tersebut ke bagian logistik dengan melampirkan form MSR Maintenance Services Report.
e. Selanjutnya staf logistik meng-update data peralatan yang dikembalikan berdasarkan form MSR dari bagian maintenance.
f. Staf logistik juga dapat melakukan pengajuan pembelian peralatan broadcast
yang baru kepada bagian procurement terkait dengan peralatan broadcast apa saja yang dibutuhkan dengan mengirimkan
form request peralatan baru yang divalidasi atau disetujui oleh kepala
bagian logistik berdasarkan data-data laporan terkait. g. Kemudian bagian procurement memberikan bukti dan daftar peralatan
yang telah dibeli berdasarkan request dari bagian logistik beserta peralatannya.
h. Selanjutnya staf logistik dapat meng-input data peralatan broadcast yang diberikan oleh bagian procurement ke dalam daftar peralatan yang
ada pada sistem di bagian logistik.
84
i. Setiap akhir bulannya, staf logistik tidak perlu lagi membuat laporan pengelolaan peralatan broadcast. Hal ini dikarenakan kepala bagian
logistik dapat melihat langsung laporan pengelolaan peralatan broadcast ke dalam sistem ini.
j. Kemudian staf logistik dapat logout setelah menggunakan sistem ini. k. Kepala bagian logistik dapat login terlebih dahulu ke dalam sistem ini
untuk melihat laporan pengelolaan peralatan broadcast tiap bulannya. Dan kepala bagian logistik dapat mencetak laporan pengelolaan
peralatan broadcast tersebut. l. Kemudian kepala bagian logistik dapat logout setelah menggunakan
sistem ini.
4.3.1 Use Case Model Diagram
Kategori