D. Pengawasan Aktiva Tetap dengan Pengendalian Fisik
1. Otorisasi transaksi
Para pegawai melaksanakan tugas dan membuat keputusan yang mempengaruhi aset perusahaan. Oleh karena pihak manajemen kekurangan waktu
dan sumber daya untuk melakukan supervisi setiap aktivitas dan keputusan, mereka membuat kebijakan untuk diikuti oleh para pegawai, dan kemudian
memberdayakan mereka untuk melaksankannya. Pemberdayaan ini yang disebut sebagai otorisasi authorization adalah bagian penting dari pengendalian dan
prosedur organisasi, otorisasi sering kali didokumentasikan sebagai penandatanganan, pemberian tanda paraf, atau memasukkan kode otorisasi atas
dokumen atau catatan transaksi. Para pegawai yang memproses transaksi harus memverifikasi keberadaan
otorisasi yang sesuai. Auditor meninjau transaksi untuk memverifikasi otorisasi yang memadai, karena ketidakberadaan otorisasi yang memadai menunjukkan
kemungkinan masalah pengendalian. Beberapa aktivitas atau transaksi tertentu
terjadi karena keadaan khusus, sehingga pihak manajemen memberikan otorisasi khusus
specific authorization agar dapat dilaksanakan, sebaliknya pihak manajemen dapat memberi otorisasi pada pegawai untuk menangani transaksi
rutin tanpa persetujuan khusus, atau disebut sebagai prosedur otorisasi umum
general authorization. Universitas Sumatera Utara melakukan pengendalian fisik dengan sistem otorisasi, seperti pemakaian gedung atau aset lain yang harus
disetujui kepala bagian perlengkapan atau pegawai yang bersangkutan. Contoh otorisasi yang berkaitan dengan aktiva tetap:
• otorisasi reparasi aktiva tetap, • otorisasi surat order pembelian aktiva tetap,
• otorisasi penghapusan aktiva tetap, • otorisasi investasi ,
• otorisasi surat perintah kerja, • otorisasi pemindahan aset.
2. Pemisahan tugas
Pengendalian internal yang baik mensyaratkan bahwa tidak ada pegawai yang diberi tanggung jawab terlalu banyak. Seorang pegawai seharusnya tidak
berada dalam posisi untuk melakukan penipuan dan menyembunyikan penipuan atu kesalahan yang tidak disengaja. Ada dua penerapan yang umum dari prinsip
ini:
Aktivitas –Aktivitas Terkait. Aktivitas-aktivitas terkait seharusnya ditugaskan
ke karyawan yang berbeda misalnya dalam hal pembelian dan penjualan. Ketika seseorang ditugaskan untuk seluruh aktivitas terkait, maka potensi kesalahan dan
ketidakteraturan akan meningkat, jika aktivitas pembelian hanya dilakukan oleh satu karyawan maka pesanan dapat diberikan kepada teman atau pemasok yang
memberikan suap. Perhitungan dan pemeriksaan fisik secara sekilas yang dilakukan pada saat menerima barang, yang dapat menimbulkan kesalahan dan
kualitas barang yang jelek, bahkan faktur palsu bisa disetujui untuk dibayar.
Akuntabilitas atas Aset . Penciptaan akuntabilitas dengan pencatatan atas aset
yang seharusnya terpisah dari penjagaan fisik aset tersebut. Ketika seseorang melakukan pencatatan aset yang seharusnya ada, dan orang yang berbeda yang
melindungi aset, pelindung aset tersebut tidak akan menggunakan aset untuk kepentingan pribadi. Universitas Sumatera Utara juga melakukan Pemisahan
tugas antara pemakai aktiva tetap dengan fungsi akuntansi aktiva tetapnya.
3. Dokumen dan Catatan yang memadai
Kategori