Sistem yang Sedang Berjalan

4.2.1.3 Struktur Organisasi bagian Logistik pada

Technical Services Department PT. Televisi Transformasi Indonesia Trans TV Jakarta Selatan Gambar 4.1 Struktur Organisasi bagian Logistik pada Technical Services Department PT. Televisi Transformasi Indonesia Trans TV. Wawancara, 5 Juli 2008

4.2.2 Sistem yang Sedang Berjalan

Proses peminjaman peralatan broadcast pada sistem yang sedang berjalan saat ini dapat digambarkan dengan use case model diagram dan activity diagram yang dilakukan berdasarkan tahapan sebagai berikut: a. PA Produser Assistant mengajukan permohonan booking peralatan broadcast dengan menulis pada kertas form booking request peralatan apa saja yang akan dipinjam, pada tanggal berapa peralatan tersebut akan dipinjam dan dikembalikan. Waktu pengambilan peralatan pinjaman minimal adalah dua hari setelah melakukan booking dan maksimal satu bulan 54 setelah melakukan booking. Dan lamanya waktu peminjaman disesuaikan dengan kebutuhan shooting. b. Kertas form booking request tersebut ditandatangani oleh PA yang bersangkutan, dan sebelum diserahkan ke bagian logistik form booking request harus divalidasi oleh Produser dari program acaranya. c. Jika PA ingin melakukan revisi, maka PA dapat mengirimkan form revisi booking request yang kemudian kembali divalidasi oleh Produser dari program acaranya dan dikirimkan ke bagian logistik. Revisi booking request dapat dilakukan selama tidak lebih dari satu hari dari waktu booking awal. d. Kemudian kertas form booking request tersebut diberikan kepada bagian logistik untuk di-input oleh staf logistik kedalam daftar booking. Dalam melakukan transaksi ini, staf logistik menggunakan aplikasi BIM Broadcast Inventory Management dengan login terlebih dahulu sebelum menggunakannya. Kemudian, staf logistik akan memeriksa terlebih dahulu apakah PA masuk dalam daftar blacklist atau tidak. Jika PA masuk ke dalam daftar blacklist, maka PA tersebut tidak dapat melakukan booking peralatan dan harus menyelesaikan masalahnya terlebih dahulu. e. Dan jika peralatan yang akan di-booking ternyata habis, maka bagian logistik dapat menyewa peralatan dari pihak luar melalui bagian technical support sesuai dengan kebutuhan 55 dengan mengajukan form penyewaan peralatan pihak luar ke bagian technical support. f. Jika bagian logistik menyewa peralatan pihak luar, bagian technical support akan memberikan peralatan pihak luar dan bukti penyewaan peralatan pihak luar ke bagian logistik pada waktu yang ditentukan. g. Staf logistik akan meng-input data peralatan pihak luar kedalam daftar peralatan pihak luar berdasarkan bukti penyewaan peralatan pihak luar dari bagian technical support. h. Kemudian satu hari setelah penyerahan form booking request, PA dapat mengambil print-out kertas bukti booking yang ditandatangani oleh staf logistik yang sedang bertugas dan PA sebagai bukti telah melakukan booking, dan akan dijadikan barang bukti saat meminjam peralatan tersebut pada hari yang telah ditentukan. i. Pada tanggal peminjaman yang telah ditentukan, yaitu pada saat shooting akan dilaksanakan, PA mengambil peralatan yang telah di-booking sebelumnya dengan membawa kertas bukti booking . Setelah itu PA diberikan kertas form bukti peminjaman out going form dari pihak logistik sebagai bukti bahwa PA tersebut telah meminjam peralatan broadcast, dan akan dijadikan barang bukti ketika mengembalikan peralatan tersebut. Kertas bukti peminjaman dari pihak logistik ditandatangani oleh staf logistik dan PA yang bersangkutan. 56 j. Jika dalam waktu satu hari dari waktu peminjaman yang telah ditentukan PA tidak datang untuk melakukan peminjaman, maka PA telah dianggap batal melakukan peminjaman dan PA harus melakukan booking ulang jika ingin meminjam kembali. Namun, jika peralatan tersebut sangat dibutuhkan untuk kegiatan shooting, maka produser dari program acaranya dapat mengambil peralatan tersebut dengan memberikan bukti booking yang dilakukan PA tentunya selama tidak lebih dari satu hari setelah waktu peminjaman yang telah ditentukan. k. Setelah shooting selesai, PA bertanggung jawab untuk mengembalikan peralatan yang dipinjam dengan lengkap dan tanpa ada kerusakan, dan tentunya dengan membawa kertas bukti peminjaman out going form. l. Kemudian staf logistik memverifikasi dan meng-input pengembalian peralatan. Jika peralatan yang dikembalikan mengalami kerusakan atau hilang akibat kelalaian pengguna, maka PA yang bertanggung jawab akan dimasukkan ke dalam daftar blacklist dan tidak diperkenankan untuk meminjam peralatan broadcast hingga masalahnya terselesaikan. Dan PA yang bermasalah akan diberikan log report form untuk digunakan dalam menyelesaikan masalahnya tersebut. m. Jika PA masuk dalam daftar blacklist, maka PA harus mengurus masalahnya tersebut dengan pihak terkait dan 57 memberikan surat pernyataan log report ke bagian logistik untuk mengubah status blacklist PA tersebut. n. Kemudian setelah dikembalikan, PA mendapatkan kertas form bukti pengembalian peralatan broadcast incoming form yang ditandatangani oleh staf logistik dan PA yang bersangkutan. o. Jika terdapat peralatan pihak luar yang dikembalikan, maka staf logistik dapat membuat form pengembalian peralatan pihak luar dan mengirimkannya beserta peralatan tersebut ke bagian technical support . p. Untuk pihak logistik, salinan berkas-berkas bukti proses peminjaman peralatan broadcast tersebut diarsipkan dan akan dipergunakan kembali sesuai dengan kebutuhan. q. Dan setiap akhir bulannya staf logistik membuat laporan transaksi peminjaman peralatan broadcast selama satu bulan dan diberikan kepada kepala bagian logistik untuk divalidasi. r. Kemudian terdapat pula halaman edit account yang dapat digunakan staf logistik untuk mengedit account jika menginginkannya. Setelah menggunakan aplikasi BIM, staf logistik dapat logout dari aplikasi tersebut. Kemudian proses pengelolaan peralatan broadcast pada bagian logistik pada sistem yang sedang berjalan saat ini digambarkan dengan berdasarkan tahapan sebagai berikut: 58 g. Selanjutnya staf berdasarkan bukti a. Sebelum melakukan kegiatan pengelolaan peralatan broadcast, staf logistik dapat login terlebih dahulu pada aplikasi BIM pada sistem yang sedang berjalan untuk menggunakannya. b. Jika dalam penggunaan peralatan tersebut terjadi kerusakan atau masalah, maka bagian logistik akan mengirimkan form ETR Equipment Trouble Report berikut dengan peralatannya ke bagian maintenance untuk diperbaiki. c. Dan jika sudah selesai diperbaiki, maka bagian maintenance mengembalikan peralatan tersebut ke bagian logistik dengan melampirkan form MSR Maintenance Services Report. d. Selanjutnya staf logistik meng-update data peralatan yang dikembalikan berdasarkan form MSR dari bagian maintenance. e. Kemudian bagian logistik dapat melakukan permintaan pembelian peralatan broadcast yang baru kepada bagian procurement jika diperlukan dengan mengirimkan form request peralatan baru yang ditandatangani oleh staf logistik yang bersangkutan dan divalidasi oleh kepala bagian logistik. f. Kemudian bagian procurement memberikan bukti pembelian peralatan beserta peralatan barunya ke bagian logistik. logistik meng-input data peralatan baru pembelian peralatan yang dikirim oleh bagian procurement ke dalam daftar peralatan yang ada pada bagian logistik. 59 h. Setiap akhir bulannya, staf logistik membuat laporan pengelolaan peralatan broadcast dan diserahkan kepada kepala bagian logistik untuk divalidasi. i. Setelah menggunakan aplikasi BIM, staf logistik dapat logout dari aplikasi tersebut. Berdasarkan proses pada sistem yang sedang berjalan dan telah dijelaskan di atas, dapat diketahui actor dan use case yang ada dalam proses tersebut, yaitu: Tabel 4.1 Daftar Actor Sistem Peminjaman Peralatan Broadcast yang Sedang Berjalan No Actor Description 1. PA Produser Assistant Orang yang mengajukan permohonan booking maupun revisi booking peralatan broadcast untuk meminjam peralatan broadcast tersebut. 2. Produser Orang yang bertanggung jawab dan mengawasi terhadap kegiatan PA pada program acaranya. Dalam hal ini memvalidasi pengajuan PA untuk mengajukan permohonan booking peralatan broadcast. 3. Staf Logistik Orang yang melayani PA dalam melakukan proses peminjaman peralatan broadcast. 4. Bagian Technical Support Bagian yang membantu bagian logistik dalam melakukan peminjaman dengan pihak luar. 5. Kepala Bagian Logistik Orang yang bertanggung jawab dan mengontrol terhadap kegiatan di bagian logistik. 6. Bagian Procurement Bagian yang mengelola permintaan pengadaan barang baik dari bagian logistik maupun dari bagian yang lain. 7. Bagian Maintenance Bagian yang merawat dan memperbaiki peralatan yang bermasalah dari bagian logistik maupun dari bagian yang lain. 8. Bagian HRD Human Resource and Development Bagian yang memberikan informasi kepada administrator tentang data karyawan yang berkaitan dengan kegiatan bagian logistik seperti data produser, PA, staf logistik, dan kepala bagian logistik. 9. Administrator Orang yang bertugas mengelola aplikasi BIM pada sistem yang sedang berjalan. 60 Tabel 4.2 Daftar Use Case Sistem Peminjaman Peralatan Broadcast yang Sedang Berjalan No Use Case Name Description Actor 1. Booking Request Use case ini menggambarkan kegiatan PA yang mengajukan pemesanan peralatan broadcast kepada bagian logistik. PA dan Produser 2. Revisi Booking Request Use case ini menggambarkan kegiatan PA yang mengajukan revisi pemesanan peralatan broadcast kepada bagian logistik. PA dan Produser 3. Validasi Booking Request Use case ini menggambarkan kegiatan produser yang memvalidasi booking peralatan maupun memvalidasi revisi booking dari PA untuk mengajukan pemesanan peralatan broadcast kepada bagian logistik. Use case ini extends use case Booking Request dan use case Revisi Booking Request . Produser 4. Verifikasi PA Use case ini menggambarkan kegiatan staf logistik yang memverifikasi PA yang mengajukan booking peralatan. Use case ini extends use case Booking Request . Staf Logistik 5. Input Booking Use case ini menggambarkan kegiatan staf logistik yang meng-input data peralatan yang dipesan PA ke dalam daftar booking. Use case ini extends use case Verifikasi PA. Staf Logistik 6. Revisi Booking Use case ini menggambarkan kegiatan staf logistik yang merevisi data peralatan yang dipesan PA ke dalam daftar booking. Use case ini extends use case Booking Request . Staf Logistik 7. Request Peralatan Pihak Luar Use case ini menggambarkan kegiatan staf logistik yang mengajukan penyewaan peralatan ke pihak luar melalui bagian technical support. Use case ini extends use case Input Booking. Staf Logistik dan Bagian Technical Support 8. Menerima Request Peralatan Pihak Luar Use case ini menggambarkan kegiatan bagian technical support yang menerima request penyewaan peralatan ke pihak luar dari bagian logistik. Use case ini extends use case Request Peralatan Pihak Luar. Bagian Technical Support 9. Menyerahkan Use case ini menggambarkan kegiatan bagian technical support yang Bagian Technical Support 61 Peralatan Pihak Luar memberikan bukti penyewaan peralatan pihak luar beserta peralatannya ke bagian logistik. dan Staf Logistik 10. Input Data Peralatan Pihak Luar Use case ini menggambarkan kegiatan staf logistik yang meng-input data peralatan ke pihak luar berdasarkan bukti penyewaan peralatan pihak luar dari bagian technical support. Use case ini extends use case Menyerahkan Peralatan Pihak Luar. Staf Logistik 11. Mengambil Form Bukti Booking Use case ini menggambarkan kegiatan PA yang mengambil form bukti booking ke bagian logistik. PA dan Staf Logistik 12. Buat Form Bukti Booking Use case ini menggambarkan kegiatan staf logistik yang membuat form bukti booking dan diserahkan ke PA. Use case ini extends use case Mengambil Form Bukti Booking. Staf Logistik 13. Peminjaman Peralatan Use case ini menggambarkan kegiatan PA yang melakukan peminjaman peralatan dengan menyerahkan form bukti booking ke bagian logistik. PA dan Staf Logistik 14. Input Peminjaman Use case ini menggambarkan kegiatan staf logistik yang meng-input data peminjaman dan memberikan outgoing form ke PA. Use case ini extends use case Peminjaman Peralatan. Staf Logistik 15. Pengembalian Peralatan Use case ini menggambarkan kegiatan PA yang melakukan pengembalian peralatan dengan menyerahkan out going form ke bagian logistik. PA dan Staf Logistik 16. Verifikasi Peralatan Use case ini menggambarkan kegiatan staf logistik yang memeriksa kelengkapan dan keadaan dan meng-input data pengembalian peralatan yang dipinjam dan memberikan incoming form ke PA dan memberikan log report form jika PA masuk dalam daftar blacklist. Use case ini extends use case Pengembalian Peralatan. Staf Logistik 17. Mengembalikan Peralatan Pihak Luar Use case ini menggambarkan kegiatan staf logistik yang mengembalikan peralatan pihak luar dengan menyerahkan form pengembalian peralatan pihak luar ke bagian technical support. Use case ini extends use case Verifikasi Peralatan. Staf Logistik dan Bagian Technical Support 62 18. Menerima Pengembalian Peralatan Pihak Luar Use case ini menggambarkan kegiatan bagian technical support yang menerima peralatan pihak luar dan form pengembalian peralatan pihak luar dari bagian logistik. Use case ini extends use case Mengembalikan Peralatan Pihak Luar. Bagian Technical Support 19. Menyerahkan Pernyataan Log Report Use case ini menggambarkan kegiatan PA yang melakukan pengembalian peralatan dengan menyerahkan surat pernyataan log report ke bagian logistik jika PA masuk dalam daftar blacklist. PA dan Staf Logistik 20. Edit Status PA Use case ini menggambarkan kegiatan staf logistik yang mengubah status blacklist PA. Use case ini extends use case Menyerahkan Pernyataan Log Report. Staf Logistik 21. Buat Laporan Transaksi Peminjaman Peralatan Broadcast Use case ini menggambarkan kegiatan staf logistik dalam melaporkan transaksi peminjaman peralatan broadcast perbulan kepada kepala bagian logistik. Staf Logistik 22. Validasi Laporan Transaksi Use case ini menggambarkan kegiatan Kepala Bagian Logistik dalam memvalidasi laporan transaksi peminjaman peralatan broadcast. Use case ini extends use case Buat Laporan Transaksi Peminjaman Peralatan Broadcast . Kepala Bagian Logistik 23. Edit Account Staf Logistik Use case ini menggambarkan kegiatan staf logistik yang mengedit account dirinya didalam aplikasi BIM. Staf Logistik 24. Request Perbaikan Peralatan Use case ini menggambarkan kegiatan staf logistik yang melakukan permintaan perbaikan peralatan broadcast ke bagian maintenance agar peralatan yang bermasalah dapat diperbaiki menggunakan form ETR Equipment Trouble Report. Staf Logistik dan Bagian Maintenance 25. Menerima Request Perbaikan Peralatan Use case ini menggambarkan kegiatan bagian maintenance yang menerima peralatan bermasalah dan form ETR dari bagian logistik. Use case ini extends use case Request Perbaikan Peralatan. Bagian Maintenance 26. Menyerahkan Peralatan yang Use case ini menggambarkan kegiatan bagian maintenance yang menyerahkan peralatan yang telah diperbaiki dan form MSR Bagian Maintenance dan Staf Logistik 63 Diperbaiki Maintenance Services Report ke bagian logistik. 27. Update Data Peralatan Use case ini menggambarkan kegiatan staf logistik yang meng-update data peralatan yang diperbaiki berdasarkan form MSR. Staf Logistik 28. Request Peralatan Baru Use case ini menggambarkan kegiatan staf logistik yang melakukan permintaan peralatan baru ke bagian procurement. Staf Logistik dan Kepala Bagian Logistik 29. Validasi Request Peralatan Baru Use case ini menggambarkan kegiatan kepala bagian logistik yang memvalidasi form request peralatan baru pada staf logistik untuk mengajukan permintaan peralatan broadcast kepada bagian procurement . Use case ini extends use case Request Peralatan Baru. Use case ini extends use case Request Peralatan Baru. Kepala Bagian Logistik 30. Menerima Request Peralatan Baru Use case ini menggambarkan kegiatan bagian procurement yang menerima request peralatan baru dari bagian logistik. Use case ini extends use case Request Peralatan Baru. Bagian Procurement 31. Menyerahkan Peralatan Baru Use case ini menggambarkan kegiatan bagian procurement yang menyerahkan peralatan baru dan bukti pembelian peralatan ke bagian logistik. Bagian Procurement dan Staf Logistik 32. Input Data Peralatan Baru Use case ini menggambarkan kegiatan staf logistik yang meng-input data peralatan baru yang diberikan oleh bagian procurement ke dalam daftar peralatan broadcast. Use case ini extends use case Menyerahkan Peralatan Baru. Staf Logistik 33. Buat Laporan Pengelolaan Use case ini menggambarkan kegiatan staf logistik dalam membuat laporan pengelolaan peralatan broadcast tiap akhir bulannya dan diberikan ke kepala bagian logistik. Staf Logistik 34. Validasi Laporan Pengelolaan Use case ini menggambarkan kegiatan dari kepala bagian logistik dalam memvalidasi laporan pengelolaan peralatan broadcast. Kepala Bagian Logistik 35. Super User Use case ini menggambarkan kegiatan administrator yang dapat memberikan semua ”perintah” ke dalam aplikasi BIM termasuk yang dapat dilakukan oleh staf logistik. Administrator 64 36. Memberikan daftar karyawan Use case ini menggambarkan kegiatan bagian HRD yang memberikan daftar karyawan yang berhubungan dengan kegiatan di bagian logistik setiap ada perubahan. Bagian HRD dan Administrator 37. Mengelola Data User Use case ini menggambarkan kegiatan administrator yang mengelola data user pada aplikasi BIM. Administrator 38. Edit Account Admin Use case ini menggambarkan kegiatan administrator yang mengedit account dirinya didalam aplikasi BIM. Administrator 65 Gambar 4.2 Use Case Model Diagram Sistem Peminjaman Peralatan Broadcast yang Sedang Berjalan 66 Gambar 4.3 Activity Diagram dari use case Booking Request 67 Pro duser PA Staf Logistik Aplikasi BIM Bagian Technica l Support Menandatangan i for m revisi booking request peralatan broad ca st Meng isi form revisi booking request peralatan broadcast Me minta va lidasi form revisi booking requ est pera latan broadca st ke produser Membuka aplika si BIM Login Tampil halaman log in Userna me dan password sa lah Menyerah kan form revisi booking request ke bagian logistik Tampil pe san ke sa lahan Username dan password benar Kl ik revisi booking Tampil ha la man utama Ap likasi Tampil hala man input NIK P A Input NIK PA Klik sub mit Sudah le wat dari 1 hari Terima kon firma si Konfirmasi ke PA Tampil pesan bata s waktu revisi sudah habi s Input data revisi boo king se suai form request boo king Tampil form revisi booking Klik submit Data salah atau tida k lengkap Data bena r dan lengkap Tampil pesan kesalahan Tamp il hasil input revisi booking Sto k peralatan tidak men cukupi Klik request peralatan pihak luar Tamp il form input reque st peralatan piha k luar Inpu t reque st peralatan piha k luar Klik submit Data salah atau tidak lengkaD pata benar dan lengkap Tamp il ha sil inpu t reque st Tampil pe san ke salahan peralatan p ihak luar Klik cetak Men yerahkan form reque st peralatan piha k luar ke bagian technical support Cetak ha sil revisi request peralatan pihak luar Menerima form request peralatan p ihak luar Logout Gambar 4.4 Activity Diagram dari use case Revisi Booking Request 68 Gambar 4.5 Activity Diagram dari use case Mengambil form Bukti Booking Gambar 4.6 Activity Diagram dari use case Menyerahkan Peralatan Pihak Luar 69 PA Staf Logistik Aplikasi BIM Membuka aplikasi B IM Tampil halaman login Menyerahkan form bukti booking ke bagian logistik Login Username dan password salah Tampil pesan kesalahan Username dan password benar Klik input peminjaman Tampil halaman uta ma Aplikasi T ampil halaman input no. booking Input no. booking Klik submit Lebih dari 1 hari T erima konfirmasi Konfirmasi ke PA Tampil pesan sudah lewat batas peminjaman Tampil halaman input peminjaman Input data peminjaman Klik submit Data salah ata u tidak lengkap Data benar dan lengkap Tampil pesan kesalahan T ampil hasil input peminjaman Menerima out going form beserta peralatan Klik cetak Cetak out going for m Menyerahkan out going form beserta peralatan ke PA Gambar 4.7 Activity Diagram dari use case Peminjaman Peralatan Gambar 4.8 Activity Diagram dari use case Pengembalian Peralatan 70 Gambar 4.9 Activity Diagram dari use case Buat Laporan Transaksi Peminjaman Gambar 4.10 Activity Diagram dari use case Menyerahkan pernyataan log report 71 Gambar 4.11 Activity Diagram dari use case Edit Account Staf Logistik Gambar 4.12 Activity Diagram dari use case Request Perbaikan Peralatan 72 Gambar 4.13 Activity Diagram dari use case Menyerahkan Peralatan yang Diperbaiki Gambar 4.14 Activity Diagram dari use case Request Peralatan Baru 73 Gambar 4.15 Activity Diagram dari use case Menyerahkan Peralatan Baru Gambar 4.16 Activity Diagram dari use case Buat Laporan Pengelolaan 74 Administrator Aplikasi BIM Membuka aplikasi BIM Tampil halaman login Login Username dan password salah Tampil pesan kesalahan Username dan password benar Memberi perintah Tampil halaman utama administrator Aplikasi Merespon perintah administrator Logout Gambar 4.17 Activity Diagram dari use case Super User 75 Gambar 4.18 Activity Diagram dari use case Memberikan daftar karyawan 76 Gambar 4.19 Activity Diagram dari use case Edit Account Admin Berdasarkan penjelasan diatas, penulis dapat menyimpulkan kekurangan dari sistem yang sedang berjalan saat ini, yaitu: a. Proses booking peralatan masih dilakukan secara manual yang memakan waktu dan tenaga dari PA dimana harus datang ke bagian logistik untuk mem-booking peralatan dengan menyerahkan form booking request dan menunggu satu hari untuk mendapatkan booking form sebagai bukti booking-nya. b. Proses input data peralatan yang di-booking yang harus dilakukan staf logistik untuk membuat booking form dapat memungkinkan 77 terjadinya human error seperti kekeliruan data yang di-input jika antrian form booking request sedang meningkat. c. Dikarenakan PA tidak mengetahui kondisi peralatan yang ingin di- boooking-nya, dan jika peralatan di logistik sedang habis, bagian logistik harus meminjam peralatan ke pihak luar sesuai dengan permintaan PA walaupun masih terdapat peralatan alternatif yang mungkin dapat digunakan untuk menggantikan peralatan yang habis tersebut. d. Kepala bagian logistik masih melihat laporan-laporan yang terkait secara manual setiap bulannya, hal ini kemungkinan dapat mengganggu kinerja dari kedua belah pihak bila sewaktu-waktu kepala bagian logistik membutuhkan laporan diluar jadwal penyusunan laporan tersebut. Dari kesimpulan diatas, penulis dapat mengajukan solusi dalam pengembangan sistem yang sedang berjalan saat ini, yaitu: Mengembangkan sistem peminjaman yang sedang berjalan menjadi sistem peminjaman peralatan broadcast berbasis web yang dapat diakses oleh PA darimana saja dan kapan saja tanpa harus datang ke bagian logistik untuk mem-booking peralatan, dan PA dapat memilih peralatan alternatif jika peralatan yang diinginkan tidak ada. Dengan sistem berbasis web ini, staf logistik tidak perlu lagi melakukan input data booking yang diajukan PA. Kemudian kepala bagian logistik juga dapat melihat laporan-laporan yang terkait secara langsung ke dalam sistem tanpa harus menuggu tiap bulannya. 78

4.2.2 System Design